Wideoszkolenie: E-doręczenia i ePUAP w urzędzie

W programie m.in., wybrane zagadnienia:

• Jakie są założenia ustawy o doręczeniach elektronicznych?
• Od kiedy będzie obowiązek przesyłania korespondencji w ramach e-Doręczeń?
• Jakie są obowiązki podmiotu publicznego w zakresie wdrożenia doręczeń elektronicznych?
• Nowe rozwiązania w k.p.a. i OP w zakresie komunikacji elektronicznej od 5.10.2021r.
• Czy klient może składać skany dokumentów i podpisywać je profilem zaufanym?
• Jak należy wysyłać korespondencję poprzez ePUAP do klienta?
• W jaki sposób wysłać sprawozdanie poprzez ePUAP?

Wzory pism, jakie otrzymają uczestnicy:

Szczegółowy program szkolenia:

Pytania uczestników, na które odpowiedzieliśmy podczas ostatniego szkolenia:

• Jaki jest termin wdrożenia doręczeń elektronicznych dla gminnego ośrodka pomocy społecznej?
• W jaki sposób będzie uregulowany dostęp do BAE?
• W jaki sposób będzie można sprawdzić osobę fizyczną w BAE?
• Co z dokumentami wytworzonymi w systemie CEPiK lub SI CEPiK?
• Czy decyzje o wymiarze podatku rolnego będziemy przekazywać jedynie za pomocą e-Doręczeń?
• Co w sytuacji, gdy przygotujemy list tradycyjny z zamiarem wysyłki w kolejnym dniu roboczym, a następnego dnia okaże się, że adresat zdecydował, że ma zostać przesłany w formie elektronicznej?

• W jaki sposób weryfikujemy, czy ktoś posiada adres w BAE?
• Czy pracownik Poczty Polskiej ma wgląd do każdego drukowanego dokumentu?
• Czy Poczta Polska wystawia EPO po fizycznym doręczeniu korespondencji obywatelowi? Czy tylko na podstawie tego, że otrzymali zlecenie od urzędu?
• W jakiej formie wróci do JST nieodebrana przesyłka hybrydowa?
• Czy na gruncie nowych przepisów skan pisma traktowany jest jako dokument? Czy wymagane jest pismo z podpisem zaufanym?
• Który program lepszy: EZD PUW czy EZD Proton?
• Czy po 1 stycznia nie będzie papierowej korespondencji?
• Jeżeli urząd gminy ma pod sobą jednostkę podległą GOPS, to czy każda z tych jednostek powinna starać się o swój adres BAE?
• Co z RODO w hybrydzie?
• Jak wygląda wydruk dokumentów, które posiadają załączniki, np. w postaci map w skali, a format wydruku jest niestandardowy, np. A1?
• Co z dokumentami zastrzeżonymi i poufnymi, które są teraz opieczętowane na kopertach?
• Jeśli osoba fizyczna prowadzi firmę, to czy powinna mieć dwa adresy do e-doręczeń?
• Jak rozumieć PUH dla JST od 2029?

Doręczenia elektroniczne i ePUAP - komunikacja elektroniczna w urzędach

1. E-Doręczenia

2. Nowy model doręczania pism i załatwiań spraw elektronicznie w k.p.a. i OP (Ordynacja Podatkowa)

3. Platforma ePUAP w codziennej pracy urzędu

1. Wdrożenie e-Doręczeń w urzędzie – jak się przygotować, co trzeba wiedzieć i jak to ma funkcjonować w praktyce?

• Jak system ma funkcjonować w praktyce? Załóżmy, że jest pięcioosobowy urząd bez EZD - kto ma wysyłać pisma? Kto ma odbierać? Czy każdy ma mieć swoje konto? Czy każdy ma mieć dostęp do systemu? Ma się tym w całości zająć sekretariat?
• Jakie są założenia ustawy o doręczeniach elektronicznych?
• Od kiedy będzie obowiązek przesyłania korespondencji w ramach e-Doręczeń?
• Czym jest Baza Adresów Elektronicznych (BAE)?
• Jakie są różnice między Publiczną a Kwalifikowaną Usługą Rejestrowanego Doręczenia (PURDE/KURDE)
• Jakie są zasady świadczenia Publicznej Usługi Hybrydowej (PUH)
• Czy w przypadku wysłania korespondencji w trybie PUH, to operator wyznaczony wdrukuje dokument PDF i dostarczy drogą tradycyjną? Jaka będzie ważność dokumentu papierowego (wydrukowanego)?
• Nowe adresy i obsługa skrzynki do doręczeń elektronicznych urzędu
• Jakie są obowiązki podmiotu publicznego w zakresie wdrożenia doręczeń elektronicznych?
• Kto powinien być administratorem e-Doręczeń w podmiocie i jaki jest zakres jego obowiązków?
• Jak system e-Doręczeń funkcjonuje w praktyce – prezentacja wersji testowej systemu
• Jak zintegrować system EZD z e-Doręczeniami?
• E-Doręczenia a ePUAP - czy można wysyłać poprzez oba systemy?
• Wydaje się, że przeszukiwanie, weryfikacja adresów e-doręczeń znacznie wydłuży czas przygotowywania wysyłki. Czy faktycznie?
• Jak z perspektywy dużego urzędu przebiega wysyłka wymiaru podatku? Mamy system mieszany i na tę chwilę wymiar jest wyłączony z wysyłki przez EZD, robimy to tradycyjnie

