Wideoszkolenie: Erasmus +

W programie m.in., wybrane zagadnienia:

• Nauczyciel grupy pobiera środki w złotówkach, księgowość to księguje, wraca z wyjazdu i musi się rozliczyć - wychodzą różnice z uwagi na różne kursy - kto powinien zostać obciążony tymi różnicami?
• Program pokrywa 80% wartości umowy, powiat pożycza 20% - po jakim kursie powinien przelać szkole te środki? Po kursie dnia, bankowym czy narodowym? Jak wtedy rozlicza się agencja z powiatem?
• Kto i w jakim momencie będzie weryfikował, czy spełnione są wszystkie formalne wytyczne?
• Jakie certyfikaty po mobilności - jak je nazywać w sprawozdaniach?
• Przykład: po złożonym sprawozdaniu muszę czekać długo na uzyskanie informacji zwrotnej, w międzyczasie piszę już kolejne sprawozdanie. Chciałabym nie popełniać tych samych błędów. Omówienie krok po kroku, jak poprawnie przebiega cały proces wykonywania raportu końcowego?
• Czy bilety najlepiej rezerwować imiennie, czy grupowo? Co jest bardziej opłacalne i w jakich sytuacjach? Co w sytuacji, kiedy dziecko zrezygnuje z wyjazdu, a bilety są zarezerwowane grupowo?
• Czy w przypadku kupowania np. lekarstw na wyjeździe, czy przyjmować jeden paragraf - ogólny wyjazdowy? Czy na każdy wydatek inny paragraf?

Wzory pism, jakie otrzymają uczestnicy:

Szczegółowy program szkolenia:

Pytania uczestników szkolenia, na które odpowiedzieliśmy podczas ostatnich terminów:

