Wideoszkolenie: Erasmus + dla księgowości

W programie m.in., wybrane zagadnienia:

• Czy na wyjazdach mamy do czynienia z importem usług? Czy odliczamy VAT?
• Jak rozliczać projekt "z" przy podziale na kategorie 7 i 9, i jakie zasady należy zastosować w tym przypadku?
• Po jakim kursie walutowym należy obliczyć wysokość kieszonkowego/ryczałtu – według umowy, kursu z dnia wypłaty, czy kursu na dzień wyjazdu?
• Co zrobić z dodatnimi różnicami kursowymi?
• Co zrobić z ujemnymi różnicami kursowymi?
• Jak rozliczać transakcje w euro, które muszą być księgowane w złotówkach?
• Jak powinno wyglądać księgowanie dotacji otrzymanych z FRSE w kontekście wyjazdów Erasmus?

Szczegółowy program szkolenia:

1. Kursy wymiany i różnice kursowe w projektach Erasmus +.

• Po jakim kursie wypłacić 100%, jeżeli projekt przeliczony jest na zł? Czy po kursie z dnia podpisania umowy, czy z dnia poprzedniego NBP?
• Jak przyjmować kurs waluty?
• Jak księgować wydatki w walutach obcych?
• Jaki kurs należy zastosować przy księgowaniu kosztów?
• Jak ujmować koszty w księgach rachunkowych?
• W jaki sposób planować różnice kursowe w budżecie?
• Jak praktycznie podejść do księgowania różnic kursowych: na jakich kontach je ujmować, czy i kiedy należy dokładać środki z budżetu, oraz jak rozwiązywać problemy wynikające z wahań kursów walut w praktyce?
• Jaki kurs należy zastosować, gdy pieniądze idą do organu, a tam jest inny kurs? Czy stosować kurs planowy, czy historyczny, aby uniknąć różnic kursowych?
• Co zrobić z dodatnimi różnicami kursowymi?
• Co zrobić z ujemnymi różnicami kursowymi?
• Po jakim kursie walutowym należy obliczyć wysokość kieszonkowego/ryczałtu – według umowy, kursu z dnia wypłaty, czy kursu na dzień wyjazdu?
• Jak rozliczyć wypłatę, gdy kwota jest przeliczana po kursie 4,2, a obecny kurs wynosi 4,5?
• Czy w przypadku braku różnic kursowych należy rozliczać wypłatę po kursie, po którym środki zostały przyjęte, czy po kursie obowiązującym na dzień rozliczenia delegacji?
• Jak księgowo ująć różnice kursowe na kontach?
• Jakie zapisy księgowe należy stosować przy ujmowaniu różnic kursowych w sprawozdaniach finansowych?
• Jak technicznie zapisywać różnice kursowe w księgach rachunkowych?
• Po jakim kursie należy przeliczać środki w projekcie, i jak to uwzględnić w planowaniu budżetu jednostki?
• Jaką politykę kursową przyjąć przy rozliczaniu projektu, jeśli jednostka nie ma możliwości prowadzenia rachunkowości w euro?
• Jak poradzić sobie z różnicami kursowymi, szczególnie gdy są one ujemne i skąd wziąć środki?
• Jeżeli program Erasmus jest prowadzony w euro i rachunki są prowadzone w euro, jak należy przeliczać środki na potrzeby księgowe?
• Jeżeli kurs nie był podany w umowie, to czy przyjmujemy kurs z Infor Euro z dnia podpisania umowy przez ostatnią osobę, czy kurs z dnia przekazania zaliczki przez powiat? Co w przypadku projektu w PLN?
• Jeżeli organ otrzymuje pieniądze w złotówkach i przekazuje nam w złotówkach, ponieważ nie ma konta walutowego, to czy trzeba obliczyć różnice kursowe?
• Czy można zastosować jeden kurs dla planu, wpływu środków i wydatków w polityce rachunkowości?
• Jeżeli na jedną delegację były wypłacone dwie zaliczki, to kursem z jakiego dnia rozliczamy zaliczkę?
• Przypadek: projekt był prowadzony w EURO, wydatek na fakturze jest w PLN i księgowość w PLN. Do tej pory przyjmowaliśmy zasadę, że koszt przeliczany jest po kursie NBP z dnia poprzedzającego opłacenie faktury a wydatek po kursie otrzymania zaliczki z powiatu. Czy jest to właściwa praktyka?
