W programie m.in., wybrane zagadnienia:
- Jakie są założenia ustawy o doręczeniach elektronicznych?
- Od kiedy będzie obowiązek przesyłania korespondencji w ramach e-Doręczeń?
- Jakie są obowiązki podmiotu publicznego w zakresie wdrożenia doręczeń elektronicznych?
- Nowe rozwiązania w k.p.a. i OP w zakresie komunikacji elektronicznej od 5.10.2021r.
- Czy klient może składać skany dokumentów i podpisywać je profilem zaufanym?
- Jak należy wysyłać korespondencję poprzez ePUAP do klienta?
- W jaki sposób wysłać sprawozdanie poprzez ePUAP?
Wzory pism, jakie otrzymają uczestnicy:
- Regulamin e-Doręczeń z Poczty Polskiej
- Wniosek o nadanie uprawnień do ePUAP-u
- Instrukcja obsługi platformy ePUAP dla nowych pracowników
- Wniosek o przyłączenie do węzła krajowego
- Wniosek do Centralnego Ośrodka Informatyki o wydanie certyfikatu do systemu dziedzinowego
Szczegółowy program szkolenia:
Pytania, na które odpowiedzieliśmy podczas ostatniego terminu szkolenia
- Czy w przypadku wysłania korespondencji w trybie PUH, to operator wyznaczony wdrukuje dokument PDF i dostarczy drogą tradycyjną? Jaka będzie ważność dokumentu papierowego (wydrukowanego)?
- Jak zaadresować pismo w ePUAP-ie z podmiotu publicznego do osoby fizycznej tak, aby przy wizualizacji wniosku i wydruku w polu adresat wyświetliły się jego dane?
- Czy urząd będzie wysyłać elektronicznie wszystkie pisma do operatora? Jeśli mieszkaniec ma skrzynkę e-Doręczeń to otrzymuje elektronicznie, a jeśli nie ma, to poczta to drukuje i dostarcza papierowo?
- Czy po 1 stycznia nie będzie papierowej korespondencji?
- EZD PUW czy EZD Proton? Który lepszy?
Co w przypadku, gdy obywatel nie ma adresu? Czy przygotowujemy kopertę? - Jeżeli urząd gminy ma pod sobą jednostkę podległą GOPS, to czy każda z tych jednostek powinna starać się o swój adres BAE?
- Co z RODO w hybrydzie?
- Czy każda jednostka będzie musiała zawrzeć umowę z Pocztą Polską wraz z umową powierzenia danych?
- Jak wygląda wydruk dokumentów, które posiadają załączniki, np. w postaci map w skali, a format wydruku jest niestandardowy, np. A1?
- Co z dokumentami zastrzeżonymi i poufnymi, które są teraz opieczętowane na kopertach?
- Czy osoba fizyczna może nadać list polecony papierowy do urzędu, jeżeli ma adres e-doręczeń, czy dostanie odmowę na poczcie?
- Jak system ma funkcjonować w praktyce? Załóżmy, że jest pięcioosobowy urząd bez EZD - kto ma wysyłać pisma? Kto ma odbierać? Czy każdy ma mieć swoje konto? Czy każdy ma mieć dostęp do systemu? Ma się tym w całości zająć sekretariat?
- Jeśli osoba fizyczna prowadzi firmę, to czy powinna mieć dwa adresy do e-doręczeń?
- Czy przysyłając wiadomość przez e-PUAP obywatel może określić, że chce otrzymać odpowiedź e-PUAP-em, a nie e-doręczeniem?
- Jak rozumieć PUH dla JST od 2029?
- Jak z perspektywy dużego urzędu przebiega wysyłka wymiaru podatku? Mamy system mieszany i na tę chwilę wymiar jest wyłączony z wysyłki przez EZD, robimy to tradycyjnie
- Wydaje się, że przeszukiwanie, weryfikacja adresów e-doręczeń znacznie wydłuży czas przygotowywania wysyłki. Czy faktycznie?
Doręczenia elektroniczne i ePUAP - komunikacja elektroniczna w urzędach
1. E-Doręczenia
2. Nowy model doręczania pism i załatwiań spraw elektronicznie w k.p.a. i OP (Ordynacja Podatkowa)
3. Platforma ePUAP w codziennej pracy urzędu
1. Wdrożenie e-Doręczeń w urzędzie – jak się przygotować, co trzeba wiedzieć i jak to ma funkcjonować w praktyce?
- Jakie są założenia ustawy o doręczeniach elektronicznych?
- Od kiedy będzie obowiązek przesyłania korespondencji w ramach e-Doręczeń?
- Czym jest Baza Adresów Elektronicznych (BAE)?
- Jakie są różnice między Publiczną a Kwalifikowaną Usługą Rejestrowanego Doręczenia (PURDE/KURDE)
- Jakie są zasady świadczenia Publicznej Usługi Hybrydowej (PUH)
- Nowe adresy i obsługa skrzynki do doręczeń elektronicznych urzędu
- Jakie są obowiązki podmiotu publicznego w zakresie wdrożenia doręczeń elektronicznych?
- Kto powinien być administratorem e-Doręczeń w podmiocie i jaki jest zakres jego obowiązków?
- Jak system e-Doręczeń funkcjonuje w praktyce – prezentacja wersji testowej systemu
- Jak zintegrować system EZD z e-Doręczeniami?
