Wideoszkolenie: E-doręczenia i ePUAP w urzędzie

W programie m.in., wybrane zagadnienia:

• Jak powinien wyglądać obieg dokumentów przy użyciu ePUAP-u? Czy punkt obsługi interesanta powinien pełnić rolę punktu podawczego? Dekretacja - rozsyłanie na inne wydziały
• Jak odszukać skrzynkę na ePUAP-ie, na którą chcemy wysłać wiadomość? Dlaczego nie można znaleźć skrzynki np. komornika, biura rachunkowego?
• Przykłady cyfryzacji różnych procedur administracyjnych – budownictwo, zamówienia publiczne, egzekucja, USC, sprawy meldunkowe, cyfryzacja oświaty. Przykładowe serwisy administracji publicznej: obywatel.gov.pl, [email protected], ikp.pl
• Ustawa o e-doręczeniach – nowy model komunikacji elektronicznej w administracji; baza adresów elektronicznych – co oznacza dla urzędu? Usługa rejestrowanego doręczenia i usługa hybrydowa – kiedy będą stosowane, jakie wyjątki?
• Szyfrowanie i odszyfrowywanie pism urzędowych w formie elektronicznej – w jaki sposób należy szyfrować i odszyfrowywać pisma urzędowe?
• Jak przebiega proces uzyskiwania certyfikatu potrzebnego do przeprowadzenia integracji systemu EZD i EOD z ePUAP-em? Czy należy wystosować wniosek do Centralnego Ośrodka Informatyki o wydanie certyfikatu do systemu dziedzinowego?
• W jaki sposób przechowywać dokumentację, która jest w formie elektronicznej? Czy należy drukować taką dokumentację i przekazywać w sposób tradycyjny do archiwum zakładowego? Czy połowiczne działanie EZD zobowiązuje do archiwizowania w sposób podwójny?

Wzory pism, jakie otrzymają uczestnicy:

Szczegółowy program szkolenia:

Pytania, na które odpowiedzieliśmy podczas ostatniego szkolenia:

• Czy właściwe jest podpisywanie decyzji (pisma wychodzącego) w programie do podpisu elektronicznego i dołączanie do akt sprawy, ponieważ program do EZD nie posiada możliwości podpisywania?
• Czy w związku z usuwaniem wiadomości z e-doręczeń, jednostki organizacyjne – GOK, GOPS i szkoły będą musiały wdrożyć system EZD?
• Jakie rozwiązania EZD zostaną wdrożone w szkołach? Czy każda ma swój system lub serwer? Czy jest jakiś centralny system, połączony z urzędem miasta?

1.E-Doręczenia i cyfryzacja urzędu miasta i gminy

E-Doręczenia

• Wdrożenie e-Doręczeń – jak się przygotować, co trzeba zrobić i jak to ma funkcjonować w praktyce?
• Zarządzanie dokumentacją w kontekście wdrożenia Platformy Zamówień Publicznych i likwidacji od 1 stycznia 2023 r. miniportalu – jak postępować z dokumentacją na platformie i jak archiwizować dokumentację?
• Elektronizacja procesu budowlanego - Projekt ustawy o zmianie ustawy - Prawo budowlane oraz niektórych innych ustaw - na czym będzie polegała pełna elektronizacja procesu budowlanego w oparciu o nowy system - System do Obsługi Postępowań Administracyjnych (SOPAB)?
• Jak będą gromadzone projekty budowlane w postaci elektronicznej i na czym będzie polegało przekazywanie wniosków z portalu e-Budownictwo do SOPAB za pośrednictwem e-Doręczeń?
• Czy jest system EZD, jak go wdrożyć, jak ustawić obieg dokumentu w urzędzie oraz jakie możliwości daje system EZD RP ?
• Jakie są założenia ustawy o doręczeniach elektronicznych?
• Czym jest Baza Adresów Elektronicznych (BAE)?
• Różnice między Publiczną a Kwalifikowaną Usługą Rejestrowanego Doręczenia (PURDE/ KURDE)
• Zasady świadczenia Publicznej Usługi Hybrydowej (PUH)
• Nowe adresy i skrzynki do doręczeń elektronicznych
• Jakie są obowiązki podmiotu publicznego w zakresie wdrożenia doręczeń elektronicznych?
• Jak e-doręczenia wpłyną na pracę urzędu?
• Nowe rozwiązania w KPA i OP w zakresie komunikacji elektronicznej od 5.10.2021r.
• Zastosowanie art 39 3 k.p.a. w kontekście przepisów kancelaryjnych

