Wideoszkolenie: Organizacje Pozarządowe

W programie m.in., wybrane zagadnienia:

• Jak wypełniać wzory oferty i sprawozdania? Na co zwrócić największą uwagę podczas ich wypełniania i jak je rozumieć? Omówienie punkt po punkcie wzorów dokumentów.
• Co w sytuacji, kiedy organizacja nie osiągnie rezultatów? Czy można nie wyciągać konsekwencji?
• Czy na małe granty powinny być zabezpieczone środki w rocznym programie?
• Jeżeli w budżecie jest rezerwa finansowa ogólna na zadania w trybie art. 19a np. 50.000 zł i wpływa oferta na zadanie z zakresu sportu to czy zwracamy się z prośbą o uruchomienie rezerwy do Burmistrza i zostaje ona uruchomiona w danej wysokości na konkretne zadanie, czy jest to prawidłowe?
• Czy w każdym przypadku konieczności zwrotu jakiejś części dotacji wszczyna się postępowanie w spr. zwrotu i wydaje się decyzję?
• Czy sama parafia może wystąpić o dotację? Czy Koła Gospodyń Wiejskich mogą się również ubiegać?
• Jak przygotować się do kontroli RIO?

Wzory pism, jakie otrzymają uczestnicy:

Szczegółowy program szkolenia:

Pytania uczestników, na które odpowiedzieliśmy podczas ostatnich edycji:

• Czy komisja może działać tylko zdalnie, bez posiedzenia w trybie stacjonarnym?
• Rejestr kół gospodyń wiejskich - czy wystarczy wydruk z systemu? Czy powinno to być zaświadczenie z ARIMR?
• Zleceniobiorca w sprawozdaniu zrobił błędy pisarskie w tytule zadania i terminie zawarcia umowy. Czy należy wezwać go do złożenia korekty sprawozdania, czy uznać je za omyłki pisarskie?
• Jeżeli po konkursie komisja przyzna niższą kwotę niż wnioskowana w ofercie, to jaki termin wyznaczyć oferentowi na poprawę oferty i dostosowanie jej do przyznanej kwoty?
• Czy klub seniora może złożyć ofertę na zakup strojów na występy? Nie są to stroje ludowe, tylko szyte dla indywidualnych osób
• Jeżeli zleceniobiorca wyda więcej środków finansowych niż przewidywała umowa wraz z kosztorysem, to czy powinien je ująć w sprawozdaniu w rozliczeniu dotacji w faktycznie poniesionych kosztach? Czy dotacje powinien rozliczyć w 100% zgodnie z umową, a w dodatkowych informacjach sprawozdania poinformować, że kwota przewyższająca przyznaną dotację została sfinansowana z ich środków i opisać to na fakturze?
• Czy możemy wymagać dołączonego do sprawozdania zestawienia kosztów?
• Jak zweryfikować rezultaty?
• W jaki sposób sprawdzić, że organizacja nie wydatkowała dotacji wcześniej nie posiadając zestawienia kosztów?
• Czy środki z dotacji mogą być finansowane po podpisaniu umowy, czy po ogłoszeniu wyników?
• Co zrobić w sytuacji, gdy w ogłoszeniu konkursowym realizacja zadania określona jest od 20.03, a rozstrzygnięcie konkursu nastąpiło z tą samą datą?
• Czy musimy zawierać zapis o przesunięciu kosztów między pozycjami lub zadaniami?
• Ile jest czasu na zwrot, jeżeli podczas rozliczania sprawozdania wyjdzie, że jakiś koszt był ujęty, a nie powinien?
• Jeśli umowa jest już podpisana, a nie zawiera zapisu o dostępności, to czy konieczny jest aneks?
• We wzorze umowy aktualizacja oferty stanowi odrębne załączniki. Czy można ofertę w zamieścić w poszczególnych zakładkach?
• Czy aktualizacja może być jednym załącznikiem?
• Czy ogłoszenie musi być w formie zarządzenia?
• W jakiej formie zrobić ocenę realizacji zadania?
• Jaka forma może być powierzenia lub współfinansowania?
• Jaki jest termin na rozliczenie dotacji?
• Co w przypadku, gdy przy rozliczaniu małego grantu zwiększył się koszt zadania więcej niż planowane było w umowie, ale był to koszt ze środków własnych?
• Jeżeli koszt się zmniejszył, to czy proporcjonalnie zmniejszyła się dotacja?
• Jeżeli organizacja wykaże w sprawozdaniu większy wkład własny, to czy powinniśmy zwrócić część dotacji? Jak to obliczyć?
• Oferta zawiera błędy rachunkowe. Czy oferent może zmienić tę ofertę?
• Co jest podstawą do odrzucenia oferty?
• Czy ofertę w konkursie może składać organizacja, której prezesem jest pracownik podlegający wójtowi, ogłaszającemu konkurs?
• Czy możliwe jest złożenie jedynie korekty kalkulacji kosztów, czy konieczne jest złożenie ponownie całego formularza ofertowego?
• Czy aneksy muszą być zaakceptowane przez komisję czy wystarczy, że burmistrz podejmie decyzję o zmianach w umowie i podpisze aneks?
• Czy możemy poprosić od razu o przedstawienie faktur?
• Czy dana organizacja powinna mieć własną księgową w celu sporządzania sprawozdania i pilnowania wszelkich faktur?
• Na co zwrócić uwagę w przypadku ludowych klubów sportowych? Czego nie możemy finansować? Jak odróżnić ich działalność od działalności związanej z realizacją zadania?
• Czy musimy w ciągu 5 lat skontrolować organizację z realizacji zdania?
• Jaki jest sposób rozliczenia zadania, jeżeli umowa zawiera obowiązek wkładu własnego 10% całości zadania i dotowany nie wykaże tych 10%, natomiast rozliczy się ze środków przyznanych przez gminę?
• Dlaczego w sprawozdaniu o realizacji zadania rozliczający nie wpisuje procentów dotyczących udziału środków własnych w stosunku do dotacji?
• Czy problemem jest zawarcie umowy powierzenia z organizacją, jeśli po realizacji okaże się, że pojawiły się jakieś środki własne?
• Czy zmiany w kalkulacji kosztów muszą być dokonywane aneksem, czy mogą być poprzez oficjalne pismo do wójta/burmistrza?
• Czy ofertę publikujemy niezwłocznie po wpłynięciu do urzędu, a potem analizujemy jej celowość i kosztorys?
• Czy możemy zaproponować organizacji mniejsze dofinasowanie?