• Jeżeli przeliczenia projektu dokonaliśmy wg kursu Infor Euro z dnia podpisania umowy 11.09.2024 r., to czy zaliczka i rozliczenie faktury odbywa się wg tego kursu?
• Jeżeli wypłacimy zaliczkę po kursie wpływu z agencji, to czy można rozliczyć tym samym kursem? Czy obowiązuje kurs średni NBP?
• Czy SCWU prowadzący obsługę księgową może wymagać od prowadzącego projekt określenia kwoty wynagrodzenia dla księgowej prowadzącej projekt?
• Co, jeżeli w CUW księgowa nie ma wynagrodzenia?
• Czy trzeba drukować Europass uczestnikom? Czy wystarczy przesłać im w formie elektronicznej?
• Czy w polityce rachunkowości można zawrzeć zapis, że zaliczka wypłacona kursem umowy lub kursem wpływu z agencji będzie tym kursem rozliczana?
• Po jakim kursie należy przeliczać umowy zlecenia dla kadry? Czy po kursie z pierwszej transzy?
• Czy są widełki miesięcznego wynagrodzenia koordynatora i księgowej mieszczące się ramach, tzw. dobrej praktyki?
• Czy prawidłowe jest wprowadzenie planu do budżetu wg kursu z dnia podpisania umowy?
• Czy wypłata gotówkowa jest opodatkowana i oskładkowana?
• Jeżeli umowa została podpisana w 2024 r., a realizacja projektu będzie w przyszłym roku, to czy w związku ze zmianą stawki godzinowej dla nauczycieli można zastosować stawkę z 2024 r.?
• Czy wydatki niekwalifikowane należy realizować z konta własnego, czy z konta otwartego na potrzeby projektu?
• Czy wewnętrzne dokumenty księgowe muszą zawierać logotypy na potrzeby projektu?
• Czy kieszonkowe może być wypłacone w formie gotówki?
• Czy kieszonkowe można wypłacić na miejscu, jeżeli koordynator widzi, że pozostaną mu środki ze wsparcia indywidualnego przeznaczone na wyżywienie i program kulturalny?
• Co, jeżeli nauczyciel zrezygnuje, a dostał już środki?
• Jeżeli kieszonkowe zostało wypłacone przelewem na konto, to czy musi być dodatkowo potwierdzenie otrzymania środków przez uczestników projektu?
• Czy można wypłacić koordynatorowi pieniądze na wsparcie indywidualne ryczałtem w całości?
• Na jakim paragrafie księgować wypłatę kieszonkowego?
• Jeżeli wypłacamy pieniądze na wsparcie indywidualne młodzieży, to czy traktujemy to jako ryczałt, czy zaliczkę?
• Czy odsetki można przekazać do organu jako dochód?
• Czy faktury za zakwaterowanie, transfer i program kulturowy od partnera zagranicznego podlegają pod WNU i należy od nich odprowadzić VAT?
• Czy dodatnie różnice kursowe klasyfikujemy w paragrafie 151?
• Czy przy mobilności szkoleniowych nauczycieli w ramach akredytacji jest wymagana faktura potwierdzająca zapłatę za kurs?
• Mamy akredytację na 5 lat. Czy kwoty ze wszystkich się sumują?
• Co oznacza zapis w umowie „ maksymalna kwota dofinansowania działań międzynarodowych”?
• Co kontroluje KAS?
• Czy zdarzają się kontrole z RIO?
• Czy tłumaczenie certyfikatu z mobilności jest obowiązkowe?
• Czy kontakt z partnerem powinien być w 2 językach?
• Czy na wizytę przygotowawczą może jechać księgowa CUW?
• Jeżeli wydatki nie zostały zrealizowane w wysokości przyjętego planu, to czy w kolejnym roku zostają wprowadzone do planu wydatków projektu w szkole?
• Czy na spotkanie może pojechać nauczyciel z oddziału przedszkolnego?
• Czy na wizytę przygotowawczą może jechać sekretarka, która jest w zarządzie organu prowadzącego?
• Czy środki pieniężne, które znajdują się na rachunku bankowym pozostają na nim, czy 31 grudnia przekazujemy do budżetu gminy?
• Czy można wypłacić pracownikowi mniej środków niż zakłada dieta w danym kraju?
• Czym różni się kurs NBP od kursu INFOR EURO?
• Czy najlepiej rozliczać projekt w formie ryczałtu?
• Przypadek: nauczyciel na wyjazd miał otrzymać 807 Euro wsparcia indywidualnego. Przelewem na rachunek w PLN otrzymał równowartość tej kwoty, za co w kantorze mógł zakupić tylko 800 Euro. Czy należy nauczycielowi dopłacić 7 Euro ze środków własnych?
• Jeżeli ze wsparcia indywidualnego zapłacimy hotel i wyżywienie, to czy pozostałą kwotę przypadającą na ucznia szkoły średniej wypłacić w formie ryczałtu uczniowi?
• Jak wypłacić wynagrodzenie koordynatorowi i księgowej przy projekcie z akredytacją?
• Czy w przypadku wypłaty z kasy dokument KW może zastąpić protokół wypłaty?