• Jeżeli nie mamy ustalonego kursu w umowie, to czy w polityce rachunkowości można wskazać kurs, po którym będziemy rozliczać projekt?
• Jeżeli przeliczenia projektu dokonaliśmy wg kursu Infor Euro z dnia podpisania umowy 11.09.2024 r., to czy zaliczka i rozliczenie faktury odbywa się wg tego kursu?
• Jeżeli wypłacimy zaliczkę po kursie wpływu z agencji, to czy można rozliczyć tym samym kursem? Czy obowiązuje kurs średni NBP?
• Czy w polityce rachunkowości można zawrzeć zapis, że zaliczka wypłacona kursem umowy lub kursem wpływu z agencji będzie tym kursem rozliczana?
• Po jakim kursie należy przeliczać umowy zlecenia dla kadry? Czy po kursie z pierwszej transzy?
• Czy końcowe rozliczenie projektu jest po kursie z umowy?
• Czy dodatnie różnice kursowe klasyfikujemy w paragrafie 151?
• Czym różni się kurs NBP od kursu INFOR EURO?
• Jeżeli mamy rachunek w Euro, to po jakim kursie księgujemy przyjęcie środków i wypłatę ryczałtu?
• Czy różnice kursowe są wydatkami niekwalifikowanymi?
• Jak księgować różnice kursowe?
• Czy kurs z dnia wpływu środków do organu jest zastosowany w szkole?
• Różnice kursowe wynikające z przeliczenia do zaksięgowania w Europ płatności – czy jest to różnica bilansowa, czy kwalifikowana?
• Czy z dodatnich różnic kursowych można pokryć ujemne różnice?
• Jak księgować różnice kursowe niekwalifikowane? Czy czwarta cyfra z 1?
• Po jakim kursie rozliczać delegacje?
• Osoby, które jadą na wizytę przygotowawczą rozliczamy na podstawie delegacji. Czy stosujemy tu kurs z rozporządzenia o wyjazdach zagranicznych? Jaki kurs stosujemy do wydatków?
• Jak sprawdzić czy kurs nie ma prowizji?
• Czy w delegacjach zagranicznych nauczycieli-opiekunów wyliczamy różnice kursowe?
• Czy wydatek niekwalifikowany wynikający z różnic kursowych nie może być księgowany z 1 (czwartą cyfrą klasyfikacją budżetową)?
• Jak zaksięgować różnice kursowe powstałe między wpływem środków a kursem zastosowanym do wydatku?
• Czy wyjściowym kursem do planu, wpływu i wydatków jest kurs z dnia poprzedzającego wpływ do organu?
• Czy najpierw wypłacana jest dieta nauczycielowi, a później rozliczenie delegacji? Jaki stosujemy kurs?
• Po jakim kursie rozliczamy projekt Erasmus +, jeżeli mamy konto w PLN?
• Czy środki pieniężne, które znajdują się na rachunku bankowym pozostają na nim, czy 31 grudnia przekazujemy do budżetu gminy?
• Jak obliczać różnice kursowe?
• Co w przypadku różnic kursowych na minus?
• Co w przypadku różnic kursowych na plus?
• Jakie koszty można ponosić, a jakie będą rozliczane z wkładu własnego?
• Jak prowadzić przewalutowania w najkorzystniejszy sposób?
• Nauczyciel grupy pobiera środki w złotówkach, księgowość to księguje, wraca z wyjazdu i musi się rozliczyć - wychodzą różnice z uwagi na różne kursy - kto powinien zostać obciążony tymi różnicami?
• Czy zasadne będzie przyjęcie zasady, że należy rozliczać się zgodnie z kursem, w którym zakupiono walutę? Jaką przyjąć zasadę w stosunku do tych różnic?
• Kupując walutę za złotówki, jaki kurs należy przyjąć: kurs zakupu czy inne kursy?
• Jeśli są różnice kursowe, kto je pokrywa? Koordynator?
• Jakie zmiany zaszły w umowach z Erasmus+ w ostatnich latach? Na co w kontekście kursu zwrócić uwagę? Co jeśli w umowie nie ma podanego kursu?

