Wideoszkolenie: Kontrola, audyt AI oraz kategoryzacja danych w PUP

W programie m.in., wybrane zagadnienia:

• Pracownik PUP wrzuca pismo do AI. Czy urząd wie, co dzieje się z tymi danymi?
• Które przepisy AI Act są szczególnie ważne z perspektywy powiatowego urzędu pracy?
• W jaki sposób zapewnić bezpieczeństwo danych urzędowych i informacji chronionych podczas korzystania z narzędzi AI?
• Jakie dane nie powinny być wprowadzane do narzędzi wykorzystujących AI?
• Jak weryfikować informacje i odpowiedzi uzyskane od narzędzi AI, aby unikać nieprawidłowości i błędów merytorycznych- biorąc pod uwagę, że narzędzie AI może podać przepisy, które już nie są aktualne?
• W jaki sposób wykorzystać AI przy sporządzaniu pism administracyjnych?
• Jak stworzyć i co powinien zawierać wewnętrzny regulamin określający wdrażanie i korzystanie z AI?
• Którymi narzędziami może posługiwać się PUP, aby zmaksymalizować bezpieczeństwo korzystania z AI i zminimalizować ryzyko?

Szczegółowy program szkolenia:

NOWOŚCI

Co zmienia się od 28 października 2026 r.? Nowe obowiązki urzędu w zakresie AI, audytu, bezpieczeństwa danych i kontroli. Jakie kary grożą za nieprzygotowanie zasad wewnętrznych korzystania z AI?Pracownik PUP wrzuca pismo do AI. Czy urząd wie, co dzieje się z tymi danymi?

• Jak przeprowadzić audyt technologiczny AI w urzędzie i zinwentaryzować wszystkie narzędzia wykorzystujące sztuczną inteligencję, także te używane przez pracowników bez wiedzy przełożonych?
• Jak stworzyć rejestr wykorzystywanych systemów AI i ustalić, jakie dane są w nich przetwarzane, przez kogo, w jakim celu oraz gdzie faktycznie trafiają?
• Jak dokonać praktycznej klasyfikacji danych na zielone, żółte i czerwone oraz ustalić, które informacje można przekazywać do AI, które wymagają anonimizacji, a których nie wolno wprowadzać?
• Jak ocenić ryzyko poszczególnych narzędzi AI i sprawdzić, czy dany system może należeć do kategorii wysokiego ryzyka?
• Jak wybrać i autoryzować narzędzia AI dopuszczone do użytku w urzędzie oraz określić, z jakich innych aplikacji pracownicy nie powinni korzystać?
• Jak ograniczyć Shadow AI, czyli korzystanie przez pracowników z ChatGPT, Gemini, Claude i innych narzędzi bez zgody oraz wiedzy kierownika lub informatyka?
• Co zrobić, gdy pracownik korzysta z AI na prywatnym telefonie lub prywatnym koncie i przekazuje do niego dokumenty albo dane służbowe?
• Jak urząd może kontrolować, jakie dane pracownicy wpisują i wklejają do AI? Czy można zastosować mechanizmy DLP, blokowanie określonych kategorii danych, anonimizację oraz monitoring użycia narzędzi?
• Jak sprawdzić, gdzie znajdują się serwery dostawcy, gdzie odbywa się przetwarzanie danych, czy dane pozostają w UE/EOG oraz czy mogą być przekazywane do państw trzecich?
• Jak przygotować regulamin i politykę bezpiecznego korzystania z AI: katalog dozwolonych narzędzi, zasady korzystania z danych, prywatnych urządzeń, weryfikacji treści oraz zgłaszania incydentów?
• Jakie uprawnienia będzie miała Komisja Rozwoju i Bezpieczeństwa Sztucznej Inteligencji (KRiBSI), czego może wymagać podczas kontroli i jaką dokumentację powinien być w stanie przedstawić urząd?
• Co zrobić, jeśli mieszkaniec lub pracownik stwierdzi, że jego prawa zostały naruszone wskutek wykorzystania AI przez urząd?
• Jak postępować w przypadku przekazania do AI danych osobowych, danych wrażliwych lub dokumentów wewnętrznych i kiedy takie zdarzenie może zostać uznane za naruszenie ochrony danych?
• Jak weryfikować treści wygenerowane przez AI, kto odpowiada za ich poprawność oraz kiedy należy poinformować odbiorcę, że przy przygotowaniu treści wykorzystano sztuczną inteligencję?

