Wideoszkolenie: Kadry w OPS

W programie m.in., wybrane zagadnienia:

• Zmiany w prawie pracy 2025 – omówienie najważniejszych zmian, w tym nowego wynagrodzenia minimalnego, skróconego tygodnia pracy, jawności wynagrodzeń i zrównania uprawnień różnych form zatrudnienia.
• Dodatek motywacyjny 1000 zł– zasady przyznawania i formalności związane z jego rozliczaniem, wpływ na regulamin wynagradzania, proporcjonalność oraz specyfika wliczania nieobecności.
• Weryfikacja w rejestrach KRS, przestępstw seksualnych i komisji – jak przeprowadzać weryfikację w różnych rejestrach, kogo i w jakim zakresie sprawdzać, szczególnie w przypadku obcokrajowców i osób z historią pobytu za granicą.
• Kluczowe kwestie dotyczące pracowników socjalnych, asystentów rodziny i urzędników– dodatkowe uprawnienia, urlopy, dodatki za pracę w terenie, awanse, weryfikacja kandydatów i rozliczanie zadaniowego czasu pracy.
• Dokumentacja pracownicza i ewidencja czasu pracy– obowiązkowe elementy prowadzenia dokumentacji, ewidencjonowanie zadaniowego czasu pracy, awanse, przeniesienia i powroty.
• Ryczałty samochodowe i ekwiwalenty za odzież – jakie dokumenty są wymagane, zasady wprowadzania ryczałtów dla różnych grup pracowniczych oraz regulacje dotyczące ekwiwalentu dla pracowników terenowych.
• Medycyna pracy a świadczenia dodatkowe– obowiązki pracodawcy, powiązania między medycyną pracy a innymi świadczeniami, takimi jak ryczałty samochodowe i ekwiwalenty za odzież.

Wzory pism, jakie otrzymają uczestnicy:

Szczegółowy program szkolenia:

NOWOŚCI W PROGRAMIE:

• Najnowsze zmiany w prawie pracy na 2025 rok oraz te, które zostaną rozstrzygnięte w trakcie roku.
• Wzrost wynagrodzenia minimalnego – skutki oraz sposoby ułatwienia wdrażania ciągłych zmian.
• Uzupełniający urlop macierzyński – nowe regulacje i formalności.
• Modyfikacje w czasie pracy, w tym wprowadzenie skróconego tygodnia pracy.
• Jawność wynagrodzeń – nowe obowiązki i konsekwencje dla pracodawców.
• Zrównanie uprawnień różnych form zatrudnienia z pracownikami w zakresie zaliczania stażu pracy.

Blok I

Najbardziej bieżące tematy

Ochrona sygnalistów – wszystko, co należy wiedzieć, aby prawidłowo wdrożyć te przepisy w OPS

• Ustawa – kiedy wchodzą w życie przepisy o ochronie sygnalistów?
• Jakich podmiotów dotyczą przepisy o ochronie sygnalistów?
• Jak ustalić próg 50 osób zobowiązujący do wprowadzenia procedury? Kogo wliczać i w jakich datach?
• Kim jest sygnalista?
• Jak szeroko rozumieć kontekst związany z pracą?
• Jak należy rozumieć informację o naruszeniu prawa? Czego może ona dotyczyć?

Kanały zgłoszeń – jakie i ile kanałów można/należy uruchomić?

• Zgłoszenie wewnętrzne
• Zgłoszenie zewnętrzne
• Ujawnienia publiczne

Jakie sposoby przekazywania zgłoszeń należy/można ustanowić i w jaki sposób je zorganizować?

• Zgłoszenie ustne
• Telefonicznie lub za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej
• Za pośrednictwem nagrywanej linii telefonicznej lub innego nagrywanego systemu komunikacji głosowej
• W postaci papierowej
• W postaci elektronicznej

Czym są działania następcze i jaki jest ich cel?

• Ochrona sygnalisty – czego dotyczy zakaz podejmowania działań odwetowych?
• Za co sygnaliście przysługuje odszkodowanie?
• Jaką odpowiedzialność ponosi sygnalista?
• Czy należy przyjmować zgłoszenia anonimowe?
• Ochrona danych – w jakim zakresie?
• Jaką odpowiedzialność karną przewiduje ustawa?

Niezbędna dokumentacja w jednostce:

Rejestr zgłoszeń wewnętrznych:

• Jakie obowiązki w tym zakresie nakładają przepisy?
• Kto prowadzi rejestr?

Procedura ochrony sygnalistów w jednostce:

• Jaki powinien być minimalny zakres procedury?