2. Rozliczanie projektów

• W których paragrafach budżetowych należy ujmować daną kategorię księgową?
• Kiedy stosować polskie rozporządzenia dotyczące księgowości, a kiedy można od nich odstąpić?
• W jakich sytuacjach całość środków należy wypłacić w formie grantu?
• Przykład: Pani miała sytuację, że na wyjazd Erasmusa kierownik dostał dwie zaliczki, jedną we wrześniu, ponieważ kupował bilety, a drugą w październiku na wyjazd. Jak rozliczyć taką zaliczkę?
• Jak prawidłowo księgować środki w projektach Erasmus, uwzględniając podział na zadania, priorytety oraz przyporządkowanie wydatków do odpowiednich paragrafów budżetowych?
• Jak rozliczać transakcje w euro, które muszą być księgowane w złotówkach?
• Jak rozliczyć beneficjentów programu Erasmus, jakie dokumenty muszą przedstawić, aby rozliczenie było poprawne?
• Jaką stawkę za dzień należy przyjąć przy rozliczaniu beneficjentów programu Erasmus?
• Czy beneficjenci programu mogą zmieniać kwoty między zadaniami w ramach budżetu bez zgody osób prowadzących?
• Czy zmiany w paragrafach budżetowych są dozwolone bez wcześniejszej zgody osób odpowiedzialnych za prowadzenie programu?
• Jak rozliczać wyjazdy i delegacje w ramach programów Erasmus, zwracając uwagę na to, co podlega rozliczeniu, a co nie?
• Jakie zasady obowiązują przy rozliczaniu zakupów w ramach programu Erasmus – co jest dozwolone, a co nie?
• Jak prawidłowo rozliczać podatek VAT w ramach programów Erasmus, szczególnie przy zakupach i usługach związanych z wyjazdami?
• Jak rozliczać odsetki od zgromadzonych środków na rachunku bankowym w kontekście projektu?
• Co należy zrobić z odsetkami, gdy środki zgromadzone na rachunku bankowym ulegają wzrostowi?
• Jak rozliczać projekt "z" przy podziale na kategorie 7 i 9, i jakie zasady należy zastosować w tym przypadku?
• Jaka jest procedura, jeśli po złożeniu raportu końcowego nie otrzyma się pełnego zwrotu kosztów?
• Jaka jest procedura przy przenoszeniu środków?
• Kto jest odpowiedzialny za rozliczanie całego programu - księgowość czy koordynatorzy projektów przeszkoleni zewnętrznie?
• Program pokrywa 80% wartości umowy, powiat pożycza 20% - po jakim kursie powinien przelać szkole te środki? Po kursie dnia, bankowym czy narodowym? Jak wtedy rozlicza się agencja z powiatem?
• Rozliczenie projektu Erasmus dotyczącego wsparcia włączania dla uczestników - koszty nadzwyczajne w rozliczeniach budżetowych/księgowych
• Czy koszty te można przesunąć? Co w przypadku ich niewykorzystania?
• Aspekt odwróconego VAT-u w umowie z partnerem (czy to występuje w umowach oświatowych?)
• Jakie są różnice między rozliczaniem projektu Erasmus+ a księgami rachunkowymi (budżetowymi)?
• Czy warto prowadzić księgowość w euro?
• Kupujemy dzieciom koszulki - czy to jest wsparcie, czy cele promocyjne?
• Jak wydatkować i rozliczać - cały proces w projekcie Erasmus+
• Nauczyciel zadeklarował podróż green travel. Otrzymał dofinansowanie na 9 dni. Po rozliczeniu okazało się, że jeden dzień podróży pokrywa się z dniem szkolenia. Czy musimy dokonać zwrotu za ten dzień?
• Czy każdy wydatek trzeba dzielić procentowo na 7 i 9?
• Czy we wsparciu organizacyjnym są progi procentowe na pomoce dydaktyczne, honoraria dla koordynatora i księgowej oraz przygotowanie kulturowe, pedagogiczne i językowe?
• Jeżeli mamy rachunek w Euro, ale księgowość w PLN, to czy będą różnice kursowe? Czy całość można księgować po kursie wpływu dotacji?
• Czy delegacja będzie dla nas bezkosztowa?
• Czy polityka rachunkowości powinna być osobna do każdego projektu?
• Kiedy zastosujemy środki zastępcze, a kiedy budżetowe?
• Program kulturowy 0% na fakturze w Euro z Hiszpanii. Czy wykazywać to w imporcie usług jako zwolnienie z VAT?
• Organizacja goszcząca wystawiła fakturę. Czy tylko program praktyk w ramach Erasmus + ze stawką 0% jest zwolniony, czy zwolnione są też: usługa zakwaterowania, program kulturowy, transport miejski z VAT 10%?
