Wideoszkolenie: Sprowadzanie zwłok z zagranicy

W programie m.in., wybrane zagadnienia:

• Czy w przypadku prochów także należy ubiegać się o potwierdzenie, że przyczyną śmierci nie była choroba zakaźna?
• Jaki może być inny dokument zamiast aktu zgonu, który udokumentuje, że osoba nie żyje?
• Kto jest uprawniony do występowania z wnioskiem o pochówek oprócz najbliższej rodziny? Czym ta osoba powinna się wylegitymować?
• Jak postąpić w sytuacji, gdy organ wyda decyzje na podstawie skanu i po załatwionej sprawie rodzina nie wyśle oryginałów dokumentów?
• Czy trzydniowy termin na wydanie zezwolenia obejmuje dni wolne od pracy np. weekendy?
• [Przykład] Ktoś złożył wniosek na tą samą osobę dwa razy w odstępstwie kilku lat. Okazało się, że za pierwszym razem urna nie została sprowadzona do Polski — i tu pojawiło się pytanie, czy można wydać decyzję na tą samą osobę dwa razy?
• Czy w decyzji należy wskazać numer rejestracji i markę pojazdu, który będzie wiózł trumnę z ciałem? Czy wystarczy tylko rodzaj pojazdu?
• Czy konsulat ma prawo żądać wysłania decyzji przez urząd?

Wzory pism, jakie otrzymają uczestnicy:

Szczegółowy program szkolenia:

1.Wszczęcie postępowania - wniosek o wydanie pozwolenia na sprowadzenie zwłok i szczątków z zagranicy w celu ich pochowania.

• Czy mail wraz z wnioskiem od rodzinny jest traktowany jako wszczęcie postępowanie?
• [Przykład] Wśród żądanych dokumentów znajduje się: akt zgonu i świadectwo kremacji. Nierzadko zdarza się, że rodzina nie posiada oryginałów, tylko kserokopie tych dokumentów. Czy w świetle przepisów prawa, są wystarczającym dokumentem do rozpoczęcia postępowania w urzędzie?
• Kto może złożyć wniosek o sprowadzenie zwłok?
• Czy można złożyć wniosek za pomocą email?
• Czy do wniosku mogą być dołączone kserokopie dokumentów?
• Kto jest uprawniony do występowania z wnioskiem o pochówek oprócz najbliższej rodziny? Czym ta osoba powinna się wylegitymować ?
• Czy we wniosku musi być informacja o miejscu przechowywania zwłok lub urny do momentu pochówku?
• [Przykład] Starostwo dostało wniosek, który powinien wpłynąć do starostwa na innym terenie. Czy w takiej sytuacji należy wpisać decyzję odmowną? Czy powinno się przekazać wniosek odpowiedniemu organowi ?
• [Przykład] Pani miała przypadek, że jedna firma sprowadzała zwłoki, a kolejnym etapem, jakim był pochówek, zajęła się już inna firma pogrzebowa. W momencie zgłaszania wniosku przez pierwszą firmę był problem z dokumentami pochówku, ponieważ tym zajmowała się już inna firma. Co należy zrobić w takiej sytuacji ?
• Starostwo polega tylko na oświadczeniu rodziny osoby zmarłej, że dana osoba zostanie pochowana w konkretnym powiecie - skąd mieć pewność, że to na pewno będzie w tym powiecie? Czy mogą wymagać oświadczenia od parafii?

2. Wydawanie upoważnień oraz opłaty za udzielone pełnomocnictwo - kto może udzielić upoważnienia?

• Czy można wydać decyzję innemu członkowi rodziny, w momencie gdy osoba składająca wniosek zaznacza, że decyzje odbierze inny członek rodziny (matka występuje z wnioskiem i zgłasza, że decyzje odbierze jej syn)?
• Czy osoba, która mieszka w Polsce, może złożyć wniosek za osobę z zagranicy, które zdeklarowała się, że przewiezie zwłoki?
• [Przykład] Osoba za granicą nie umie złożyć wniosku elektronicznie, a chce przewieść zwłoki. Czy może w jej imieniu złożyć taki wniosek osoba z rodziny, która mieszka w Polsce? Osoba, która będzie wtedy przewozić zwłoki, będzie posiadać tylko skan decyzji. Czy decyzja może być wydana na inną osobę? Czy ta osoba z zagranicy musi jakoś spróbować złożyć wniosek sama ePUAP-em?
• Czy należy pobierać opłatę skarbową za pełnomocnictwo w momencie zgłaszania wniosku ?
• Od czego jest zależne pobieranie opłaty za pełnomocnictwo? Często można znaleźć informację, że w jednym ze starostw pobierają taką opłatę, a w innym już nie.
• Kto może udzielić pełnomocnictwa?
• Czy wypisanie upoważnienia rzeczywiście ma iść w kolejności mąż- żona-dzieci? Czy może iść to w innej kolejności, gdy ta jest problematyczna?
• Jak powinno przebiegać upoważnienie firmy pogrzebowej przez członka rodziny, by firma mogła przesyłać dokumenty poprzez ePUAP do starostwa?

