Wideoszkolenie: E-doręczenia i ePUAP w urzędzie

W programie m.in., wybrane zagadnienia:

• Jak powinien wyglądać obieg dokumentów przy użyciu ePUAPu? Czy punkt obsługi interesanta powinien pełnić rolę punktu podawczego? Dekretacja- rozsyłanie na inne wydziały.
• Jak odszukać skrzynkę na ePUAPie, na którą chcemy wysłać wiadomość? Dlaczego nie można znaleźć skrzynki np. komornika, biura rachunkowego?
• Przykłady cyfryzacji różnych procedur administracyjnych – budownictwo, zamówienia publiczne, egzekucja, USC, sprawy meldunkowe, cyfryzacja oświaty. Przykładowe serwisy administracji publicznej: obywatel.gov.pl, [email protected], ikp.pl
• Ustawa o e-doręczeniach – nowy model komunikacji elektronicznej w administracji; baza adresów elektronicznych – co ona oznacza dla urzędu? Usługa rejestrowanego doręczenia i usługa hybrydowa – kiedy będą stosowane, jakie wyjątki?
• Szyfrowanie i odszyfrowywanie pism urzędowych w formie elektronicznej – w jaki sposób należy szyfrować i odszyfrowywać pisma urzędowe?
• Jak przebiega proces uzyskiwania certyfikatu potrzebnego do przeprowadzenia integracji systemu EZD i EOD z ePUAPem? Czy należy wystosować wniosek do Centralnego Ośrodka Informatyki o wydanie certyfikatu do systemu dziedzinowego?
• W jaki sposób przechowywać dokumentację, która jest w formie elektronicznej? Czy należy drukować taką dokumentację i przekazywać w sposób tradycyjny do archiwum zakładowego? Czy połowiczne działanie EZD zobowiązuje do archiwizowania w sposób podwójny?

Wzory pism, jakie otrzymają uczestnicy:

Szczegółowy program szkolenia:

1.Platforma ePUAP w codziennej pracy urzędu – zarzadzanie kontem podmiotu, konfiguracja skrzynki, publikacja usług, tworzenie i wysyłanie wiadomości, dodawanie załączników, UPO, UPD, UPP, profil zaufany oraz awaryjność na platformie ePUAP

Zarządzanie kontem podmiotu:

• Aktywowanie przez Ministerstwo Cyfryzacji funkcjonalności ePUAP dla Podmiotu Publicznego – w jaki sposób przedłużyć i aktywować certyfikat?
• Zakładanie konta urzędu na ePUAPie
• Jakie są rodzaje kont na ePUAPie?
• Logowanie na ePUAPie
• Wytłumaczeni działania platformy ePUAP – zakładki oraz funkcjonalność platformy
• Omówienie opcji – w szczególności: przycisk załatw sprawę; wersja robocza; wyszukiwanie odbiorcy
• Jak powinien wyglądać obieg dokumentów przy użyciu ePUAPu? Czy punkt obsługi interesanta powinien pełnić rolę punktu podawczego? Dekretacja - rozsyłanie na inne wydziały

Rola administratora w ePUAPie

• Kto może być administratorem? Czy administratorów może być kliku?
• Jakie uprawnienia posiada administrator?

Nadawanie i odbieranie uprawnień w ePUAPie

• Czy pracownik urzędu musi złożyć wniosek o nadanie mu uprawnień do ePUAPu? Do kogo powinien kierować wniosek?
• Jak tworzyć organizację/grupę w ePUAPie?
• Wysyłanie zaproszeń do organizacji i nadawanie uprawnień pracownikom urzędu na platformie ePUAP
• Akceptowanie zaproszeń do organizacji
• Odbieranie uprawnień przez administratora na platformie ePUAP
• Czy tylko administrator może nadawać i odbierać uprawnienia?

Konfiguracja skrzyni na ePUAPie

• W jaki sposób prawidłowo skonfigurować skrzynkę w ePUAPie?
• Jak skonfigurować prawidłowo stanowisko do podpisów elektronicznych?
• Konfiguracja i ustawienie skrzynki na ePUAP
• Co to jest skład wirtualny?

