Wideo ze szkolenia
Zobacz wideo >>W programie m.in.:
- Elektroniczny obieg dokumentów: praktyka z innych urzędów
- Jakie dodatkowe możliwości w elektronicznym obiegu dokumentów można wykorzystać podczas pracy zdalnej?
- Z jakich środków można starać się o dofinansowanie na wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów? Produkt jakim jest elektroniczny obieg dokumentów to bardzo kosztowne przedsięwzięcie, czy małe gminy będą zmuszone, aby wdrożyć ten system oraz gdzie można ubiegać się o dofinansowanie na wdrożenie takiego oprogramowania?
- Jakie są plany Ministerstwa Cyfryzacji związane z wprowadzeniem bezpłatnego elektronicznego obiegu dokumentów wszystkim gminom? Czy rok 2021 będzie przełomowy w elektronizacji samorządów?
- Niechęć pracowników do pracy w EZD: jak sobie z tym poradzić, jak egzekwować pracę oraz czy można wszcząć roszczenia względem pracownika?
- Czy EZD jest potrzebne, kiedy i tak trzeba wydać wersję papierową petentowi?
- Korespondencja ePUAP oraz podpis elektroniczny – jak z tym sobie poradzić, kiedy nie każdy pracownik, czy petent posiada konto na ePUAP?
Uwaga! Wideoszkolenie poprowadzi praktyk który od 14 lat inicjuje w urzędzie zmiany z zakresu obiegu dokumentów, informatyzacji i systemów informatycznych.
Szczegółowy program szkolenia:
1. Jak powinien wyglądać obieg i archiwizacja dokumentów w systemie elektronicznego zarządzania dokumentacją?
- Jak powinna wyglądać procedura przyjęcia poczty w formie papierowej oraz wdrożenie jej do elektronicznego systemu?
- Jak traktować pocztę elektroniczną? W jaki sposób powinna być archiwizowana?
- Jeśli pracownik wykonywał dotychczas prace papierowa to w jaki sposób wprowadzić korespondencje do systemu, jak wprowadzić zwrotki?
- Jak się przygotować do przejścia z papierowego obiegu dokumentów do wersji w formie elektronicznej?
- Czy można wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów tylko w określonym obszarze np.: na korespondencję przychodzącą?
- Czy mimo wprowadzenia elektronizacji trzeba również wysłać pismo w formie elektronicznej?
- Jak to powinno wyglądać z punktu widzenia administratora - użytkownika na stanowisku kierowniczym, gdzie jest dekretacja, pracownik końcowy merytoryczny, czy jest jakaś różnica w użytkownikach?
- Czy dane wrażliwe wprowadzane są do systemu na jakiś specjalnych zasadach?
- Zgony i małżeństwa, czy można nie wprowadzać z uwagi na organizacje pracy?
- Czy dokumenty z USC, gdzie jest nr PESEL, historia, przyczyna zgonu, czy skanujemy i wstawiamy do systemu, czy tam gdzie są dane wrażliwe nie musimy tego robić?
- Czy można na własną odpowiedzialność nie wprowadzać dokumentów do systemu z danymi wrażliwymi?
- W jaki sposób wyegzekwować od pracowników dwutorową pracę w postaci prowadzenia równolegle dokumentacji w formie papierowej oraz elektroniczne?
- USC pracuje w źródłach, czy USC są wyłączone z systemu ogólnego, jakie dokumenty można wprowadzać z USC do systemu?
- Czy jest możliwość wprowadzania zwrotek pism do systemu?
- EOD – jak wpisywać do rejestru dokumentację?
- Czy każdą pocztę wpisujemy do elektronicznego obiegu dokumentów?
- Jak zakładamy sprawy w elektronicznym obiegu dokumentów?
- Czy jest zachowana chronologia w elektronicznym obiegu dokumentów?
- Czy kiedy jest EZD to trzeba prowadzić wersję papierową?
- Jak archiwizuje się sprawy w elektronicznym obiegu dokumentów?
- Jak są rozsyłane dane w elektronicznym obiegu dokumentów do danych wydziałów i osób?
- Czy w momencie skanowania i dekretacji każdy widzi gdzie jest dokument i na jakim etapie jest sprawa?