3. Wnioski i dokumentacja elektroniczna dostarczana poprzez ePUAP.

• Czy wnioski z ePUAP-u można traktować jako oryginały, pomimo że są to skany?
• Czy można bazować na dokumentach wydanych drogą elektroniczną? Czy muszą być oryginalne?
• [Przykład] Firmy pogrzebowe przesyłają za pomocą ePUAP-u dokumenty prosząc o przesłanie podpisanej ręcznie decyzji e-mailem. Wówczas urzędnik wysyła zwykle e-mailem skan decyzji, ale także przesyła ePUAP-em decyzję podpisaną elektronicznie. Firma nie potwierdza odbioru w ePUAP-ie, ponieważ posiada skan przesłany e-mailem. Czy powinno się w takim wypadku wysyłać e-mailem skan decyzji, tak jak o to proszą? Czy tylko ePUAP-em?

4. Konieczna dokumentacja do wydania zezwolenia – jakie dokumenty muszą być wymagane?

• Jakie dokumenty muszą być wymagane od firmy pogrzebowej oraz rodziny, która sprowadza zwłoki, czy też prochy?
• Czy rodzina powinna wysłać dokumenty poprzez pocztę priorytetową?
• Czy oryginały dokumentów muszą być dostarczone w przeciągu trzech dni?
• Co należy zrobić w sytuacji, kiedy są rozbieżności w dokumentacji sanepidu, a akcie zgonu, co do daty znalezienia ciała?
• Czy osoba przysięgła może przetłumaczyć skan, czy tylko oryginał?
• Czy należy pobierać oświadczenie od księdza z parafii, że miejsce jest zarezerwowane na trumnę na cmentarzu?
• Jaki może być inny dokument zamiast aktu zgonu, który udokumentuje, że osoba nie żyje?
• Czy cmentarz powinien wydawać zaświadczenie na temat pochowania urny?
• Jak należy czytać/rozpoznawać dokumenty dotyczące aktów zgonów międzynarodowych?
• Jak weryfikować akta zgonu wystawiane przez inne kraje, które różnią się od tych z Polski np. akt z Holandii? Na co należy zwracać uwagę?

5. Określanie przyczyny zgonu – jaki dokument ma przedstawić rodzina, jeżeli w akcie nie ma wpisanej przyczyny zgonu?

• Czy w przypadku prochów należy ubiegać się o potwierdzenie, że przyczyną śmierci nie była choroba zakaźna?
• W ustawie znajduje się wykaz chorób zakaźnych i nasuwa się pytanie, co z COVID-em? W wykazie go nie ma, a jest chorobą zakaźną.
• Co należy zrobić w przypadku, gdy brakuje przyczyny zgonu w akcie zgonu i innych dokumentach?
• Jaki dokument potwierdzający śmierć należy posiadać, jeżeli w akcie nie ma wpisanej przyczyny zgonu?
• Co jest dokumentem urzędowym, który wyklucza chorobę zakaźną jako przyczynę śmierci?
• Często na aktach zgonu nie ma przyczyny śmierci zmarłej osoby. Jaki dokument ma przedstawić rodzina, w momencie gdy na akcie zgonu wykluczona została choroba zakaźna?
• [Przykład] Nie wszystkie państwa wydają akt zgonu wraz z informacją, że choroba zakaźna została wykluczona. Rodziny mają potem problem, bo nie wiedzą, skąd takie zaświadczenie dostać. Co zrobić w takiej sytuacji? Sanepid bez takiego dokumentu nie chce wystawić decyzji. Czy rodziny w takiej sytuacji powinny napisać jakieś oświadczenie?

