Wideoszkolenie: Polityka rachunkowości

W programie m.in., wybrane zagadnienia:

• Jakie są zasady sporządzania polityki rachunkowości? Co dokładnie powinna zawierać?
• Jakie są metody wyceny aktywów, pasywów oraz ustalania wyniku finansowego?
• PRZYKŁAD: mamy świadczenia nienależnie pobrane, na które są wydane decyzje i przypisana jest kwota do zwrotu; osoba, która pobrała nienależnie świadczenie, musi je zwrócić - jak te świadczenia należy ująć? (np. konkretnie z pomocy społecznej)
• Jaki powinien być podział wpłat od komornika z tytułu funduszu alimentacyjnego? Kto powinien dokonywać tego podziału?
• Usługi opiekuńcze, asystent osoby niepełnosprawnej – jak powinno się księgować te programy? Czy księgować je poza budżetem, czy w budżecie? Na jakich kontach powinny być ujęte? Czy w ogóle powinno się ujmować w polityce?
• Na jakich kontach powinno księgować się środki unijne, a na jakich środki COVIDowskie? Jaka jest to struktura i powiązanie z budżetem? Jak powinno się je przyjmować? Jak powinno się je ujmować w budżecie? Czy powinna być do nich wyodrębniona księgowość?
• Czy jeśli są faktury za media, to czy w polityce powinny być ujęte zapisy, że procentowo można ujmować koszty na zadania zlecone i gminne?

Wzory pism, jakie otrzymają uczestnicy:

Szczegółowy program szkolenia:

Pytania uczestników, na które odpowiedzieliśmy podczas ostatniego terminu szkolenia:

• Co oznacza przeniesienie danych na nośnik informatyczny? Czy dane księgowe można zapisać w formacie PDF na pendrivie?
• Która data dla księgowości jest wiążąca, jeżeli faktura wpłynęła do OPS 10 września, ale do innego referatu, a do księgowości dotarła dopiero 30 września? Co, jeżeli płatność faktury to 7 dni?
• OPS obsługuje finansowo Dzienny Dom Seniora. Czy dla każdej jednostki powinna być odrębna polityka rachunkowości?
• Gdzie klasyfikować usługi sąsiedzkie?
• W jakiej klasyfikacji ująć wydatek za zużycie wody? W jakiej klasyfikacji stawki opłaty abonamentowej?
• Na co możemy przeznaczyć dotację na obsługę świadczeń w wysokości 2000 zł?
• Jaki paragraf dochodowy zastosować do odpłatności za pobyt w mieszkaniu chronionym?
• W jakim paragrafie ująć dochody z tytułu nienienależnie pobranych świadczeń rodzinnych wraz z odsetkami przez obywatela Ukrainy?
• Czy zarządzenie odnośnie polityki rachunkowości wprowadzamy zawsze z początkiem stycznia danego roku?
• Czy zespół spisowy jest tym samym co komisja inwentaryzacyjna?
• Czy przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej musi być członkiem każdego zespołu spisowego?
• Czy monitoring oznacza miejsce strzeżone?
• W jaki sposób ująć w polityce rachunkowości kwestię zwrotów z FA? Wpływ środków na rachunek bankowy ewidencjonowany jest z datą wyciągu bankowego, natomiast w tytule otrzymanego przelewu podawana jest data wpływu środków na rachunek bankowy komornika. Pracownik merytoryczny rozlicza wpłatę zgodnie z informacją podaną przez komornika, ponieważ data ta stanowi faktyczną datę spłaty zadłużenia. Problem pojawia się wtedy, gdy np. początkiem października wpłyną środki otrzymane przez komornika we wrześniu – pracownik merytoryczny rozliczy w programie wpłatę z datą wrześniową, co będzie skutkowało powstaniem rozbieżności w sprawozdaniu kwartalnym. W jaki sposób postępujecie w tej kwestii?
• Czy projekt budżetu na 2024 r. robimy podobnie jak w roku ubiegłym?
• Jak wycenić i ująć meble poniżej 10 000 zł? Czy wprowadzić jakąś granicę kwotową?
• Czy powinniśmy stosować na fakturach pieczątkę z potwierdzeniem „zapłacono przelewem/gotówką w dniu”? Czy można to zastąpić zapisem w polityce „potwierdzenie przelewu za fakturę stanowi wyciąg bankowy”?
• Czy na fakturach stosujemy pieczątkę z zamówień publicznych?
• Czy należy uaktualnić politykę rachunkowości o PPK, jeżeli nikt z pracowników nie przystąpił?
• Ośrodek ma nowe zadanie, którego wcześniej nie było. Czy polityka powinna być zaktualizowana lub zmieniona? Czy za każdym razem, jeżeli dojdzie nowe zadanie należy aktualizować politykę?
• Jak powinien być rozksięgowywany fundusz alimentacyjny? Jak z umorzeniem w przypadku zgonu dłużnika?
• Jak angażować wypłatę zasiłków?
• Na jakiej podstawie należy księgować zaangażowanie wypłaconych zasiłków rodzinnych, okresowych i stałych?
• Jak księgować usługi opiekuńcze i AOON? Czy księgować je poza budżetem? Na jakich kontach powinny być ujęte? Czy w ogóle powinno się ujmować w polityce?
• Czy można księgować zaangażowanie z automatu w programie księgowość budżetowa?
• W którym sprawozdaniu należy wykazać nienależnie pobrane świadczenia UKR?
• Jak księgować środki na fundusz pomocy otrzymane z urzędu gminy?
• Czy odsetki roku bieżącego oddajemy do budżetu państwa? Czy nie stanowi to dochodu gminy?
• Na jakim paragrafie księgować składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne za osoby otrzymujące świadczenie pielęgnacyjne z funduszu pomocy Ukrainie?
• Czy dla zaliczki może być stosowany paragraf 0970?
• Co zmieniło się w 2023 r., co wymagałoby zmiany w polityce rachunkowości?
• Czy zwrot zasiłku stałego za lata ubiegłe jest dochodem własnym gminy, jeżeli wydatek był ze środków dotacji?
• Czy zwrot zasiłku celowego zadań własnych jest dochodem budżetu państwa?
• Zasiłek celowy na artykuły spożywcze z realizacją w sklepie. Czy trzeba posiadać umowę ze sklepami?

