Wideoszkolenie: Kontrola, audyt AI oraz kategoryzacja danych w USC

W programie m.in., wybrane zagadnienia:

• Jak przeprowadzić audyt technologiczny AI w urzędzie i zinwentaryzować wszystkie narzędzia wykorzystujące sztuczną inteligencję, także te używane przez pracowników bez wiedzy przełożonych?
• Jak dokonać praktycznej klasyfikacji danych na zielone, żółte i czerwone oraz ustalić, które informacje można przekazywać do AI, które wymagają anonimizacji, a których nie wolno wprowadzać?
• Jak ograniczyć Shadow AI, czyli korzystanie przez pracowników z ChatGPT, Gemini, Claude i innych narzędzi bez zgody oraz wiedzy kierownika lub informatyka?
• Jak urząd może kontrolować, jakie dane pracownicy wpisują i wklejają do AI? Czy można zastosować mechanizmy DLP, blokowanie określonych kategorii danych, anonimizację oraz monitoring użycia narzędzi?
• Jak sprawdzić, gdzie znajdują się serwery dostawcy, gdzie odbywa się przetwarzanie danych, czy dane pozostają w UE/EOG oraz czy mogą być przekazywane do państw trzecich?
• Jak przygotować regulamin i politykę bezpiecznego korzystania z AI: katalog dozwolonych narzędzi, zasady korzystania z danych, prywatnych urządzeń, weryfikacji treści oraz zgłaszania incydentów?
• Jakie uprawnienia będzie miała Komisja Rozwoju i Bezpieczeństwa Sztucznej Inteligencji (KRiBSI), czego może wymagać podczas kontroli i jaką dokumentację powinien być w stanie przedstawić urząd?

Szczegółowy program szkolenia:

NOWOŚCI W PROGRAMIE:

Co zmienia się od 28 października 2026 r.? Nowe obowiązki urzędu w zakresie AI, audytu, bezpieczeństwa danych i kontroli. Jakie kary grożą za nieprzygotowanie zasad wewnętrznych korzystania z AI?

• Jak przeprowadzić audyt technologiczny AI w urzędzie i zinwentaryzować wszystkie narzędzia wykorzystujące sztuczną inteligencję, także te używane przez pracowników bez wiedzy przełożonych?
• Jak stworzyć rejestr wykorzystywanych systemów AI i ustalić, jakie dane są w nich przetwarzane, przez kogo, w jakim celu oraz gdzie faktycznie trafiają?
• Jak dokonać praktycznej klasyfikacji danych na zielone, żółte i czerwone oraz ustalić, które informacje można przekazywać do AI, które wymagają anonimizacji, a których nie wolno wprowadzać?
• Jak ocenić ryzyko poszczególnych narzędzi AI i sprawdzić, czy dany system może należeć do kategorii wysokiego ryzyka?
• Jak wybrać i autoryzować narzędzia AI dopuszczone do użytku w urzędzie oraz określić, z jakich innych aplikacji pracownicy nie powinni korzystać?
• Jak ograniczyć Shadow AI, czyli korzystanie przez pracowników z ChatGPT, Gemini, Claude i innych narzędzi bez zgody oraz wiedzy kierownika lub informatyka?
• Co zrobić, gdy pracownik korzysta z AI na prywatnym telefonie lub prywatnym koncie i przekazuje do niego dokumenty albo dane służbowe?
• Jak urząd może kontrolować, jakie dane pracownicy wpisują i wklejają do AI? Czy można zastosować mechanizmy DLP, blokowanie określonych kategorii danych, anonimizację oraz monitoring użycia narzędzi?
• Jak sprawdzić, gdzie znajdują się serwery dostawcy, gdzie odbywa się przetwarzanie danych, czy dane pozostają w UE/EOG oraz czy mogą być przekazywane do państw trzecich?
• Jak przygotować regulamin i politykę bezpiecznego korzystania z AI: katalog dozwolonych narzędzi, zasady korzystania z danych, prywatnych urządzeń, weryfikacji treści oraz zgłaszania incydentów?
• Jakie uprawnienia będzie miała Komisja Rozwoju i Bezpieczeństwa Sztucznej Inteligencji (KRiBSI), czego może wymagać podczas kontroli i jaką dokumentację powinien być w stanie przedstawić urząd?
• Co zrobić, jeśli mieszkaniec lub pracownik stwierdzi, że jego prawa zostały naruszone wskutek wykorzystania AI przez urząd?
• Jak postępować w przypadku przekazania do AI danych osobowych, danych wrażliwych lub dokumentów wewnętrznych i kiedy takie zdarzenie może zostać uznane za naruszenie ochrony danych?
• Jak weryfikować treści wygenerowane przez AI, kto odpowiada za ich poprawność oraz kiedy należy poinformować odbiorcę, że przy przygotowaniu treści wykorzystano sztuczną inteligencję?

