Wideoszkolenie: Archiwum zakładowe w przedszkolach i szkołach

Co ma zawierać instrukcja kancelaryjna w przedszkolu? Jak rozpocząć organizację pracy archiwum zakładowego w przedszkolu i szkole? Jak prawidłowo sporządzić JRWA, instrukcję kancelaryjną i archiwalną? Jak prawidłowo rejestrować, klasyfikować, znakować i brakować akta osobowe w przedszkolu i szkole? Na czym polega kontrola z archiwum nadzorującego? Jakie dokumenty należy przedstawić? Jakie zapisy umieścić w umowie z firmą zewnętrzną obsługująca archiwum w szkole lub przedszkolu?

od 459.00 zł

Wideoszkolenie PCC Poland skierowane do archiwistów zakładowych, dyrektorów oraz pracowników szkół i przedszkoli zajmujących się koordynowaniem czynności kancelaryjnych w placówkach oświaty


Czy archiwum w przedszkolu lub szkole może zostać skontrolowane przez archiwum państwowe?
Podczas szkolenia prowadzący — praktyk dostarczy Państwu przydatnych wskazówek, w jaki sposób archiwizować dokumentację w przedszkolu i szkole. Każdy uczestnik otrzyma kompendium wiedzy na temat organizacji archiwum zakładowego w przedszkolu i szkole - wszystko po to, aby uwolnić Państwa czas! Na szkoleniu omówiony zostanie proces brakowania, udostępniania, porządkowania dokumentacji. Podczas spotkania mogą Państwo zadawać pytania, a prelegent odpowie na nie w oparciu o swoje doświadczenie. Wszystko po to, by dać Państwu gotowe rozwiązania, do zastosowania w pracy od zaraz!

W programie m.in., wybrane zagadnienia:

  • Jak założyć archiwum w przedszkolu lub szkole – od czego rozpocząć prace nad organizacją archiwum? Jakie powinny być pierwszego kroki oraz procedura założenia archiwum?
  • Jak należy postępować, kiedy dokumentacji nie da się przypisać do kategorii zgodnie z JRWA? Jak dopisać kolejny numer do JRWA?
  • Jak archiwizować, porządkować, rejestrować, klasyfikować, znakować i brakować akta osobowe w przedszkolu i szkole? Część “D” akt osobowych - jakie zmiany?
  • Udostępnianie dokumentacji dot. uczniów dla rodziców - czy można udostępniać dokumentację bez wniosku?
  • Po jakim czasie zniszczyć dokumenty w zależności od kategorii?
  • Czy przedszkole lub szkoła może zostać skontrolowane przez archiwum państwowe?
  • Jakie zapisy umieścić w umowie z firmą zewnętrzną obsługująca archiwum w szkole lub przedszkolu?

Wzory pism, jakie otrzymają uczestnicy:

  • Instrukcja archiwalna dla przedszkola i szkoły
  • Instrukcja kancelaryjna dla przedszkola i szkoły
  • JRWA dla przedszkola i szkoły
  • Wniosek dla pracowników przedszkola o wydanie dokumentów lub wydanie duplikatu z archiwum
  • Instrukcja dla pracowników placówki – w jaki sposób powinni rejestrować sprawy i je wydzielać

Szczegółowy program szkolenia:

1. Obowiązek organizacji archiwum z placówce oświatowej – archiwum a składnica akt

  • Czy przedszkole lub szkoła musi mieć archiwum? Co jeśli w przedszkolu lub szkole nie jest prowadzone archiwum?
  • Czy przedszkole lub szkoła może nie prowadzić archiwum np. jeżeli jest nową placówką? Czy archiwum/składnica akt powinna powstać wraz z utworzeniem placówki?
  • Czy składnica akt jest tym samym co archiwum? Czy przechowuje się tam te same dokumenty?
  • Czy w składnicy akt przetrzymuje się tylko dokumentację niearchiwalną?
  • Do jakiego momentu można mówić o składnicy akt w przedszkolu lub szkole?
  • Czy trzymanie dokumentów w segregatorach można nazywać archiwum lub składnicą akt?
  • Jak założyć archiwum w przedszkolu lub szkole – od czego rozpocząć prace nad organizacją archiwum? Jakie powinny być pierwszego kroki oraz procedura założenia archiwum?
  • Czy urząd (archiwista z urzędu) może pomagać prowadzić archiwum w szkole lub przedszkolu?
  • Czy urząd gminy/miasta może prowadzić archiwum za przedszkole/szkołę? [PRZYKŁAD] Szkoła nie ma księgowości. Płacowa i księgowa są w urzędzie i to tam wytwarzana jest dokumentacja, czy w związku z tym szkoła powinna mieć swoje archiwum? Czy dokumentacja z przedszkola/szkoły może być archiwizowana w urzędzie?
  • Kto nakłada obowiązek prowadzenia archiwum na przedszkole lub szkołę?