1. AI Act i prawo w praktyce PUP: Zakres, kluczowe przepisy.

• Jaki zakres obejmuje unijne rozporządzenie AI Act?
• Które przepisy AI Act są szczególnie ważne z perspektywy powiatowego urzędu pracy?
• Na jakich innych ustawach i przepisach opierać się podczas wdrażania AI i tworzenia regulaminów?
• Jakie uprawnienia będzie miała Komisja Rozwoju i Bezpieczeństwa Sztucznej Inteligencji (KRiBSI), czego może wymagać podczas kontroli i jaką dokumentację powinien być w stanie przedstawić urząd?
• W jakim zakresie według przepisów można wykorzystywać AI w powiatowych urzędach pracy?
• W jaki sposób pracownicy mogą korzystać z AI, aby działać w ramach obowiązujących przepisów?
• Co zrobić jeśli mieszkaniec lub pracownik stwierdzi, że jego prawa zostały naruszone wskutek wykorzystania AI przez urząd?

2. Ochrona danych, bezpieczeństwo, RODO.

• Jakie ryzyka wiążą się z wdrożeniem AI w urzędzie pracy i w jaki sposób skutecznie je ograniczać?
• W jaki sposób zapewnić bezpieczeństwo danych urzędowych i informacji chronionych podczas korzystania z narzędzi AI?
• Jak postępować zgodnie z przepisami RODO i chronić dane osobowe na etapach wdrażania oraz codziennego używania AI?
• Jak postępować w przypadku przekazania do AI danych osobowych, danych wrażliwych lub dokumentów wewnętrznych i kiedy takie zdarzenie może zostać uznane za naruszenie ochrony danych?
• Jak dokonać praktycznej klasyfikacji danych na zielone, żółte i czerwone oraz ustalić, które informacje można przekazywać do AU, które wymagają anonimizacji, a których nie wolno wprowadzać?
• Jak bezpiecznie korzystać z zewnętrznych, bezpłatnych narzędzi AI (np. ChatGPT), aby nie naruszyć RODO i ochrony danych osobowych?
• Jakie kwestie dotyczące praw autorskich należy uwzględnić przy wprowadzaniu danych do AI oraz korzystaniu z wygenerowanych treści?
• Jakie dane i informacje mogą być wprowadzane do narzędzi wykorzystujących AI?
• W jaki sposób anonimizować dane, aby zachować bezpieczeństwo?
• W jaki sposób chronić dane wrażliwe, korzystając z AI?
• Jakie dane nie powinny być wprowadzane do narzędzi wykorzystujących AI?
• W jaki sposób zagwarantować, że narzędzia AI nie będą przechowywały i potem wykorzystywały wprowadzonych danych, czy istnieje taka możliwość?
• Cyberbezpieczeństwo w chmurze: Jak uniknąć wycieku informacji i zachować procedury sieciowe, gdy dane przetwarzane są na zewnętrznych serwerach?
• Jak sprawdzić gdzie znajdują się serwery dostawcy, gdzie odbywa się przetwarzanie danych, czy dane pozostają w UE/EOG oraz czy mogą być przekazywane do państw trzecich?
• Jak wdrożyć i uruchomić modele AI w sieci lokalnej, aby dane urzędu były bezpieczne?
• Jak urząd może kontrolować, jakie dane pracownicy wpisują i wklejają do AI? Czy można zastosować mechanizmy DLP, blokowanie określonych kategorii danych, anonimizację oraz monitoring użycia narzędzi?
• W jaki sposób legalnie i bezpiecznie korzystać z narzędzi AI w urzędzie, który posiada aktywne blokady sieciowe przed wyciekiem danych?