• Co zrobić w sytuacji, gdy organizacja, która ma umowę na powierzenie, w rozliczeniu wykazuje niewielkie środki własne, ponieważ okazało się, że jakiś koszt był w efekcie trochę większy od zakładanego?
• PRZYKŁAD: art. 15zzl. Ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych dopuszcza, że jeśli organizacja (w czasie trwania stanu epidemii lub zagrożenia epidemicznego) nie wywiąże się z zaplanowanych rezultatów, to pomimo tego można uznać zadanie za zrealizowane. Czy jeśli organizacja przekroczy próg procentowy przesunięć pomiędzy wydatkami, to możemy uznać dotację za wydaną zgodnie z celem?
• W ofercie dot. wypoczynku letniego dzieci i młodzieży organizacja zaplanowała 2 wyjazdy do zoo oraz posiłek dla 35. dzieci. Opiekunów w kosztorysie nie uwzględniono. Tymczasem w sprawozdaniu wykazali udział 40 dzieci (zwiększyli liczbę dzieci nie informując nas o tym), a w poszczególnych pozycjach w kosztorysie widać, że przy zakupie biletów i obiadu uwzględniono również opiekunów. Co prawda zapłacili za to ze środków własnych, ale jak należy to rozliczyć? Czy napisać w analizie sprawozdania, że zakres rzeczowy zadania został zrealizowany prawidłowo, ale z zastrzeżeniami?
• Czy w przypadku oferty i umowy należy umieścić zapis o dostępności?
• Czy w przypadku umowy dotyczącej małego grantu należy umieścić zapisy dotyczące dostępności?
• Czy zadania, które chcemy zlecać na podstawie wpr muszą być zawarte w rocznych programach współpracy?
• Czy świadczenia od odbiorców zadania, wniesione jako jedyne środki finansowe w zadaniu, wypełniają obowiązek zapewnienia przez NGO wkładu finansowego, przy wsparciu realizacji zadania publicznego przez samorząd?
• Jeżeli nie ma obowiązku dołączania do oferty dodatkowych dokumentów, to czy możemy przy ocenie formalnej wymagać dokumentów i odrzucić ofertę z powodu braków, jeśli w naszej ocenie formalnej jest to wymagane? Czy taka karta oceny formalnej jest niezgodna z prawem?
• Czyli faktury i listy przedkładamy tylko przy kontroli?
• Jak prawidło oferent ma przedstawić koszty transportu?
• Kiedy aneksujemy umowę?
• Czy termin realizacji zadania ustala się od dnia podpisania umowy?
• Czy prawidłowym będzie zmiana 30 dni przelewu środków na 10?
• Czy wysokość faktycznie poniesionych kosztów nie może być wyższa niż w ofercie? Czy jeśli zostaną wykazane wyższe koszty własne, to wtedy organizacja ma złożyć poprawione sprawozdanie?
• Czy możliwe jest zwiększenie wkładu własnego NGO?
• PRZYKŁAD: seniorzy planowali wyjazd integracyjny; koszt planowanego wynajęcia autokaru wynosił 1200 zł, ale w związku z podwyżkami cen paliwa koszt wzrósł do 1600 zł. Czy wolno seniorom dołożyć 400 zł z własnych środków i jak rozliczyć to w sprawozdaniu?
• Czy w ogłoszeniu o konkursie powinny być zapisy o dostępności?
• Jak rozumieć zapis § 1 ust.4 umowy: „wykonanie umowy nastąpi z dniem zaakceptowania przez zleceniodawcę sprawozdania końcowego”? Czy ma to być zarządzenie burmistrza, czy pismo do zleceniobiorcy z informacją o akceptacji?
• Czy sprawozdanie może być sprawdzane przez audytora wewnętrznego, zatrudnionego w urzędzie?
• Czy w ogłoszeniu o konkursie możemy określić limity rezultatów, których nieosiągnięcie lub przekroczenie akceptujemy przy rozliczeniu dotacji?
• Czy można w umowie zawierać dodatkowe zapisy, których nie ma w ramowym wzorze umowy?
• PRZYKŁAD: środki pieniężne od odbiorców zadania zgodnie z umową wynosiły: 24000 zł. Faktycznie wpisowe wyniosło ponad 41 tys. Czy w tym przypadku trzeba aneksować umowę?
• Na jak długi czas zamieszcza się informację o wynikach konkursu?
• Z jaką datą mają być podpisywane oświadczenia członków komisji o niereprezentowaniu organizacji? Z datą dokonywania oceny merytorycznej czy z datą posiedzenia komisji?
• Co w przypadku, gdy dotacja przeznaczona jest na zajęcia sportowe dla 3 grup: „żak”, „młodzik”, „senior” i jedna rozpada się z powodu braku odpowiedniej liczby osób?
• Czy każdorazowo należy ogłaszać nabór do komisji konkursowej?
• Czy w rocznym sprawozdaniu przedstawiamy kwoty przekazane na konkursy tylko z Ustawy o wolontariacie i pożytku publicznego, czy też z Ustawy o sporcie?
• Czy w ofercie konkursowej musi być określenie kosztów ze względu na źródło ich finansowania? Ile ze środków własnych, a ile z dotacji na poszczególny koszt?
• Czy w sprawozdaniu rocznym powinny być wykazane dotacje przekazane klubom sportowym z Ustawy o sporcie?