- Czy każdy z kierowników prowadzi osobną ewidencję dokumentacji?
- Czy można zweryfikować jakie pismo komu przypisano?
- Czy jest się w stanie zweryfikować prace i etap, od momentu wpisania, wejścia dokumentu i dekrecie?
- Które dokumenty nie mogą być ewidencjonowane w elektronicznym obiegu dokumentów?
2. Elektroniczne zarządzanie dokumentacją a pełna integracja z ePUAP:
- Jak skonsolidować elektroniczny obieg dokumentów z ePUAP?
- Czy w jakiś sposób można wyegzekwować od pracowników wysyłkę przez ePUAP, ponieważ większość się do tego nie stosuje?
- Jak po kolei przeprowadzić wysyłkę przez ePUAP?
- Jak wychodzi poczta z ePUAP?
- Czy e-kancelaria jest spięta z ePUAP?
- Podpisy kwalifikowane (ePUAP) zamiast pieczątki, czy jest taka możliwość?
- Czy jest konieczne posiadanie konta na ePUAP, aby administrator mógł podciągnąć danego pracownika pod swój profil?
- Czy każdy z mieszkańców UMiG powinien założyć konto na ePUAP?
- Co w przypadku, gdy tylko garstka mieszkańców posiada możliwości korzystania z ePUAP, co z pozostałą częścią?
3. Elektroniczny obieg dokumentów – dokumenty w jednym miejscu: plusy najbardziej zautomatyzowanego systemu:
- Jakie są plusy wprowadzenia elektronicznego obiegu dokumentów w małym Urzędzie?
- Czy od nowego roku 2021 elektroniczny obieg dokumentów będzie koniecznością?
- Czy wiadomo kiedy będzie odgórnie narzucone wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów?
- Czy wprowadzenie systemu usprawni pracę urzędu?
- Jak wyglądają zasady działania elektronicznego obiegu dokumentów?
- 2 wersje (elektroniczna i papierowa) jest to podwójna praca co zniechęca ludzi do pracy - jak sobie radzić z niechęcią pracowników do elektronicznego obiegu dokumentów?
- Jak taki elektroniczny obieg dokumentów funkcjonuje w innych urzędach? Praktyczne uwagi od innych samorządów, które mają już wdrożony taki obieg
- Czy elektroniczny obieg dokumentów połączony z wersją papierową uznaje się jako wspomaganie?
- Czy elektroniczny obieg dokumentów zabezpiecza wszystkie potrzeby
- Czy można uzyskać wersję testową elektronicznego obiegu dokumentów?
- Czy są jakieś dodatkowe możliwości w elektronicznym obiegu dokumentów, które można wykorzystać podczas pracy zdalnej?
- Czy elektroniczny obieg dokumentów dobrze się sprawdza podczas ograniczonego kontaktu z Urzędem?
- Czy znaczącym problemem jest czynnik ludzki, czy wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów obciąża pracę urzędnika?
- Dwutorowa praca: wersja papierowa, wersja elektroniczna, czy to nie zniechęci pracowników?
- W jaki sposób pomóc pracownikom, ponieważ nie wszyscy posiadają umiejętności techniczne?
- Jak przekonać księgowość do elektronicznego obiegu dokumentów, ponieważ księgowość musi mieć oryginały FV?
- Małe gminy nie są przyzwyczajone do takich elektronizacji, jak sobie z tym poradzić?
- Czy system dodaje pracy urzędnikom?
- Czy w małych gminach sprawdzi się wprowadzenie takiego systemu?
- Jak przekonać urzędnika do pracy w dwóch wersjach: papierowej oraz elektronicznej?
- Czy taki system się sprawdza?
- Czy elektroniczny obieg dokumentów wprowadza szybszy obieg dokumentów?
- Czy podczas pracy zdalnej możemy mieć dostęp do dokumentów z rożnych punktów?
- Czy system mieszany jest najtrudniejszy, ponieważ podwójnie trzeba prowadzić dokumenty oraz podwójnie trzeba zakładać teczki?
- Jaką do wykorzystania ma funkcjonalność elektronicznego obiegu dokumentów?
- Czy żeby wprowadzić elektroniczny obieg dokumentów trzeba przeorganizować pracę całego urzędu?