• Import usług. Czy faktury od instytucji pośredniczących, które organizują praktyki zawodowe za granicą, wyżywienie i pobyt korzystają ze zwolnienia z VAT?
• Czy faktury za zakwaterowanie, transfer i program kulturowy od partnera zagranicznego podlegają pod WNU i należy od nich odprowadzić VAT?
• Czy odsetki można przekazać do organu jako dochód?
• Czy podatek VAT od faktur projektowych należy zaewidencjonować w JPK? Czy one podlegają odliczeniu?
• Czy wydatki ze środków Erasmus + podlegają Ustawie Prawo zamówień publicznych?
• Czy na wyjazdach mamy do czynienia z importem usług? Czy odliczamy VAT?
• Czy w projekcie należy odliczać podatek VAT wg prewskaźnika?
• Jaka jest stawka na umowę zlecenia dla koordynatora lub księgowości?
• Dostając pieniądze w euro (mając konta w euro), musimy zaksięgować w złotówkach - jak to skutecznie robić?
• Czy kieszonkowe lepiej rozliczać jako delegację wyjazdu nauczyciela na Erasmus+? Które przepisy należy stosować - unijne czy krajowe?

3. Kieszonkowe i inne świadczenia

• Czym jest kieszonkowe?
• Czy wypłata kieszonkowego nauczycielom jadącym na mobilność powinna być opodatkowana, mimo braku jednoznacznych przepisów?
• Jak obliczyć wysokość kieszonkowego dla nauczycieli i uczniów wyjeżdżających na mobilność?
• Na jakiej podstawie organ prowadzący ustala, ile pieniędzy należy wypłacić nauczycielowi lub uczniowi na wyjazd, i jakie kryteria należy wziąć pod uwagę?
• Czy przy wyjazdach nauczycieli rozliczać je na podstawie delegacji, czy wypłacać kieszonkowe?
• Czy opiekunom również należy się kieszonkowe?
• Czy wypłata kieszonkowego może być w gotówce? Czy musi być przelew?
• Czy protokół wypłaty kieszonkowego dla uczestników jest wystarczającym dokumentem księgowym? Czy RIO może zakwestionować taki dokument?
• Po jakim kursie wypłacić kieszonkowe, jeżeli projekt przeliczony jest na zł? Czy po kursie z dnia podpisania umowy, czy z dnia poprzedniego NBP?
• Zanim kieszonkowe zostanie wypłacone uczestnikom, to czy te pieniądze powinny znaleźć się najpierw na koncie nauczyciela? Czy wypłacamy z konta utworzonego dla szkoły?
• Czy protokół wypłaty kieszonkowego dla uczestników jest wystarczającym dokumentem księgowym? Czy RIO może zakwestionować taki dokument?
• Czy kieszonkowe można wypłacić na miejscu, jeżeli koordynator widzi, że pozostaną mu środki ze wsparcia indywidualnego przeznaczone na wyżywienie i program kulturalny?
• Jeżeli kieszonkowe zostało wypłacone przelewem na konto, to czy musi być dodatkowo potwierdzenie otrzymania środków przez uczestników projektu?
• Na jakim paragrafie księgować wypłatę kieszonkowego?
• Czy kieszonkowe to mobilność?
• Na jakim paragrafie księgować kieszonkowe dla uczniów i kieszonkowe dla nauczycieli?
• Jaka jest podstawa prawna tego, że nie opodatkowujemy kieszonkowych?
• Czy wypłacamy kieszonkowe opiekunom?
• Koordynator przygotowuje umowy mobilności dla uczniów, ponieważ wszystkie koszty wycieczki pokryte zostały przez szkołę i nie wykorzystano całej kwoty indywidualnego wsparcia na ucznia. Czy to jest kieszonkowe?
• Jeżeli opiekunowie w projekcie otrzymują kieszonkowe, to czy można wypłacić delegację?
• Co w przypadku, gdy uczestnicy mają zapewnione pełne wyżywienie i nocleg? Czy wtedy też wypłaca się im kieszonkowe?
• W jakiej formie wypłacamy kieszonkowe uczniom – w gotówce, czy przelewem?
• Czy kieszonkowych nie można wypłacać w gotówce?
• Czy można podzielić wypłatę kieszonkowego na 50% na wyjazd i 50% po przyjeździe?
• Czy opiekunom też należy się kieszonkowe?
• Czy kieszonkowe należy opodatkować?
• Czy w Erasmus + można przelewać kieszonkowe na konta w PLN uczestników po kursie otrzymania środków od NA?
• Czy kieszonkowe rozlicza księgowość?
• Jeżeli z rozliczenia delegacji zagranicznej wynika mniejsza kwota, niż ze stawek, to czy należy ją wypłacić jako kieszonkowe?