Publikacja usługi elektronicznej na ePUAP

• W jaki sposób publikować usługi, które świadczy urząd? Kto może je publikować?
• W jaki sposób publikować formularze i kto może je publikować?
• Co należy zrobić kiedy nie ma dostępnych usług, które urząd chce świadczyć w formie elektronicznej? aby je przy-pisać do urzędu? Czy klient powinien składać wówczas pisma ogólne poprzez skanowanie dokumentów i podpisa-nie ich profilem zaufanym?

Odszukiwanie skrzynek w ePUAPie

• Jak odszukać skrzynkę, na którą chcemy wysłać wiadomość?
• Co jeśli skrzynki nie udaje się znaleźć?
• Dlaczego nie można znaleźć skrzynki np. komornika, biura rachunkowego?
• Generowanie książki adresowej ESP

Tworzenie i wysyłanie pism poprzez ePUAP

• Usługa pisma ogólnego do podmiotu publicznego;
• Czy pismo przewodnie xml oraz każdy załącznik muszą zawierać podpis?
• W jaki sposób wysłać sprawozdanie poprzez ePUAP?
• Czy można przekazać dokument na adres e-mail?
• Jak postępować w przypadku otrzymania dokumentu na wirtualny skład?
• Czy prawidłową procedurą jest wysłanie w pierwszej kolejności wiadomości na skrzynkę podawczą? Od czego za-leży odbieg dokumentacji w tym przypadku?
• W jaki sposób przekazać wiadomość z Urzędu Wojewódzkiego do np. Starostwa? Jak przekazać taka wiadomość z załącznikami oraz podpisem?
• Jak przekazywać pisma do sądów?[PRZYKŁAD] Jeżeli sąd prosi o przesłanie dokumentów, które wpłynęły przez ePUAP, to urząd ma problem z przesłaniem paczki. Urząd musi robić to w krokach: pobrać xml, pobrać pliki załą-czone, ewentualnie wizualizacje xml w pdf oraz sprawdzić czy xml jest dobrze podpisany. Jak przekazać taką pacz-kę (poświadczając, że to jest oryginał)? Osoba nie podpisała pliku tylko xml. W jaki sposób należy podpisywać pisma, które są przekazywane?

Dodawanie załączników w ePUAP

• Jak dołączyć plik do pisma?
• W jaki sposób załączyć więcej załączników do wiadomości na ePUAP, aby nie robić tego pojedynczo?
• Jak dodać poprawnie załącznik do głównego dokumentu?
• Jakie są ograniczenia dla załaczników – format i rozmiar?
• W jaki sposób przesyłać większe pliki?

Podpisywanie dokumentów w ePUAPie

• Jakimi rodzajami podpisów można posługiwać się na ePUAPie?
• Jak podpisywać dokumenty wybranymi rodzajami podpisów?

Urzędowe Poświadczenie Odbioru

• Co to jest UPO i do czego służy?
• Co powinno zawierać UPO?
• Gdzie znaleźć UPO?
• Jak należy odbierać wiadomości poprzez ePUAP?
• Odbieranie dokumentów przez kancelarie i przesyłanie ich do referatów przez ePUAP– Czy wiadomości odbierane poprzez ePUAP powinny od razu trafiać do referatów/wydziałów, czy może powinny najpierw trafić na skrzynkę podawczą? Od czego zależy odbieg dokumentacji w tym przypadku?

Urzędowe Poświadczenie Przedłożenia a Urzędowe Poświadczenie Dostarczenia

• Co to jest UPP i do czego służy? Gdzie znaleźć UPP?
• Czy UPP nie generuje się przy osobach prywatnych na ePUAPie? W jaki sposób można sprawdzić doręczenie wia-domości do klienta zewnętrznego poprzez skrzynkę ePUAP?
• Co to jest UPD i do czego służy? Gdzie znaleźć UPD?
• Co należy zrobić jeśli pismo nie zostało odebrane przez użytkownika? Jakie są procedury oraz postępowanie?