Jak dobrze skonstruować politykę rachunkowości? Co powinno być w niej zawarte?

• Jak stworzyć dobrą politykę?
• Określenie ogólnych wytycznych do polityki rachunkowości
• Przykładowy wzór polityki rachunkowości
• Jakie są zasady sporządzania polityki rachunkowości? Co dokładnie powinna zawierać?
• Od czego powinno się zacząć i czego nie można pominąć?
• Na co zwrócić szczególną uwagę tworząc politykę w jednostce?
• Jakie są przyjęte uproszczenia w polityce rachunkowości?
• Jaka jest odpowiedzialność kierownika jednostki?
• Jaka jest odpowiedzialność pracowników merytorycznych?
• Czy polityka rachunkowości może być taka sama w OPS jak np. dla szkoły, czy przedszkola?
• Wydatki – jakie są i do jakiego paragrafu należy każde z nich zaksięgować?
• W jakich instytucjach powinno się je księgować? W OPS, DPS, czy dziennych domach wsparcia?
• Jakie są koszty obsługi świadczeń wychowawczych?
• Jakie są przyjęte uproszczenia w polityce rachunkowości dotyczące podziału środków trwałych?
• Jaki jest sposób przeprowadzenia inwentaryzacji? Zasady, terminy
• Jakie są metody wyceny aktywów, pasywów oraz ustalania wyniku finansowego?
• Czy dla projektów unijnych musimy mieć osobną politykę rachunkowości, dla każdego projektu osobną?
• Czy dla programu AOON który jest księgowany pozabudżetowo, też jest potrzebna odrębna polityka?
• Czy koszty otrzymane w styczniu dotyczące poprzedniego roku można określić nie tylko do daty otrzymania, ale również do kwoty?

Jak przeprowadzać aktualizację polityki rachunkowości?

• Jak prawidłowo nanosić zmiany w polityce rachunkowości?
• Co nie podlega zmianom w polityce rachunkowości?
• Kiedy i jakie zmiany wprowadza się do polityki rachunkowości?
• Kiedy może to być aktualizacja, a kiedy nowy dokument?
• Jakie uproszczenia można zastosować w jednostce i jak wpisać je w politykę rachunkowości?
• Prośba o wskazanie, o co należy uaktualnić politykę (VAT, split payment, PPK, konta…)
• Jak wygląda kontrola? Jak się do niej przygotować?
• Księgowanie na kontach zespołu 0
• Księgowanie zaangażowania
• Jakie są zasady wyceny aktywów i pasywów?

Nienależnie pobrane świadczenia rodzinne, wychowawcze, z pomocy społecznej – jak prawidłowo je księgować z roku bieżącego, a jak z lat ubiegłych?