4. Rozliczanie ryczałtów.

• Jak księgować ryczałt dla nauczyciela?
• Jeżeli nauczycielom płacimy ryczałt 100% na podróż, kurs i wsparcie indywidualne, to czy muszą przedstawiać nam faktury?
• Czy uczestnik może otrzymać ryczałt w formie zaliczki na zakup biletu lotniczego i sam go zakupić?
• Czy można wypłacić koordynatorowi pieniądze na wsparcie indywidualne ryczałtem w całości?
• Jeżeli ze wsparcia indywidualnego zapłacimy hotel i wyżywienie, to czy pozostałą kwotę przypadającą na ucznia szkoły średniej wypłacić w formie ryczałtu uczniowi?
• Czy najlepiej rozliczać projekt w formie ryczałtu?
• Jeżeli wypłacamy pieniądze na wsparcie indywidualne młodzieży, to czy traktujemy to jako ryczałt, czy zaliczkę?

5. Finansowanie i planowanie budżetu

• Skróciły się dni mobilności, co spowodowało oszczędności. Czy te środki można przeznaczyć na pomoce dydaktyczne? Czy na ich wydanie musimy mieć zgodę Narodowej Agencji?
• Jak ustalać budżet i jak ustalić go prawidłowo?
• Jak ustalić budżet, aby zmiany w kategoriach były zgodne z założeniami programów, i jak je efektywnie wprowadzić?
• Czy zamówienia na noclegi na praktyki zagraniczne podlegają przetargowi, i jak je rozliczać w ramach programu Erasmus?
• Jakie są różnice w podejściu do polityki rachunkowości między polskimi przepisami a wymaganiami Unii Europejskiej w ramach programów Erasmus?
• Jakie są zasady dotyczące stawek i diet unijnych w kontekście rozliczeń w ramach programów Erasmus, i dlaczego występują rozbieżności między nimi a krajowymi normami?
• Czy istnieje możliwość ujednolicenia zasad rozliczania delegacji i diet między wymogami unijnymi a krajowymi przepisami rachunkowymi?
• Czy księgowa może mieć wypłacone godziny ponadwymiarowe? Czy musi mieć podpisaną umowę zlecenia?
• Jeżeli projekt został już zrealizowany i pozostało 10 tys. zł, to na co można przeznaczyć te środki?
• Na jakim etapie powinniśmy zabezpieczyć środki na realizację projektu w planie wydatków budżetowych?
• Nauczyciele jadą na job shadowing. W ofercie od organizacji przyjmującej nie mają wyżywienia. W jaki sposób obliczyć stawkę wyżywienia?
• Na co możemy przeznaczyć otrzymane środki? Jakie elementy całej podróży mogą być opłacone ze środków otrzymanych?
• Czy można przeznaczyć pieniądze z Erasmus+ na szkolenie dla księgowych? Jeśli tak, kiedy należy o to wnioskować?
• Jakie koszty można ponosić, a jakie będą rozliczane z wkładu własnego?
• Jeżeli po zrealizowaniu wydatków okaże się, że zostają jeszcze środki, to czy istnieje możliwość zakupu laptopa lub aparatu fotograficznego jako narzędzia do upowszechniania projektu?
• Czy budżet w ramach akredytacji rozliczany jest tak samo jak normalny projekt?
• Jeżeli czekamy na 20% pozostałych środków, a w międzyczasie wpłyną środki na nowy projekt, to czy możemy pożyczyć określoną kwotę z tych środków?
• Jak formalnie usuwać środki w kategoriach?
• Czy w przypadku wypłat ryczałtowych można przesuwać środki w kategoriach z indywidualnego na podróż?
• Jak księgować wydatki złotówkowe z konta w Euro? Po jakim kursie? Co z planem finansowym?
• Czy prawidłowe jest wypłacanie swoim pracownikom delegacji zagranicznej, jeżeli mają wszystko zapewnione?
• Jakie koszty mogą być zawarte we wsparciu włączenia dla organizacji?
• Realizujemy kolejny projekt w ramach akredytacji. Czy w ramach wsparcia organizacyjnego można zakupić środki trwałe, np. szafę na dokumentację lub laptopa?
• Z jaką czwartą cyfrą paragrafu powinien być wkład własny?
• Czy środki w jednostce obsługującej księgujemy 130/223, czy 138/227?
• Co z ujemnymi różnicami kursowymi środków, które dokłada powiat?
• Czy udział w szkoleniu może być finansowany ze środków budżetu szkoły, czy budżetu projektu?
• Czy szkolenie jako wsparcie organizacyjne to paragraf 4301, czy 4701?
• Co z odsetkami od środków na rachunku, jeżeli projekt nie może generować dochodu?
• Został przyznany budżet w akredytacji wyższy niż wyliczony budżet na platformie. Czy trzeba zwrócić tę różnicę? Czy operujemy mniejszą kwotą do wydatkowania?
• Co w przypadku, gdy zostanie z rozliczenia projektu 30 Euro?
• Czy oszczędności z podróży można przeznaczyć na wsparcie organizacyjne?
• Co z odsetkami na rachunku bankowym?
• Czy pieniądze na projekt mają najpierw wpłynąć do organu prowadzącego szkołę, a następnie zostać jej przekazane? Czy bezpośrednio trafią na konto szkoły?
• Uczniowie wyjeżdżają z dwoma opiekunami. Opłacamy im podróż, a nocleg mają u rodzin. Wsparcie indywidualne otrzymują opiekunowie, z czego opłacają im wyżywienie, przejazdy i inne wydatki. Czy muszą przedstawiać faktury, aby się z tego rozliczyć?
• Czy każdy projekt w jednostce powinien mieć własną politykę rachunkowości?
• Czy w polityce rachunkowości wystarczy zapis, że środki w ramach projektu rozliczane są na zasadach ogólnych w polityce?
• 18 października wpłynęły środki z Narodowej Agencji na konto gminy, która przekaże je na nasz rachunek bankowy. Czy w polityce rachunkowości można zrobić zapis, że wszystkie wydatki w naszej szkole przeliczane będą wg kursu, po którym gmina otrzymała środki z NA?
• Czy ze wsparcia organizacyjnego można przesunąć środki?
• Co, jeżeli po zrealizowaniu projektu zostaną środki?
• Czy można pominąć jakąś kategorię wydatków?
• Czy dyrektor szkoły może decydować o środkach, które zostaną?
• Otrzymaliśmy dofinansowanie w wysokości 60 tys. Euro. Do realizacji projektu potrzeba 58 tys. Euro. Co z resztą środków?
• Czy SCWU prowadzący obsługę księgową może wymagać od prowadzącego projekt określenia kwoty wynagrodzenia dla księgowej prowadzącej projekt?
• Jakie zasady należy stosować w przypadku wyjazdu młodzieży na Erasmus+ od strony budżetowej?
• Na co mogą być przeznaczone zebrane odsetki?
• Jakie wydatki są kwalifikowalne, a jakie nie?
• Jak dostosowywać wydatki do tego, co jest w treści merytorycznej?
• Ile lat powinien być przechowywany w szkole majątek pochodzący z projektów unijnych?
• Jeżeli po zrealizowaniu wydatków okaże się, że zostają jeszcze środki, to czy istnieje możliwość zakupu laptopa lub aparatu fotograficznego jako narzędzia do upowszechniania projektu?
• Podczas wizyty uczniów z zagranicy ponosimy koszty organizacji uroczystej kolacji. Czy koszt kolacji musi być pokryty ze wsparcia organizacyjnego?
• Przypadek: nauczyciel na wyjazd miał otrzymać 807 Euro wsparcia indywidualnego. Przelewem na rachunek w PLN otrzymał równowartość tej kwoty, za co w kantorze mógł zakupić tylko 800 Euro. Czy należy nauczycielowi dopłacić 7 Euro ze środków własnych?