6. Wydawanie decyzji o sprowadzeniu zwłok z zagranicy – co należy zawrzeć w decyzji?

• Co powinna zawierać decyzja?
• Czy w decyzji powinny być umieszczone dane wnioskodawcy np. pesel, jeżeli obowiązuje RODO?
• Czy można wydać decyzje na podstawie skanów?
• Co w sytuacji, gdy organ wyda decyzje na podstawie skanu i po załatwionej sprawie rodzina nie wyśle oryginałów dokumentów?
• Jak powinna przebiegać zmiana decyzji w przypadku wykrycie w niej nieprawidłowości już po wydaniu?
• Czy w decyzji starosty mogą być wskazane dwie osoby – jedna będąca wnioskodawcą załatwiająca formalności w starostwie i druga przewożąca urnę, bądź zwłoki (firma)?
• Czy w decyzji musi być pokazana trasa przewozu zwłok, urny np. Berlin - Toruń - Zakład Pogrzebowy - miejsce przechowywania - cmentarz np. Chełmża, czy wystarczy tylko Berlin - Chełmża?
• Czy podczas wydawania decyzji należy załączyć tylko przetłumaczony akt zgonu i świadectwo kremacji? Czy nieprzetłumaczony akt zgonu i świadectwo kremacji też powinny być dołączone do aktu sprawy?
• Czy trzydniowy termin na wydanie zezwolenia obejmuje dni wolne od pracy np. weekendy?
• Czy trzydniowy termin na wydanie decyzji ma główny inspektorat sanitarny, czy starostwo?
• [Przykład] Starostwo dostaje wniosek o godzinie 15:00 w piątek. Czy mają to zrobić na już, bo mają czas tylko do poniedziałku? Czy jednak trzydniowy termin nie obejmuje weekendów?
• Czy decyzja ma zostać wysłana z urzędu (skan wniosku) do ambasady? Czy bezpośrednio od osoby wnioskującej?
• Czy w decyzji należy wskazać numer rejestracji i markę pojazdu, który będzie wiózł trumnę z ciałem? Czy wystarczy tylko rodzaj pojazdu?
• Czy w decyzji wystarczy podać tylko firmę, która zajmuje się przewozem?
• [Przykład] Ktoś złożył wniosek na tą samą osobę dwa razy w odstępstwie kilku lat. Okazało się, że za pierwszym razem urna nie została sprowadzona do Polski — i tu pojawiło się pytanie, czy można wydać decyzję na tą samą osobę dwa razy?
• Jak powinno przebiegać nadanie decyzji odnośnie rygoru natychmiastowej wykonalności wraz z odpowiednim pouczeniem?

7. Współpraca z konsulatem – czy powiat musi poinformować konsulat o wydaniu decyzji dotyczącej sprowadzenia zwłok z zagranicy?

• Czy konsulat ma prawo żądać wysłania decyzji przez urząd, a nie przez firmę/osobę prywatną?
• Czy rodzina może dostarczyć decyzje konsulatów?
• Czy powiat ma obowiązek informować konsulatów o wydaniu decyzji ?
• [Przykład] Niektóre firmy podają adresy, na które należy wysłać decyzje, ale nie są to adresy ambasady. Czy organ może wysłać decyzję na kanały robocze (adres podany przez firmę)? Czy musi oficjalnie na adres ambasady?

8. Współpraca z sanepidem – jakie dokumenty wymaga sanepid od starostwa?

• Czy trzeba od sanepidu pobierać oświadczenie w czasie decyzji?
• Co ma prawo wymagać sanepid od starostwa?
• Jaką dokumentację sanepidowi musi wystawić starostwo?
• Czy sanepid może żądać zaświadczenia kremacji?
• Sanepid wymaga dokumentu potwierdzającego brak choroby zakaźnej w przypadku prochów - i tu pojawia się dylemat, czy sanepid może wymagać takiej informacji?
• Czy w razie niewyrażenia zgody przez sanepid, starostwo i tak może wydać taką decyzję?

9. Współpraca z koronerem – skąd starostwo ma wziąć środki na koronera?

• Jak należy powołać koronera, gdy w powiecie nie ma szpitala? Kto w takiej sytuacji może być koronerem?
• Skąd starostwo ma wziąć środki na koronera?