W programie m.in., wybrane zagadnienia:
● W jaki sposób przygotować się do kontroli zarządczej?
● W jaki sposób przygotować pracowników do kontroli zarządczej?
● Jak prawidłowo identyfikować ryzyko?
● W jaki sposób zweryfikować ryzyko po przeprowadzeniu kontroli i oszacować czy to ryzyko faktycznie wystąpiło ?
● W jaki sposób szacować mierniki?
● Jak wyznaczać cele i zadania dla Urzędu?
● Jak uwzględnić w kontroli nieprzewidziane okoliczności, takie jak pandemia i wybuch wojny?
● W jaki sposób należy stworzyć procedury do każdego postępowania w zakresie kontroli zarządczej?
● Jakie dokumenty powinna zawierać teczka kontroli zarządczej?
Wzory pism, jakie otrzymają uczestnicy:
●Sprawozdanie z wykonania planu działalności
●Ankieta do samooceny kontroli zarządczej
●Rejestr ryzyka
●Roczny plan kontroli
●Regulamin kontroli zarządczej i załączniki
Szczegółowy program szkolenia:
Jak przeprowadzić kontrolę zarządczą?
● W jakim celu przeprowadza się kontrolę zarządczą?
● Jakie są walory kontroli zarządczej?
● W jaki sposób uwzględnić w kontroli nieprzewidziane okoliczności, np. pandemia COVID, wojna?
● Jak przygotować urząd do kontroli w przypadku nieprzewidzianych sytuacji (np. COVID, wybuch wojny)?
● Jaka jest minimalna ilość kontroli w ciągu roku?
● Co powinno być w 100% zrealizowane w trakcie kontroli?
● Jakie minimalne, niezbędne i zgodne z prawem kroki musi wykonać osoba realizująca kontrolę zarządczą?
● Jak powinna wyglądać kontrola funkcjonalna?
● W jaki sposób przygotować się do kontroli zarządczej?
● Jak zastosować teoretyczne aspekty kontroli zarządczej w praktyce?
● Jak przekonać pracowników do zasadności przeprowadzenia kontroli?
● Jakie informacje wnosi dla pracowników przeprowadzona kontrola?
● W jaki sposób należy stworzyć procedury do każdego postępowania w zakresie kontroli zarządczej?
● Jaki jest bieżący stan prawny jeśli chodzi o kontrole zarządcze?
● Jakie są najbardziej aktualne przepisy prawne dotyczące kontroli zarządczej?
● W jaki sposób wprowadzić nowe przepisy prawne?
W jaki sposób przeprowadzić proces samooceny wśród pracowników?
● W jaki sposób przygotować pracowników do etapu kontroli jakim jest samoocena?
● Co powinna zawierać samoocena pracownika?
● Jak interpretować pytania z arkusza samooceny pracownika?
● W jaki sposób wypełnić samoocenę?
● Czy w przypadku 100 pracowników urzędu każdy powinien wypełnić samoocenę?
● Czy w przypadku kilkudziesięciu pracowników arkusze samooceny mogą ulec skróceniu?
● Czy arkusze samooceny pracowników należy archiwizować czy przechowywać jedynie do czasu odbycia audytu?
● Gdzie zawrzeć szczegółowe opinie pracownika, gdy w arkuszu samooceny pytania są zbyt ogólne?
● Jak zachować się w sytuacji, gdy pracownik nie zgadza się z protokołem po kontroli (zaleceniami)? Czy poddać to analizie, reagować w jakiś sposób?
● Czy należy wcześniej poruszyć problematyczne kwestie z pracownikiem, aby uniknąć wprowadzania zaleceń do protokołu?
Jak określać ryzyko w urzędach pracy na potrzeby kontroli zarządczej?
● W jaki sposób dobrać zespół do monitorowania ryzyka?
● W jaki sposób należy przygotować dokumenty dotyczące analizy ryzyka?
● W jaki sposób należy wypełnić deklarację dotyczącą zarządzania ryzykiem?
● Jak zidentyfikować i ustalić ryzyko (problem wśród kierowników działów)?
● Co stanowi ryzyko dla urzędu (pod kątem sporządzenia sprawozdania)?
● Jakie metody badania wykorzystać w zakresie zaspokojenia niezbędnych mierników i wskaźników?
● Czy rejestr ryzyka powinien być na bieżąco aktualizowany?
● Ile razy w ciągu roku należy wypełniać rejestr ryzyka?
● Jak szacować ryzyko/oceniać ryzyko?
● Jakie są obszary ryzyka?
● W jaki sposób określać zagrożenia związane z wydatkowaniem środków finansowych?
● W jaki sposób określać ryzyko związane z zabezpieczaniem danych osobowych?
● Czy ryzyko jest ryzykiem wewnętrznym? (wg mnie: Czy zagrożenia zewnętrzne można traktować jako ryzyko?)
● Czy ryzyko zewnętrzne należy uwzględnić w kontroli?
● Jak oszacować ryzyko dla poszczególnych celów?
● Na co należy zwrócić uwagę w przypadku szacowania ryzyka finansowego?
● Jakie ryzyko powinno się uwzględnić w przypadku ochrony danych osobowych?
● W jaki sposób przeprowadzić analizę ryzyka?
● Kiedy mamy do czynienia z ryzykiem przeniesionym?