6. Zasady dotyczące umów i wynagrodzeń

• Czy nauczyciel może otrzymać umowę zlecenia?
• Kto jest odpowiedzialny za pisanie umów w ramach projektów Erasmus?
• Czy projekty Erasmus mają dodatkowe środki przeznaczone na wynagrodzenia?
• Jak rozliczać delegacje nauczycieli wyjeżdżających na programy Erasmus?
• W jaki sposób należy wynagradzać koordynatorów programów Erasmus, gdy są nauczycielami – czy płacić im za nadgodziny, czy zawrzeć umowę zlecenie?
• Jak rozwiązać kwestię wyjazdu nauczycieli w czasie wakacji – czy powinno to być traktowane jako delegacja, urlop, czy inna forma?
• Czy można wypłacić pracownikowi mniej środków niż zakłada dieta w danym kraju?
• Czy rozliczenie między szkołą polską a holenderską powinno zostać ustalone w umowie partnerskiej?
• Czyje podpisy muszą znaleźć się na certyfikacie?
• Czy wyjazd nauczyciela uczącego przedmiotów zawodowych na job shadowing księgujemy w ramach paragrafu 4701 "szkolenia"?
• Jakie są zasady wypłaty godzin ponadwymiarowych dla nauczycieli w ramach programu Erasmus+?
• Czy księgowa może mieć wypłacone godziny ponadwymiarowe? Czy musi mieć podpisaną umowę zlecenia?
• Czy są widełki miesięcznego wynagrodzenia koordynatora i księgowej mieszczące się w ramach tzw. dobrej praktyki?
• Jak wynagradzać wyjazd nauczyciela za granicę i jednoczesną nieobecność w pracy?
• Kiedy należy wypłacić wynagrodzenie, jeżeli projekt kończy się w grudniu?
• Czy jest określony procent kwoty, który możemy przesunąć?
• Czy oświadczenie uczestnika wyjazdu może stanowić potwierdzenie wydatku, na który nie ma rachunku lub faktury?
• Jeżeli organizacja zapewnia podróż, to czy środki zaoszczędzone mogą być wydane na wydatki ze wsparcia indywidualnego?
• Czy w Beneficiary Module opisujemy zdobyte kompetencje przy opisie dyplomu?
• Czy w umowie powinien być zawarty zapis dotyczący sposobu zapewnienia bezpieczeństwa, np. że osoby zostaną przeszkolone z pierwszej pomocy, a w miejscach zajęć będzie monitoring?
• Czy w akcji 121 muszą być umowy partnerskie z organizacjami przyjmującymi?
• Czy dwa dni na podróż przysługują każdemu z uczestników? Czy musi być to udokumentowane?
• Kiedy należy wypłacić wynagrodzenie, jeżeli projekt kończy się w grudniu?
• Jeżeli nauczyciel jest koordynatorem, to czy stawkę za godzinę może mieć ustaloną dowolnie?
• Czy wypłata godzin ponadwymiarowych dla nauczycieli za kurs przygotowawczy odbywa się na podstawie przepisów Karty Nauczyciela?
• Uczestnicy podpisują umowę i otrzymują 100% dofinansowania. Rozliczają się ryczałtowo. Po powrocie przekładają tylko certyfikaty. Czy powinniśmy wymagać innych dokumentów w postaci delegacji czy biletów?
• Po jakim kursie AN rozlicza projekt?
• Z jakiej kategorii budżetowej opłaca się wycieczki w ramach programu kulturowego oraz ubezpieczenie uczestnika?
• Czy SCWU prowadzący obsługę księgową może wymagać od prowadzącego projekt określenia kwoty wynagrodzenia dla księgowej prowadzącej projekt?
• Co, jeżeli w CUW księgowa nie ma wynagrodzenia?
• Czy można nie planować wydatków na obsługę księgową?
• Czy są widełki miesięcznego wynagrodzenia koordynatora i księgowej mieszczące się w ramach tzw. dobrej praktyki?
• Czy prawidłowe jest wprowadzenie planu do budżetu wg kursu z dnia podpisania umowy?
• Czy wypłata gotówkowa jest opodatkowana i oskładkowana?
• Jeżeli umowa została podpisana w 2024 r., a realizacja projektu będzie w 2025 roku, to czy w związku ze zmianą stawki godzinowej dla nauczycieli można zastosować stawkę z 2024 r.?
• Czy wynagrodzenie dla koordynatora, księgowej i nauczycieli jest oskładkowane i opodatkowane?
• Co, jeżeli nauczyciel zrezygnuje, a dostał już środki?
• Jeżeli wypłacamy pieniądze na wsparcie indywidualne młodzieży, to czy traktujemy to jako ryczałt, czy zaliczkę?
• Jak wypłacić wynagrodzenie koordynatorowi i księgowej przy projekcie z akredytacją?
• Czy w przypadku wypłaty z kasy dokument KW może zastąpić protokół wypłaty?
• Na jakich zasadach zatrudniany jest koordynator lub księgowa? Czy w oparciu o umowę zlecenia?
• Do kiedy należy złożyć budżet w akredytacji?
• Czy nauczyciel może mieć umowę zlecenia?
• Czy kwota wynagrodzenia ma być ryczałtowa, czy godzinowa na zlecenie? Jak jest preferowane?
• Czy wsparcie indywidualne w całości może być wypłacone uczestnikowi projektu?
• Księgowa pracująca w szkole i jednocześnie rozliczająca projekt. Czy stosować wobec niej umowę zlecenia do projektu, czy dodatek specjalny?
• Czy umowa projektu musi być w języku polskim?
• Czy księgowa z CUW powinna mieć umowę zlecenia ze szkołą, w której realizowany jest projekt?
• Czy księgowa może mieć wynagrodzenie ze środków organizacyjnych projektu bez nazywania tego „dodatkiem”?
• Czy w przypadku akredytacji uczestnik może jechać więcej niż jeden raz?
• Czym jest „płatność bilansująca”?
• W jakiej formie powinna być decyzja opiekuna?
• Jeżeli konto jest w Euro, a część wydatków w złotówkach, to w jaki sposób to księgować?
• Czy wizytę przygotowawczą i bilety można zaksięgować na paragraf delegacji 442?
• Czy różnice niekwalifikowane to te wynikające z płatności w PLN, a nie wynikające z rozliczeń księgowych?
• Jako koordynator projektu zatrudniony jest nauczyciel w oparciu o Kartę Nauczyciela. Czy to oznacza, że za każdą godzinę przepracowaną w ramach Erasmus+ otrzymuje wynagrodzenie wg stawki zaszeregowania jako godzinę ponadwymiarową?
• Czy z nauczycielem pracującym w szkole zamiast wypłaty godzin ponadwymiarowych można zawrzeć umowę zlecenia?
• Praktyczne rozwiązania problemów wynikających ze zmieniającej się umowy z Erasmus+
• Cały proces rozliczeniowy, dla osób wdrażających się w temat
• Jak poprawnie napisać raport końcowy?
• Jak obsługiwać programy Erasmus+? Wyjaśnienie działania programu do obsługi Erasmus+, od A do Z, co gdzie klikać i jakie czynności po kolei wykonywać?
• Jak i kiedy ubiegać się o wynagrodzenie dla koordynatora programu oraz księgowości?
• Czy stosować regulaminy wynagradzania wewnętrzne, czy np. umowy zlecenia? Co jest korzystniejsze?