• Czy Erasmus + jest na podobnych zasadach jak dofinansowanie z FRSE Erasmus +?
• Czy dni mobilności to dni działań? Czy do dni mobilności można doliczyć dzień podróży, jeżeli podróż odbywa się samolotem?
• Gdzie znaleźć system Beneficary Module?
• Czyje podpisy muszą znaleźć się na certyfikacie?
• W umowie dla uczestnika jest zapis, że umowa obejmuje okresy mobilności i dni podróży. Czy w przypadku green travel wpisujemy 9 dni.
• Po jakim kursie wypłacić kieszonkowe, jeżeli projekt przeliczony jest na zł? Czy po kursie z dnia podpisania umowy, czy z dnia poprzedniego NBP?
• Uczestnicy podpisują umowę i otrzymują 100% dofinansowania. Rozliczają się ryczałtowo. Po powrocie przekładają tylko certyfikaty. Czy powinniśmy wymagać innych dokumentów w postaci delegacji czy biletów?
• Podczas wizyty uczniów z zagranicy ponosimy koszty organizacji uroczystej kolacji. Czy koszt kolacji musi być pokryty ze wsparcia organizacyjnego?
• Jak długo przechowujemy dokumentację projektową?
• Co powinien zawierać invitation letter?
• Jakie załączniki dołączamy do raportu końcowego?
• Czy szkoła może skorzystać z usług koordynatora zewnętrznego?
• Czy można podpisać umowę i wypłacić dofinansowanie uczestnikom w styczniu, jeżeli szkolenie odbędzie się dopiero w październiku? Jako argument podają konieczność opłacenia szkolenia, na które trzeba się znacznie wcześniej zgłosić i zarezerwować bilety lotnicze?
• Czy Europass jest obowiązkowy?
• Jeżeli zdecydujemy się na pomoc koordynatora zewnętrznego w kwestiach merytorycznych, to z jakich środków można mu zapłacić?
• Czy tłumaczenie faktur jest obligatoryjne?
• Jaka dokumentacja powinna być po uczestnictwie nauczyciela w kursie językowym lub szkoleniu metodycznym?
• Jaki dokument stanowi potwierdzenie osiągniecia efektów kształcenia?
• Jakie wydarzenia promocyjne mogą być prowadzone w ramach dzielenia się wiedzą?
• Czy learning agreement i suplement jest obowiązkowy przy kursach językowych i metodycznych dla nauczycieli?
• Czy można zrobić przesunięcie z kategorii wsparcie indywidualne na podróż?
• Z jakiej kategorii budżetowej opłaca się wycieczki w ramach programu kulturowego oraz ubezpieczenie uczestnika?
• Kiedy jest termin składania wniosków o krótkoterminową mobilność edukacyjną?
• Czy jest określona ilość godzin lekcyjnych na wsparcie językowe i kulturowe? Czy takie zajęcia może prowadzić firma zewnętrzna?
• Czy we wsparciu organizacyjnym są progi procentowe na pomoce dydaktyczne, honoraria dla koordynatora i księgowej oraz przygotowanie kulturowe, pedagogiczne i językowe?
• Jeżeli nauczyciel jest koordynatorem, to czy stawkę za godzinę może mieć ustaloną dowolnie?
• W akredytacji mamy zaplanowane kursy dla nauczycieli. Przy dwóch widnieje zapis „zagraniczny”, a przy dwóch „szkolenie”. Czy szkolenie może być szkoleniem w Polsce?
• Nauczyciel zadeklarował podróż green travel. Otrzymał dofinansowanie na 9 dni. Po rozliczeniu okazało się, że jeden dzień podróży pokrywa się z dniem szkolenia. Czy musimy dokonać zwrotu za ten dzień?
• Czym jest kieszonkowe?

Nowe pytania w programie szkolenia:

• Czy można nie planować wydatków na obsługę księgową?
• Czy obowiązkowe jest wprowadzenie zajęć wsparcia językowego i kulturowego w ramach wsparcia organizacyjnego?
• Czy wynagrodzenie dla koordynatora, księgowej i nauczycieli jest oskładkowane i opodatkowane?
• Czy z edukacji szkolnej na kurs językowy, specjalistyczny lub job shadowing może jechać nauczyciel religii, logopeda, sekretarka lub księgowa?
• Czy na wizytę przygotowawczą może jechać rodzic ucznia?
• Jaka jest stawka na umowę zlecenia dla koordynatora lub księgowości?
• Czy wsparcie indywidualne obliczamy wg stawek podawanych przez FRSE?
• Czy księgowa będąca w kadrze zarządzającej projektem może wyjechać na mobilność?
• Czy powinniśmy zachować kopię certyfikatu?
• Logo w projekcie 2023 – współfinansowane, czy dofinansowane przez UE?
• Czy logo Erasmus + zostało zastrzeżone i musi być niewidoczne na dokumentach?
• Czy pieniądze na projekt mają najpierw wpłynąć do organu prowadzącego szkołę, a następnie zostać jej przekazane? Czy bezpośrednio trafią na konto szkoły?
• Czy wypłacamy kieszonkowe opiekunom?
• Czy w zespole rekrutacyjnym wystarczy, aby był dyrektor, wicedyrektor i koordynator?
• Co w przypadku, gdy uczestnik z powodu zdarzenia losowego nie będzie mógł wyjechać na mobilność?

Jak zarządzać finansami i budżetowaniem w programie Erasmus+?