2. Zmiany w k.p.a./OP w związku z e-Doręczeniami

• Nowe rozwiązania w k.p.a. i OP w zakresie komunikacji elektronicznej od 5.10.2021r.
• Jak doręczać dokumenty w okresie przejściowym?
• Zastosowanie art. 39 3 k.p.a. w kontekście przepisów kancelaryjno-archiwalnych

3. Platforma ePUAP w codziennej pracy urzędu

• Zasady działania platformy ePUAP – interfejs oraz funkcjonalność platformy
• Jakie są rodzaje kont na ePUAP-ie?
• Co to jest Elektroniczna Skrzynka Podawcza (ESP) i jak działa?
• Strefa urzędnika - co zawiera i do czego służy?
• Usługi lokalne i centralne na ePUAP
• Zadania i uprawnienia administratora na ePUAP
• Kto może być administratorem? Czy może być kliku administratorów?
• Nadawanie i odbieranie uprawnień do konta podmiotu na ePUAP
• Konfiguracja skrzynki ESP na ePUAPie
• Publikacja usługi elektronicznej na ePUAP – co to jest CRWDE?
• Co ma zrobić klient, jeżeli nie ma usługi na ePUAP – czy może skorzystać z pisma ogólnego do podmiotu publicznego?
• Czy klient może składać skany dokumentów i podpisywać je profilem zaufanym?
• Jak podpisywać dokumenty na ePUAP?
• Czy załączniki muszą być podpisane odrębnie – omówienie problematyki przez pryzmat orzecznictwa sądów administracyjnych.
• Jak odszukać skrzynkę podmiotu, na którą chcemy wysłać wiadomość?
• Jak odszukać adres skrzynki osoby fizycznej na ePUAP?
• Dlaczego nie można znaleźć skrzynki np. komornika, biura rachunkowego?
• Czy urząd będzie wysyłać elektronicznie wszystkie pisma do operatora? Jeśli mieszkaniec ma skrzynkę e-Doręczeń to otrzymuje elektronicznie, a jeśli nie ma, to poczta to drukuje i dostarcza papierowo?
• Czy każda jednostka będzie musiała zawrzeć umowę z Pocztą Polską wraz z umową powierzenia danych?

a) Jak należy wysyłać korespondencję poprzez ePUAP do klienta?

• Jakie są 4 sposoby wysyłki pisma?
• Jak wysłać pismo do wielu podmiotów?
• Jak wysłać pismo z dużymi załącznikami do 500 mb?
• Jak zaadresować pismo w ePUAP-ie z podmiotu publicznego do osoby fizycznej tak, aby przy wizualizacji wniosku i wydruku w polu adresat wyświetliły się jego dane?
• Czy przysyłając wiadomość przez e-PUAP obywatel może określić, że chce otrzymać odpowiedź e-PUAP-em, a nie e-doręczeniem?
• Czy osoba fizyczna może nadać list polecony papierowy do urzędu, jeżeli ma adres e-doręczeń, czy dostanie odmowę na poczcie?
• Co w przypadku, gdy obywatel nie ma adresu? Czy przygotowujemy kopertę?

b) W jaki sposób wysłać sprawozdanie poprzez ePUAP?

• Jak przekazać pismo otrzymane z ePUAP do innego podmiotu np. sądu?
• Kto powinien wysyłać i podpisywać pisma wysyłane przez ePUAP?
• Jak złożyć dwa podpisy na dokumencie na ePUAP?
• W jaki sposób załączyć plik w formacie nie obsługiwanym przez ePUAP?

• Co to jest Urzędowe Poświadczenie Odbioru?
• Dlaczego UPO może występować w dwóch wariantach: UPD i UPP?
• Gdzie znaleźć UPO na ePUAP?
• Czy trzeba podpisywać UPO w podmiocie?
• Jak długo należy przechowywać UPO?
• Jak wygląda proces doręczenia pisma z ePUAP po stronie odbiorcy?
• Czy urząd możne wysłać pismo z ePUAP na email i otrzymać UPO?
• Czy do podmiotu trzeba doręczać w trybie UPD – interpretacje prawne przez pryzmat orzecznictwa sądów administracyjnych.
• Co należy zrobić jeśli pismo nie zostało odebrane przez użytkownika? Jakie są procedury oraz postępowanie?
• Jaki jest dalszy obieg dokumentu z ePUAP w podmiocie – czy trzeba dokument drukować?
• Jak archiwizować dokumenty z ePUAP?
• Awaryjność ePUAP-u – jak radzić sobie z awaryjnością platformy, jak zgłaszać problemy