1. Podstawy prawne korzystania z AI w USC

• W jakim zakresie kierownicy i zastępcy kierowników USC mogą legalnie korzystać z narzędzi opartych na sztucznej inteligencji?
• W jaki sposób stworzyć polecenie (prompt), które zapewniłoby rzetelną podstawę prawną?
• Jak w funkcjonalny sposób korzystać z AI, tak aby uzyskiwane informacje były zgodne z przepisami?
• Omówienie aspektów formalno-prawnych względem użytkowania narzędzi bazujących na sztucznej inteligencji.
• Zastosowanie i praktyczne wykorzystanie AI w postępowaniu administracyjnym K.p.a - zasady, wymogi prawne.
• Jak tworzyć precyzyjne instrukcje dla AI w USC?
• W jaki sposób system źródło i akty stanu cywilnego są ze sobą kompatybilne?

2. RODO, omówienie AI Act, bezpieczeństwa i ryzyka korzystania z AI

• RODO a AI ACT. Podstawy korzystania z narzędzi opartych na AI.
• Omówienie bezpieczeństwa dot. wrażliwych danych osobowych. W jaki sposób ukryć takie dane? Jak uniknąć wpisywania chronionych danych osobowych?
• W jaki sposób zapewnić bezpieczne i celowe korzystanie z AI dla pracowników USC?
• Na co zwracać uwagę podczas konstruowania poleceń do AI? Co należy wpisywać, aby uniknąć podawania błędnych informacji oraz tzw. “halucynacji” AI? Czego należy się wystrzegać?
• W jakich przypadkach, sytuacjach jest możliwy wyciek danych? Jakie prewencyjne działania stosować?
• Jak z użyciem AI uzyskać gotowy druk lub wniosek o zamieszczenie dodatkowej wzmianki w akcie? Czy AI dostosuje się do zasad RODO?
• Jakie procedury RODO obowiązują w przypadku zgłoszenia zgonu przez petenta oraz w przypadku zapewnienia o braku okoliczności wyłączających zawarcia małżeństwa? W jaki sposób wspomóc się AI?

3. Weryfikacja uzyskanych danych z AI

• W jaki sposób weryfikować informacje pozyskane z AI? Omówienie weryfikacji prawdziwości rozwiązań, podawanych przez AI.
• Czy jest możliwość stworzenia lokalnego chatbota na podstawie LLM?
• Omówienie budowania baz lokalnych. W jaki sposób to powinno przebiegać? Czy można to jakoś usprawnić i wdrożyć do działania w USC?

4. Wykorzystanie narzędzi AI w praktyce USC

A. Decyzje administracyjne

• W jakim wymiarze AI może stanowić pomoc w porządkowaniu pism, dokumentacji USC?
• Jakie są możliwości wykorzystania AI przy tworzeniu formularzy np. wniosków o akty stanu cywilnego?
• W jakim stopniu AI może być stosowane jako usprawnienie przy wydawaniu decyzji pozytywnej lub odmownej o zmianie imienia i nazwiska?
• W jaki sposób z poziomu USC usprawnić wydawanie decyzji administracyjnych przy pomocy AI? W jaki sposób usprawnić wydawanie odpowiedzi na skomplikowane wnioski - np. procedury wymeldowania?
• W jaki sposób redagować pisma i decyzje w sprawach z zakresu rejestracji stanu cywilnego z wykorzystaniem AI, bez naruszenia przepisów RODO i Prawa o aktach stanu cywilnego?
• Czy narzędzia bazujące na sztucznej inteligencji są zdolne do wygenerowania prawidłowy i w pełni zgodny z aktualnymi przepisami prawa wzór decyzji o odmowie sprostowania lub uzupełnienia aktu urodzenia?
• Jakich są wskazówki usprawniające wyszukanie najnowszych i rzetelnych orzecznictw sądowych przy tworzeniu odpisu decyzji odmownej dot. zmiany imienia i nazwiska?
• W jaki sposób interpretować orzecznictwo sądowe w kontekście udostępniania danych osobowych oraz jakie są prawne granice i dopuszczalność wykorzystania sztucznej inteligencji w tym procesie?
• Przykład sytuacji: Urząd korzysta z narzędzia “Microsoft Copilot”. To narzędzie nie posiada możliwości wydrukowania od razu wygenerowanej odpowiedzi/ wygenerowanego tekstu. Czy funkcjonuje jakieś narzędzie, które umożliwiłoby wydrukowanie tekstu przez sztuczną inteligencję, bez konieczności przekopiowywania go do plików?
• W jakim wymiarze petenci odwiedzający USC mogliby korzystać z pomocy AI, np. w przypadku wypełnienia danych we wnioskach lub przy transkrypcji aktów? W jakiej formie wprowadzić takie rozwiązanie?
• Czy można wspomagać się AI w formułowaniu odpowiedzi na zgłoszoną/napisaną przez petenta skargę?