• Na co możemy przeznaczyć otrzymane środki? Jakie elementy całej podróży mogą być opłacone ze środków otrzymanych?
• Czy można przeznaczyć pieniądze z Erasmus+ na szkolenie dla księgowych? Jeśli tak, kiedy należy o to wnioskować?
• Jakie koszty można ponosić, a jakie będą rozliczane z wkładu własnego?
• Kupujemy dzieciom koszulki - czy to jest wsparcie, czy cele promocyjne?
• Jak wydatkować i rozliczać - cały proces w projekcie Erasmus+
• Czy np. kieszonkowe można wypłacać dla uczestników po odbytych mobilnościach?
• Kiedy zastosujemy środki zastępcze, a kiedy budżetowe?
• Jak rozliczać środki, które zostaną po mobilnościach?
• Jakie zasady należy stosować w przypadku wyjazdu młodzieży na Erasmus+ od strony budżetowej?
• Na co mogą być przeznaczone zebrane odsetki?
• Jakie wydatki są kwalifikowalne, a jakie nie?
• Jak dostosowywać wydatki do tego, co jest w treści merytorycznej?
• Jak obliczać różnice kursowe?
• Co w przypadku różnic kursowych na minus?
• Co w przypadku różnic kursowych na plus?
• Jakie koszty można ponosić, a jakie będą rozliczane z wkładu własnego?
• Jak prowadzić przewalutowania w najkorzystniejszy sposób?
• Nauczyciel grupy pobiera środki w złotówkach, księgowość to księguje, wraca z wyjazdu i musi się rozliczyć - wychodzą różnice z uwagi na różne kursy - kto powinien zostać obciążony tymi różnicami?
• Czy zasadne będzie przyjęcie zasady, że należy rozliczać się zgodnie z kursem, w którym zakupiono walutę? Jaką przyjąć zasadę w stosunku do tych różnic?
• Kupując walutę za złotówki, jaki kurs należy przyjąć: kurs zakupu czy inne kursy?
• Jeśli są różnice kursowe, kto je pokrywa? Koordynator?
• Jaka jest procedura, jeśli po złożeniu raportu końcowego nie otrzyma się pełnego zwrotu kosztów?
• Jaka jest procedura przy przenoszeniu środków?
• Program pokrywa 80% wartości umowy, powiat pożycza 20% - po jakim kursie powinien przelać szkole te środki? Po kursie dnia, bankowym czy narodowym? Jak wtedy rozlicza się agencja z powiatem?
• Rozliczenie projektu Erasmus dotyczącego wsparcia włączania dla uczestników - koszty nadzwyczajne w rozliczeniach budżetowych/księgowych
• Czy koszty te można przesunąć? Co w przypadku ich niewykorzystania?
• Aspekt odwróconego VAT-u w umowie z partnerem (czy to występuje w umowach oświatowych?)
• Jakie są różnice między rozliczaniem projektu Erasmus+ a księgami rachunkowymi (budżetowymi)?
• Czy warto prowadzić księgowość w euro?
• Dostając pieniądze w euro (mając konta w euro), musimy zaksięgować w złotówkach - jak to skutecznie robić?
• Czy kieszonkowe lepiej rozliczać jako delegację wyjazdu nauczyciela na Erasmus+? Które przepisy należy stosować - unijne czy krajowe?

Jakie są wymagania dotyczące dokumentacji i formalności w programieErasmus+?

• Jakie są wymagania dotyczące dokumentacji i formalności w programie Erasmus+?
• Na co zwracać uwagę podczas podpisywania umowy z Erasmus+?
• Kto jest odpowiedzialny za rozliczanie całego programu - księgowość czy koordynatorzy projektów przeszkoleni zewnętrznie?
• Jak dobrze podzielić prace między koordynatorem a księgową?
• Jaka dokumentacja nas obowiązuje?
• Jakie dokumenty są niezbędne/obowiązkowe, a jakie opcjonalne, uwzględniając różnice w projektach?
• W jakich terminach powinna być składana jaka dokumentacja?
• Jakie dokumenty składać w https://webgate.ec.europa.eu/?
• Posiadając akredytację, jakie dokumenty powinno się mieć skompletowane?
• Kto i w jakim momencie będzie weryfikował, czy spełnione są wszystkie formalne wytyczne?
• Jakie certyfikaty po mobilności - jak je nazywać w sprawozdaniach?
• Jak to wygląda w przypadku Europass, czy jest on dla wszystkich mobilności?
• Jaką dokumentację należy prowadzić? (paragony czy ryczałtowo)
• W czyjej gestii jest przetłumaczenie dokumentacji, która jest w języku angielskim?
• Organizatorów/koordynatorów projektu - nauczycieli czy księgowości?
• Jaką dokumentację należy przygotować przed kontrolą?