• Jak należy księgować zwroty świadczeń zaległych i wykazywać je w sprawozdaniu?
• W jaki sposób należy ująć nienależnie pobrane świadczenia w polityce?
• Czy jeśli są wydane decyzje o nienależnie pobranych świadczeniach to jak należy księgować te decyzje? Czy w ogóle powinno się je księgować? Jak podejść do tego?
• PRZYKŁAD:mamy świadczenia nienależnie pobrane, na które są wydane decyzje i przypisana jest kwota do zwrotu; osoba, która pobrała nienależnie świadczenie musi je zwrócić i teraz pytanie: jak te świadczenia należy ująć? (np. konkretnie z pomocy społecznej)
• Przez jakie konto powinny przechodzić należności? (225,221,700)
• Księgowania dochodów i termin zwrotu

Fundusz alimentacyjny: dłużnicy i ściągalność

• Jak powinien być rozksięgowywany fundusz alimentacyjny?
• Jaki powinien być podział wpłat od komornika z tytułu funduszu alimentacyjnego? Kto powinien dokonywać tego podziału?
• Rozksięgowania należności dłużników
• Odpis aktualizujący należności z tytułu wypłaconych świadczeń z funduszu alimentacyjnego
• Jakie są zapisy dotyczące dłużników alimentacyjnych i przeksięgowań?

Co powinno być opisane w polityce rachunkowości?

• Jakie załączniki/dokumenty wchodzą w skład polityki rachunkowości?
• Czego nie potrzeba opisywać w polityce rachunkowości?
• Czy odzyskane nienależnie zaliczki powinny znajdować się w polityce?
• Czy programy z funduszu solidarnościowego powinny być zarządzeniem wpisane do polityki? Jak należy je księgować?
• Czy powinny być uwzględnione w polityce operacje, które są realizowane przez ośrodek uwzględnione, np. księgowania? (na przykład: nienależnie pobrane świadczenia księguje się w taki sposób…)
• Usługi opiekuńcze, asystent osoby niepełnosprawnej – jak powinno się księgować te programy? Czy księgować je poza budżetem czy w budżecie? Na jakich kontach powinny być ujęte? Czy w ogóle powinno się ujmować w polityce?
• Konta syntetyczne i analityczne – jak umieścić je w planie kont? Jaki powinien być podział?
• Czy w polityce powinien być zapis dotyczący finansowania zakupów? (świadczenia rodzinne)
• Konto 410
• Na jakich kontach należy księgować opisane dochody OPS?
• Czy należy uaktualnić politykę rachunkowości o PPK? Czy do polityki należy dopisać PPK? Jakie powinny być tego zasady?
• Czy w takiej sytuacji należy utworzyć dodatkowe konta?
• Jakie zmiany należy nanieść przy PPK w planie kont?
• Co z osobami, które mają umowę zlecenie?
• Czy kadry powinny zajmować się tworzeniem PPK? Jeśli nie, to kto?
• Co w sytuacji jeśli pracownik został zwolniony lub sam się zwolnił i przechodzi do innego pracodawcy? Jak to działa?
• Środki unijne i projekty, które coraz częściej występują w ośrodkach – jakie są zasady ewidencjonowania? Na jakich kontach należy je ujmować? Jak powinno się je prawidłowo rozliczać?
• Na jakich kontach powinno księgować się środki unijne, a na jakich środki COVIDowskie? Jaka jest to struktura i powiązanie z budżetem? Jak powinno się je przyjmować? Jak powinno się je ujmować w budżecie? Czy powinna być do nich wyodrębniona księgowość?
• Wskazówki opisywania dokumentów księgowych do projektów unijnych

Czy jeśli dochodzi nowe zadanie dla ośrodka, to czy każdorazowo polityka powinna być zmieniana lub aktualizowana?

• Sytuacja: ośrodek ma nowe zadanie, którego wcześniej nie było. Czy polityka powinna być zaktualizowana lub zmieniona? Czy za każdym razem, jeśli dojdzie nowe zadanie, należy aktualizować/zmieniać politykę?
• Czy nowe zadania powinny być dopisywane, czy nie?
• Rozksięgowanie wynagrodzeń częściowo finansowanych z kosztów obsługi świadczenia wychowawczego i rodzinnego a częściowo ze środków własnych (co miesiąc jest to inna kwota)
• Jaki jest sposób ewidencjonowania i wydatkowania refundacji kosztów pośrednich w projektach unijnych? (dotyczy środków unijnych)
• Jak poprawnie zrobić zestawienia, ile OPS wydał w związku z wydatkami np. środki ochrony osobistej ?
• Jak robić takie zestawienia, kiedy jednostka podlega pod urząd miasta?
• Czy jeśli są faktury za media, to czy w polityce powinny być ujęte zapisy, że procentowo można ujmować koszty na zadania zlecone i gminne?