• Jak wesprzeć kluby sportowe w ich funkcjonowaniu, gdy są na to środki, lecz przy ogłaszaniu konkursu na funkcjonowanie klubów sportowych kwota była ograniczona, a później z tytułu innego konkursu w tej samej kwalifikacji budżetowej pozostały spore środki, którymi można by wesprzeć kluby sportowe?
• Kiedy wystawiamy decyzję, a kiedy tylko pismo o konieczności zwrotu?
• Czy jeśli w programie jest zapis, że zadanie należy rozliczyć w ciągu 30 dni od zakończenia realizacji zadania lub do 30.11.2022 i sprawozdanie wpłynęło później niż 30 dni po zakończeniu, ale przed 30.11 to uznanie, że organizacja zachowała termin nie będzie rażącym błędem ze strony samorządu?
• Czy muszą wystąpić jakieś przesłanki, aby wymagać od organizacji przedstawienia faktur po tym jak złożyła jedynie formularz?
• Jaki czas ważne jest zaświadczenie z ewidencji stowarzyszeń od starosty? Czy prawidłowym jest określenie w ogłoszeniu o konkursie ofert, że zaświadczenie "wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed terminem składania ofert"?
• Czy zmiana nazwy własnej organizacji w czasie realizacji zadania publicznego powinna być zgłoszona i aneksowana?
• Z czego wynika konieczność zamieszczania w ogłoszonym konkursie informacji o przesunięciach pomiędzy poszczególnymi kosztami?
• Jak zapisać limit na przyznanie środków w konkursie?
• Jeśli organizacja działająca na terenie danej gminy dostanie w konkursie określoną kwotę na jubileusz, to czy może pozakonkursowo otrzymać inne środki na to samo zadanie z tego samego urzędu, np. na catering, którego nie było we wcześniejszym projekcie?
• Czy w konkursie musi być zapis, że z budżetu gminy nie można już dołożyć innych środków poza konkursem?
• Czy organizacja może zmienić rezultaty podczas realizacji zadania?
• Czy jest zapis, że dane zadanie nie może być podwójne finansowanie?
• Jeżeli obecnie nie ma w umowie zapisu o zapewnieniu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami, to czy takie umowy powinny być aneksowane?
• Jeżeli organizacja otrzymuje pieniądze na działalność świetlicy na cały rok, to czy może w wakacje otrzymać pieniądze na wyjazd wakacyjny dla dzieci z tej świetlicy?
• Organizacja wyjeżdża nad morze, koszt autokaru pokryty z projektu. Czy podczas tego wyjazdu organizacja może kupić bilety do muzeum z funduszu sołeckiego?
• Czy należy wysłać pismo do organizacji z informacją, że zatwierdza się sprawozdanie i uznaje zadanie za wykonane prawidłowo?
• Czy KGW musi załączyć do oferty dokument potwierdzający sposób reprezentacji?
• Czy w Rocznym Programie Współpracy może być zapis, że kryterium decydującym o podjęciu współpracy z organizacjami jest prowadzenie przez nie działalności na terenie gminy?
• Czy we wzorze oferty i umowy powinniśmy aktualizować Dziennik Ustaw RP?
• Czy faktury powinny być opisane na odwrocie, jeżeli w umowie nie ma nic na ten temat?
• Czy w ramach małych grantów środki muszą być zabezpieczone w budżecie?
• Jeśli wymagamy dostarczenia oferty w opisanej kopercie, a oferent składa ofertę bez takiej koperty, to czy oferta jest do odrzucenia?
• Czy można ogłaszać konkurs ofert przed uchwaleniem budżetu?
• Jakie dotacje bierzemy pod uwagę przy określaniu 20% środków przeznaczonych na małe granty?
• Co z grupami nieformalnymi? Czy jeśli byłby zapis w programie współpracy o możliwości ubiegania się poza otwartym konkursem ofert oraz przepis art. 19a o wsparcie finansowe na realizację zadań, to czy mamy możliwość dofinansowania takich zadań?
• Czy stowarzyszenie, w którego skład wchodzą pracownicy danej gminy, może składać ofertę do tej gminy?
• Czy gmina może stworzyć osobną procedurę dofinansowania organizacji pozarządowych w mniejszych kwotach, do 1000 zł, na realizację zadań?
• Co w przypadku, gdy klub sportowy wszedł do klasy A i celem było utrzymanie się w niej, ale niestety spadł do klasy B?
• Czy prawidłowym jest, że faktycznie poniesione wydatki są wyższe niż te w umowie, ale nasza dotacja została wydana zgodnie z założeniami, tylko zwiększył się wkład własny organizacji? Zmiany wiążą się ze wzrostem cen, np. zakładano druk 200. plakatów, wycena wpisana w umowie opiewała np. na 300 zł, a w momencie rzeczywistego zamawiania okazało się, że wyszło 400 zł, więc organizacja dołożyła dodatkowo 100 zł ze środków własnych