E-usługi

• Co to są e-usługi? Jakie e-usługi może świadczyć urząd? Jakie są poziomy świadczenia e-usług w urzędzie (5poziomów)?
• Przyłączanie systemów do węzła krajowego – jak powinien wyglądać wniosek o przyłączenie węzła krajowego?
• Obowiązki podmiotów publicznych w zakresie cyfryzacji. Czy urząd ma jakiejś obowiązki/działania do zrealizowania? Czy cyfryzacja/informatyzacja jest jedynie wolą urzędu?
• Przykłady cyfryzacji różnych procedur administracyjnych (e-budownictwo, zamówienia publiczne, oświata)
• Sposób wysyłki korespondencji, a system zarządzania dokumentacją
• Paczka administracyjna (eADM) – czym jest i jak ją stosować?
• E-nadawca – w jaki sposób działa i jak wpływa na pracę urzędu?

2. Przyszłość urzędu w systemie EZD i EOD – różnice, etapy i przykłady wdrożenia, integracja z innymi programami

Różnice między obiegiem tradycyjnym, EOD i EZD

• Porównanie - jakie są różnice pomiędzy obiegiem tradycyjnym, EOD i EZD? Na czym polegają różnice oraz jak wpływają na pracę w urzędzie?
• Jakie są możliwości łączenia tradycyjnej formy wspomaganej przez system?
• Jakie są plany odnośnie wdrożenie tego samego systemu EZD dla samorządów?
• EZD RP – co zakłada projekt? Co kogo jest kierowany? Jaki jest harmonogram prac?
• Jakie są wymagania przed wdrożenie systemu EOD lub EZD w urzędzie?
• Czy wdrożenie EZD lub EOD, jako systemu uzupełniającego obieg dokumentów w urzędzie powinno być poprzedzone rozporządzeniem prezydenta miasta lub burmistrza?
• Czy wprowadzając system EZD lub EOD urząd powinien spełniać normy i/lub warunki z certyfikatu ISO? Jakie warunki powinny zostać wówczas spełnione?

EOD - jak przebiega proces wdrażania EOD w urzędzie?

• Jakie są wymagania powinny zostać spełnione przed wdrożeniem EOD?
• Jakie są etapy wdrożenia systemu EOD w urzędzie i na czym one polegają?
• Przykładowy plan wdrożenia EOD do urzędu
• Jakie są zadania urzędu podczas wdrażania systemu EOD?
• Przykładowy obieg dokumentów w systemie EOD
• Dekretacja dokumentacji elektronicznej – przebieg procesu dekretacji

EZD – jak przebiega proces wdrażania EZD w urzędzie?

• Jakie są wymagania powinny zostać spełnione przed wdrożeniem EZD?
• Jakie są etapy wdrożenia systemu EZD w urzędzie i na czym one polegają?
• Przykładowy plan wdrożenia EZD do urzędu
• Na co zwracać uwagę podczas wdrożenia systemu EZD przez firmę zewnętrzną?
• Czy podczas wdrażania systemu EZD urząd może na nim pracować?
• Jakie są najczęściej popełniane błędy podczas wdrażania EZD?
• Przykładowy obieg dokumentów w systemie EZD

Jak zintegrować systemy EOD i EZD z innymi programami i systemami?

• Jak przebiega proces uzyskiwania certyfikatu potrzebnego do przeprowadzenia integracji systemu EZD i EOD z ePUAP-em? Czy należy wystosować wniosek co Centralnego Ośrodka Informatyki o wydanie certyfikatu do systemu dziedzinowego?
• Jak należy przeprowadzić integrację systemu EOD z ePUAP-em?
• Integracja systemu EOD na wejściu i wyjściu oraz potwierdzeniach z ePUAP-em
• Aktualizacja, wprowadzenie mechanizmów dużych plików przy zintegrowanym systemie EOD z ePUAP-em
• Jak należy przeprowadzić integrację systemu EZD z ePUAP-em?
• Czy w zależności od oprogramowania integracja będzie wyglądać inaczej?
• W jaki sposób odbywa się odbiór i wysyłka dokumentów poprzez EOD/EZD zintegrowane z ePUAP-em?
• Czy mała wydajność ePUAP wpływa na prace systemu EOD/EZD, który jest zintegrowany z platformą?
• Czy aktualizacje w programie do EOD/EZD wpływają na integrację z ePUAP-em?

