Wideoszkolenie: E-doręczenia i ePUAP w urzędzie

Jak wdrożyć e-usługi i e-Doręczenia w urzędzie? Kompleksowe omówienie funkcjonalności oraz pracy na platformie ePUAP. Przykłady wdrożenia EOD i EZD w urzędzie i integracji z innymi programami i systemami. Transformacja cyfrowa - wdrożenie EZD jako bezpłatnego systemu dla urzędów

od 499.00 zł

Wideoszkolenie PCC Poland skierowane do pracowników administracji publicznej odpowiedzialnych za cyfryzację w urzędzie oraz sekretarzy, informatyków, administratorów profili urzędów na platformie ePUAP, pracowników wdrażających EZD i EOD



Przygotujemy Państwa urząd na wprowadzenie e-Doręczeń! Na czym będzie polegał nowy model komunikacji elektronicznej w administracji?
Podczas szkolenia nasz prelegent z urzędu miasta nauczy Państwa praktyki zarządzania dokumentacją elektroniczną w urzędzie za pomocą e-PUAP-u oraz systemu klasy EZD. Udział w szkoleniu dostarczy eksperckiej wiedzy z zakresu opracowywania jednolitych normatywów kancelaryjno-archiwalnych, wdrażania systemu klasy EZD i przygotowania jego integracji z innymi systemami. Jeżeli chcą Państwo dowiedzieć się i otrzymać najlepsze gotowe rozwiązania z zakresu cyfryzacji urzędu, wprowadzenia e-Doręczeń oraz EZD RP to szkolenie jest właśnie dla Państwa! Omówimy także elektronizację procesów administracyjnych - jakie nowości są zapowiadane, zarządzanie dokumentacją w kontekście wdrożenia Platformy Zamówień Publicznych i likwidacji od 1 stycznia 2023 r. miniportalu oraz jakie są założenia pełnej elektronizacji procesu budowlanego w oparciu o nowy system - System do Obsługi Postępowań Administracyjnych (SOPAB).

W programie m.in., wybrane zagadnienia:

  • Jak powinien wyglądać obieg dokumentów przy użyciu ePUAP-u? Czy punkt obsługi interesanta powinien pełnić rolę punktu podawczego? Dekretacja - rozsyłanie na inne wydziały
  • Jak odszukać skrzynkę na ePUAP-ie, na którą chcemy wysłać wiadomość? Dlaczego nie można znaleźć skrzynki np. komornika, biura rachunkowego?
  • Przykłady cyfryzacji różnych procedur administracyjnych – budownictwo, zamówienia publiczne, egzekucja, USC, sprawy meldunkowe, cyfryzacja oświaty. Przykładowe serwisy administracji publicznej: obywatel.gov.pl, [email protected], ikp.pl
  • Ustawa o e-doręczeniach – nowy model komunikacji elektronicznej w administracji; baza adresów elektronicznych – co oznacza dla urzędu? Usługa rejestrowanego doręczenia i usługa hybrydowa – kiedy będą stosowane, jakie wyjątki?
  • Szyfrowanie i odszyfrowywanie pism urzędowych w formie elektronicznej – w jaki sposób należy szyfrować i odszyfrowywać pisma urzędowe?
  • Jak przebiega proces uzyskiwania certyfikatu potrzebnego do przeprowadzenia integracji systemu EZD i EOD z ePUAP-em? Czy należy wystosować wniosek do Centralnego Ośrodka Informatyki o wydanie certyfikatu do systemu dziedzinowego?
  • W jaki sposób przechowywać dokumentację, która jest w formie elektronicznej? Czy należy drukować taką dokumentację i przekazywać w sposób tradycyjny do archiwum zakładowego? Czy połowiczne działanie EZD zobowiązuje do archiwizowania w sposób podwójny?