- E-Doręczenia a ePUAP - czy można wysyłać poprzez oba systemy?
2. Zmiany w k.p.a./OP w związku z e-Doręczeniami
- Nowe rozwiązania w k.p.a. i OP w zakresie komunikacji elektronicznej od 5.10.2021r.
- Jak doręczać dokumenty w okresie przejściowym?
- Zastosowanie art. 39 3 k.p.a. w kontekście przepisów kancelaryjno-archiwalnych
3. Platforma ePUAP w codziennej pracy urzędu
- Zasady działania platformy ePUAP – interfejs oraz funkcjonalność platformy
- Jakie są rodzaje kont na ePUAP-ie?
- Co to jest Elektroniczna Skrzynka Podawcza (ESP) i jak działa?
- Strefa urzędnika - co zawiera i do czego służy?
- Usługi lokalne i centralne na ePUAP
- Zadania i uprawnienia administratora na ePUAP
- Kto może być administratorem? Czy może być kliku administratorów?
- Nadawanie i odbieranie uprawnień do konta podmiotu na ePUAP
- Konfiguracja skrzynki ESP na ePUAPie
- Publikacja usługi elektronicznej na ePUAP – co to jest CRWDE?
- Co ma zrobić klient, jeżeli nie ma usługi na ePUAP – czy może skorzystać z pisma ogólnego do podmiotu publicznego?
- Czy klient może składać skany dokumentów i podpisywać je profilem zaufanym?
- Jak podpisywać dokumenty na ePUAP?
- Czy załączniki muszą być podpisane odrębnie – omówienie problematyki przez pryzmat orzecznictwa sądów administracyjnych.
- Jak odszukać skrzynkę podmiotu, na którą chcemy wysłać wiadomość?
- Jak odszukać adres skrzynki osoby fizycznej na ePUAP?
- Dlaczego nie można znaleźć skrzynki np. komornika, biura rachunkowego?
a) Jak należy wysyłać korespondencję poprzez ePUAP do klienta?
- Jakie są 4 sposoby wysyłki pisma?
- Jak wysłać pismo do wielu podmiotów?
- Jak wysłać pismo z dużymi załącznikami do 500 mb?
b) W jaki sposób wysłać sprawozdanie poprzez ePUAP?
- Jak przekazać pismo otrzymane z ePUAP do innego podmiotu np. sądu?
- Kto powinien wysyłać i podpisywać pisma wysyłane przez ePUAP?
- Jak złożyć dwa podpisy na dokumencie na ePUAP?
- W jaki sposób załączyć plik w formacie nie obsługiwanym przez ePUAP?
- Co to jest Urzędowe Poświadczenie Odbioru?
- Dlaczego UPO może występować w dwóch wariantach: UPD i UPP?
- Gdzie znaleźć UPO na ePUAP?
- Czy trzeba podpisywać UPO w podmiocie?
- Jak długo należy przechowywać UPO?
- Jak wygląda proces doręczenia pisma z ePUAP po stronie odbiorcy?
- Czy urząd możne wysłać pismo z ePUAP na email i otrzymać UPO?
- Czy do podmiotu trzeba doręczać w trybie UPD – interpretacje prawne przez pryzmat orzecznictwa sądów administracyjnych.
- Co należy zrobić jeśli pismo nie zostało odebrane przez użytkownika? Jakie są procedury oraz postępowanie?
- Jaki jest dalszy obieg dokumentu z ePUAP w podmiocie – czy trzeba dokument drukować?
- Jak archiwizować dokumenty z ePUAP?
- Awaryjność ePUAP-u – jak radzić sobie z awaryjnością platformy, jak zgłaszać problemy
Prowadzący
Karol Ciechoński - wieloletni praktyk w zakresie zarządzania dokumentacją Urzędu Miasta Lublin. W ramach obowiązków służbowych sprawuje między innymi nadzór nad obiegiem korespondencji w urzędzie oraz przestrzeganiem przepisów instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej. Jest administratorem funkcjonującego w urzędzie systemu klasy EZD i bierze czynny udział w dostosowywaniu systemu do zmieniającej się rzeczywistości cyfrowej – integracje z innymi systemami dziedzinowymi i platformą ePUAP. Uczestniczył w opracowaniu jednolitych normatywów kancelaryjno-archiwalnych dla ponad 150 miejskich jednostek oświatowych, a następnie we wdrożeniu w nich systemu klasy EZD i przygotowaniu jego integracji z innymi systemami oświatowymi. Także tu pełni funkcję administratora systemu klasy EZD. W swojej pracy specjalizuje się w szeroko rozumianej e-administracji, ze szczególnym uwzględnieniem zasad komunikacji elektronicznej i zastosowaniu podpisów elektronicznych – prowadzi szkolenia w tym zakresie dla pracowników i opracowuje instrukcje. Ukończył studia magisterskie na kierunku historia, specjalizacja archiwistyka, na Uniwersytecie Marii Curie-Skłodowskiej w Lublinie.
Prawa autorskie do niniejszego programu przysługują Private Corporate Consulting Sp. z o.o. Udostępnianie, kopiowanie i przerabianie niniejszego programu bez pisemnej zgody Private Corporate Consulting Sp. z o.o., zagrożone jest odpowiedzialnością karną oraz cywilną.
