Wideoszkolenie: Elektroniczne zarządzenie dokumentacją

Czym jest system EZD? Jak go wdrożyć? Jak usprawnić obieg dokumentu w urzędzie? Jakie możliwości daje system EZD? Jak podpisywać dokumenty elektronicznie i jak je archiwizować zgodnie z przepisami? Różnice między papierowym, a elektronicznym prowadzeniem spraw.

od 499.00 zł

Wideoszkolenie PCC Poland skierowane do pracowników administracji publicznej odpowiedzialnych za cyfryzację w urzędzie oraz sekretarzy, informatyków, administratorów profili urzędów na platformie ePUAP, pracowników wdrażających EZD i EOD

Nowy obowiązek posiadania systemu klasy EZD przez podmioty publiczne
Projekt ustawy o zmianie ustaw w związku z rozwojem e-administracji zakłada wprowadzenie obowiązku posiadania systemu klasy EZD przez wszystkie podmioty publiczne od 2026 r. PCC Poland wychodzi naprzeciw nowym wymaganiom już teraz. Podczas szkolenia zostaną omówione najważniejsze kwestie związane z wdrożeniem systemów klasy EZD i EOD, prowadzenia spraw elektronicznych, podpisów elektronicznych, a także archiwizacji dokumentacji elektronicznej.

W programie m.in., wybrane zagadnienia:

  • Planowane zmiany wymuszające posiadanie elektronicznych systemów do EZD
  • Jakie spisy są wymagane przy archiwizacji spraw EZD?
  • Jakie są systemy zarządzania dokumentacją w urzędzie?
  • Jak podpisywać dokumenty i weryfikować podpisy w EZD?
  • Jak rozpoznać czy dokument jest podpisany?
  • Jak weryfikować podpisy na platformie ePUAP?
  • Jakie są różnice między archiwizacją elektroniczną, a papierową?

Szczegółowy program szkolenia:

1. Wdrażanie EZD i EOD:

  • Planowane zmiany wymuszające posiadanie elektronicznych systemów do EZD
  • Czy w związku z wdrażaniem e-doręczeń, jednostki organizacyjne gmin – np. GOK, GOPS i szkoły będą musiały wdrożyć system EZD?
  • Porównanie - różnice pomiędzy obiegiem tradycyjnym, EOD i EZD?
  • Jakie są możliwości łączenia tradycyjnej formy wspomaganej przez system?
  • Jak przygotować się do wdrożenia systemu EZD/EOD?
  • Jakie są wymagania dla systemu klasy EZD?
  • Przykładowy plan wdrożenia systemu
  • Jakie są najczęściej popełniane błędy podczas wdrażania systemu?
  • Porównanie obiegu dokumentów w systemie tradycyjnym/EOD i EZD
  • Zasady integracji z systemami dziedzinowymi?
  • Jak zintegrować system EOD/EZD z ePUAP i e-Doręczaniami?
  • W jaki sposób odbywa się odbiór i wysyłka dokumentów poprzez EOD/EZD zintegrowane z ePUAP-em?
  • Jakie funkcjonalności powinien posiadać system EZD?
  • Dlaczego warto posiadać system klasy EZD?
  • EZD RP – co zakłada projekt? Jak będzie wdrażane?
  • Czy EZD RP będzie obowiązkowe?
  • EZD RP - funkcjonalności systemu.
  • EZD RP, EZD PUW, system komercyjny – który system wybrać?

2. Prowadzenie spraw elektronicznie

  • Jakie są systemy zarządzania dokumentacją w urzędzie?
  • Postępowanie z dokumentacją papierową – co to są i jak działają składy chronologiczne?
  • Jakie dokumenty mogą trafić do składu chronologicznego?
  • Kiedy można wycofać/wypożyczyć dokument ze składu chronologicznego?
  • Czy wszystkie dokumenty muszą być skanowane?
  • Na czym polega rejestracja przesyłek i kto ją wykonuje?
  • Czy trzeba i jak rejestrować wiadomości e-mail?
  • Co to są metadane i jak je uzupełniać?
  • Które metadane są obowiązkowe?
  • Jakie są zasady dekretacji elektronicznej?
  • Jak wygląda zakładanie spraw w EZD?
  • Czy akta spraw mogą być mieszane?
  • Jak tworzyć pisma na szablonach?
  • Jak podpisywać dokumenty i weryfikować podpisy w EZD?
  • Czy można drukować dokumenty i umieszczać je w składzie chronologicznym?
  • Jak współdzielić dokumenty i sprawy w EZD
  • Operacje grupowe w EZD
  • Jak działają powiadomienia na maila w systemie
  • Jak generować spis spraw i metrykę spraw?
  • Jak przekazać akta do innych organów - Paczka administracyjna (eADM)
  • Postępowanie ze zwrotkami w EZD
  • Wdrożenie elektronicznej zwrotki (EPO) – integracja EZD z eNadawcą.
  • Elektronizacja prawa budowlanego - jak będzie wyglądać elektroniczne prowadzenia spraw?
  • Jak elektronicznie dokumentować postępowania zamówień publicznych?