B. Działania organizacyjne, okolicznościowe

• Jak za pomocą AI zautomatyzować redagowanie przemówień okolicznościowych np. przy wydawaniu i wręczaniu medali, odznaczeń za pożycie małżeńskie?
• Czy urzędy muszą stworzyć regulaminy, aby móc bezpiecznie korzystać z AI przy codziennych obowiązkach USC?
• Jakie są wskazówki dotyczące przygotowania prezentacji wyświetlanej dla nowożeńców?
• Jak za pomocą AI stworzyć scenariusz ceremonii zawarcia związku małżeńskiego?

5. Archiwizacja elektroniczna, a AI

• Czy są jakieś narzędzia, które ułatwiłyby wprowadzanie danych z dokumentacji papierowej do formy elektronicznej?
• Czy AI może skanować wnioski, szczególnie te w wersji papierowej i wprowadzać je do systemu wewnętrznego elektronicznego?
• Jakie są możliwości wykorzystania sztucznej inteligencji w procesie udostępniania ponadstuletnich aktów stanu cywilnego przechowywanych w księgach papierowych?
• W jaki sposób narzędzia sztucznej inteligencji mogą wspomagać odczytywanie nieczytelnego pisma ręcznego oraz automatyczne tłumaczenie ze zdjęć starych ksiąg stanu cywilnego sporządzonych w języku niemieckim?

6. Transkrypcja aktów zagranicznych

• Jak można wspomagać się AI przy uzupełnianiu aktów/sprostowaniu aktów/ transkrypcji aktów zagranicznych?
• Na jakich płaszczyznach AI może być wykorzystywane przy kontakcie z klientem?
• W jakim wymiarze AI może pomóc nam w skonstruowaniu i wydaniu odmowy transkrypcji aktu małżeństwa par jednopłciowych?

A. Kraje europejskie

• Czy można wykorzystać AI do (procedury) odtworzenia aktu urodzenia pozyskanego poprzez transkrybcję aktów z Norwegii?
• Co zrobić, gdy obywatel Norwegii nie może uzyskać aktu małżeństwa sprzed 1992 r. z powodu rozwodu? W jaki sposób AI wspiera weryfikację takich nietypowych dokumentów z zagranicy?
• Jak skonstruować polecenie, aby AI wygenerowało aktualne wzory dokumentów/aktów zagranicznych, np.akt małżeństwa lub akt zgonu ze Szwecji?
• Jakie przykładowe polecenie wpisać do AI, żeby wygenerował aktualne wzory dokumentów z Irlandii?
• Co w przypadku gdy obywatel Ukrainy, obecnie zamieszkujący teren Polski, nie ma możliwości uzyskania aktu małżeństwa, z powodu procesu rozwodowego?

B. Dokumentacja pochodząca spoza Europy

• Czy istnieje narzędzie, które sprawdziłoby legalność dokumentów/ aktów zagranicznych spoza krajów Europy?
• Jak skonstruować polecenie, które usprawniłoby uzyskanie informacji odnośnie wydawanych dokumentów w państwach spoza Europy oraz ich przynależności do konwencji międzynarodowych?
• Czy możemy opierać się na AI w przypadku kiedy mamy do czynienia z dokumentacją państw nieeuropejskich lub mało-cywilizowanych, gdzie nie ma polskiej ambasady? Czy w takim przypadku AI jest zdolny pomóc? Czy wskazówki wygenerowane przez sztuczną inteligencję można uznać za wiarygodne informacje?
• W jaki sposób AI może być pomocne przy weryfikacji tożsamości osoby pochodzącej z afrykańskiego plemienia, która nie posiada dokumentów, pozwalających na jej identyfikację?
• Co w przypadku dokumentu aktu zawarcia małżeństwa z Pakistanu? W Pakistanie możliwym jest zawarcie małżeństwa na 12 sposobów. W jaki sposób AI może pomóc w weryfikacji i transkrypcji takiego dokumentu?
• Czy AI może wygenerować prawidłowy wzór aktu urodzenia osoby, która pochodzi z RPA? Czy możemy się na tym opierać? W jakim stopniu taki wzór aktu jest rzetelny?
• Czy możemy udostępnić sztucznej inteligencji akta pochodzące z Chin lub z innych krajów azjatyckich?
• W jaki sposób możemy wspomagać się AI, jeżeli petent dostarczył akt małżeństwa z 1989 r, który został wydany w Stanach Zjednoczonych? Jak możemy zweryfikować rzetelność takiego dokumentu?
• Przykład sytuacji: Petent w związku małżeńskim z obywatelką Filipin jako zaświadczenie o zdolności prawnej przedłożył dokument Certificate Of No Marriage, który jest tylko poświadczeniem o stanie cywilnym. Petent podczas konwersacji mailowej utrzymuje stanowisko, że przesłany dokument jest wystarczający jako zaświadczenie o zdolności prawnej, ponieważ zawiera apostile i tłumaczenie. W jaki sposób w wyżej opisanej sytuacji AI może pomóc w weryfikacji takiej sytuacji problematycznej/niejasnej?