- Czy wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów ma ograniczyć chodzenie petentów po biurach?
- Czy podjęcie decyzji o elektronicznym obiegu dokumentów jest nieodwracalną decyzją?
- Czy nie lepiej od samego początku się zdecydować na całkowity obieg dokumentów, aby uniknąć podwójnej pracy?
- Czy elektroniczny obieg dokumentów sprawdzi się przy 12 pracowniach?
- Czy da się całkowicie wyeliminować wersję papierową?
4. Z jakich środków sfinansować system elektronicznego obiegu dokumentów?
- Czy można się starać o dofinansowanie na wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów?
- Czy o dofinansowanie można się tylko starać na częściowe wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów, czy również na całkowite oprogramowanie?
- Licencja, oprogramowanie to bardzo kosztowne rzeczy skąd czerpać środki?
- Co w przypadku, gdy złożono wniosek o dofinansowanie i dofinansowania tego nie otrzymano, ponieważ jedna z gmin się wycofała – projekt był partnerski, czy po wycofaniu jednej z gmin można dalej ubiegać się o dofinansowanie?
- Ile wynosi całkowite wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów?
- Czy firma z którą podpisuje się umowę w ramach współpracy przeszkala pracowników z całego systemu?
- Co z możliwościami w przypadku małego Urzędu? Na czym można zaoszczędzić wprowadzając elektroniczny obieg dokumentów w małym Urzędzie?
- Czy w ramach umowy z dostawca systemu są również szkolenia?
- Czy system papierowy można wspomóc na zasadzie wspomagania w wybiórczych obszarach oraz czy te obszary można współfinansować w ramach programu unijnego?
- Jakie są programy pomocowe, aby wprowadzić w życie elektroniczny obieg dokumentów?
- Czy jest możliwość skorzystania z projektu unijnego, który nie wymaga własnego wkładu finansowego?
- Planując wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów, na jakie trzeba się przygotować budżet oraz w jaki sposób trzeba przeorganizować pracę urzędu?
- Jaka jest kwota wprowadzenia takiego systemu?
- Czy wystarczy ponad 100 tys. zł w przygotowaniu technicznym?
- Na czym można zaoszczędzić wdrażając elektroniczny obieg dokumentów?
- Skąd można pozyskać dodatkowe środki na wdrożenie takiego systemu lub środki uzupełniające brakujący budżet na uruchomienie?
5. Wymagania techniczne:
- Cała cyfryzacja: począwszy od planowania po wdrożenie i funkcjonowanie
- Czy są jakieś wymagania sprzętowe lub programowe na wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów?
- Czy wszystkie dokumenty będzie trzeba skanować?
- Czy trzeba wprowadzić zmiany w zarządzeniach i regulaminach przed wprowadzeniem EZD?
- Jak wdrożyć program Proton?
- Jakie najczęściej występują problemy podczas użytkowania elektronicznego obiegu dokumentów?
- Czy zaszły jakieś zmiany w przepisach w związku z prowadzeniem dokumentacji w urzędzie?
- Jak przeprowadzić audyt z elektronicznego obiegu dokumentów?
- W jaki sposób można rozszerzyć program, ponieważ z uwagi na pandemie coraz częściej są załatwiane sprawy droga elektroniczną?
- Który z programów jest najbardziej intuicyjny i prosty w obsłudze z perspektywy użytkownika?
- Na co zwrócić szczególną uwagę przy doborze oprogramowania?
- Gabaryty i rozmiar – jaka jest maksymalna wielkość jednego pliku?
- Czy wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentu trzeba poprzedzić uchwałą?
- Jakie umiejętności musi posiadać pracownik, aby zajmować się wprowadzaniem danych do elektronicznego obiegu dokumentów?
- Jak zrobić audyt z elektronicznego obiegu dokumentów?
- Czy można połączyć tak ze sobą systemy, że przy odbiorze poczty tradycyjnej od listonosza można elektronicznie od razu odhaczyć zwrotkę robiąc to za pośrednictwem poczty?