Wzory pism, jakie otrzymają uczestnicy:

  • Regulamin e-Doręczeń z Poczty Polskiej
  • Wniosek o nadanie uprawnień do ePUAP-u
  • Instrukcja obsługi platformy ePUAP dla nowych pracowników
  • Wniosek o przyłączenie do węzła krajowego
  • Wniosek do Centralnego Ośrodka Informatyki o wydanie certyfikatu do systemu dziedzinowego


Szczegółowy program szkolenia:

Pytania, na które odpowiedzieliśmy podczas ostatniego szkolenia:

  • Czy właściwe jest podpisywanie decyzji (pisma wychodzącego) w programie do podpisu elektronicznego i dołączanie do akt sprawy, ponieważ program do EZD nie posiada możliwości podpisywania?
  • Czy w związku z usuwaniem wiadomości z e-doręczeń, jednostki organizacyjne – GOK, GOPS i szkoły będą musiały wdrożyć system EZD?
  • Jakie rozwiązania EZD zostaną wdrożone w szkołach? Czy każda ma swój system lub serwer? Czy jest jakiś centralny system, połączony z urzędem miasta?

1.E-Doręczenia i cyfryzacja urzędu miasta i gminy

E-Doręczenia

  • Wdrożenie e-Doręczeń – jak się przygotować, co trzeba zrobić i jak to ma funkcjonować w praktyce?
  • Zarządzanie dokumentacją w kontekście wdrożenia Platformy Zamówień Publicznych i likwidacji od 1 stycznia 2023 r. miniportalu – jak postępować z dokumentacją na platformie i jak archiwizować dokumentację?
  • Elektronizacja procesu budowlanego - Projekt ustawy o zmianie ustawy - Prawo budowlane oraz niektórych innych ustaw - na czym będzie polegała pełna elektronizacja procesu budowlanego w oparciu o nowy system - System do Obsługi Postępowań Administracyjnych (SOPAB)?
  • Jak będą gromadzone projekty budowlane w postaci elektronicznej i na czym będzie polegało przekazywanie wniosków z portalu e-Budownictwo do SOPAB za pośrednictwem e-Doręczeń?
  • Czy jest system EZD, jak go wdrożyć, jak ustawić obieg dokumentu w urzędzie oraz jakie możliwości daje system EZD RP ?
  • Jakie są założenia ustawy o doręczeniach elektronicznych?
  • Czym jest Baza Adresów Elektronicznych (BAE)?
  • Różnice między Publiczną a Kwalifikowaną Usługą Rejestrowanego Doręczenia (PURDE/ KURDE)
  • Zasady świadczenia Publicznej Usługi Hybrydowej (PUH)
  • Nowe adresy i skrzynki do doręczeń elektronicznych
  • Jakie są obowiązki podmiotu publicznego w zakresie wdrożenia doręczeń elektronicznych?
  • Jak e-doręczenia wpłyną na pracę urzędu?
  • Nowe rozwiązania w KPA i OP w zakresie komunikacji elektronicznej od 5.10.2021r.
  • Zastosowanie art 39 3 k.p.a. w kontekście przepisów kancelaryjnych

E-usługi

  • Co to są e-usługi? Jakie e-usługi może świadczyć urząd? Jakie są poziomy świadczenia e-usług w urzędzie (5poziomów)?
  • Przyłączanie systemów do węzła krajowego – jak powinien wyglądać wniosek o przyłączenie węzła krajowego?
  • Obowiązki podmiotów publicznych w zakresie cyfryzacji. Czy urząd ma jakiejś obowiązki/działania do zrealizowania? Czy cyfryzacja/informatyzacja jest jedynie wolą urzędu?
  • Przykłady cyfryzacji różnych procedur administracyjnych (e-budownictwo, zamówienia publiczne, oświata)
  • Sposób wysyłki korespondencji, a system zarządzania dokumentacją
  • Paczka administracyjna (eADM) – czym jest i jak ją stosować?
  • E-nadawca – w jaki sposób działa i jak wpływa na pracę urzędu?


2. Przyszłość urzędu w systemie EZD i EOD – różnice, etapy i przykłady wdrożenia, integracja z innymi programami

Różnice między obiegiem tradycyjnym, EOD i EZD

  • Porównanie - jakie są różnice pomiędzy obiegiem tradycyjnym, EOD i EZD? Na czym polegają różnice oraz jak wpływają na pracę w urzędzie?
  • Jakie są możliwości łączenia tradycyjnej formy wspomaganej przez system?
  • Jakie są plany odnośnie wdrożenie tego samego systemu EZD dla samorządów?
  • EZD RP – co zakłada projekt? Co kogo jest kierowany? Jaki jest harmonogram prac?
  • Jakie są wymagania przed wdrożenie systemu EOD lub EZD w urzędzie?
  • Czy wdrożenie EZD lub EOD, jako systemu uzupełniającego obieg dokumentów w urzędzie powinno być poprzedzone rozporządzeniem prezydenta miasta lub burmistrza?
  • Czy wprowadzając system EZD lub EOD urząd powinien spełniać normy i/lub warunki z certyfikatu ISO? Jakie warunki powinny zostać wówczas spełnione?