3. Narzędzia AI i ich wykorzystanie

• Co może zyskać urząd pracy dzięki wprowadzeniu AI? Wady i zalety korzystania ze sztucznej inteligencji.
• Jakie narzędzia AI (w tym bezpłatne) są dostępne i mogą być wykorzystywane przez urzędy pracy? - omówienie.
• Jak ocenić ryzyko poszczególnych narzędzi AI i sprawdzić, czy dany system może należeć do kategorii wysokiego ryzyka?
• Którymi narzędziami może posługiwać się PUP, aby zmaksymalizować bezpieczeństwo korzystania z AI i zminimalizować ryzyko?
• Jak wybrać i autoryzować narzędzia AI dopuszczone do użytku w urzędzie oraz określić, z jakich innych aplikacji pracownicy nie powinni korzystać?
• Czy istnieją narzędzia AI dedykowane specjalnie do pracy w administracji publicznej?
• Jakie funkcje posiada narzędzie NotebookLM i w jaki sposób można wykorzystać je w codziennej pracy?
• W jakich czynnościach i codziennych obowiązkach wykonywanych przez PUP może pomóc korzystanie z narzędzi AI?
• W jaki sposób wykorzystać AI w wydziale doradztwa zawodowego?
• Jak wykorzystać AI w dziale organizacyjnym i w jaki sposób może ono wspomóc wdrażanie nowych rozwiązań organizacyjnych w urzędzie?
• W jakich czynnościach związanych z obsługą prawną może pomóc AI, np. gdy PUP musi opierać dokumenty na wyrokach sądowych?

4. Tworzenie promptów i weryfikacja odpowiedzi

• Jak tworzyć polecenia i prompty, aby uzyskać oczekiwane efekty?
• W jaki sposób formułować prompty, aby zminimalizować ryzyko błędnych lub nieaktualnych odpowiedzi?
• Jak weryfikować informacje i odpowiedzi uzyskane od narzędzi AI, aby unikać nieprawidłowości i błędów merytorycznych- biorąc pod uwagę, że narzędzie AI może podać przepisy, które już nie są aktualne?
• Jak weryfikować treści wygenerowane przez AI, kto odpowiada za ich poprawność oraz kiedy należy poinformować odbiorcę, że przy przygotowaniu treści wykorzystano sztuczną inteligencję?

5. Praktyczne wykorzystanie

• W jaki sposób zautomatyzować proces tworzenia dokumentów, decyzji oraz analiz przy użyciu AI?
• Jak sztuczna inteligencja może pomóc w automatyzacji pracy z dokumentacją urzędową?
• W jaki sposób wykorzystać AI przy sporządzaniu pism administracyjnych?
• Jak krok po kroku tworzyć pisma za pomocą narzędzi AI?
• Jak przygotowywać regulaminy wewnętrzne z wykorzystaniem AI?
• Jak tworzyć wzory dokumentów z pomocą narzędzi AI?
• W jaki sposób redagować dokumenty i pisma, zwłaszcza gdy trzeba powołać się na podstawy prawne?
• W jaki sposób tworzyć uzasadnienia decyzji z wykorzystaniem AI?
• W jaki sposób sporządzać decyzje wydawane na podstawie Kodeksu postępowania administracyjnego przy użyciu AI?
• W jaki sposób przygotowywać pisma informacyjne o przyznaniu świadczenia z pomocą AI?
• W jaki sposób generować grafiki z wykorzystaniem AI?
• Jak tworzyć plakaty informacyjne za pomocą narzędzia ChatGPT?
• W jaki sposób przygotować prezentację na podstawie posiadanych danych z wykorzystaniem AI?
• W jaki sposób tworzyć materiały wideo przy użyciu narzędzi AI?
• Jak wykorzystać AI do opracowywania analiz na potrzeby realizowanych projektów oraz do tworzenia prostych pism?
• W jaki sposób przeprowadzać i tworzyć analizy statystyczne z wykorzystaniem AI?
• W jaki sposób opracowywać statystyki potrzebne do analizy rynku pracy przy użyciu AI?
• Czy narzędzia AI mogą pomóc w automatyzacji pracy w programie Excel?