Jak starać się o akredytację i realizować projekty Erasmus+?

• Jak starać się o akredytację Erasmus+?
• Jakie kryteria należy spełniać? Jak poprawnie opisać cele?
• Co jest wymagane w poszczególnych rodzajach mobilności?
• Jakie są kolejne kroki rozliczania projektu?
• Przykład: po złożonym sprawozdaniu muszę czekać długo na uzyskanie informacji zwrotnej, w międzyczasie piszę już kolejne sprawozdanie. Jak nie popełniać tych samych błędów?
• Omówienie krok po kroku, jak poprawnie przebiega cały proces wykonywania raportu końcowego?
• Jak pisać umowy zlecenia w programie Erasmus+?
• Co w przypadku, kiedy uczestnicy nie wykorzystują całej kwoty? Jak to udokumentować?
• Czy pieniądze, które zostaną, możemy zachować, wydać, czy należy je zwrócić? Jeśli tak, to komu i kiedy?
• Jakie projekty są łatwe do realizacji dla szkół?

Jakie są procedury i jak obsługiwać programy Erasmus+?

• Jakie zmiany zaszły w umowach z Erasmus+ w ostatnich latach? Na co w kontekście kursu zwrócić uwagę? Co jeśli w umowie nie ma podanego kursu?
• Praktyczne rozwiązania problemów wynikających ze zmieniającej się umowy z Erasmus+
• Cały proces rozliczeniowy, dla osób wdrażających się w temat
• Jak poprawnie napisać raport końcowy?
• Jak obsługiwać programy Erasmus+? Wyjaśnienie działania programu do obsługi Erasmus+, od a do zet, co gdzie klikać i jakie czynności po kolei wykonywać?
• Jak i kiedy ubiegać się o wynagrodzenie dla koordynatora programu oraz księgowości?
• Czy stosować regulaminy wynagradzania wewnętrzne, czy np. umowy zlecenia? Co jest korzystniejsze?

Jak przebiegają kontrola i audyt w programie Erasmus+?

• Na co zwraca uwagę kontrola finansowa z Erasmus+? Jakie dokumenty przygotować do wglądu?
• Jak wygląda kontrola? Czego można się spodziewać?
• Jak przebiega taka kontrola?
• Jakich pytań można się spodziewać na kontroli?
• Na co trzeba zwrócić uwagę przy kontroli?
• Czego dotyczy kontrola finansowa Erasmus+?

Jak planować i organizować wyjazdy w programie Erasmus+?

• Czy bilety najlepiej rezerwować imiennie, czy grupowo? Co jest bardziej opłacalne i w jakich sytuacjach? Co w sytuacji, kiedy dziecko zrezygnuje z wyjazdu, a bilety są zarezerwowane grupowo?
• Czy w przypadku kupowania np. lekarstw na wyjeździe, czy przyjmować jeden paragraf - ogólny wyjazdowy? Czy na każdy wydatek inny paragraf?
• W czasie wyjazdów istotny jest również aspekt transportu lokalnego, zakwaterowania i wyżywienia - jak to rozliczać i do jakich kategorii?
• Każda operacja, którą należy rozliczyć podczas takiego wyjazdu (np. dojazd itp.), wymaga oddzielnych działań rozliczeniowych. Jak to efektywnie robić?
• W przypadku sytuacji kryzysowej, np. złamania ręki dziecka na wyjeździe, kiedy należy zapłacić za leczenie lub leki, do jakiej kategorii to zaliczać i w jaki sposób to rozliczyć?
• Co zrobić, kiedy dziecko rezygnuje z wyjazdu?