Jak wprowadzić procedurę – formalne konsultacje z:

• Zakładową organizacją związkową
• Przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz podmiotu prawnego, wyłonionymi w trybie przyjętym w podmiocie prawnym, jeżeli nie działa w nim zakładowa organizacja związkowa

Treść procedury:

• Jaki jest minimalny obowiązkowy zakres merytoryczny procedury?
• Co jeszcze można zawrzeć w procedurze?

Zespół upoważniony do podejmowania działań następczych:

• Jaki powinien być jego skład?
• Jak powinien być powołany?

Wzory:

• Wzór procedury ochrony sygnalisty,
• Wzór rejestru,
• Wzór upoważnienia

Dodatek motywacyjny 1000 zł – najczęstsze problemy

Kwestie formalne wprowadzenia i wypłaty dodatku:

• Czy trzeba zmieniać Regulamin wynagradzania w jednostce? Omówienie stanowisk
• Jak przyznać pracownikowi dodatek – czy trzeba sporządzić nowy angaż do umowy?
• Jak przyznawać dodatek pracownikom, których będziemy zatrudniać – czy wpisać to do umowy? Jakim dokumentem to zrobić?

Jak naliczać dodatek? Czego dotyczy proporcjonalność?

• Okres zatrudnienia a dodatek motywacyjny
• Wymiar etatu a dodatek motywacyjny
• Jak procentowo wyliczyć, ile dana osoba realizuje zadań wynikających z ustawy o pomocy społecznej, aby naliczyć proporcjonalnie dodatek?
• W jakiej wysokości wypłacać dodatek, gdy pracownik realizuje zadania z obu ustaw? Czy należy się podwójny dodatek?

Nieobecności:

• Jak rozliczać dodatek przy wynagrodzeniu chorobowym, zasiłku chorobowym, opiece, urlopie okolicznościowym i innych nieobecnościach?

Czy wliczać dodatek do:

• Nagrody jubileuszowej?
• Odprawy?
• Trzynastki?

Wzory:

• Wzór zarządzenia kierownika o zmianach do regulaminu,
• Wzór przyznania dodatku dla pracownika

Weryfikacja osób pracujących z dziećmi – nowe obowiązki

Jakie rejestry funkcjonują?

• Krajowy Rejestr Karny
• Rejestr Przestępstw na Tle Seksualnym
• Rejestr Komisji ds. Przeciwdziałania Wykorzystaniu Seksualnemu Małoletnich poniżej 15. roku życia

Ustawa o przeciwdziałaniu przestępstwom na tle seksualnym oraz standardy ochrony małoletnich – jakie obowiązki wprowadzają te akty i od kiedy obowiązują poszczególne obowiązki?

• Na kim ciąży obowiązek weryfikacji?
• Organizatorzy, zleceniodawcy, pracodawcy, podmioty zlecające wykonywanie usług innym podmiotom itp.
• Kogo, od kiedy i w jakim zakresie weryfikujemy?
• Co z pracownikami, zleceniobiorcami, wolontariuszami, stażystami, praktykantami?
• Jakie obowiązki ma pracodawca wobec osób zatrudnianych na stanowiskach urzędniczych?
• Co zrobić, gdy nie dokonaliśmy weryfikacji na czas?

Krajowy Rejestr Karny

• Kto pozyskuje informację – kandydat czy pracodawca?
• Kto prowadzi rejestr, gdzie składać wnioski?

Jaką drogą można uzyskać zaświadczenie?

• Droga papierowa
• Droga elektroniczna

A także:

• Jaki jest koszt zaświadczenia i kto ponosi koszt?
• Jak długo ważne jest zaświadczenie o niekaralności?

Rejestr przestępstw na tle seksualnym z dostępem ograniczonym

Obowiązek założenia konta dla podmiotu

• Jak założyć konto w rejestrze sprawców przestępstw na tle seksualnym?
• Jak dokonać rejestracji konta?
• Kogo i w jakim charakterze zgłosić do obsługi konta, aby pracować skutecznie?
• Jak technicznie działa rejestr? – uwaga na kontrole dokonanych weryfikacji
• Jaki jest termin i ważność weryfikacji kandydata?

Rejestr Komisji ds. Przeciwdziałania Wykorzystaniu Seksualnemu Małoletnich poniżej 15. roku życia

• Jak działa rejestr?
• Kogo weryfikujemy w rejestrze Komisji?
• Jak pozyskać informację z rejestru?
• Czy należy okresowo powtarzać weryfikację wybranych pracowników?

Jak pozyskiwać dane potrzebne do weryfikacji kandydata?

• Jakie dane są potrzebne, aby zweryfikować kandydata?
• Jak je pozyskiwać? Kodeks pracy nie przewiduje możliwości pozyskania np. numeru PESEL na etapie rekrutacji czy imion rodziców. Co zrobić?
• Jak zrealizować obowiązek weryfikacji zatrudnianego obcokrajowca?
• Jak zrealizować obowiązek pozyskania informacji z okresu ostatnich 20 lat z krajów uprzedniego miejsca zamieszkania kandydata?