Dodatkowo:

• Księgowanie na kontach zespołu 0
• Księgowanie zaangażowania
• Jakie są zasady wyceny aktywów i pasywów?
• Ochrona danych osobowych
• Sprostowania błędnych księgowań pokazane na wzorach
• Jakie są przyjmowane poziomy istotności błędów?
• Jak ujmować podstawy prawne w zarządzeniach? Czy należy zrobić to tekstem jednolitym?
• Czy w instrukcji obiegu dokumentów wpisujemy konkretne osoby z nazwiska czy wskazujemy stanowiska osób, które się zajmują sprawdzaniem faktur?
• Na jakim paragrafie powinno być księgowane zakwaterowanie dla obywateli Ukrainy wypłacane dla przedsiębiorstw?
• Co stało się z koordynacją świadczeń 500+ po 01 czerwca?
• Przekazem pocztowym był przekazany zasiłek stały, klient nie odebrał w terminie, poczta go zwróciła i potrąciła sobie za obsługę 6,50 zł. Jak rozwiązać ten problem?
• Czy fakturę zakupową można zaksięgować od razu poprzez konto 401/130 pomijając konto 201?
• Wielkim błędem jest księgowanie zasiłku stałego 410/130. czy też powinno być 410/240 240/130?
• Jak ktoś ma świadczenia z paragrafu 3110 księgowane na konto kosztów 409, a nie 410 czy to jest błąd?
• Jak ewidencjonować FV - zapłata karta płatnicza?
• PRZYKŁAD: mamy na rok podpisaną umowę z firmą informatyczną, ale nie jest określone, w jaki paragraf i z jakich środków opłacić wydatek. Podziału kwoty dokonujemy każdorazowo po otrzymaniu miesięcznej faktury. Czy możemy zaangażowanie księgować przy każdej fakturze, pomimo iż jest umowa z firmą?
• Czy w przypadku zaliczki alimentacyjnej nie powinien być paragraf 0970?
• Mam zaliczkę w paragrafie 0970 czy to jest źle?
• Czy można księgować fundusz na koncie 225 , a nie na 720?
• Fundusz Solidarnościowy powinien być jako środki pozabudżetowe czy budżetowe?
• Asystent osobisty osoby niepełnosprawnej - czy jeżeli wydatkujemy coś z tego programu, to faktura powinna być wystawiona na gminę, czy na opiekuna, jeżeli jest to pozabudżetowo?
• Czy musimy tworzyć politykę do wszystkich dodatkowych programów?
• Czy możliwa jest sytuacja, kiedy w OPS jest zasądzone do wypłaty przez sąd wynagrodzenie dla kuratora osoby częściowo ubezwłasnowolnionej? WUW twierdzi, że nie możemy otrzymać na to dotacji w 85219 par.2010, bo dotacja dotyczy tylko opiekuna prawnego. Nie wiemy teraz w jakiej formie powinniśmy wypłacić takie wynagrodzenie ze środków gminy
• Czy 4170 to jest zlecenie?
• Czy w RB 27 S należy wykazać 40% z funduszu alimentacyjnego?
• Czy jeśli został wystawiony tytuł wykonawczy, to od tego momentu my jako jednostka nie naliczamy odsetek? Jaka jest podstawa prawna takiego działania?
• Czy dekretuje się wyciągi bankowe długopisem i dopiero później wprowadza do programu, czy tylko drukuje dekret z programu i podpina do wyciągu? Czy do tego jest potrzebny zapis w polityce rachunkowości?
• Jak postępujemy z kosztami upomnienia od nienależnie pobranych świadczeń rodzinnych? Jest podział na 95% i 5%?
• Czy do przyjmowania żywności z PKPS trzeba mieć instrukcję magazynową?
• PRZYKŁAD: mamy pracownicę zatrudnioną w MGOPS, która u nas jest na urlopie bezpłatnym i przeszła na stanowisko kierownika dziennego domu seniora, który też jest w naszych strukturach; czy w związku z tym powinniśmy liczyć ją podwójnie do odpisu, czy tylko raz?