3. Podpisy elektroniczne w urzędzie – rodzaje, weryfikacja, aktywacja i unieważnienie

• Rodzaje podpisów elektronicznych oraz certyfikatów
• Jak weryfikować podpisy elektroniczne oraz certyfikaty
• Czy weryfikatory online są odpowiednie do potwierdzenia podpisu xml?
• Podpisy i weryfikacja dokumentów na potrzeby zamówień publicznych powinna odbywać się poprzez przeglądarkę na platformie ePUAP? Czy integracja EOD/EZD umożliwia taką weryfikację?
• Podpis elektroniczny oraz inne formy podpisu dokumentu elektronicznego
• Potwierdzenie certyfikatem kwalifikowanym – obsługa wtyczek oraz działanie komponentów. Z czego wynikają problemy podczas odczytywania danych certyfikatu lub wykonywania podpisu? W jaki sposób używać podpisu certyfikatem kwalifikowanym?
• Jak aktywować, odnowić lub unieważnić podpis elektroniczny?

4. Platforma ePUAP w codziennej pracy urzędu – zarzadzanie kontem podmiotu, konfiguracja skrzynki, publikacja usług, tworzenie i wysyłanie wiadomości, dodawanie załączników, UPO, UPD, UPP, profil zaufany oraz awaryjność na platformie ePUAP

Zarządzanie kontem podmiotu:

• Aktywowanie przez Ministerstwo Cyfryzacji funkcjonalności ePUAP dla Podmiotu Publicznego – w jaki sposób przedłużyć i aktywować certyfikat?
• Zakładanie konta urzędu na ePUAP-ie
• Jakie są rodzaje kont na ePUAP-ie?
• Logowanie na ePUAP-ie
• Wytłumaczeni działania platformy ePUAP – zakładki oraz funkcjonalność platformy
• Omówienie opcji – w szczególności: przycisk załatw sprawę; wersja robocza; wyszukiwanie odbiorcy
• Jak powinien wyglądać obieg dokumentów przy użyciu ePUAP-u? Czy punkt obsługi interesanta powinien pełnić rolę punktu podawczego? Wysyłka do sekretarza – dekretacja, rozsyłanie na inne wydziały

Rola administratora w ePUAP-ie

• Kto może być administratorem? Czy może być kliku administratorów?
• Jakie uprawnienia posiada administrator?

Nadawanie i odbieranie uprawnień w ePUAPie

• Czy pracownik urzędu musi złożyć wniosek o nadanie mu uprawnień do ePUAP-u? Do kogo powinien kierować wniosek?
• Jak tworzyć organizację/grupę w ePUAP-ie?
• Wysyłanie zaproszeń do organizacji i nadawanie uprawnień pracownikom urzędu na platformie ePUAP
• Akceptowanie zaproszeń do organizacji
• Odbieranie uprawnień przez administratora na platformie ePUAP
• Czy tylko administrator może nadawać i odbierać uprawnienia?

Konfiguracja skrzyni na ePUAPie

• W jaki sposób prawidłowo skonfigurować skrzynkę w ePUAP-ie?
• Jak skonfigurować prawidłowo stanowisko do podpisów elektronicznych?
• Konfiguracja i ustawienie skrzynki na ePUAP

Publikacja usługi elektronicznej na ePUAP

• W jaki sposób publikować usługi, które świadczy urząd? Kto może je publikować?
• W jaki sposób publikować formularze i kto może je publikować?
• Co należy zrobić, kiedy nie ma dostępnych usług, które urząd chce świadczyć w formie elektronicznej, aby je przypisać do urzędu? Czy klient powinien składać wówczas pisma ogólne poprzez skanowanie dokumentów i podpisanie ich profilem zaufanym?