2. Klasyfikacja i znakowanie dokumentacji zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt

  • Jak rejestrować sprawy?
  • Czy można rejestrować sprawy na klasach głównych?
  • Omówienie budowy JRWA – co powinien zawierać JRWA?
  • Czy JRWA potrzeby jest w przypadku składnicy akt?
  • Czy JRWA trzeba aktualizować i ustalać do roku?
  • Czy przedszkole/szkoła może ubiegać się o JRWA od archiwum państwowego lub urzędu miasta i gminy?
  • Jak wygląda procedura uzgodnienia JRWA z archiwum państwowym? Czy wystarczy wysłać przygotowany JRWA i czekać na odpowiedź/opinie archiwum państwowego? Czy archiwum państwowe dostarcza wytyczne jak przygotować JRWA?
  • Jak należy postępować, kiedy dokumentacji nie da się przypisać do kategorii zgodnie z JRWA? Jak dopisać kolejny numer do JRWA?
  • Co to znak sprawy i do czego służy?
  • Jak założyć teczkę i podteczkę?
  • Czy w teczce musi być spis spraw?
  • Tworzenie spisu spraw - w jaki sposób to robić?
  • Jaki powinien być układ teczki?
  • [PRZYKŁAD] Co powinno znaleźć się w teczce dziecka, które posiada orzeczenie o kształceniu specjalnym? Czy w dokumencie o pomocy psychologiczno-pedagogiczna powinny zostać wymienione takie dokumenty?
  • Czy w JRWA powinien być zapis, w jaki sposób zakładać teczki? W jakim dokumencie wewnętrznym powinien znaleźć się taki zapis?

Instrukcja kancelaryjna

  • Czy przedszkole lub szkoła ma obowiązek opracować własną instrukcję kancelaryjną? Co jeśli takiej nie ma?
  • Czy przedszkole lub szkoła powinno wystąpić do archiwum państwowego lub urzędu miasta o nadanie instrukcji kancelaryjnej?
  • Co ma zawierać instrukcja kancelaryjna w przedszkolu? Jak powinien wyglądać projekt instrukcji kancelaryjnej?
  • Czy do instrukcji kancelaryjnej powinny zostać sporządzone inne załączniki?
  • Jaki jest tryb zatwierdzenia instrukcji kancelaryjnej dla przedszkola? Ile czeka się na decyzję?

Instrukcja archiwalna

  • Czy przedszkole lub szkoła ma obowiązek opracować własną instrukcję archiwalną? Co jeśli takiej nie ma?
  • Czy przedszkole lub szkoła powinno wystąpić do archiwum państwowego lub urzędu miasta o nadanie instrukcji archiwalnej?
  • Co ma zawierać instrukcja archiwalna w przedszkolu? Jak powinien wyglądać projekt instrukcji archiwalnej?
  • Czy instrukcje archiwalną trzeba dostosować do ustaw? Jeśli tak, to do jakich?
  • Czy do instrukcji archiwalnej powinny zostać sporządzone inne załączniki?
  • Jaki jest tryb zatwierdzenia instrukcji archiwalnej dla przedszkola? Ile czeka się na decyzję?


3. Kategorie archiwalne i sposoby ich porządkowania – jak prawidłowo archiwizować dokumentację w przedszkolu i szkole?

Kategorie archiwalne i sposoby ich porządkowania:

  • Dokumentacja poniżej 10 lat przechowywania
  • Dokumentacja powyżej 10 lat przechowywania
  • Materiały archiwalne

Jak archiwizować, porządkować, rejestrować, klasyfikować, znakować i brakować:

  • akta osobowe w przedszkolu i szkole? Jaki symbol należy przypisać do takiej dokumentacji? Część “D” akt osobowych - jakie zmiany? Zmiany, które pojawiły się w archiwizowaniu akt osobowych - jaki jest nowy okres archiwizowania takiej dokumentacji? Jak długo przetrzymywać taki rodzaj dokumentacji?
  • czy w arkuszach ocen uczniów może znajdować się całościowa, indywidualna dokumentacja ucznia? Jak długo przetrzymywać taki rodzaj dokumentacji?
  • dokumentację kadrową i pracowniczą w przedszkolu i szkole? Jaki symbol należy przypisać do takiej dokumentacji? Jak długo przetrzymywać taki rodzaj dokumentacji?
  • dokumentację księgową w przedszkolu i szkole? Jaki symbol należy przypisać do takiej dokumentacji? Jak długo przetrzymywać taki rodzaj dokumentacji?
  • dokumentację z rozliczenia stołówki w przedszkolu i szkole? Jaki symbol należy przypisać do takiej dokumentacji? Jak długo przetrzymywać taki rodzaj dokumentacji?
  • dokumentację płacową w przedszkolu i szkole? Jaki symbol należy przypisać do takiej dokumentacji? Jak długo przetrzymywać taki rodzaj dokumentacji?
  • dokumentację dot. działalności edukacyjnej w przedszkolu i szkole? Jaki symbol należy przypisać do takiej dokumentacji? Jak długo przetrzymywać taki rodzaj dokumentacji?
  • dokumentację dot. wychowania i opieki w przedszkolu i szkole? Jaki symbol należy przypisać do takiej dokumentacji? Jak długo przetrzymywać taki rodzaj dokumentacji?
  • programy nauczania w przedszkolu i szkole? Jaki symbol należy przypisać do takiej dokumentacji? Jak długo przetrzymywać taki rodzaj dokumentacji?
  • plany pracy w przedszkolu i szkole? Jaki symbol należy przypisać do takiej dokumentacji? Jak długo przetrzymywać taki rodzaj dokumentacji?
  • plany roczne w przedszkolu i szkole? Jaki symbol należy przypisać do takiej dokumentacji? Jak długo przetrzymywać taki rodzaj dokumentacji?
  • dokumentację dot. współpracy z innymi instytucjami w przedszkolu i szkole? Jaki symbol należy przypisać do takiej dokumentacji? Jak długo przetrzymywać taki rodzaj dokumentacji?
  • dokumentację techniczną (np. z wymiany pieca) w przedszkolu i szkole? Jaki symbol należy przypisać do takiej dokumentacji? Jak długo przetrzymywać taki rodzaj dokumentacji?


4. Jak prawidłowo archiwizować dokumentację elektroniczną w przedszkolu i szkole?

  • W jaki sposób powinna być archiwizowana dokumentacja elektroniczna w przedszkolu i szkole?
  • Czy są wyjątki w archiwizowaniu takiej dokumentacji? Jak ustalić takie wyjątki?
  • Dziennik elektroniczny i biblioteka elektroniczna - jak przechowywać/archiwizować dokumenty, które są w formie elektronicznej? Czy można to robić na dysku? Kto powinien być za to odpowiedzialny? Co ile archiwizować takie dane i jak długo je przechowywać?
  • Czy jeżeli do przedszkola wysłane są dokumenty w formie elektronicznej (poprzez e-maila), to można je wydrukować i włożyć do konkretnej teczki? Jak postępować z taką dokumentacją?
  • Czy dokumentacja elektroniczna może funkcjonować bez EZD?
  • Czy aby archiwizować dokumentację elektroniczną potrzebne jest wprowadzenia potwierdzenia odbioru?


5. Praktyczne wskazówki dotyczące porządkowania i układania dokumentacji – klucz do efektywnej i skutecznej pracy

  • Jak klasyfikować i układać dokumenty w archiwum, aby później szybko je odnaleźć?
  • Czy sposób układania dokumentów w archiwum ma znaczenia? W jaki sposób powinny być ułożone dokumenty/teczki?
  • Jak wtórnie zakładać teczki dla dokumentacji przyjętej w stanie nieuporządkowanym?
  • Jak układać/porządkować dokumentacje w archiwum? Czy najlepszym sposobem robić to rocznikami/latami?
  • Czy teczki należy archiwizować chronologicznie?
  • Czy archiwum należy porządkować co min. co 2 lata?


6. Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym – zasady oraz procedury

  • Na jakich zasadach udostępnia się dokumenty dla klientów zewnętrznych/wewnętrznych?
  • Czy należy prowadzić ewidencję dot. udostępnionych dokumentów?
  • Czy RODO wpływa na procedurę wypożyczania dokumentów?
  • Procedura wypożyczenia dokumentów z archiwum zakładowego
  • Czy udostępnia się kopie, czy oryginał dokumentu?
  • Udostępnianie dokumentacji dot. uczniów dla rodziców - czy można udostępniać dokumentację bez wniosku?


