W programie m.in., wybrane zagadnienia:
- Jak powinien wyglądać obieg dokumentów przy użyciu ePUAP-u? Czy punkt obsługi interesanta powinien pełnić rolę punktu podawczego? Dekretacja - rozsyłanie na inne wydziały
- Jak odszukać skrzynkę na ePUAP-ie, na którą chcemy wysłać wiadomość? Dlaczego nie można znaleźć skrzynki np. komornika, biura rachunkowego?
- Przykłady cyfryzacji różnych procedur administracyjnych – budownictwo, zamówienia publiczne, egzekucja, USC, sprawy meldunkowe, cyfryzacja oświaty. Przykładowe serwisy administracji publicznej: obywatel.gov.pl, [email protected], ikp.pl
- Ustawa o e-doręczeniach – nowy model komunikacji elektronicznej w administracji; baza adresów elektronicznych – co oznacza dla urzędu? Usługa rejestrowanego doręczenia i usługa hybrydowa – kiedy będą stosowane, jakie wyjątki?
- Szyfrowanie i odszyfrowywanie pism urzędowych w formie elektronicznej – w jaki sposób należy szyfrować i odszyfrowywać pisma urzędowe?
- Jak przebiega proces uzyskiwania certyfikatu potrzebnego do przeprowadzenia integracji systemu EZD i EOD z ePUAP-em? Czy należy wystosować wniosek do Centralnego Ośrodka Informatyki o wydanie certyfikatu do systemu dziedzinowego?
- W jaki sposób przechowywać dokumentację, która jest w formie elektronicznej? Czy należy drukować taką dokumentację i przekazywać w sposób tradycyjny do archiwum zakładowego? Czy połowiczne działanie EZD zobowiązuje do archiwizowania w sposób podwójny?
Wzory pism, jakie otrzymają uczestnicy:
- Regulamin e-Doręczeń z Poczty Polskiej
- Wniosek o nadanie uprawnień do ePUAP-u
- Instrukcja obsługi platformy ePUAP dla nowych pracowników
- Wniosek o przyłączenie do węzła krajowego
- Wniosek do Centralnego Ośrodka Informatyki o wydanie certyfikatu do systemu dziedzinowego
Szczegółowy program szkolenia:
Pytania, na które odpowiedzieliśmy podczas ostatniego szkolenia:
- Czy właściwe jest podpisywanie decyzji (pisma wychodzącego) w programie do podpisu elektronicznego i dołączanie do akt sprawy, ponieważ program do EZD nie posiada możliwości podpisywania?
- Czy w związku z usuwaniem wiadomości z e-doręczeń, jednostki organizacyjne – GOK, GOPS i szkoły będą musiały wdrożyć system EZD?
- Jakie rozwiązania EZD zostaną wdrożone w szkołach? Czy każda ma swój system lub serwer? Czy jest jakiś centralny system, połączony z urzędem miasta?
1.E-Doręczenia i cyfryzacja urzędu miasta i gminy
E-Doręczenia
- Wdrożenie e-Doręczeń – jak się przygotować, co trzeba zrobić i jak to ma funkcjonować w praktyce?
- Zarządzanie dokumentacją w kontekście wdrożenia Platformy Zamówień Publicznych i likwidacji od 1 stycznia 2023 r. miniportalu – jak postępować z dokumentacją na platformie i jak archiwizować dokumentację?
- Elektronizacja procesu budowlanego - Projekt ustawy o zmianie ustawy - Prawo budowlane oraz niektórych innych ustaw - na czym będzie polegała pełna elektronizacja procesu budowlanego w oparciu o nowy system - System do Obsługi Postępowań Administracyjnych (SOPAB)?
- Jak będą gromadzone projekty budowlane w postaci elektronicznej i na czym będzie polegało przekazywanie wniosków z portalu e-Budownictwo do SOPAB za pośrednictwem e-Doręczeń?
- Czy jest system EZD, jak go wdrożyć, jak ustawić obieg dokumentu w urzędzie oraz jakie możliwości daje system EZD RP ?
- Jakie są założenia ustawy o doręczeniach elektronicznych?
- Czym jest Baza Adresów Elektronicznych (BAE)?
- Różnice między Publiczną a Kwalifikowaną Usługą Rejestrowanego Doręczenia (PURDE/ KURDE)
- Zasady świadczenia Publicznej Usługi Hybrydowej (PUH)
- Nowe adresy i skrzynki do doręczeń elektronicznych
- Jakie są obowiązki podmiotu publicznego w zakresie wdrożenia doręczeń elektronicznych?
- Jak e-doręczenia wpłyną na pracę urzędu?
- Nowe rozwiązania w KPA i OP w zakresie komunikacji elektronicznej od 5.10.2021r.
