Wideoszkolenie: Elektroniczny obieg dokumentów

Wideo ze szkolenia

Zobacz wideo >>

W programie m.in., wybrane zagadnienia:

• Elektroniczny obieg dokumentów: rozwiązania wdrożone przez inne urzędy. Jakie dodatkowe możliwości elektronicznego obiegu dokumentów można wykorzystać podczas pracy zdalnej?
• Z jakich środków można starać się o dofinansowanie na wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów? Czy małe gminy będą zmuszone, aby wdrożyć ten system? Gdzie można ubiegać się o dofinansowanie na wdrożenie takiego oprogramowania?
• Jakie są plany Ministerstwa Cyfryzacji związane z wprowadzeniem bezpłatnego elektronicznego obiegu dokumentów we wszystkich gminach? Czy rok 2021 będzie przełomowy w elektronizacji samorządów?
• Jak sobie radzić z niechęcią pracowników do pracy w EZD? Jak egzekwować pracę w systemie?
• Czy można ukarać pracownika, który odmawia korzystania z EZD? Jak egzekwować pracę oraz czy można wszcząć roszczenia względem pracownika?
• Czy EZD jest potrzebne, kiedy i tak konieczne jest wydanie petentowi papierowej wersji dokumentów?
• Korespondencja ePUAP oraz podpis elektroniczny – co zrobić przypadku, gdy nie wszyscy (zarówno pracownicy, jak i petenci) posiadają konto na ePUAP?

Uwaga! Wideoszkolenie poprowadzi praktyk który od 14 lat inicjuje w urzędzie zmiany z zakresu obiegu dokumentów, informatyzacji i systemów informatycznych.

Szczegółowy program szkolenia:

1. Jak powinien wyglądać obieg i archiwizacja dokumentów w systemie elektronicznego zarządzania dokumentacją?

• Jak powinna wyglądać procedura przyjęcia poczty w formie papierowej oraz wprowadzenie jej do elektronicznego systemu?
• Jak traktować pocztę elektroniczną – jako formę tradycyjną?
• W jaki sposób archiwizować pocztę elektroniczną?
• Jak wprowadzić korespondencję tradycyjną do systemu?
• Jak wprowadzić do EZD zwrotki z poczty tradycyjnej?
• Jak przygotować się do przejścia z papierowego obiegu dokumentów do wersji elektronicznej?
• Czy można wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów tylko w określonym obszarze, np.: korespondencji przychodzącej?
• Jak powinna wyglądać obsługa systemu z punktu widzenia administratora - użytkownika na stanowisku kierowniczym, gdzie jest dekretacja, pracownik końcowy merytoryczny, czy jest jakaś różnica w użytkownikach?
• Czy istnieją specjalne zasady, które stosuje się w przypadku wprowadzania do systemu danych wrażliwych?
• Zgony i małżeństwa, czy można nie wprowadzać z uwagi na organizację pracy?
• Jak postępować z dokumentami, które zawierają dane wrażliwe (np. PESEL, przyczyna zgonu, inne dokumenty z USC) – czy można załączać ich skany do systemu?
• Czy można na własną odpowiedzialność nie wprowadzać do systemu dokumentów zawierających wrażliwe dane?
• W jaki sposób wyegzekwować od pracowników dwutorową pracę w postaci prowadzenia równolegle dokumentacji w formie papierowej oraz elektronicznej?
• Jakie dokumenty pochodzące z USC można wprowadzać do systemu EZD?
• Jak zakładać sprawy w elektronicznym obiegu dokumentów?
• Czy jest zachowana chronologia w elektronicznym obiegu dokumentów?
• Czy trzeba posiadać wersję papierową dokumentów, nawet gdy jest już uruchomiony system EOD?
• Jak archiwizuje się sprawy w elektronicznym obiegu dokumentów?
• Jak w elektronicznym obiegu dokumentów są rozsyłane dane do wydziałów i konkretnych osób?
• Czy w momencie skanowania i dekretacji każdy widzi, gdzie jest dokument oraz ma wgląd, na jakim etapie jest sprawa?
• Czy każdy kierownik prowadzi osobną ewidencję dokumentacji?
• Czy można zweryfikować, jakie pismo przypisano do danej osoby?
• Czy można śledzić ścieżkę dokumentu od momentu jego wpłynięcia, wprowadzenia do systemu i nadaniu dekretacji?
• Które dokumenty nie mogą być ewidencjonowane w elektronicznym obiegu dokumentów?