Odszukiwanie skrzynek w ePUAP-ie

• Jak odszukać skrzynkę, na którą chcemy wysłać wiadomość?
• Co jeśli skrzynki nie udaje się znaleźć?
• Dlaczego nie można znaleźć skrzynki np. komornika, biura rachunkowego?

Tworzenie i wysyłanie wiadomości poprzez ePUAP

• W jaki sposób rozpocząć nową wiadomość?
• Jak należy wysyłać korespondencję poprzez ePUAP do klienta zewnętrznego i wewnętrznego?
• W jaki sposób wysłać sprawozdanie poprzez ePUAP?
• Czy można wysyłać wiadomości poprzez ePUAP bezpośrednio z wydziału? Czy prawidłową procedurą jest wysłanie w pierwszej kolejności wiadomości na skrzynkę podawczą? Od czego zależy odbieg dokumentacji w tym przypadku?

Oddawanie załączników w ePUAP

• Jak dołączyć plik do wiadomości?
• W jaki sposób załączyć więcej załączników do wiadomości na ePUAP-ie, aby nie robić tego pojedynczo?
• Jak dodać poprawnie załącznik do głównego dokumentu?
• Jak należy zabezpieczyć kontener na dane w wiadomości?
• Jak dodać kilka plików bez korzystania z repozytorium?
• PRZYKŁAD: plik nie chce się załączyć, pojawia się błąd, który zawiesza cały program. W jaki sposób przesyłać większe pliki? Czy da się unikać sytuacji, kiedy system przestaje działać?

Przekazywanie wiadomości do klientów zewnętrznych i wewnętrznych poprzez ePUAP

• W jaki sposób przekazać wiadomość z Urzędu Wojewódzkiego do np. starostwa? Jak przekazać taką wiadomość z załącznikami oraz podpisem?
• PRZYKŁAD: jeżeli sąd prosi o przesłanie dokumentów, które wpłynęły przez ePUAP, to urząd ma problem z przesłaniem paczki. Urząd musi robić to w krokach: pobrać xml, pobrać pliki załączone, ewentualnie wizualizacje xml w pdf oraz sprawdzić czy xml jest dobrze podpisany. Jak przekazać taką paczkę (poświadczając, że to jest oryginał)? Osoba nie podpisała pliku tylko xml. W jaki sposób należy podpisywać pisma, które są przekazywane? Czy pismo przewodnie xml oraz każdy załącznik muszą zawierać podpis?

Podpisywanie dokumentów w ePUAP-ie

• Jakie są rodzaje podpisów na ePUAP-ie?
• Jak podpisywać dokumenty wybranymi rodzajami podpisów?
• Podpis przez profil zaufany

Urzędowe Poświadczenie Odbioru

• Co to jest UPO i do czego służy?
• Co powinno zawierać UPO?
• Gdzie znaleźć UPO?
• Jak należy odbierać wiadomości poprzez ePUAP?
• Odbieranie dokumentów przez kancelarie i przesyłanie ich do referatów przez ePUAP– Czy wiadomości odbierane poprzez ePUAP powinny od razu trafiać do referatów/wydziałów, czy może powinny najpierw trafić na skrzynkę podawczą? Od czego zależy odbieg dokumentacji w tym przypadku?
• Czy należy prowadzić katalog spraw odebranych w wersji papierowej?

Urzędowe Poświadczenie Przedłożenia a Urzędowe Poświadczenie Dostarczenia

• Co to jest UPP i do czego służy? Gdzie znaleźć UPP?
• Czy UPP nie generuje się przy osobach prywatnych na ePUAPie? W jaki sposób można sprawdzić doręczenie wiadomości do klienta zewnętrznego poprzez skrzynkę ePUAP?
• Co to jest UPD i do czego służy? Gdzie znaleźć UPD?
• Co należy zrobić jeśli pismo nie zostało odebrane przez użytkownika? Jakie są procedury oraz postępowanie?

Awaryjność ePUAP-u – jak radzić sobie z awaryjnością platformy?

• Jak sobie radzić kiedy platforma nie działa z powodu przeciążenia? Jakie są możliwości, aby poprawić efektywność pracy na tej platformie? Sposoby rozwiązania problemu
• Jak zabezpieczyć dokumenty oraz wykonaną prace na platformie, aby nie utracić jej w przypadku awarii?