6. Wdrożenie AI w urzędzie: Procedury, regulaminy, przygotowanie.

• Jak przygotować urząd do wdrożenia AI pod względem organizacyjnym i formalnym?
• Jak przeprowadzić audyt technologiczny AI w urzędzie i zinwentaryzować wszystkie narzędzia wykorzystujące sztuczną inteligencję, także te używane przez pracowników bez wiedzy przełożonych?
• Jak stworzyć rejestr wykorzystywanych systemów AI i ustalić, jakie dane są w nich przetwarzane, przez kogo, w jakim celu oraz gdzie faktycznie trafiają?
• Jakie kroki należy podjąć przed wprowadzeniem AI do jednostki?
• W jaki sposób przygotować pracowników do wdrożenia AI w codziennej pracy?
• Jak powinno przebiegać i w jaki sposób przeprowadzić wdrożenie AI w urzędzie pracy?
• Czy przed wdrożeniem AI należy stworzyć regulamin oraz procedury dotyczące jej wykorzystania?
• Jak ograniczyć Shadow AI, czyli korzystanie przez pracowników z ChatGPT, Gemini, Claude i innych narzędzi bez zgody oraz wiedzy kierownika lub informatyka?
• Co zrobić, gdy pracownik korzysta z AI na prywatnym telefonie lub prywatnym koncie i przekazuje do niego dokumenty albo dane służbowe?
• W jaki sposób opracować procedury i politykę korzystania z AI zgodnie z przepisami?
• Jak przygotować regulamin i politykę bezpiecznego korzystania z AI: katalog dozwolonych narzędzi, zasady korzystania z danych, prywatnych urządzeń, weryfikacji treści oraz zgłaszania incydentów?
• Jak stworzyć i co powinien zawierać wewnętrzny regulamin określający wdrażanie i korzystanie z AI?
• Jak przygotować regulamin oraz zasady korzystania z AI pod kątem kontroli zarządczej?

Cele szkolenia:

1. Zapoznanie uczestników z wymogami prawnymi wynikającymi z rozporządzenia AI Act, przepisów RODO, praw autorskich oraz regulacji krajowych w kontekście bezpiecznego i legalnego wykorzystania sztucznej inteligencji w Powiatowym Urzędzie Pracy.

2. Rozwinięcie umiejętności bezpiecznego przetwarzania danych i zarządzania ryzykiem cyberbezpieczeństwa, ze szczególnym uwzględnieniem metod anonimizacji, ochrony danych wrażliwych oraz bezpiecznej pracy w chmurze i sieci lokalnej PUP.

3. Usystematyzowanie wiedzy z zakresu doboru i obsługi narzędzi AI (m.in. NotebookLM i ChatGPT) oraz ich praktycznego zastosowania w wybranych komórkach urzędu, takich jak doradztwo zawodowe, dział organizacyjny czy obsługa prawna.

4. Doskonalenie praktyki precyzyjnego formułowania promptów oraz krytycznej weryfikacji generowanych treści pod kątem spójności merytorycznej i aktualności stanu prawnego.

5. Przygotowanie uczestników do automatyzacji procesów tworzenia dokumentów urzędowych (decyzji KPA, uzasadnień, pism informacyjnych, analiz rynkowych) oraz do formalnego wdrożenia procedur i regulaminów korzystania z AI w ramach kontroli zarządczej urzędu.

Metodologia:

Szkolenie zostanie przeprowadzone w formule online, na żywo, w czasie 5 godzin (w tym 0,5 przerwy) z wykorzystaniem prezentacji multimedialnej porządkującej najważniejsze zagadnienia dotyczące AI i AI Act w PUP. Przebieg zajęć będzie oparty na omówieniu aktualnych zasad wynikających z przepisów prawa oraz na analizie praktycznych problemów występujących w PUP. W trakcie szkolenia prelegent będzie analizować i omawiać przypadki występujące w codziennej pracy. Forma prowadzenia zajęć - Q&A (Questions and Answers - na zasadzie pytanie-odpowiedź), umożliwi także zadawanie pytań w trakcie szkolenia i odnoszenie omawianych zagadnień do konkretnych sytuacji z praktyki i codziennej pracy. Metodologia będzie łączyć wykład ekspercki, omówienie procedur, analizę dokumentacji oraz rozwiązywanie problemów interpretacyjnych. Dzięki temu uczestnicy będą mogli nie tylko uporządkować wiedzę, ale również przełożyć ją na codzienną obsługę spraw związanych z AI i AI Act w PUP.

Efekty:

Wiedza

Uczestnicy zdobędą wiedzę dotyczącą prawnych aspektów wdrażania AI Act, RODO i praw autorskich w administracji publicznej oraz zasad bezpiecznego przetwarzania danych w chmurze i sieci lokalnej PUP.

Umiejętności

Uczestnicy nauczą się bezpiecznie anonimizować dane, tworzyć precyzyjne prompty oraz wykorzystywać narzędzia AI do automatyzacji pism, decyzji KPA, analiz statystycznych rynku pracy i wsparcia pracy w Excelu.

Kompetencje

Uczestnicy rozwiną umiejętność odpowiedzialnego stosowania sztucznej inteligencji w codziennej pracy urzędu oraz poznają praktyczne sposoby opracowywania regulaminów i procedur AI zgodnych z kontrolą zarządczą.