Wideoszkolenie: Pracownicze Plany Kapitałowe w OPS

W programie m.in., wybrane zagadnienia:

• Czy decyzję o wyborze instytucji zarządzającej PPK może podjąć Burmistrz dla wszystkich podległych jednostek? Jeżeli Burmistrz zgodzi się na wybór instytucji finansowej za wszystkie jednostki to kto zawiera umowę o zarządzenie? Burmistrz za wszystkich czy każda jednostka osobno?
• Jak zapewnić środki na ewentualne PPK? Czy należy to wpisać w plan wydatków na następny rok budżetowy?
• Czy kierownik może zgłosić swoje stanowisko na reprezentanta? Czy bierze udział w głosowaniu?
• A co w sytuacji, kiedy pracownik złoży wniosek o zmniejszenie wymiaru składki np. w wysokości 1,0%? Od kiedy stosuje się niższą kwotę potrąceń z wynagrodzenia? Czy należy potrącić niższą składkę w miesiącu złożenia wniosku przez pracownika, czy od następnego miesiąca?
• Co dokładnie podlega kontroli i jaka instytucja państwowa dokonuje kontroli?
• Co w przypadku pracownika na zasiłku macierzyńskim? Czy pracodawca w tym czasie nie będzie dokonywał żadnych wpłat na konto do PPK? Czy w tej sytuacji przysługuje opłata powitalna oraz opłata roczna? Czy powiadamiając pracodawcę o rezygnacji z przystąpienia do PPK od października b.r będzie mogła zadeklarować chęć przystąpienia do PPK wracając do pracy w październiku 2021?
• Jaka jest procedura dziedziczenia, po jakim czasie można otrzymać te pieniądze, kto dokładnie ma prawo dziedziczenia i jakiej proporcji? Czy osoba dziedzicząca musi mieć skończone 18 lat?

Wzory pism, jakie otrzymają uczestnicy:

Szczegółowy program szkolenia:

1. Jak zapewnić środki na ewentualne PPK? Czy należy to wpisać w plan wydatków na następny rok budżetowy?

• W jaki sposób zaplanować środki na następny rok dla PPK?
• W jaki sposób poradzić sobie ze sfinansowaniem planów kapitałowych, z jakich źródeł finansować PPK?
• Na jak okres trzeba zawrzeć umowę o prowadzenie PPK?
• Kto ponosi koszty zarządzania PPK i kiedy są naliczane?
• Czy zawarcie umowy, a nie przystąpienie pracowników do PPK skutkuje naliczeniem opłat przez instytucję?
• Czy OPS ponosi koszty za prowadzenie nawet jeśli nie przystąpi żaden pracownik?
• Co się dzieje, kiedy pracownik zmienia miejsce pracy?
• Czy u nowego pracodawcy pracownik będzie oszczędzał w dotychczasowej instytucji finansowej?
• Czy opiekunki na umowę zlecenie należy zgłaszać do PPK?
• Czy umowy zlecenie studentów do 26 roku życia podlegają PPK?
• Co robimy w przypadku gdy nowy pracownik zwolni się z pracy przed trzecim miesiącem zatrudnienia i nie została podpisana deklaracja o przystąpieniu do PPK?
• Czy pracodawca ma obowiązek przekazywać składki na PPK nawet za pracowników, którzy nie przystąpili do PPK?
• W ustawie nie ma wskazanego terminu "od kiedy" można rezygnować. Czy przystępuje się z chwilą zawarcia umowy o prowadzenie?
• Czy pracodawca będzie mógł ponownie automatycznie zapisać pracownika do programu, mimo wcześniejszej rezygnacji?
• Co z pracownikami po 55 roku życia? Czy mogą skorzystać z PPK czy muszą złożyć deklarację rezygnacji?
• Czy jest to umowa pomiędzy pracownikiem a instytucją którą zawiera pracodawca w jego imieniu czy umowa pomiędzy pracodawcą a instytucją?
• PPK czy PPE? Czy posiadanie PPE zwalnia pracodawcę z oferowania pracownikom PPK?
• Co z pracownikami, którzy pracują na umowy cywilno-prawne czy na zlecenia a w zakładzie jest PPE (a oni nie są w nie wciągnięci, a zakład PPK nie musi dla nich tworzyć)?
• Przepisy obowiązujące od 01.01.2021 r. mówią, że do umów o zarządzanie PPK oraz umów o prowadzenie PPK nie stosuje się przepisów ustawy prawo zamówień publicznych, jeżeli wartość zamówienia jest mniejsza niż progi unijne, o których mowa w art. 3 ust. 1 tej ustawy. W jaki sposób ustalić tą wartość zamówienia?