EOD - jak przebiega proces wdrażania EOD w urzędzie?

  • Jakie są wymagania powinny zostać spełnione przed wdrożeniem EOD?
  • Jakie są etapy wdrożenia systemu EOD w urzędzie i na czym one polegają?
  • Przykładowy plan wdrożenia EOD do urzędu
  • Jakie są zadania urzędu podczas wdrażania systemu EOD?
  • Przykładowy obieg dokumentów w systemie EOD
  • Dekretacja dokumentacji elektronicznej – przebieg procesu dekretacji

EZD – jak przebiega proces wdrażania EZD w urzędzie?

  • Jakie są wymagania powinny zostać spełnione przed wdrożeniem EZD?
  • Jakie są etapy wdrożenia systemu EZD w urzędzie i na czym one polegają?
  • Przykładowy plan wdrożenia EZD do urzędu
  • Na co zwracać uwagę podczas wdrożenia systemu EZD przez firmę zewnętrzną?
  • Czy podczas wdrażania systemu EZD urząd może na nim pracować?
  • Jakie są najczęściej popełniane błędy podczas wdrażania EZD?
  • Przykładowy obieg dokumentów w systemie EZD

Jak zintegrować systemy EOD i EZD z innymi programami i systemami?

  • Jak przebiega proces uzyskiwania certyfikatu potrzebnego do przeprowadzenia integracji systemu EZD i EOD z ePUAP-em? Czy należy wystosować wniosek co Centralnego Ośrodka Informatyki o wydanie certyfikatu do systemu dziedzinowego?
  • Jak należy przeprowadzić integrację systemu EOD z ePUAP-em?
  • Integracja systemu EOD na wejściu i wyjściu oraz potwierdzeniach z ePUAP-em
  • Aktualizacja, wprowadzenie mechanizmów dużych plików przy zintegrowanym systemie EOD z ePUAP-em
  • Jak należy przeprowadzić integrację systemu EZD z ePUAP-em?
  • Czy w zależności od oprogramowania integracja będzie wyglądać inaczej?
  • W jaki sposób odbywa się odbiór i wysyłka dokumentów poprzez EOD/EZD zintegrowane z ePUAP-em?
  • Czy mała wydajność ePUAP wpływa na prace systemu EOD/EZD, który jest zintegrowany z platformą?
  • Czy aktualizacje w programie do EOD/EZD wpływają na integrację z ePUAP-em?


3. Podpisy elektroniczne w urzędzie – rodzaje, weryfikacja, aktywacja i unieważnienie

  • Rodzaje podpisów elektronicznych oraz certyfikatów
  • Jak weryfikować podpisy elektroniczne oraz certyfikaty
  • Czy weryfikatory online są odpowiednie do potwierdzenia podpisu xml?
  • Podpisy i weryfikacja dokumentów na potrzeby zamówień publicznych powinna odbywać się poprzez przeglądarkę na platformie ePUAP? Czy integracja EOD/EZD umożliwia taką weryfikację?
  • Podpis elektroniczny oraz inne formy podpisu dokumentu elektronicznego
  • Potwierdzenie certyfikatem kwalifikowanym – obsługa wtyczek oraz działanie komponentów. Z czego wynikają problemy podczas odczytywania danych certyfikatu lub wykonywania podpisu? W jaki sposób używać podpisu certyfikatem kwalifikowanym?
  • Jak aktywować, odnowić lub unieważnić podpis elektroniczny?