Awaryjność ePUAPu – jak radzić sobie z awaryjnością platformy?

• Jak sobie radzić kiedy platforma nie działa z powodu przeciążenia? Jakie są możliwości, aby poprawić efektywność pracy na tej platformie? Sposoby rozwiązania problemu
• Jak zabezpieczyć dokumenty oraz wykonaną prace na platformie, aby nie utracić jej w przypadku awarii?

2. Podpisy elektroniczne w urzędzie – rodzaje, weryfikacja, aktywacja i unieważnienie

• Rodzaje i formaty podpisów elektronicznych;
• Jak rozpoznać, że dokument został podpisany elektronicznie?
• W jakiej procedurze/sprawie jakie podpisy mogą być stosowane?
• Jak składać podpis zaufany poza ePUAP?
• Jak podpisać plik profilem zaufanym w wersji PADES?
• Na czym polega mechanizm weryfikacji?
• Jak weryfikować różne rodzaje podpisów elektronicznych?
• Przykłady weryfikacji i możliwych sytuacji;
• Czy weryfikatory online są odpowiednie do potwierdzenia podpisu xml?
• Jak weryfikować podpisy na ofertach w trybie zamówień publicznych?
• W jaki sposób używać podpisu certyfikatem kwalifikowanym?
• Jak aktywować, odnowić lub unieważnić podpis elektroniczny?

3. Cyfryzacja urzędu miasta i gminy – e-usługi, e-doręczenia, e-nadawca

• Co to są e-usług? Jakie e-usługi może świadczyć urząd? Jakie są poziomy jeśli chodzi o świadczenie e-usług w urzędzie (5poziomów)?
• Przełączanie systemów do węzła krajowego – jak powinien wyglądać wniosek o przyłączenie węzła krajowego?
• Czy urząd ma jakiejś obowiązki/działania do zrealizowania ws. cyfryzacji? Czy cyfryzacja/informatyzacja jest jedy-nie wolą urzędu?
• Przykłady cyfryzacji różnych procedur administracyjnych – budownictwo, zamówienia publiczne, egzekucja, USC, sprawy meludnkowe, cyfryzacja oświaty
• Przykładowe serwisy administracji publicznej: obywatel.gov.pl, [email protected], ikp.pl
• Jak zarządzać napływającą dokumentacją elektroniczną? Zastosowanie systemów dziedzinowych.
• Komunikacja z klientem zewnętrznym – co zrobić jeżeli sąd lub inny urząd nie chcą przyjąć niektórych dokumentów w formie elektronicznej?
• Co to jest paczka administracyjna?
• W jaki sposób przejść w pełni do systemu elektronicznego (przy czynniku gdzie inne urzędy wymagają wersji papie-rowej)?

E- nadawca

• W jaki sposób działa e-nadawca? Jak wpływa na pracę urzędu?
• Jakie są warunki korzystania przez urząd z e-nadawcy
• Jak wdrożyć e-nadawcę?
• Automatyzacja wysyłek oraz otrzymywania EPO. W jaki sposób urząd dostaje informację o odbiorze listu?

E-doręczenia

• Obecne zasady doręczeń elektronicznych w KPA i OP
• Ustawa o e-doręczeniach – nowy model komunikacji elektronicznej w administracji
• Baza adresów elektronicznych – co ona oznacza dla urzędu?
• Usługa rejestrowanego doręczenia i usługa hybrydowa – kiedy będą stosowane, jakie wyjątki?
• Jak e-doręczenia wpłyną na pracę urzędu?
• Nowe rozwiązania w KPA w zakresie komunikacji elektronicznej

4. Przyszłość urzędu w systemie EZD i EOD – różnice, etapy i przykłady wdrożenia, integracja z innymi programami

• Jakie są plany odnośnie wdrożenie tego samego systemu EZD dla administracji?
• EZD RP – co zakłada projekt? Co kogo jest kierowany? Jaki jest harmonogram prac?
• Przykładowe programy EZD i EOD