2. Jakie są kryteria wyboru odpowiednich instytucji?

• Protokół wyboru instytucji - jakie należy zawrzeć w nim kryteria wyboru?
• Czy jednostka nadrzędna nad jednostką budżetową, która nie ma związków zawodowych, będzie mogła zawrzeć umowę z firmą ubezpieczeniową i w jaki sposób?
• Czy do instytucji finansowej należy wysyłać dane wszystkich uczestników objętych obowiązkiem (18-55 lat), czy tylko dane osób, które nie złożyły rezygnacji lub złożyły wniosek o dobrowolne objęcie PPK?
• W jaki sposób OPS będzie mógł podpiąć się pod wybraną firmę przez urząd miasta? Jakie powinny być uzgodnienia w takiej sytuacji?
• Co wówczas powinno być zrobione po stronie OPS-u, jakie formalności powinny zostać dopełnione aby to było prawidłowe?
• Czy można dokonać przelewu do instytucji tego samego miesiąca co jest wypłata?

3. Jakajest procedura wyłonienia reprezentacji pracowników w celu wyboru instytucji finansowej do PPK?

• Czy konieczne jest przeprowadzanie wyborów reprezentacji pracowników skoro jest 2 chętnych. Czy wystarczy krótka notatka że te 2 osoby będą pełnić te funkcje? Jak należy sporządzić protokół z wyboru takiej reprezentacji?
• Czy reprezentacja do wyboru instytucji do PPK może być jednoosobowa? Czy należy przedstawić 3 instytucje do wyboru czy wystarczą np. 2?
• Jaka jest procedura w sytuacji, jeśli Kierownik jednostki sam powierzył wybranej osobie obowiązki aby reprezentowała w sprawie PPK bez żadnego konkursu?
• Czy kierownik może zgłosić swoje stanowisko na reprezentanta? Czy bierze udział w głosowaniu?
• Czy główny księgowy może reprezentować pracowników?
• Czy można zrobić notatkę ze spotkania, podczas którego jednogłośnie wybrano reprezentanta X i każdy pracownik się podpisze? Czy należy ogłosić konkurs w takiej sytuacji?
• Czy stosować czas startu zamówienia publicznego? Jeśli końcowy to jaki?
• Jeśli jest Rada Pracowników wybrana wcześniej to należy udokumentować to jeszcze raz na potrzeby wyboru instytucji finansowej i przystąpienia do PPK? Czy konieczny jest dodatkowy wywiad z resztą pracowników w celu wyrażenia zgody na taki sam skład Rady Pracowników do wyboru instytucji finansowej?
• Regulamin wyborów reprezentacji pracowników - wzór
• Protokół z wyborów reprezentacji pracowników - wzór

4. Jak powinna wyglądać współpraca z firmą ubezpieczeniową? Jaki jest podział obowiązków między OPS a firmą ubezpieczeniową?

• Czy firma ubezpieczeniowa na wniosek OPS-u będzie wprowadzała pracowników do systemu?
• Czy OPS będzie mógł polegać na firmie ubezpieczeniowej?
• Kto jest odpowiedzialny za napisanie regulaminu wyborów, informację dla pracownika i dopilnowaniem wszystkich terminów w OPS?
• Kto zajmuje się obsługą całego procesu wdrożenia PPK, wyboru instytucji, informowania pracowników, dostarczenia materiałów?
• Czy firma, z którą podpisze się umowę będzie obsługiwała zgłoszenia członków i wypowiedzenia, czy będzie to spoczywało na pracowniku OPS-u?
• W jakim zakresie instytucja finansowa będzie pomagała i obsługiwała ten system?
• Kto powinien przyjmować deklaracje i dbać o bieżącą obsługę pracowników i obsługę programu kadrowo – płacowego?
• Czy oprogramowanie do obsługi KPP będzie udostępnione w kadrach i w płacach danej jednostki i będzie to spoczywało na pracowniku? Czy OPS może wymagać do niego dostępu?
• Czy firma ubezpieczeniowa będzie przesyłała lub udostępniała informacje w systemie i na tej podstawie pracownik płac i kadr będzie mógł dokonywać rozliczeń z wypłaty?