4. Platforma ePUAP w codziennej pracy urzędu – zarzadzanie kontem podmiotu, konfiguracja skrzynki, publikacja usług, tworzenie i wysyłanie wiadomości, dodawanie załączników, UPO, UPD, UPP, profil zaufany oraz awaryjność na platformie ePUAP

Zarządzanie kontem podmiotu:

  • Aktywowanie przez Ministerstwo Cyfryzacji funkcjonalności ePUAP dla Podmiotu Publicznego – w jaki sposób przedłużyć i aktywować certyfikat?
  • Zakładanie konta urzędu na ePUAP-ie
  • Jakie są rodzaje kont na ePUAP-ie?
  • Logowanie na ePUAP-ie
  • Wytłumaczeni działania platformy ePUAP – zakładki oraz funkcjonalność platformy
  • Omówienie opcji – w szczególności: przycisk załatw sprawę; wersja robocza; wyszukiwanie odbiorcy
  • Jak powinien wyglądać obieg dokumentów przy użyciu ePUAP-u? Czy punkt obsługi interesanta powinien pełnić rolę punktu podawczego? Wysyłka do sekretarza – dekretacja, rozsyłanie na inne wydziały

Rola administratora w ePUAP-ie

  • Kto może być administratorem? Czy może być kliku administratorów?
  • Jakie uprawnienia posiada administrator?

Nadawanie i odbieranie uprawnień w ePUAPie

  • Czy pracownik urzędu musi złożyć wniosek o nadanie mu uprawnień do ePUAP-u? Do kogo powinien kierować wniosek?
  • Jak tworzyć organizację/grupę w ePUAP-ie?
  • Wysyłanie zaproszeń do organizacji i nadawanie uprawnień pracownikom urzędu na platformie ePUAP
  • Akceptowanie zaproszeń do organizacji
  • Odbieranie uprawnień przez administratora na platformie ePUAP
  • Czy tylko administrator może nadawać i odbierać uprawnienia?

Konfiguracja skrzyni na ePUAPie

  • W jaki sposób prawidłowo skonfigurować skrzynkę w ePUAP-ie?
  • Jak skonfigurować prawidłowo stanowisko do podpisów elektronicznych?
  • Konfiguracja i ustawienie skrzynki na ePUAP

Publikacja usługi elektronicznej na ePUAP

  • W jaki sposób publikować usługi, które świadczy urząd? Kto może je publikować?
  • W jaki sposób publikować formularze i kto może je publikować?
  • Co należy zrobić, kiedy nie ma dostępnych usług, które urząd chce świadczyć w formie elektronicznej, aby je przypisać do urzędu? Czy klient powinien składać wówczas pisma ogólne poprzez skanowanie dokumentów i podpisanie ich profilem zaufanym?

Odszukiwanie skrzynek w ePUAP-ie

  • Jak odszukać skrzynkę, na którą chcemy wysłać wiadomość?
  • Co jeśli skrzynki nie udaje się znaleźć?
  • Dlaczego nie można znaleźć skrzynki np. komornika, biura rachunkowego?

Tworzenie i wysyłanie wiadomości poprzez ePUAP

  • W jaki sposób rozpocząć nową wiadomość?
  • Jak należy wysyłać korespondencję poprzez ePUAP do klienta zewnętrznego i wewnętrznego?
  • W jaki sposób wysłać sprawozdanie poprzez ePUAP?
  • Czy można wysyłać wiadomości poprzez ePUAP bezpośrednio z wydziału? Czy prawidłową procedurą jest wysłanie w pierwszej kolejności wiadomości na skrzynkę podawczą? Od czego zależy odbieg dokumentacji w tym przypadku?

Oddawanie załączników w ePUAP

  • Jak dołączyć plik do wiadomości?
  • W jaki sposób załączyć więcej załączników do wiadomości na ePUAP-ie, aby nie robić tego pojedynczo?
  • Jak dodać poprawnie załącznik do głównego dokumentu?
  • Jak należy zabezpieczyć kontener na dane w wiadomości?
  • Jak dodać kilka plików bez korzystania z repozytorium?
  • PRZYKŁAD: plik nie chce się załączyć, pojawia się błąd, który zawiesza cały program. W jaki sposób przesyłać większe pliki? Czy da się unikać sytuacji, kiedy system przestaje działać?

Przekazywanie wiadomości do klientów zewnętrznych i wewnętrznych poprzez ePUAP

  • W jaki sposób przekazać wiadomość z Urzędu Wojewódzkiego do np. starostwa? Jak przekazać taką wiadomość z załącznikami oraz podpisem?
  • PRZYKŁAD: jeżeli sąd prosi o przesłanie dokumentów, które wpłynęły przez ePUAP, to urząd ma problem z przesłaniem paczki. Urząd musi robić to w krokach: pobrać xml, pobrać pliki załączone, ewentualnie wizualizacje xml w pdf oraz sprawdzić czy xml jest dobrze podpisany. Jak przekazać taką paczkę (poświadczając, że to jest oryginał)? Osoba nie podpisała pliku tylko xml. W jaki sposób należy podpisywać pisma, które są przekazywane? Czy pismo przewodnie xml oraz każdy załącznik muszą zawierać podpis?