Odpowiedzialność karna:

• Za nieuprawnioną weryfikację osoby
• Za zaniechanie – dopuszczenie do pracy lub innej działalności osoby nieweryfikowanej

Wzory dokumentów:

• Oświadczenia kandydatów do weryfikacji przez pracodawcę w rejestrach,
• Wyciąg dotyczący obowiązku weryfikacji pracownika – dla ułatwienia pracy

Blok II

O koordynatorach, asystentach, pracownikach socjalnych i urzędnikach – bieżąca problematyka

Koordynator rodzinnej pieczy zastępczej i asystent – najważniejsze kwestie

• Kwalifikacje do wykonywania zawodu
• Wymagania formalne – czego należy żądać od kandydata do pracy? Jak weryfikować kandydata do pracy (kwestie niekaralności, kwestie alimentacyjne, pozbawienie praw rodzicielskich – jak to zweryfikować)?
• Zadaniowy czas pracy koordynatora i asystenta – jak prowadzić, jak rozliczać, jaką dokumentację czasu pracy prowadzić przy zadaniowym czasie pracy?

Pracownik socjalny – najważniejsze kwestie

• Wymagania kwalifikacyjne pracowników socjalnych – uwaga na dokładną weryfikację
• Wytyczne do weryfikacji kwalifikacji pracowników socjalnych – jak weryfikować dyplomy kandydatów? Zalecenia pokontrolne

Uprawnienia pracowników socjalnych – co przysługuje pracownikowi?

a) Dodatkowy urlop

• Od kiedy przysługuje pierwszy urlop? Jak rozumieć nieprzerwaną pracę? Omówienie stanowiska MPiPS
• Od kiedy naliczać kolejne przysługujące urlopy?
• Co z urlopem niewykorzystanym? Czy przepada? W jakim trybie udzielać tego urlopu? Czy dzielić na części? Jak nakłaniać pracowników do korzystania, aby urlop „się nie odkładał”?
• Urlopy specjalne dla pracowników z orzeczonym stopniem niepełnosprawności – który urlop udzielać?

b) Dodatek 400 zł za pracę socjalną w terenie i sporządzanie wywiadów środowiskowych

• Komu należy się wypłata dodatku 400 zł?
• Którzy pracownicy socjalni są wyłączeni z tego uprawnienia? Przedstawienie i omówienie stanowiska MPiPS
• Jak przyznać i dokumentować prawo do dodatku 400 zł?
• Czy dodatek należy wpisać do umowy o pracę?
• Kiedy i jak odebrać pracownikowi prawo do dodatku?
• Czy dodatek należy wypłacać za czas nieobecności pracownika?
• Kiedy pomniejszać dodatek za pracę w terenie?

c) Druga ocena okresowa pracowników socjalnych – awanse zawodowe pracowników socjalnych

• Kiedy należy przeprowadzić pierwszą i kolejne oceny okresowe pracownika socjalnego? Jak liczyć okresy pracy?
• Jak należy przeprowadzać ocenę okresową pracowników socjalnych?
• Które stopnie awansu zawodowego pracownika socjalnego są obligatoryjne?
• Czy musimy awansować pracownika socjalnego? Co, jeśli nie potrzebujemy koordynatorów czy głównych specjalistów?
• Kiedy i w jakiej wysokości należy zapewnić pracownikowi socjalnemu zwiększenie wynagrodzenia po awansie zawodowym?

d) Darmowa pomoc prawna dla pracowników socjalnych

• Kiedy i w jakim zakresie przysługuje pracownikowi socjalnemu?
• Kto ma obowiązek zapewnić pomoc prawną pracownikowi socjalnemu?

Urzędnik w jednostce – najważniejsze kwestie

Urzędnicy – najczęściej zadawane pytania w kwestiach naboru na wolne stanowiska pracy

• Nabór na stanowiska urzędnicze a kwestia osób z orzeczeniem o niepełnosprawności – raport NIK i zapowiedziane dalsze kontrole w odniesieniu do ustawy o dostępności
• Czy po wygranym konkursie na stanowisko urzędnicze należy rozwiązać wcześniejszą umowę na stanowisko obsługi? Jak zatrudnić pracownika na stanowisku urzędniczym, jeśli wcześniej był na stanowisku nieurzędniczym?