- Zastosowanie art 39 3 k.p.a. w kontekście przepisów kancelaryjnych
E-usługi
- Co to są e-usługi? Jakie e-usługi może świadczyć urząd? Jakie są poziomy świadczenia e-usług w urzędzie (5poziomów)?
- Przyłączanie systemów do węzła krajowego – jak powinien wyglądać wniosek o przyłączenie węzła krajowego?
- Obowiązki podmiotów publicznych w zakresie cyfryzacji. Czy urząd ma jakiejś obowiązki/działania do zrealizowania? Czy cyfryzacja/informatyzacja jest jedynie wolą urzędu?
- Przykłady cyfryzacji różnych procedur administracyjnych (e-budownictwo, zamówienia publiczne, oświata)
- Sposób wysyłki korespondencji, a system zarządzania dokumentacją
- Paczka administracyjna (eADM) – czym jest i jak ją stosować?
- E-nadawca – w jaki sposób działa i jak wpływa na pracę urzędu?
2. Przyszłość urzędu w systemie EZD i EOD – różnice, etapy i przykłady wdrożenia, integracja z innymi programami
Różnice między obiegiem tradycyjnym, EOD i EZD
- Porównanie - jakie są różnice pomiędzy obiegiem tradycyjnym, EOD i EZD? Na czym polegają różnice oraz jak wpływają na pracę w urzędzie?
- Jakie są możliwości łączenia tradycyjnej formy wspomaganej przez system?
- Jakie są plany odnośnie wdrożenie tego samego systemu EZD dla samorządów?
- EZD RP – co zakłada projekt? Co kogo jest kierowany? Jaki jest harmonogram prac?
- Jakie są wymagania przed wdrożenie systemu EOD lub EZD w urzędzie?
- Czy wdrożenie EZD lub EOD, jako systemu uzupełniającego obieg dokumentów w urzędzie powinno być poprzedzone rozporządzeniem prezydenta miasta lub burmistrza?
- Czy wprowadzając system EZD lub EOD urząd powinien spełniać normy i/lub warunki z certyfikatu ISO? Jakie warunki powinny zostać wówczas spełnione?
EOD - jak przebiega proces wdrażania EOD w urzędzie?
- Jakie są wymagania powinny zostać spełnione przed wdrożeniem EOD?
- Jakie są etapy wdrożenia systemu EOD w urzędzie i na czym one polegają?
- Przykładowy plan wdrożenia EOD do urzędu
- Jakie są zadania urzędu podczas wdrażania systemu EOD?
- Przykładowy obieg dokumentów w systemie EOD
- Dekretacja dokumentacji elektronicznej – przebieg procesu dekretacji
EZD – jak przebiega proces wdrażania EZD w urzędzie?
- Jakie są wymagania powinny zostać spełnione przed wdrożeniem EZD?
- Jakie są etapy wdrożenia systemu EZD w urzędzie i na czym one polegają?
- Przykładowy plan wdrożenia EZD do urzędu
- Na co zwracać uwagę podczas wdrożenia systemu EZD przez firmę zewnętrzną?
- Czy podczas wdrażania systemu EZD urząd może na nim pracować?
- Jakie są najczęściej popełniane błędy podczas wdrażania EZD?
- Przykładowy obieg dokumentów w systemie EZD
Jak zintegrować systemy EOD i EZD z innymi programami i systemami?
- Jak przebiega proces uzyskiwania certyfikatu potrzebnego do przeprowadzenia integracji systemu EZD i EOD z ePUAP-em? Czy należy wystosować wniosek co Centralnego Ośrodka Informatyki o wydanie certyfikatu do systemu dziedzinowego?
- Jak należy przeprowadzić integrację systemu EOD z ePUAP-em?
- Integracja systemu EOD na wejściu i wyjściu oraz potwierdzeniach z ePUAP-em
- Aktualizacja, wprowadzenie mechanizmów dużych plików przy zintegrowanym systemie EOD z ePUAP-em
- Jak należy przeprowadzić integrację systemu EZD z ePUAP-em?
- Czy w zależności od oprogramowania integracja będzie wyglądać inaczej?
- W jaki sposób odbywa się odbiór i wysyłka dokumentów poprzez EOD/EZD zintegrowane z ePUAP-em?
- Czy mała wydajność ePUAP wpływa na prace systemu EOD/EZD, który jest zintegrowany z platformą?
- Czy aktualizacje w programie do EOD/EZD wpływają na integrację z ePUAP-em?
3. Podpisy elektroniczne w urzędzie – rodzaje, weryfikacja, aktywacja i unieważnienie
- Rodzaje podpisów elektronicznych oraz certyfikatów
- Jak weryfikować podpisy elektroniczne oraz certyfikaty
- Czy weryfikatory online są odpowiednie do potwierdzenia podpisu xml?