Podpisywanie dokumentów w ePUAP-ie

  • Jakie są rodzaje podpisów na ePUAP-ie?
  • Jak podpisywać dokumenty wybranymi rodzajami podpisów?
  • Podpis przez profil zaufany

Urzędowe Poświadczenie Odbioru

  • Co to jest UPO i do czego służy?
  • Co powinno zawierać UPO?
  • Gdzie znaleźć UPO?
  • Jak należy odbierać wiadomości poprzez ePUAP?
  • Odbieranie dokumentów przez kancelarie i przesyłanie ich do referatów przez ePUAP– Czy wiadomości odbierane poprzez ePUAP powinny od razu trafiać do referatów/wydziałów, czy może powinny najpierw trafić na skrzynkę podawczą? Od czego zależy odbieg dokumentacji w tym przypadku?
  • Czy należy prowadzić katalog spraw odebranych w wersji papierowej?

Urzędowe Poświadczenie Przedłożenia a Urzędowe Poświadczenie Dostarczenia

  • Co to jest UPP i do czego służy? Gdzie znaleźć UPP?
  • Czy UPP nie generuje się przy osobach prywatnych na ePUAPie? W jaki sposób można sprawdzić doręczenie wiadomości do klienta zewnętrznego poprzez skrzynkę ePUAP?
  • Co to jest UPD i do czego służy? Gdzie znaleźć UPD?
  • Co należy zrobić jeśli pismo nie zostało odebrane przez użytkownika? Jakie są procedury oraz postępowanie?

Awaryjność ePUAP-u – jak radzić sobie z awaryjnością platformy?

  • Jak sobie radzić kiedy platforma nie działa z powodu przeciążenia? Jakie są możliwości, aby poprawić efektywność pracy na tej platformie? Sposoby rozwiązania problemu
  • Jak zabezpieczyć dokumenty oraz wykonaną prace na platformie, aby nie utracić jej w przypadku awarii?


Prowadzący

Karol Ciechoński - wieloletni praktyk w zakresie zarządzania dokumentacją Urzędu Miasta Lublin. W ramach obowiązków służbowych sprawuje między innymi nadzór nad obiegiem korespondencji w urzędzie oraz przestrzeganiem przepisów instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej. Jest administratorem funkcjonującego w urzędzie systemu klasy EZD i bierze czynny udział w dostosowywaniu systemu do zmieniającej się rzeczywistości cyfrowej – integracje z innymi systemami dziedzinowymi i platformą ePUAP. Uczestniczył w opracowaniu jednolitych normatywów kancelaryjno-archiwalnych dla ponad 150 miejskich jednostek oświatowych, a następnie we wdrożeniu w nich systemu klasy EZD i przygotowaniu jego integracji z innymi systemami oświatowymi. Także tu pełni funkcję administratora systemu klasy EZD. W swojej pracy specjalizuje się w szeroko rozumianej e-administracji, ze szczególnym uwzględnieniem zasad komunikacji elektronicznej i zastosowaniu podpisów elektronicznych – prowadzi szkolenia w tym zakresie dla pracowników i opracowuje instrukcje. Ukończył studia magisterskie na kierunku historia, specjalizacja archiwistyka, na Uniwersytecie Marii Curie-Skłodowskiej w Lublinie.

Prawa autorskie do niniejszego programu przysługują Private Corporate Consulting Sp. z o.o. Udostępnianie, kopiowanie i przerabianie niniejszego programu bez pisemnej zgody Private Corporate Consulting Sp. z o.o., zagrożone jest odpowiedzialnością karną oraz cywilną.

Terminy szkoleń


od 499.00
22 lutego 2023
od 499.00
27 marca 2023
od 499.00
15 maja 2023
od 499.00
10 lipca 2023
od 499.00
05 września 2023
od 499.00
31 października 2023
od 499.00
19 grudnia 2023

Podobne szkolenia