- Średnio pozwalaj warunki lokalowe, poczta przechodzi przez sekretariat wójta – jak rozwiązać ten problem, ponieważ wprowadzenie dokumentacji powinno się odbywać w pomieszczeniu, gdzie przebywa mała liczba osób tak, aby ograniczyć poruszanie się osób z zewnątrz po Urzędzie oraz aby dokumentacje wprowadzić od razu przy odbiorze poczty tradycyjnej od listonosza, aby mogła ona z systemu powędrować bezpośrednio do danej osoby bez jej roznoszenia?
- Czy trzeba przerobić całą serwerownie, ponieważ codziennie byłaby wprowadzana duża ilość dokumentów, a wiąże się to z wielkością plików i obciążeniem serwerów?
- Jaka jest kwota przerobienia serwerowni dla Urzędu, który zatrudnia ok. 30 pracowników?
- Czy póki nie działa dobrze elektroniczna wersja, czy trzeba pracować również w formie papierowe np.: ok. pół roku na samym początku, aby cały Urząd nauczył się nowego funkcjonowania w nowej rzeczywistości
- Jak działa SEKAP?
- Czy trzeba mieć odpowiednio wykwalifikowana kadrę, aby się tym zajmowałaś?
- Duże braki kadrowe - nie miałby tego kto robi z uwagi na problemy organizacyjne, co w takim przypadku?
- Jakie trzeba wdrożyć procedury, aby uruchomić elektroniczny obieg dokumentów?
- Czy jest jakiś określony zakres obejmujący tylko elektroniczny obieg dokumentów?
- Kiedy wejdzie w życie Rządowy uniwersalny projekt na wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów?
- Czy będzie obowiązek dla małych samorządów, aby wprowadzić elektroniczny obieg dokumentów?
- Produkt jakim jest elektroniczny obieg dokumentów to bardzo kosztowne przedsięwzięcie, czy małe gminy będą zmuszone, aby wdrożyć ten system?
- Czy przepisy zobligują do wdrożenia ujednolicenia procedury?
- Jakie problemy najczęściej się pojawiają w Samorządach, które mają już wdrożony elektroniczny obieg dokumentów, na co szczególnie zwrócić uwagę podczas użytkowania systemu?
- Czy zachodzi potrzeba wprowadzenia elektronicznego obiegu dokumentów przy kadrze ok. 20 osób?
- Czy elektroniczny obieg dokumentów ułatwi pracę, ponieważ często nie wiemy na jakim etapie jest dana sprawa?
- Jaki program jest najlepszy oraz wart wprowadzenia?
- Jak radzić sobie z niedoskonałościami systemu od strony technicznej?
- Czy wsparcie techniczne oprogramowania jest objęte umową?
- Czy w ramach zakupu oprogramowania elektronicznego obiegu dokumentów są również szkolenia i bieżąca obsługa?
- Czy program Ratusz jest dobrym programem?
- Czy jak występuje jakiś błąd techniczny to, czy jest on naprawiany w ramach zakupu oprogramowania?
- W jakim rozporządzeniu jest wpisane prowadzenie dokumentacji w Urzędzie?
- Jak prawidłowo powinna wyglądać instrukcja kancelaryjna uwzględniająca elektroniczny obieg dokumentów?
Prowadzący
Krzysztof Jędrośka - Sekretarz Miasta Rydułtowy od 14 lat, Wiceprezes Forum Sekretarzy Gmin i Powiatów Województwa Śląskiego. Od 14 lat inicjuje w urzędzie zmiany z zakresu obiegu dokumentów, informatyzacji, systemów informatycznych (w tym systemu obiegu dokumentów w ramach projektu SEKAP, systemu informacji przestrzennej). Kierownik wielu projektów - w tym z udziałem kilku i kilkunastu urzędów. Pełnomocnik systemu zarządzania jakością. Wieloletni administrator bezpieczeństwa informacji. Magister inżynier elektronik - Politechnika Śląska w Gliwicach, studia podyplomowe z zakresu zarządzania i administracji.
Prawa autorskie do niniejszego programu przysługują Private Corporate Consulting Sp. z o.o. Udostępnianie, kopiowanie i przerabianie niniejszego programu bez pisemnej zgody Private Corporate Consulting Sp. z o.o., zagrożone jest odpowiedzialnością karną oraz cywilną.