Planowanie współpracy z organizacjami pozarządowymi – roczny i wieloletni program współpracy

• Jak wypełniać wzory ofert, umów oraz sprawozdań? Do kiedy trzeba uchwalić program współpracy?
• Jaka powinna być zawartość programu? Jak tworzyć programy współpracy rocznej oraz wieloletniej?
• Czy wzory dokumentów wpływają na zakres programu współpracy? Na co zwrócić szczególną uwagę przy formułowaniu warunków współpracy?
• Jak wypełniać wzory oferty i sprawozdania? Na co zwrócić największą uwagę podczas ich wypełniania i jak je rozumieć? Omówienie punkt po punkcie wzorów dokumentów
• Jakie dane są zawarte w ofercie i sprawozdaniu do konkursu ofert, a jakie do trybu pozakonkursowego tzw. małych grantów?
• Jak powinien wyglądać syntetyczny opis działania w ofercie?
• Jak powinno być opisane miejsce realizacji zadania w ofercie?
• Na co zwrócić uwagę przy opisywaniu grupy adresatów i diagnozowaniu jej potrzeb?
• Czym jest komplementarność? Czy musi wystąpić przy realizacji zadania publicznego?
• Jak powinien wyglądać plan i harmonogram w ofercie?
• Co to są rezultaty projektu? Jak określać rezultaty twarde i miękkie (zmiana społeczna) oraz produkty? Kwestie praktyczne i problematyczne
• Jak powinien wyglądać opis zakładanych rezultatów w ofercie? Jak określić poziom ich osiągnięcia? Jakie mogą być źródła informacji o osiągnięciu wskaźnika rezultatu?
• Co jeśli klub sportowy wygra 10 meczów, a co jeśli przegra? Co wtedy jest rezultatem? To, że awansują, utrzymają się? Przykłady: jeśli gmina udziela dotacji klubom sportowym, to jak spisać z tego rezultatu?
• Kosztorys jako składnik oferty – planowanie działań a budżet zadaniowy
• Jak wypełnić tabelę źródeł finansowania kosztów realizacji zadania? W druku oferty wkład osobowy i rzeczowy stanowią jedną pozycję (suma), a w umowie jest to rozbite na dwie osobne pozycje - jak wtedy wypełnić te pozycje w umowie?
• Jak wypełnić druki sprawozdań? Jakie informacje powinny zostać zamieszczone w sprawozdaniu?
• Jak udowodnić osiągnięcie rezultatów i celów? Co jest dowodem na to, że jakiś rezultat został uzyskany i wszystkie cele są osiągnięte? Zasady monitoringu i dokumentowania rezultatów
• Rozliczenie wydatków a możliwość dokonywania przesunięć między pozycjami w kosztorysie.
• Czy można wymagać od organizacji przedłożenia faktur do sprawozdania? Jak wypełnić pozycje kosztorysowe przy braku faktur? Jak sprawdzić, czy informacje ujęte w sprawozdaniu z wykonania wydatków są prawdziwe?
• Jak wypełnić tabelę dotyczącą źródeł finansowania zadania?
• Czy można wymagać od organizacji pozarządowych dołączenia do sprawozdania dodatkowych dokumentów?
• Przygotowanie umów na zlecanie realizacji zadań publicznych - praktyczne wskazówki dotyczące wypełniania ramowego wzoru umowy, omówienie istotnych zmian
• Omówienie oferty i sprawozdania na realizację zadania w trybie pozakonkursowym