● Jaki rodzaj ryzyka może wystąpić w Urzędzie Pracy?
● W jaki sposób zweryfikować ryzyko po przeprowadzeniu kontroli i oszacować czy to ryzyko faktycznie wystąpiło ?
● Kiedy należy podjąć działania w związku z ryzykiem?
● W jaki sposób funkcjonują inne jednostki? jak szacują ryzyko?
● Jak ustalić prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka?
● Jak diagnozować zagrożenia?
● Jak szacować ryzyko uwzględniając specyfikę działania danego Urzędu?
● Jak szacować ryzyko uwzględniając sytuacje nieprzewidziane, np. pandemia COVID, wybuch wojny? Jak postępować w takich sytuacjach?
● Jak wygląda ścieżka szacowania ryzyka?
W jaki sposób określać cele i zadania dla urzędu?
● W jaki sposób ustalać cele i zadania na potrzeby kontroli zarządczej?
● Ile zadań należy wyznaczyć?
● Ile celów należy wyznaczyć?
● Czy poza odgórnymi przepisami samorządu, starostwa lub Ministerstwa urząd powinien mieć także własne zadania, które możemy wdrażać przez kontrolę zarządczą, czy należy brać pod uwagę jedynie odgórne wytyczne?
● Czy zadania i cele powinny być bardzo szczegółowe?
● Czy liczba 5 głównych zadań jest wystarczająca?
● Jak wygląda planowanie zadań w jednostkach budżetowych (plany roczne i wieloletnie)?
● W jaki sposób opisywać zadania, które są niezmienne i się powielają?
● Jak postępować w sytuacji niewykonania niektórych celów i zadań, podczas, gdy zostały wykonane inne, wynikające z nieprzewidzianych okoliczności (np. pandemia COVID, wojna)?
● W jaki sposób szacować cele i zadania w przypadku zatrudnienia osób bezrobotnych?
● W jaki sposób szacować cele i zadania w przypadku osób niepełnosprawnych?
● Na co zwrócić uwagę podczas monitorowania i oceny realizacji celów i zadań?
● Czy w przypadku wyłączenia prądu urząd powinien dysponować agregatem?
● Jak wyznaczać zadania pozaustawowe?
● Czy dla każdego działu występuje określona ilość zadań, jakie powinien zrealizować?
● W jaki sposób określić mierniki?
● W jaki sposób procentowo oszacować mierniki?
● Jakie wartości powinny osiągać mierniki?
● Jak prawidłowo oszacować wartość mierników dla określonych zadań, np. w przypadku rejestracji bezrobocia?
Jakie procedury i dokumenty są niezbędne dla przeprowadzenia kontroli zarządczej?
● Jakie dokumenty powinna zawierać teczka do kontroli zarządczej?
● Czy w dotychczasowych dokumentach zaszły jakieś zmiany?
● Czy należy wykazywać w raporcie fakt wydania mniejszej ilości pieniędzy (np. z powodu małej liczby wniosków)?
● Czy uwzględnić w raporcie wszystkie ryzyka czy zawrzeć tylko kluczowe, które miały realny wpływ na niewykonanie zadania?
● W jakim terminie plan kontroli powinien zostać opublikowany?
● W jaki sposób ułożyć plan?
● W jaki sposób realizować projekty?
● Jakie są główne założenia dla urzędów?
● Jakie są najważniejsze aspekty regulaminu przeprowadzenia kontroli?
● Jak interpretować regulamin określenia ryzyka dla poszczególnych zadań?
● Jak powinno wyglądać sprawozdanie z kontroli (aspekt określania ryzyka i realizacji kontroli)?
● Na co zwrócić uwagę w przypadku zaleceń i wniosków pokontrolnych?
● Jak prawidłowo wypełnić protokół po przeprowadzeniu kontroli zarządczej?
● Na co należy zwrócić uwagę w dokumentacji, aby audyt nie wykazał błędów?
● Jak wychodzić z podbramkowych sytuacji, np. jak poradzić sobie ze zdalną obsługą interesantów?
● Jaką platformę do płatności wybrać w przypadku konieczności opłacenia faktur związanych z dotacjami?
Prowadzący
Tomasz Gaździcki - doświadczony pracownik administracji samorządowej z 25 letnim stażem pracy, absolwent Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu (Wydział Gospodarki Narodowej, specjalność: finanse i bankowość). Od ponad 10-ciu lat pracuje jako kierownik Działu Organizacyjno-Administracyjnego Powiatowego Urzędu Pracy w Jaworze, gdzie aktywnie uczestniczył we wdrażaniu kontroli zarządczej, a obecnie nadzoruję jej realizację. Ponadto doświadczenie zawodowe zdobywał na następujących stanowiskach w: banku na stanowisku inspektora ds. rozliczeń zagranicznych, Starostwie Powiatowym w Jaworze jako inspektor w Wydziale Finansowym oraz inspektor ds. kontroli, gdzie służył wsparciem merytorycznym jednostkom organizacyjnym w powiecie.
Prawa autorskie do niniejszego programu przysługują Private Corporate Consulting Sp. z o.o. Udostępnianie, kopiowanie i przerabianie niniejszego programu bez pisemnej zgody Private Corporate Consulting Sp. z o.o., zagrożone jest odpowiedzialnością karną oraz cywilną.