Służba przygotowawcza urzędników

• Kogo kierować? Kontrola NIK w zakresie służby przygotowawczej urzędników – raport i zalecenia NIK, orzecznictwo SN
• Czy zwolnienie ze służby jest tym samym co niekierowanie do służby?
• Jak prawidłowo organizować i przeprowadzać służbę przygotowawczą? Jakie dokumenty należy bezwzględnie sporządzić?
• Wzór: Zarządzenie i regulamin w sprawie służby przygotowawczej urzędników

Awansowanie na stanowiska urzędnicze i kierownicze urzędnicze

• Kogo możemy awansować i jak to zrobić? Czy tylko konkursem?
• Co zrobić, gdy pracownik obsługi/pomocniczy wygra konkurs na stanowisko urzędnicze?
• Kwestia bieżącej umowy o pracę
• Kwestia obowiązku służby przygotowawczej dla urzędnika
• Kwestia akt osobowych – czy kontynuujemy dotychczasową teczkę?
• Na jakich warunkach możemy przenieść urzędnika bez konkursu, porozumieniem pomiędzy jednostkami?

Blok III

Dokumentacja pracownicza i prowadzenie akt

• Jakich dokumentów i jakich danych osobowych możemy żądać od kandydatów do pracy?
• Na co zezwala kodeks pracy, a czego musimy wymagać na podstawie innych ustaw i jak to zrobić?
• Wzory: Gotowe kwestionariusze osobowe dla kandydatów na różne stanowiska zawierające oświadczenia dostosowane do wymagań ustawowych

Jakich danych osobowych możemy żądać od osoby po zatrudnieniu?

• Wzór: Kwestionariusz dla pracownika po zatrudnieniu

Powrót do pracy – ponowne zatrudnienie pracownika

• Co zrobić z aktami osobowymi?

Informacja dodatkowa o warunkach zatrudnienia

• Jaka jest obowiązkowa treść informacji dodatkowej po nowelizacji?
• Co należy dodatkowo zawrzeć w nowej informacji w przypadku pracy zdalnej?
• Komu należy sporządzić nowe informacje o warunkach zatrudnienia – tylko nowo zatrudnionym czy wszystkim pracownikom jednostki?
• Jakie zmiany należy wpisywać do informacji dodatkowej?
• Co należy wpisać do informacji o instytucji zabezpieczenia społecznego?
• Jakie są konsekwencje niesporządzenia informacji dodatkowej?
• Wzór: Informacja dodatkowa do uzupełnienia

Czas pracy, urlopy – pytania uczestników

Zadaniowy czas pracy asystentów rodziny, koordynatorów rodzinnej pieczy zastępczej i innych pracowników

• Komu można wprowadzić zadaniowy czas pracy?
• Czy koordynator może pracować w innym systemie czasu pracy?
• Jak rozliczać i kontrolować czas przepracowany w zadaniowym systemie? Co może pracodawca, jak zorganizować tę pracę, aby było zgodnie z przepisami, pod kontrolą i bezpiecznie z punktu widzenia wykonania zadań?

Lista obecności a zadaniowy czas pracy

Dokumentowanie czasu pracy: Listy obecności – czy mamy obowiązek je prowadzić i dla kogo?

Wzory:

• Lista obecności (w Excelu)
• Lista obecności dla zadaniowego czasu pracy (w Excelu)
• Roczna ewidencja czasu pracy – samopodliczający wzór w Excelu
• Plan urlopów (w Excelu)

Ryczałty samochodowe dla koordynatorów pieczy i innych pracowników

• Komu przysługuje ryczałt za używanie prywatnego samochodu przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych?
• Kiedy jest to jazda w ramach ryczałtu, a kiedy delegacja służbowa?
• Jak powinna być skonstruowana umowa o ryczałt samochodowy?
• W jaki sposób obliczyć ryczałt za używanie prywatnego samochodu przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych?
• Czy ryczałt samochodowy jest opodatkowany? Jak rozliczać ryczałty?
• Wzór: Zarządzenie kierownika jednostki w sprawie ryczałtów samochodowych

Badania profilaktyczne – jakie dodatkowe obowiązki przy korzystaniu z samochodu w celach służbowych?

• Na jakie badania profilaktyczne należy wysłać pracownika, który korzysta z samochodu do celów służbowych?
• Czy jeśli pracownik przewozi inne osoby, to należy zrobić dodatkowe badania?

Delegacje

• Jak należy rozliczać delegacje w równoważnym systemie pracy?
• Jak rozliczać delegację, która wypada w trakcie weekendu?

Ekwiwalent za używanie odzieży prywatnej dla pracowników pracujących w terenie

• Czym jest ekwiwalent za odzież?
• Czy wypłata ekwiwalentu za odzież jest obowiązkowa?
• Komu przysługuje ekwiwalent za odzież?
• Jak obliczyć ekwiwalent za odzież?
• Kiedy ekwiwalent za odzież jest pomniejszany?
• W jaki sposób zmniejszyć ekwiwalent za odzież?
• Wzór: Zarządzenie w sprawie ekwiwalentu za odzież