Jak powinna wyglądać procedura ogłaszania konkursu? Jak rozliczać organizacje pozarządowe z udzielonych dotacji?

• W jaki sposób przygotować i ogłaszać otwarte konkursy ofert? Jakie nowe regulacje powinny znaleźć się w ogłoszeniu konkursowym w związku z nowymi wzorami ofert, umów i sprawozdań?
• Jakie są kryteria oceny ofert?
• Jaki dokument określa tryb powoływania i zasady działania komisji konkursowych? Czy do każdego konkursu należy powoływać odrębną komisję konkursową czy jedna komisja może oceniać oferty we wszystkich konkursach ogłaszanych w danym roku?
• Jaki powinien być skład komisji konkursowej oceniającej oferty w otwartym konkursie ofert? Czy wymagany jest udział przedstawicieli organizacji pozarządowych?
• Jakie są zasady pozakonkursowego udzielania dotacji?
• Jak przeprowadzić procedurę oceny oferty i przyznania dotacji zgodnie z art. 19a z ustawy o pożytku publicznym i wolontariacie tzw. małe grany?
• Jakie są zasady rozliczania zadań zlecanych organizacjom pozarządowym? Na co należy zwrócić największą uwagę podczas rozliczania dotacji udzielonych w oparciu o nowe wzory dokumentów?
• Jak weryfikować sprawozdania przedstawiane przez organizacje pozarządowe?
• Jak sprawdzić, czy spisane w sprawozdaniu rezultaty faktycznie zostały osiągnięte? Nieosiągnięcie zaplanowanych rezultatów i działań a zwrot dotacji
• Czy w związku z rozliczaniem zadań przez rezultaty i działania organizacje pozarządowe zwolnione są z prowadzenia dokumentacji finansowo-księgowej?
• Jak muszą być opisywane faktury i inne dokumenty księgowe, potwierdzające wydatkowanie dotacji i środków własnych, w ramach realizowanego zadania ze środków publicznych?
• W jakim terminie organizacje powinny zostać rozliczone? W jakim terminie organizacje powinny złożyć sprawozdanie?
• Jak prawidłowo rozliczać sprawozdania stowarzyszeń sportowych, w oparciu o ustawę o sporcie?
• Jaki jest okres kwalifikacji wydatków ponoszonych z dotacji, a jaki ze środków własnych wydatkowanych w ramach realizacji zadania publicznego?
• Jeśli w rozliczeniu występują wydatki przed umową i po umowie, to czy one oznaczają dotacje pobrane w nadmiernej wysokości, niewykorzystane czy wykorzystane niezgodnie z przeznaczeniem?
• Jak na podstawie wzorów dokumentów policzyć dotację pobraną w nadmiernej wysokości? Co zrobić w przypadku niewykorzystanej dotacji? Czy organizacja musi zwrócić taką dotację, czy dotacja przechodzi na następny rok?
• Wzór wyliczenia dotacji pobranej w nadmiernej wysokości
• Zasady naliczania odsetek od dotacji podlegających zwrotowi

Jakie są formalno-prawne aspekty współpracy z organizacjami pozarządowymi? Jak przygotować się do kontroli RIO?

• Jakie podmioty mogą ubiegać się o dotacje na podstawie ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie?
• Jakim organizacjom nie można przekazać dotacji i dlaczego?
• Czy z postępowania konkursowego można wykluczyć organizacje, które nie rozliczyły dotacji za poprzedni okres?
• Czy organizacje pożytku publicznego, które posiadają księgowość uproszczoną mogą brać udział w konkursach ofert?
• Czym charakteryzują się stowarzyszenia zwykłe? Czy stowarzyszenia zwykłe mogą ubiegać się o dotacje na realizację zadań publicznych?
• Jakie są różnice między stowarzyszeniami zwykłymi a rejestrowanymi?
• Jakie uprawnienia zyskały Koła Gospodyń Wiejskich? Czy nowe KGW mogą brać udział w konkursach ofert i korzystać z dotacji?
• Jakie są sfery działalności pożytku publicznego w kontekście zadań własnych gminy? Jakie zadania samorząd gminny może zlecić organizacjom pozarządowym?
• Jakie są finansowe i pozafinansowe formy współpracy z organizacjami pozarządowymi?
• Zasady kontroli organizacji pozarządowych w zakresie udzielonych dotacji. Czy kontrola jest obowiązkowa? Jaki powinien być zakres kontroli, kto może ją przeprowadzić i w jakim terminie?
• Jak przygotować się do kontroli RIO pod względem przekazywania i rozliczania dotacji udzielanych organizacjom pozarządowym?