• Co z opisywaniem numeru licencji w polityce rachunkowości?
• Ostatecznie zamknięcie ksiąg rachunkowych w OPS - bilans na 31 marca danego roku. Czy można przyjąć zapis, że księgi rachunkowe zamyka się w ciągu 15 dni od daty przekazania sprawozdania finansowego pod warunkiem, że nie nastąpi to później niż 30 kwietnia? Czy zapis: ostateczne zamknięcie i otwarcie ksiąg rachunkowych powinno nastąpić do 30 kwietnia roku następnego?
• Czy pracownikiem merytorycznym może być kierownik jednostki?
• Jak zaksięgować Fundusz Pracy za lata poprzednie z odsetkami?
• Co z dochodami z tytułu nienależnie pobranych świadczeń za lata ubiegłe?
• Dodatek gazowy w rozdziale 85295 czy 85395?
• Czy OPS może kupować kawę, herbatę, wodę do sekretariatu?
• Nie wypłacamy świadczeń wychowawczych, a otrzymaliśmy środki w wysokości 2000 zł. Na co je przeznaczyć? Może zakup programu?
• Czy w polityce rachunkowości powinna być ujęta procedura likwidacji środka trwałego?
• Na jakim koncie księgować zwroty od komorników z FA do UG w części dotyczącej budżetu państwa?
• Czy zwrot nienależnie pobranego świadczenia za lata ubiegłe, wpłacony przez dłużnika przed uprawomocnieniem decyzji, należy odprowadzić do UW w terminach dochodów? Czy dopiero po uprawomocnieniu decyzji, czyli zaksięgować na koncie 245, a po uprawomocnieniu przeksięgować?
• Otrzymaliśmy korektę z lat ubiegłych składki zdrowotnej osoby objętej programem CIS. Nie otrzymaliśmy fizycznie zwrotu środków, tylko mamy nadpłatę na koncie ZUS. Pani z ZUS zadzwoniła z informacją, żeby pomniejszyć wpłatę na składkę ZUS. Jak zaksięgować tę nadpłatę?
• Czy można pomniejszyć bieżącą wpłatę ZUS? Czy nie trzeba zwracać gminie nadpłaty, która dotyczy lat ubiegłych?

• Jeśli otwieramy nowe konto i będziemy je przełamywać przez 1, z uwagi na wyodrębnienie analityki, to czy musimy stworzyć nową politykę nowym zarządzeniem? Czy wystarczy tylko aneks informujący o zmianie kont?
• Co w przypadku, gdy pracownik merytoryczny dłużej choruje? Kto podpisuje za niego?
• Jednostka GOPS obsługuje kasę urzędu gminy oraz jednostek organizacyjnych, tj. szkół i przedszkoli. W statucie oraz regulaminie organizacyjnym jednostki nie ma mowy na ten temat. Z w/w jednostkami i urzędem zostały zawarte na porozumienia na prowadzenie nieodpłatnie obsługi kasowej jednostek. W porozumieniach brak jest podstawy prawnej oraz szczegółowych regulacji, w jaki sposób ma przebiegać obsługa kasowa. Czy powinniśmy uzyskać opinię prawna w zakresie legalności prowadzenia przez GOPS obsługi kasy jednostek i urzędu?
• W jakim rozdziale ująć refundację VAT za gaz oraz dodatek elektryczny?
• W jakim rozdziale ująć opiekę wytchnieniową?
• Czy opieka wytchnieniowa jest ujmowana pozabudżetowo?
• Jak księgować wydatki na AOON?
• Czy inwentaryzujemy obce środki trwałe?
• Czy powinno się napisać sprawozdanie z zakończonej inwentaryzacji?
• Jak wycenić i ująć meble poniżej 10 000 zł? Czy wprowadzić jakąś granicę kwotową?
• Na jakiej podstawie księgować zaangażowanie wypłacanych zasiłków rodzinnych, okresowych i stałych?
• Czy w sprawozdaniu pokazujemy również należności nienależnie pobrane dot. roku bieżącego?
• Co w przypadku, gdy jest opłata za przelewy bankowe na WB, a nie ma do tego faktury?
• Na jakich kontach ujmować wypłaty zasiłków w kasie banku?
• Czy potrącenie z zasiłku za pobyt w schronisku może być 85203-0830?
• Czy w polityce rachunkowości powinien być zapis: odpłatności za usługi opiekuńcze, odpłatności za pobyt w DPS, odpłatności za pobyt w schronisku? Czy stanowią one dochody własne gminy?
• Czy w sprawozdaniu Rb-N należy wykazywać należności z tytułu nienależnie pobranych w 2023 roku świadczeń? Czy tylko za lata ubiegłe?
• W jakim terminie od badania lekarskiego powinno się wypłacić za okulary?