7. Dofinansowiania oraz dofinansowanie z FRSE

• Czy Erasmus+ jest na podobnych zasadach jak dofinansowanie z FRSE Erasmus+?
• Jak powinno wyglądać księgowanie dotacji otrzymanych z FRSE w kontekście wyjazdów Erasmus?
• Czy możliwe jest, że przy umowie FERS występuje 100% środków EFS?
• Uczestnicy podpisują umowę i otrzymują 100% dofinansowania. Rozliczają się ryczałtowo. Po powrocie przekładają tylko certyfikaty. Czy powinniśmy wymagać innych dokumentów w postaci delegacji czy biletów?
• Czy Beneficiary Module znajduje się na stronie erasmus.org?
• Czy można podpisać umowę i wypłacić dofinansowanie uczestnikom w styczniu, jeżeli szkolenie odbędzie się dopiero w październiku? Jako argument podają konieczność opłacenia szkolenia, na które trzeba się znacznie wcześniej zgłosić i zarezerwować bilety lotnicze.
• Logo w projekcie 2023 – współfinansowane, czy dofinansowane przez UE?
• Jaki paragraf wydatków, jeżeli szkolenie nauczyciela jest realizowane na podstawie umowy i wypłacane uczestnikowi ryczałtowo w całości z dofinansowania?
• Czy w ramach job shadowing ubezpieczenie, bilety lotnicze, pobyt, zakwaterowanie i kieszonkowe księgujemy w paragrafie 4701?
• Czy wsparcie indywidualne obliczamy wg stawek podawanych przez FRSE?

8. Mobilność

• Przyjmujemy 20 uczniów i 2 nauczycieli z Holandii w ramach KA121 i mamy dla nich zorganizowany program. Czy możemy zapłacić za transport lokalny, zajęcia i bilety wstępu do muzeum ze środków bieżących szkoły? Czy wystawiamy dla partnera z Holandii fakturę za organizację mobilności?
• Kiedy jest termin składania wniosków o krótkoterminową mobilność edukacyjną?
• Czy dni mobilności to dni działań? Czy do dni mobilności można doliczyć dzień podróży, jeżeli podróż odbywa się samolotem?
• Co jest wymagane w poszczególnych rodzajach mobilności?
• W umowie dla uczestnika jest zapis, że umowa obejmuje okresy mobilności i dni podróży. Czy w przypadku green travel wpisujemy 9 dni?
• Skróciły się dni mobilności, co spowodowało oszczędności. Czy te środki można przeznaczyć na pomoce dydaktyczne? Czy na ich wydanie musimy mieć zgodę Narodowej Agencji?
• Czy przy mobilności szkoleniowej nauczycieli w ramach akredytacji jest wymagana faktura potwierdzająca zapłatę za kurs?
• Czy tłumaczenie certyfikatu z mobilności jest obowiązkowe?
• Czy cały ryczałt (wsparcie indywidualne i podróż) można wypłacić opiekunom prawnym niepełnoletniego uczestnika mobilności?
• Po powrocie z mobilności pozostały środki ze wsparcia organizacyjnego – około 10 tys. Na co można przeznaczyć te środki?
• Jak to wygląda w przypadku Europass, czy jest on dla wszystkich mobilności?
• Czy opiekunowie są uczestnikami mobilności?
• Co w przypadku, gdy uczestnik z powodu zdarzenia losowego nie będzie mógł wyjechać na mobilność?
• Czy podróż do samej mobilności wlicza się na platformie?
• Czy z OLS mogą korzystać uczestnicy mobilności grupowej?
• Czy skorzystanie z OLS jest obowiązkowe dla 5-dniowej mobilności uczniów?
• Czy nauczyciel oddelegowany na mobilność musi mieć wystawioną delegację?
• Czy w ramach mobilności szkolnej umowę partnerską podpisujemy ze szkołą goszczącą, czy organizacją przyjmującą?
• Czy szkoły podpisują umowy z instytucją zagraniczną organizującą mobilność?
• Czy księgowa będąca w kadrze zarządzającej projektem może wyjechać na mobilność?
• W umowie dla uczestnika jest zapis, że umowa obejmuje okresy mobilności i dni podróży. Czy w przypadku green travel wpisujemy 9 dni?
• Czy np. kieszonkowe można wypłacać dla uczestników po odbytych mobilnościach?
• Jak rozliczać środki, które zostaną po mobilnościach?