- Podpisy i weryfikacja dokumentów na potrzeby zamówień publicznych powinna odbywać się poprzez przeglądarkę na platformie ePUAP? Czy integracja EOD/EZD umożliwia taką weryfikację?
- Podpis elektroniczny oraz inne formy podpisu dokumentu elektronicznego
- Potwierdzenie certyfikatem kwalifikowanym – obsługa wtyczek oraz działanie komponentów. Z czego wynikają problemy podczas odczytywania danych certyfikatu lub wykonywania podpisu? W jaki sposób używać podpisu certyfikatem kwalifikowanym?
- Jak aktywować, odnowić lub unieważnić podpis elektroniczny?
4. Platforma ePUAP w codziennej pracy urzędu – zarzadzanie kontem podmiotu, konfiguracja skrzynki, publikacja usług, tworzenie i wysyłanie wiadomości, dodawanie załączników, UPO, UPD, UPP, profil zaufany oraz awaryjność na platformie ePUAP
Zarządzanie kontem podmiotu:
- Aktywowanie przez Ministerstwo Cyfryzacji funkcjonalności ePUAP dla Podmiotu Publicznego – w jaki sposób przedłużyć i aktywować certyfikat?
- Zakładanie konta urzędu na ePUAP-ie
- Jakie są rodzaje kont na ePUAP-ie?
- Logowanie na ePUAP-ie
- Wytłumaczeni działania platformy ePUAP – zakładki oraz funkcjonalność platformy
- Omówienie opcji – w szczególności: przycisk załatw sprawę; wersja robocza; wyszukiwanie odbiorcy
- Jak powinien wyglądać obieg dokumentów przy użyciu ePUAP-u? Czy punkt obsługi interesanta powinien pełnić rolę punktu podawczego? Wysyłka do sekretarza – dekretacja, rozsyłanie na inne wydziały
Rola administratora w ePUAP-ie
- Kto może być administratorem? Czy może być kliku administratorów?
- Jakie uprawnienia posiada administrator?
Nadawanie i odbieranie uprawnień w ePUAPie
- Czy pracownik urzędu musi złożyć wniosek o nadanie mu uprawnień do ePUAP-u? Do kogo powinien kierować wniosek?
- Jak tworzyć organizację/grupę w ePUAP-ie?
- Wysyłanie zaproszeń do organizacji i nadawanie uprawnień pracownikom urzędu na platformie ePUAP
- Akceptowanie zaproszeń do organizacji
- Odbieranie uprawnień przez administratora na platformie ePUAP
- Czy tylko administrator może nadawać i odbierać uprawnienia?
Konfiguracja skrzyni na ePUAPie
- W jaki sposób prawidłowo skonfigurować skrzynkę w ePUAP-ie?
- Jak skonfigurować prawidłowo stanowisko do podpisów elektronicznych?
- Konfiguracja i ustawienie skrzynki na ePUAP
Publikacja usługi elektronicznej na ePUAP
- W jaki sposób publikować usługi, które świadczy urząd? Kto może je publikować?
- W jaki sposób publikować formularze i kto może je publikować?
- Co należy zrobić, kiedy nie ma dostępnych usług, które urząd chce świadczyć w formie elektronicznej, aby je przypisać do urzędu? Czy klient powinien składać wówczas pisma ogólne poprzez skanowanie dokumentów i podpisanie ich profilem zaufanym?
Odszukiwanie skrzynek w ePUAP-ie
- Jak odszukać skrzynkę, na którą chcemy wysłać wiadomość?
- Co jeśli skrzynki nie udaje się znaleźć?
- Dlaczego nie można znaleźć skrzynki np. komornika, biura rachunkowego?
Tworzenie i wysyłanie wiadomości poprzez ePUAP
- W jaki sposób rozpocząć nową wiadomość?
- Jak należy wysyłać korespondencję poprzez ePUAP do klienta zewnętrznego i wewnętrznego?
- W jaki sposób wysłać sprawozdanie poprzez ePUAP?
- Czy można wysyłać wiadomości poprzez ePUAP bezpośrednio z wydziału? Czy prawidłową procedurą jest wysłanie w pierwszej kolejności wiadomości na skrzynkę podawczą? Od czego zależy odbieg dokumentacji w tym przypadku?
Oddawanie załączników w ePUAP
- Jak dołączyć plik do wiadomości?
- W jaki sposób załączyć więcej załączników do wiadomości na ePUAP-ie, aby nie robić tego pojedynczo?
- Jak dodać poprawnie załącznik do głównego dokumentu?
- Jak należy zabezpieczyć kontener na dane w wiadomości?