Różnice między obiegiem tradycyjnym, EOD i EZD

• Zarządzanie dokumentacją w systemie tradycyjnym i EZD
• Określenie systemu podstawowego oraz wprowadzenie „wyjątków”
• Porównanie - jakie są różnice pomiędzy obiegiem tradycyjnym, EOD i EZD? Na czym polegają różnice oraz jak wpływają na pracę w urzędzie?
• Jakie są możliwości łączenia tradycyjnej formy wspomaganej przez system?
• Dekretacja dokumentacji elektronicznej – przebieg procesu dekretacji w różnych systemach

Jakie są wymagania przed wdrożenie systemu EOD lub EZD w urzędzie?

• Czy wdrożenie EZD lub EOD, jako systemu uzupełniającego obieg dokumentów w urzędzie powinno być poprzedzone rozporządzeniem prezydenta miasta lub burmistrza?
• Czy wprowadzając system EZD lub EOD urząd powinien spełniać normy i/lub warunki z certyfikatu ISO? Jakie warunki powinny zostać wówczas spełnione?
• Czym kierować się podejmując decyzję o wdrożeniu systemu?

EOD/EZD – jak przebiega proces wdrażania EZD w urzędzie?

• Jakie są wymagania powinny zostać spełnione przed wdrożeniem EZD/EOD?
• Jakie są etapy wdrożenia systemu EZD/EOD w urzędzie i na czym one polegają?
• Przykładowy plan wdrożenia EZD/EOD do urzędu
• Na co zwracać uwagę podczas wdrożenia systemu EZD/EOD przez firmę zewnętrzną?
• Czy podczas wdrażania systemu EZD/EOD urząd może na nim pracować?
• Jakie są najczęściej popełniane błędy podczas wdrażania EZD/EOD?
• Przykładowy obieg dokumentów w systemie EZD/EOD

Jak zintegrować systemy EOD i EZD z innymi programami i systemami?

• Jak należy przeprowadzić integrację systemu EOD/EZD z ePUAPem?
• Jak przebiega proces uzyskiwania certyfikatu potrzebnego do przeprowadzenia integracji systemu EZD i EOD z ePUAPem? Czy należy wystosować wniosek co Centralnego Ośrodka Informatyki o wydanie certyfikatu do systemu dziedzinowego?
• Czy w zależności od oprogramowania integracja będzie wyglądać inaczej?
• W jaki sposób odbywa się odbiór i wysyłka dokumentów poprzez EOD/EZD zintegrowane z ePUAPem?
• Czy mała wydajność ePUAP wpływa na prace systemu EOD/EZD, który jest zintegrowany z platformą?
• Czy aktualizacje w programie do EOD/EZD wpływają na integrację z ePUAPem?
• Integracja z systemami dziedzinowymi – na co warto zwrócić uwagę?

5. Zarządzanie dokumentacją elektroniczną i jej archiwizacja – prowadzenie składów chronologicznych składów informatycznych nośników danych, rejestrowanie, numerowanie i znakowanie

• W jaki sposób przechowywać dokumentację, która jest w formie elektronicznej? Czy należy drukować taką do-kumentację i przekazywać w sposób tradycyjny do archiwum zakładowego? Czy połowiczne działanie EZD zobowiązuje do archiwizowania w sposób podwójny?
• Archiwizowanie dokumentacji elektronicznej w systemie EOD oraz EZD – w jaki sposób archiwizować dokumentację elektroniczną? Jak prowadzić składy chronologiczne i składy nośników danych?
• Co to jest paczka archiwalna i jaką ma strukturę?
• Rejestracja, numerowanie i znakowanie dokumentacji elektronicznej
• Nadawanie metadanych – co to są metadane? W jaki sposób nadać metadane?
• Wymagania techniczne odnośnie archiwizowania dokumentacji elektronicznej
• Archiwum Dokumentów Elektronicznych – sposób działania i zasady przekazywania materiałów archiwalnych do Archiwów Państwowych