9. Wymagania dotyczące dokumentacji i formalności w programie Erasmus+

• W jakim celu są realizowane projekty Erasmus i co to za projekty z księgowego punktu widzenia?
• Jak zatrudniać nauczycieli do programów Erasmus, gdy do tej pory wynajmowano firmę zewnętrzną, a teraz nie można tego zrobić?
• Jak rozwiązać problem zatrudniania nowych nauczycieli, którzy nie znają uczniów, w sposób zgodny z Kartą Nauczyciela?
• W jaki sposób udokumentować wydawanie pieniędzy? Czy musi być faktura? Czy wystarczą paragony?
• Jakie są wymagania dotyczące dokumentacji i formalności w programie Erasmus+?
• Na co zwracać uwagę podczas podpisywania umowy z Erasmus+?
• Jak dobrze podzielić prace między koordynatorem a księgową?
• Jaka dokumentacja nas obowiązuje?
• Jakie dokumenty są niezbędne/obowiązkowe, a jakie opcjonalne, uwzględniając różnice w projektach?
• W jakich terminach powinna być składana jaka dokumentacja?
• Jakie dokumenty składać w https://webgate.ec.europa.eu/?
• Posiadając akredytację, jakie dokumenty powinno się mieć skompletowane?
• Kto i w jakim momencie będzie weryfikował, czy spełnione są wszystkie formalne wytyczne?
• Jaką dokumentację należy prowadzić? (paragony czy ryczałtowo)
• W czyjej gestii jest przetłumaczenie dokumentacji, która jest w języku angielskim? Organizatorów/koordynatorów projektu - nauczycieli czy księgowości?
• Jaką dokumentację należy przygotować przed kontrolą?
• Gdzie można sprawdzić, ile przyznała nam agencja na podróż, wsparcie indywidualne, kurs, a ile na wsparcie organizacyjne?
• Jak długo przechowujemy dokumentację projektową?
• Jakie załączniki dołączamy do raportu końcowego?
• Czy godziny ponadwymiarowe z programu Erasmus+ nie są ujęte w arkuszu organizacyjnym szkoły?
• W jaki sposób udokumentować wydawanie pieniędzy? Czy musi być faktura? Czy wystarczą paragony?
• Jaki dokument stanowi potwierdzenie osiągnięcia efektów kształcenia?
• Jak długo przechowujemy dokumentację projektową?
• Czy tłumaczenie faktur jest obligatoryjne?
• Jakie wydarzenia promocyjne mogą być prowadzone w ramach dzielenia się wiedzą?
• Jakie dokumenty należy przechowywać w szkole po zakończeniu projektu?
• Kiedy podróż można uznać za „zieloną”, jeżeli podróżujemy częściowo autokarem, a częściowo samolotem?
• Co z DWR, jeżeli jest umowa o pracę?
• Czy numeracja dokumentów księgowych dotyczących projektu powinna zaczynać się od 1, czy są to kolejne numery dokumentów w systemie księgowym?
• Jakie dokumenty przechowywać jako potwierdzenie działania w przypadku wizyty przygotowawczej?
• Jakie dokumenty poświadczają udział sił wyższych?
• Czy podpis na ofercie jest konieczny?
• Jakie dokumenty przechowywać jako potwierdzenie działania w przypadku wizyty przygotowawczej?
• Jaki dokument stanowi potwierdzenie dla księgowości, jeżeli nauczyciel wyjeżdża na job shadowing i otrzymuje ryczałt w złotówkach?
• Jakie załączniki dołączamy do raportu końcowego?
• Czy Europass jest obowiązkowy?
• Czy trzeba drukować Europass uczestnikom? Czy wystarczy przesłać im w formie elektronicznej?
• Czy wewnętrzne dokumenty księgowe muszą zawierać logotypy na potrzeby projektu?
• Mamy akredytację na 5 lat. Czy kwoty ze wszystkich się sumują?
• Co oznacza zapis w umowie „maksymalna kwota dofinansowania działań międzynarodowych”?
• Co kontroluje KAS?
• Czy zdarzają się kontrole z RIO?
• Czy logo Erasmus+ zostało zastrzeżone i musi być niewidoczne na dokumentach?
• Czy może być zawarta umowa na kierownika projektu?
• Jak przeliczyć na złotówki 20% dofinansowania, które powiat dokłada?
• Czy zapis rozliczenia kosztów i wydatków może być kasowy?
• Co w przypadku, gdy szkoła jest w ORS, ale nie można podpiąć dokumentów do niej?
• Czy jest oficjalny wzór na powołanie księgowego?
• Schemat KSI.
• Czy wizytę przygotowawczą można zaksięgować na podróże służbowe w paragrafie delegacji, nie mając dokumentu delegacji, tylko faktury?
• Jaki paragraf zastosować do ubezpieczenia uczniów i opiekunów?
• Czy na przyszły rok można sporządzić wniosek o akredytację na 5 lat, pomimo że program kończy się w 2027 r.?
• Czy koszty napisania projektu są pokrywane przed realizacją projektu?
• Czy wypłatę wynagrodzenia dla koordynatora i księgowej można ponieść pod koniec realizacji projektu?
• Co oznacza, że „stosujemy kurs historyczny”?
• Czy księgowość należy prowadzić w osobnym dzienniku?
• Czy dietę dla opiekunów w związku z wyjazdem wypłacamy tak jak rozliczenie delegacji po powrocie z zagranicy zgodnie z kursem NBP, czy z kursem wynikającym z projektu?
• Co, jeżeli nauczyciel języka obcego ma wymiar zatrudnienia w wysokości 1,5 etatu, a zgodnie z Kartą Nauczyciela nie może mieć?
• Czy godziny realizowane przez nauczycieli z przepisu art. 35 w ramach Erasmus+ wliczane są do limitu 276 godzin miesięcznie zaangażowania w projekty?
• Czy członkowie zespołu projektowego mają mieć umowę zlecenia?

10. Podróż i transport

• Kto płaci za transport lokalny w przypadku przyjmowania uczniów z zagranicy?
• Czy w akredytacji mamy zaplanowane kursy dla nauczycieli, czy mogą być one w Polsce?
• W jaki sposób obliczyć stawkę wyżywienia, jeżeli nauczyciel nie ma wyżywienia w ofercie organizacji przyjmującej?
• Będziemy przyjmować 12 uczestników i 6 nauczycieli. Kto płaci za transport lokalny?

11. Sprawozdawczość budżetowa

• Jakie sprawozdania budżetowe przygotowuje się realizując dotację w ramach programu Erasmus +?
• Jak wygląda sprawozdawczość w ramach programu Erasmus i jakie dokumenty są wymagane do rozliczeń?
• Wypełnianie raportu w BM w ramach akredytacji po 3 latach trwania projektu
• Czy raport końcowy można wygenerować do formatu pdf lub wydrukować?
• Co w przypadku, gdy uczestnik nie wypełnił raportu w wyznaczonym terminie? Czy można ponownie wysłać prośbę o wypełnienie?
• Czy do AN sporządza się tylko sprawozdanie końcowe?
• Jakie certyfikaty po mobilności - jak je nazywać w sprawozdaniach?

12. Jak przebiegają kontrola i audyt w programie Erasmus+?

• Na co zwraca uwagę kontrola finansowa z Erasmus+? Jakie dokumenty przygotować do wglądu?
• Jak wygląda kontrola? Czego można się spodziewać?
• Jak przebiega taka kontrola?
• Jakich pytań można się spodziewać na kontroli?
• Na co trzeba zwrócić uwagę przy kontroli?
• Czego dotyczy kontrola finansowa Erasmus+?