Cele szkolenia:

1. Usystematyzowanie wiedzy z zakresu wymogów prawnych AI Act, przepisów RODO oraz K.p.a. w kontekście bezpiecznego i legalnego wykorzystywania narzędzi sztucznej inteligencji w codziennych obowiązkach USC.

2. Rozwinięcie umiejętności tworzenia precyzyjnych instrukcji (promptów) dla modeli AI do redagowania projektów decyzji administracyjnych, formularzy, pism oraz materiałów okolicznościowych.

3. Doskonalenie praktyki automatyzacji procesów e-Archiwizacji, digitalizacji papierowej dokumentacji, w tym odczytu nieczytelnego pisma ręcznego oraz tłumaczenia dawnych ksiąg stanu cywilnego.

4. Przygotowanie do efektywnej weryfikacji i transkrypcji nietypowych aktów zagranicznych z krajów europejskich i pozaeuropejskich z wykorzystaniem sztucznej inteligencji.

5. Zapoznanie uczestników z metodami zarządzania ryzykiem wycieku danych osobowych, zasadami unikania "halucynacji" AI oraz wdrażaniem wewnętrznych regulaminów i lokalnych baz wiedzy w urzędzie.

Metodologia:

Szkolenie zostanie przeprowadzone w formule online, na żywo, w czasie 5 godzin (w tym 0,5 przerwy) z wykorzystaniem prezentacji multimedialnej porządkującej najważniejsze zagadnienia dotyczące AI i AI Act. Przebieg zajęć będzie oparty na omówieniu aktualnych zasad wynikających z przepisów prawa oraz na analizie praktycznych problemów występujących w USC. W trakcie szkolenia prelegent będzie analizować i omawiać przypadki występujące w codziennej pracy. Forma prowadzenia zajęć - Q&A (Questions and Answers - na zasadzie pytanie-odpowiedź), umożliwi także zadawanie pytań w trakcie szkolenia i odnoszenie omawianych zagadnień do konkretnych sytuacji z praktyki i codziennej pracy. Metodologia będzie łączyć wykład ekspercki, omówienie procedur, analizę dokumentacji oraz rozwiązywanie problemów interpretacyjnych. Dzięki temu uczestnicy będą mogli nie tylko uporządkować wiedzę, ale również przełożyć ją na codzienną obsługę spraw związanych z AI i AI Act w USC.

Efekty:

WIEDZAUczestnicy zdobędą wiedzę dotyczącą formalnoprawnych granic stosowania AI w postępowaniu administracyjnym, współzależności AI Act i RODO oraz mechanizmów ochrony danych wrażliwych. Uczestnicy poznają practical sposoby weryfikacji prawdziwości informacji generowanych przez AI, zasady funkcjonowania lokalnych chatbotów na bazie LLM oraz kryteria sprawdzania legalności dokumentacji zagranicznej.

UMIEJĘTNOŚCIUczestnicy nauczą się bezpiecznie redagować decyzje administracyjne (np. o zmianie imienia/nazwiska, odmowie sprostowania aktu) oraz generować wzory wniosków bez naruszania przepisów Prawa o aktach stanu cywilnego. Uczestnicy będą potrafili wykorzystać narzędzia cyfrowe do usprawnienia transkrypcji skomplikowanych aktów z zagranicy oraz do automatyzacji procesu archiwizacji i wprowadzania danych z formy papierowej do systemów.

KOMPETENCJEUczestnicy rozwiną umiejętność krytycznej oceny rzetelności orzecznictwa i wzorów dokumentów dostarczanych przez generatywną sztuczną inteligencję. Uczestnicy będą potrafili wdrażać wewnętrzne procedury i regulaminy bezpiecznego stosowania AI, minimalizując ryzyko wycieku danych oraz błędów w procedurach obsługi mieszkańców.