2. Elektroniczne zarządzanie dokumentacją a pełna integracja z ePUAP

• Jak skonsolidować elektroniczny obieg dokumentów z ePUAP?
• Czy można wyegzekwować od pracowników wysyłkę dokumentów przez ePUAP?
• Jak przeprowadzić wysyłkę przez ePUAP – opis procesu krok po kroku
• Jak wychodzi poczta z ePUAP?
• Czy e-kancelaria jest skonfigurowana z ePUAP?
• Czy można używać podpisu kwalifikowanego (ePUAP) zamiast pieczątki?
• Czy jest konieczne posiadanie konta na ePUAP, aby administrator mógł podpiąć danego pracownika pod swój profil?
• Czy każdy z mieszkańców UMiG powinien założyć konto na ePUAP?
• Co zrobić w przypadku, gdy tylko niewielka grupa mieszkańców posiada możliwości korzystania z ePUAP?

3. Elektroniczny obieg dokumentów: plusy najbardziej zautomatyzowanego systemu

• Jakie są plusy wprowadzenia elektronicznego obiegu dokumentów w małym urzędzie?
• Czy od nowego roku 2021 elektroniczny obieg dokumentów będzie koniecznością?
• Czy wiadomo, kiedy będzie odgórnie narzucone wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów?
• Czy wprowadzenie systemu usprawni pracę urzędu?
• Jak wyglądają zasady działania elektronicznego obiegu dokumentów?
• Jak sobie radzić z niechęcią pracowników do korzystania z elektronicznego obiegu dokumentów (problem dwóch wersji dokumentów: papierowej i elektronicznej)?
• Jak elektroniczny obieg dokumentów funkcjonuje w innych urzędach? Praktyczne uwagi od innych samorządów, które mają już wdrożony taki obieg
• Czy połączenie elektronicznego obiegu dokumentów z ich wersją papierową uznaje się jako sposób na wzajemne wspomaganie tych systemów?
• Czy elektroniczny obieg dokumentów zabezpiecza wszystkie potrzeby urzędu?
• Czy można skorzystać z wersji testowej elektronicznego obiegu dokumentów?
• Jakie są dodatkowe możliwości elektronicznego obiegu dokumentów, które można wykorzystać podczas pracy zdalnej?
• Czy elektroniczny obieg dokumentów dobrze się sprawdza podczas ograniczonego kontaktu z urzędem?
• Czy wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów przysparza urzędnikowi dodatkowej pracy?
• Czy praca dwutorowa (na dokumentach zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej) nie zniechęci pracowników?
• W jaki sposób pomóc pracownikom, którzy nie posiadają umiejętności sprawnego posługiwania się komputerem?
• Jak przekonać księgowych do korzystania z elektronicznego obiegu dokumentów, ponieważ księgowość musi mieć oryginały FV?
• Jak sobie poradzić z niechęcią małych gmin do wprowadzenia EOD, gdyż nie są one przyzwyczajone do takich rozwiązań?
• Czy w małych gminach sprawdzi się wprowadzenie takiego systemu?
• Jak przekonać urzędnika do pracy w dwóch wersjach: papierowej oraz elektronicznej?
• Czy elektroniczny obieg dokumentów przyspiesza obieg dokumentów?
• Czy podczas pracy zdalnej możemy mieć dostęp do dokumentów z różnych punktów toku sprawy?
• Jakie trudności występują w systemie mieszanym?
• Jaką funkcjonalność ma do wykorzystania elektroniczny obieg dokumentów?
• Czy trzeba przeorganizować pracę całego urzędu, żeby wprowadzić elektroniczny obieg dokumentów?
• Czy wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów wpłynie na ograniczenie przemieszczania petentów w obrębie budynku urzędu?
• Czy podjęcie decyzji o elektronicznym obiegu dokumentów jest nieodwracalną decyzją?
• Czy wprowadzenie od razu całkowitego obiegu dokumentów w formie elektronicznej zniweluje nakład pracy potrzebny do funkcjonowania w systemie mieszanym?,
• Czy elektroniczny obieg dokumentów sprawdzi się przy 12 pracowniach?
• Czy da się całkowicie wyeliminować papierową wersję dokumentów?

4. Z jakich środków sfinansować wprowadzenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów?

• Czy można się starać o dofinansowanie na wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów?
• Czy można starać się o dofinansowanie tylko w przypadku wprowadzenia systemu mieszanego, czy również w momencie całkowitego przejścia na elektroniczny obieg dokumentów?
• Skąd czerpać środki na zakup oprogramowania do używania elektronicznego obiegu dokumentów?
• Co zrobić w przypadku, gdy wniosek dwóch gmin o dofinansowanie partnerskiego projektu wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów został odrzucony dlatego, że jedna z gmin się wycofała? Czy druga gmina może nadal ubiegać się o dofinansowanie?
• Ile kosztuje całkowite wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów?
• Czy firma, z którą podpisuje się umowę w ramach współpracy, przeszkala pracowników z całego systemu?
• Na czym można zaoszczędzić, wprowadzając elektroniczny obieg dokumentów w małym urzędzie?
• Czy wybrane obszary tradycyjnego obiegu dokumentów można wspomóc elektronicznym obiegiem dokumentów? Czy na takie działanie można starać się o dofinansowanie unijne?
• Jakie są programy pomocowe wspierające wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów?
• Czy jest możliwość skorzystania z projektu unijnego, który nie wymaga własnego wkładu finansowego?
• Jaki trzeba przygotować budżet oraz w jaki sposób trzeba przeorganizować pracę urzędu?
• Czy wystarczy ponad 100 tys. zł na przygotowanie techniczne do wprowadzenia elektronicznego obiegu dokumentów?
• Na czym można zaoszczędzić, wdrażając elektroniczny obieg dokumentów?
• Skąd można pozyskać dodatkowe środki (lub środki uzupełniające brakujący budżet) na wdrożenie takiego systemu?