3. Podpisy elektroniczne

  • Rodzaje podpisów elektronicznych.
  • Jak rozpoznać czy dokument jest podpisany?
  • Jak podpisywać dokumenty podpisem zaufanym w formacie PADES?
  • Jak podpisywać pliki gdy wymagane są dwa podpisy?
  • Czy wizualizacja podpisu PADES jest wymagana?
  • Jak weryfikować podpisy elektroniczne?
  • Czy weryfikatory online są odpowiednie do potwierdzenia podpisu xml?
  • Jak weryfikować podpisy na platformie ePUAP?
  • Czy należy drukować wyniki weryfikacji?
  • Jak postępować jeżeli wynik weryfikacji jest negatywny?
  • Nowe orzecznictwo Naczelnego Sądu Administracyjnego w zakresie podpisywania załączników do dokumentów przekazywanych poprzez ePUAP?
  • Czy podpis złożony na platformie ePUAP jest ważny?
  • Jak podpisywać pisma wysyłane poprzez ePUAP i e-Doręczenia?
  • Przegląd praktyki i orzecznictwa w zakresie podpisów elektronicznych w różnych procesach administracyjnych.

4. Archiwizacja dokumentacji elektronicznej

  • Jak archiwizować sprawy w EZD?
  • Co oznacza że system pełni funkcję archiwum?
  • Jakie są różnice między archiwizacją elektroniczną a papierową?
  • Jak archiwizować skład chronologiczny?
  • Jak archiwizować składy informatycznych nośników danych?
  • Co to jest paczka archiwalna i co powinna zawierać?
  • Jak przekazać materiały archiwalne do archiwum dokumentów elektronicznych?
  • Jakie spisy są wymagane przy archiwizacji spraw EZD?
  • Jak brakować dokumenty w EZD?

Prowadzący

Karol Ciechoński– główny specjalista ds. e-administracji w Urzędzie Miasta Lublin. Wieloletni praktyk w zakresie zarządzania dokumentacją i doświadczony szkoleniowiec. W ramach obowiązków służbowych sprawuje między innymi nadzór nad obiegiem korespondencji w urzędzie oraz przestrzeganiem przepisów instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej. Jest administratorem funkcjonującego w urzędzie systemu klasy EZD i bierze czynny udział w dostosowywaniu systemu do zmieniającej się rzeczywistości cyfrowej – integracje z systemami dziedzinowymi, platformą ePUAP, system e-Doręczeń, Elektronicznym Nadawcą. Uczestniczył w opracowaniujednolitych normatywów kancelaryjno-archiwalnych dla ponad 150 miejskich jednostek oświatowych, a następnie we wdrożeniu w nich systemu klasy EZD i przygotowaniu jego integracji z innymi systemami oświatowymi (Projekt Edu Lublin). Także tu pełni funkcję administratora systemu klasy EZD. Z ramienia urzędu uczestniczy w testach systemu e-Doręczeń i systemu EZD RP. W swojej pracy specjalizuje się w szeroko rozumianej e-administracji,ze szczególnym uwzględnieniem zasad doręczeń elektronicznychi zastosowaniu podpisów elektronicznych – prowadzi szkolenia w tym zakresie dla pracowników i opracowuje instrukcje. Ponadto prowadzi zajęcia ze studentami na Uniwersytecie Marii Curie-Skłodowskiej w Lublinie.Entuzjastaelektronizacji polskiej administracji i prowadzenia spraw elektronicznie (EZD).Ukończył studia magisterskie na kierunku historia, specjalizacja archiwistyka, na Uniwersytecie Marii Curie-Skłodowskiej w Lublinie.

Prawa autorskie do niniejszego programu przysługują Private Corporate Consulting Sp. z o.o. Udostępnianie, kopiowanie i przerabianie niniejszego programu bez pisemnej zgody Private Corporate Consulting Sp. z o.o., zagrożone jest odpowiedzialnością karną oraz cywilną.

Terminy szkoleń


od 499.00
18 kwietnia 2023
od 499.00
29 czerwca 2023
od 499.00
11 sierpnia 2023
od 499.00
02 października 2023
od 499.00
22 listopada 2023

Podobne szkolenia