7. Brakowanie - jakie dokumenty i po jakim czasie można niszczyć?

  • Procedura brakowania dokumentacji - jak powinno przebiegać brakowanie dokumentów niearchiwalnych? Co z dokumentacją archiwalną?
  • Czy wymagane jest uzyskanie zgody na zniszczenie dokumentu kategorii B5/B10?
  • Po jakim czasie zniszczyć dokumenty w zależności od kategorii?
  • Po jakim czasie należy zniszczyć dokumentacje uczniów w związku z RODO?
  • Czy archiwum państwowe musi przyjechać i sprawdzić dokumentacje do brakowania?
  • Czy należy i jak sporządzić wykaz dokumentów do brakowania?
  • Czy należy i jak spisywać protokoły po brakowaniu? Co powinno być w takim protokole i gdzie dostarczyć taki protokół?
  • Ekspertyza dokumentacji niearchiwalnej
  • Przekwalifikowanie dokumentacji do kat. A


8. Przekazywanie dokumentów do archiwum państwowego – omówienie procesu przekazania dokumentacji

  • Jak przekazywać dokumenty do archiwum państwowego? Warunki i omówienie całego procesu przekazywania dokumentów
  • W jakim stanie (czy w specjalnych kopertach itp.) przekazywać dokumenty do archiwum państwowego?


9. Jak wzorcowo przygotować sprawozdawczość z archiwum zakładowego?

  • Czy archiwum w przedszkolu musi sporządzać coroczne protokoły dla AP?
  • Co powinno się znaleźć w takim sprawozdaniu? Jak je przygotować?


10. Przebieg kontroli z archiwum nadzorującego

  • Czy przedszkole lub szkoła może zostać skontrolowane przez archiwum państwowe?
  • Czy archiwum zakładowe z urzędu może skontrolować archiwum prowadzone w przedszkolu lub szkole?
  • Na czym polega kontrola z archiwum nadzorującego? Jakie dokumenty należy przedstawić?


11. Obsada archiwum zakładowego oraz wymagania odnośnie lokalu i wyposażania

  • Jakie są wymagane uprawnienia, aby pracować jako archiwista zakładowy?
  • Co powinna wiedzieć osoba, która przejmuje obowiązki związane z archiwum, a nie ma wykształcenia związanego z archiwizacją
  • Czy każdy pracownik przedszkola lub szkoły może wykonywać zadania archiwisty?
  • Czy można pracować jako archiwista zakładowy bez kursu I stopnia lub studiów?
  • Jakie są wymogi techniczne odnośnie lokalu, w jakim archiwizowane są dokumenty w przedszkolu lub szkole? Czy wymagane jest osobne pomieszczenie?
  • Czy do prowadzenia archiwum w szkole lub przedszkolu wystarczy szafa pancerna?
  • Czy ma znaczenie, na którym piętrze znajduje się archiwum?
  • Czy powyższe wymogi są obligatoryjne, czy jedynie zalecane?
  • Czy wymagane jest notowanie danych dot. wilgoci i temperatury?
  • Czy odgrzybianie dokumentacji jest konieczne?
  • Kiedy należy odgrzybiać dokumentację?
  • Kto powinien finansować przeprowadzanie odgrzybiania dokumentacji przed przekazaniem jej do jednostki nadzorującej?


12. Współpraca z firmą zewnętrzna – czy warto współpracować z firmą zewnętrzną?

  • Jakie zapisy umieścić w umowie z firmą zewnętrzną obsługująca archiwum w szkole lub przedszkolu?
  • Kiedy sprawdzi się wynajęcie firmy zewnętrznej do prowadzenia archiwum w szkole lub przedszkolu? Czy taka firma odpowiada za przygotowanie pomieszczenia, brakowanie, udostępnianie dokumentów, kontakt z archiwum państwowym?





Prowadzący

Magdalena Biernat - wieloletni praktyk, prowadzi archiwum zakładowe w przedszkolu oraz od kilkunastu lat jest główną księgową w trzech placówkach oświatowych na terenie Jeleniej Góry i Piechowic.

Prawa autorskie do niniejszego programu przysługują Private Corporate Consulting Sp. z o.o. Udostępnianie, kopiowanie i przerabianie niniejszego programu bez pisemnej zgody Private Corporate Consulting Sp. z o.o., zagrożone jest odpowiedzialnością karną oraz cywilną.

Terminy szkoleń


od 459.00
07 grudnia 2021

Podobne szkolenia