5. Wymagania techniczne

• Cyfryzacja urzędu: od planowania po wdrożenie i funkcjonowanie
• Czy wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów wymaga specjalnego oprogramowania/sprzętu?
• Czy wszystkie dokumenty będą wymagać skanowania?
• Czy przed wprowadzeniem EZD trzeba wprowadzić zmiany w zarządzeniach i regulaminach?
• Jak wdrożyć program Proton?
• Jakie problemy najczęściej występują podczas użytkowania elektronicznego obiegu dokumentów?
• Czy zaszły jakieś zmiany w przepisach w związku z prowadzeniem elektronicznej dokumentacji w urzędzie?
• Jak przeprowadzić audyt na podstawie elektronicznego obiegu dokumentów?
• W jaki sposób można rozszerzyć zakres działania programu ze względu na zwiększoną ilość spraw załatwianych drogą elektroniczną?
• Który z programów jest najbardziej intuicyjny i prosty w obsłudze z perspektywy użytkownika?
• Na co zwrócić szczególną uwagę przy doborze oprogramowania?
• Jaka jest maksymalna wielkość jednego pliku?
• Czy wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentu trzeba poprzedzić podjęciem uchwały?
• Jakie umiejętności musi posiadać pracownik, aby zajmować się wprowadzaniem danych do elektronicznego obiegu dokumentów?
• Czy można skonfigurować ze sobą system urzędowy i pocztowy tak, by w momencie odbioru poczty tradycyjnej zaznaczyć w systemie odbiór zwrotki?
• Czy w systemie elektronicznego obiegu dokumentów istnieje opcja wprowadzenia do systemu tradycyjnej poczty tak, by od razu po jej odebraniu od listonosza trafiła ona do odpowiedniej osoby bez fizycznego dostarczania jej?
• Czy ze względu na dużą ilość wprowadzanych dokumentów (zwiększenie obciążenia serwera i ilości przetwarzanych danych) należy przebudować (powiększyć) serwerownię?
• Jaki jest koszt powiększenia serwerowni dla urzędu, który zatrudnia ok 30 pracowników?
• Czy trzeba korzystać również z tradycyjnej formy dokumentacji w momencie, gdy elektroniczny system obiegu dokumentów jest w fazie wdrażania i nie wszyscy pracownicy jednostki samorządowej potrafią go używać?
• Jak działa SEKAP?
• Czy trzeba mieć odpowiednio wykwalifikowana kadrę, aby zajmowała się elektronicznym obiegiem dokumentów?
• Duże braki kadrowe - nie miałby tego kto robić z uwagi na problemy organizacyjne, co w takim przypadku? Co zrobić w przypadku, gdy jednostka samorządowa nie dysponuje odpowiednią liczbą pracowników i nie ma kto zająć się dokumentami w formie elektronicznej?
• Jakie trzeba wdrożyć procedury, aby uruchomić elektroniczny obieg dokumentów?
• Czy jest określony zakres dokumentacji, który obejmuje tylko elektroniczny obieg dokumentów?
• Kiedy wejdzie w życie Rządowy uniwersalny projekt na wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów?
• Czy małe jednostki samorządowe są również zobowiązane do wprowadzenia elektronicznego obiegu dokumentów?
• Czy przepisy będą obligować do wdrożenia ujednoliconych procedur elektronicznego obiegu dokumentów?
• Jakie problemy najczęściej się pojawiają w samorządach, które mają już wdrożony elektroniczny obieg dokumentów?
• Na co szczególnie zwrócić uwagę podczas użytkowania systemu?
• Czy zachodzi potrzeba wprowadzenia elektronicznego obiegu dokumentów przy kadrze ok. 20- osobowej?
• Czy elektroniczny obieg dokumentów ułatwi pracę, skoro często nie wiadomo, na jakim etapie jest dana sprawa?
• Jak radzić sobie z niedoskonałościami systemu od strony technicznej?
• Czy wsparcie techniczne oprogramowania jest objęte umową?
• Jakie rozporządzenie reguluje formę prowadzenia dokumentacji w urzędzie?
• Jak prawidłowo powinna wyglądać instrukcja kancelaryjna, uwzględniająca elektroniczny obieg dokumentów?