- Jak dodać kilka plików bez korzystania z repozytorium?
- PRZYKŁAD: plik nie chce się załączyć, pojawia się błąd, który zawiesza cały program. W jaki sposób przesyłać większe pliki? Czy da się unikać sytuacji, kiedy system przestaje działać?
Przekazywanie wiadomości do klientów zewnętrznych i wewnętrznych poprzez ePUAP
- W jaki sposób przekazać wiadomość z Urzędu Wojewódzkiego do np. starostwa? Jak przekazać taką wiadomość z załącznikami oraz podpisem?
- PRZYKŁAD: jeżeli sąd prosi o przesłanie dokumentów, które wpłynęły przez ePUAP, to urząd ma problem z przesłaniem paczki. Urząd musi robić to w krokach: pobrać xml, pobrać pliki załączone, ewentualnie wizualizacje xml w pdf oraz sprawdzić czy xml jest dobrze podpisany. Jak przekazać taką paczkę (poświadczając, że to jest oryginał)? Osoba nie podpisała pliku tylko xml. W jaki sposób należy podpisywać pisma, które są przekazywane? Czy pismo przewodnie xml oraz każdy załącznik muszą zawierać podpis?
Podpisywanie dokumentów w ePUAP-ie
- Jakie są rodzaje podpisów na ePUAP-ie?
- Jak podpisywać dokumenty wybranymi rodzajami podpisów?
- Podpis przez profil zaufany
Urzędowe Poświadczenie Odbioru
- Co to jest UPO i do czego służy?
- Co powinno zawierać UPO?
- Gdzie znaleźć UPO?
- Jak należy odbierać wiadomości poprzez ePUAP?
- Odbieranie dokumentów przez kancelarie i przesyłanie ich do referatów przez ePUAP– Czy wiadomości odbierane poprzez ePUAP powinny od razu trafiać do referatów/wydziałów, czy może powinny najpierw trafić na skrzynkę podawczą? Od czego zależy odbieg dokumentacji w tym przypadku?
- Czy należy prowadzić katalog spraw odebranych w wersji papierowej?
Urzędowe Poświadczenie Przedłożenia a Urzędowe Poświadczenie Dostarczenia
- Co to jest UPP i do czego służy? Gdzie znaleźć UPP?
- Czy UPP nie generuje się przy osobach prywatnych na ePUAPie? W jaki sposób można sprawdzić doręczenie wiadomości do klienta zewnętrznego poprzez skrzynkę ePUAP?
- Co to jest UPD i do czego służy? Gdzie znaleźć UPD?
- Co należy zrobić jeśli pismo nie zostało odebrane przez użytkownika? Jakie są procedury oraz postępowanie?
Awaryjność ePUAP-u – jak radzić sobie z awaryjnością platformy?
- Jak sobie radzić kiedy platforma nie działa z powodu przeciążenia? Jakie są możliwości, aby poprawić efektywność pracy na tej platformie? Sposoby rozwiązania problemu
- Jak zabezpieczyć dokumenty oraz wykonaną prace na platformie, aby nie utracić jej w przypadku awarii?
Prowadzący
Karol Ciechoński - wieloletni praktyk w zakresie zarządzania dokumentacją Urzędu Miasta Lublin. W ramach obowiązków służbowych sprawuje między innymi nadzór nad obiegiem korespondencji w urzędzie oraz przestrzeganiem przepisów instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej. Jest administratorem funkcjonującego w urzędzie systemu klasy EZD i bierze czynny udział w dostosowywaniu systemu do zmieniającej się rzeczywistości cyfrowej – integracje z innymi systemami dziedzinowymi i platformą ePUAP. Uczestniczył w opracowaniu jednolitych normatywów kancelaryjno-archiwalnych dla ponad 150 miejskich jednostek oświatowych, a następnie we wdrożeniu w nich systemu klasy EZD i przygotowaniu jego integracji z innymi systemami oświatowymi. Także tu pełni funkcję administratora systemu klasy EZD. W swojej pracy specjalizuje się w szeroko rozumianej e-administracji, ze szczególnym uwzględnieniem zasad komunikacji elektronicznej i zastosowaniu podpisów elektronicznych – prowadzi szkolenia w tym zakresie dla pracowników i opracowuje instrukcje. Ukończył studia magisterskie na kierunku historia, specjalizacja archiwistyka, na Uniwersytecie Marii Curie-Skłodowskiej w Lublinie.
Prawa autorskie do niniejszego programu przysługują Private Corporate Consulting Sp. z o.o. Udostępnianie, kopiowanie i przerabianie niniejszego programu bez pisemnej zgody Private Corporate Consulting Sp. z o.o., zagrożone jest odpowiedzialnością karną oraz cywilną.