5. Od czego będzie zależeć wysokość wpłat na konto PPK?

• Czy podczas szacowania zamówienia należy sumować składki za jeden rok?
• Jaki okres sumy wpłat do szacowania należy przyjąć?
• Czy odpisy pracownika i pracodawcy podlegają opodatkowaniu i jaki to ma wpływ na wynagrodzenie netto?
• Jaka jest wysokość składek na PPK? Jaka jest składka minimalna i maksymalna poniesiona przez pracownika?
• Czy można zwiększyć lub zmniejszyć wysokość wpłat do PPK?
• A co w sytuacji, kiedy pracownik złoży wniosek o zmniejszenie wymiaru składki np. w wysokości 1,0%? Od kiedy stosuje się niższą kwotę potrąceń z wynagrodzenia? Czy należy potrącić niższą składkę w miesiącu złożenia wniosku przez pracownika, czy od następnego miesiąca?
• Jakie są wytyczne dotyczące składników, które wchodzą w wynagrodzenie brutto? Np. nagrody jubileuszowe, odprawy, trzynastki, ryczałt za samochód
• Jakie dodatkowe opłaty ponosi pracodawca oprócz odprowadzanych składek?
• Jak radzić sobie z problemem z dostosowaniem programu do obliczania składek?
• Czy PPK jest opodatkowane? Jakie podatki zostaną nałożone na oszczędności?
• Nie została jeszcze wybrana instytucja do prowadzenia i zarządzania. Czy należy już naliczać składki z datą wejścia w życie terminu czy dopiero po zawarciu umów?
• Czy co roku pracownik będzie płacił procentowo coraz więcej?
• Kto ile dopłaca?
• Czy uczestnik dostaje część zysku? Czy tylko to co wpłacił + wpłaty pracodawcy + dopłaty roczne?
• Jak na oszczędności w PPK wpłynie inflacja?
• Czy PPK podlega waloryzacji?
• Czy PPK jest opodatkowane w momencie wypłaty?
• Czy PPK jest traktowane jako kapitał czy oszczędności?
• Czy PPK będą oprocentowane?
• Wynagrodzenia uczestnika PPK, korzystającego ze zwolnienia „zerowy PIT”
• Jaka jest możliwość obniżenia wpłaty podstawowej przez „najuboższych” uczestników?
• Podział środków PPK w razie rozwodu lub śmierci uczestnika PPK
• Rozporządzanie środkami zgromadzonymi w ramach PPK przez uczestnika
• Co się dzieje z pieniędzmi w PPK w przypadku choroby, jakie składki są odprowadzane, czy można te pieniądze wypłacić i w jakim czasie należy je zwrócić?
• Co w przypadku pracownika na zasiłku macierzyńskim? Czy pracodawca w tym czasie nie będzie dokonywał żadnych wpłat na konto do PPK? Czy w tej sytuacji przysługuje opłata powitalna oraz opłata roczna? Czy powiadamiając pracodawcę o rezygnacji z przystąpienia do PPK od października b.r będzie mogła zadeklarować chęć przystąpienia do PPK wracając do pracy w październiku 2021?
• Sposób obliczania składki dla osób przebywających na zwolnieniach, na urlopach wychowawczych i macierzyńskim. Od jakiej podstawy naliczamy te kwoty?
• Jakie koszty manipulacyjne są związane z przystąpieniem do PPK?
• Ile pracodawca musi odprowadzać do urzędu skarbowego?
• Jaka jest procedura dziedziczenia, po jakim czasie można otrzymać te pieniądze, kto dokładnie ma prawo dziedziczenia i jakiej proporcji? Czy osoba dziedzicząca musi mieć skończone 18 lat?
• Jakie są koszty obsługi PPK przez bank?

6. Podpisywanie umów

• Jakie mogą pojawić się błędy podczas obsługi PPK?
• Czy istnieje możliwość przynależności do kilku programów PPK?
• Jak powinna wyglądać deklaracja? Wzór
• Czy pracownik musi co 4 lata podpisywać deklarację rezygnacji aby był to program dobrowolnego uczestnictwa?
• Tworzenie list

7. Nadzór i kontrola nad funkcjonowaniem PPK

• Jak się przygotować do kontroli?
• Jakie kary i za co grożą pracodawcy?
• Co dokładnie podlega kontroli i jaka instytucja państwowa dokonuje kontroli?
• Czy KNF będzie mieć prawo do nakładania sankcji na instytucje państwowe?
• Jaki jest podział kontroli między KNF i PIP?

8.Jaki zakres danych pracodawca powinien pozyskać od uczestnika PPK i na jakiej podstawie?

• Kiedy można tworzyć klauzulę informacyjną?
• Jaka dokumentacja jest niezbędna w przypadku osób, które nie posiadają obywatelstwa polskiego?
• Na jakiej podstawie prawnej pracodawca przetwarza dane uczestnika PPK?
• Czy umowa o prowadzenie PPK będzie mogła zostać zawarta i realizowana jeśli pracownik nie ma skrzynki e-mail ani telefonu?
• Czy pracodawca musi pozyskać odrębną zgodę pracownika na przetwarzanie danych w postaci numeru telefonu i adresu e-mail?
• Jak długo pracodawca może przechowywać dane w związku z PPK? (także w przypadku rezygnacji)?
• Jaki jest zakres danych, jakich pracodawca żąda od pracowników celem zawarcia w ich imieniu umowy o prowadzenie PPK?
• Po jakim czasie dane powinny zostać usunięte?
• Czy w każdym ośrodku powinien być wskazany inspektor ochrony danych osobowych?
• Kto jest administratorem danych dotyczących PPK, instytucja finansowa czy pracodawca?
• Przyjmowanie, obieg i gromadzenie dokumentacji dotyczącej PPK
• Jakie są zasady przechowywania i archiwizacji dokumentacji?