Szkolenie: Elektroniczny obieg dokumentów

Elektroniczny obieg dokumentów w gminach: jak wprowadzać dokumenty do systemu oraz jak je archiwizować, jak zakładać sprawy? Dane wrażliwe – co można wprowadzać do systemu, a czego nie? Korespondencja - ePUAP oraz podpis elektroniczny. Jakie są zalety wprowadzenia zautomatyzowanego systemu, jakie koszty to za sobą niesie oraz jak ubiegać się o dofinansowanie na wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów?

od 399.00 zł

Wideoszkolenie PCC Poland skierowane do urzędów miast i gmin, które planują wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów oraz tych, które wprowadziły elektroniczny obieg dokumentów

Poznaj zalety nowoczesnego systemu zarządzania dokumentacją w urzędzie
Podczas wideoszkolenia omówimy jak podnieść efektywność zarządzania dokumentacją w urzędach. Dowiedzą się Państwo jak działa elektroniczne zarządzanie dokumentacją w jednostce, zrozumieją potrzeby wdrożenia, poznają plusy i korzyści, które idą za wprowadzeniem elektronicznego obiegu dokumentów, zapoznają się z całą procedurą przepływu dokumentu, począwszy od jego wpływu, aż do archiwizacji. Elektroniczny obieg dokumentów umożliwia zwiększenie kontroli nad dostępem do dokumentów, pozwala na odczyt informacji oraz zmian wprowadzonych przez pracowników, ogranicza koszty związane z wykonywaniem kopii dokumentów, czy również zaoszczędza czas pracowników poświęcany na przekazywaniu oryginałów pism itd. Poruszone zostaną również plany Ministerstwa Cyfryzacji dotyczące wprowadzenia bezpłatnego elektronicznego zarządzania dokumentacją. Omówimy również kiedy stosujemy podpis kwalifikowany, co z profilem zaufanych oraz czy można się starać o dofinansowanie na wdrożenie takiego systemu. Zapraszamy do zapoznania się ze szczegółowym programem wideoszkolenia!

Wideo ze szkolenia

Zobacz wideo >>

W programie m.in.:

  • Elektroniczny obieg dokumentów: praktyka z innych urzędów
  • Jakie dodatkowe możliwości w elektronicznym obiegu dokumentów można wykorzystać podczas pracy zdalnej?
  • Z jakich środków można starać się o dofinansowanie na wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów? Produkt jakim jest elektroniczny obieg dokumentów to bardzo kosztowne przedsięwzięcie, czy małe gminy będą zmuszone, aby wdrożyć ten system oraz gdzie można ubiegać się o dofinansowanie na wdrożenie takiego oprogramowania?
  • Jakie są plany Ministerstwa Cyfryzacji związane z wprowadzeniem bezpłatnego elektronicznego obiegu dokumentów wszystkim gminom? Czy rok 2021 będzie przełomowy w elektronizacji samorządów?
  • Niechęć pracowników do pracy w EZD: jak sobie z tym poradzić, jak egzekwować pracę oraz czy można wszcząć roszczenia względem pracownika?
  • Czy EZD jest potrzebne, kiedy i tak trzeba wydać wersję papierową petentowi?
  • Korespondencja ePUAP oraz podpis elektroniczny – jak z tym sobie poradzić, kiedy nie każdy pracownik, czy petent posiada konto na ePUAP?

Uwaga! Wideoszkolenie poprowadzi praktyk który od 14 lat inicjuje w urzędzie zmiany z zakresu obiegu dokumentów, informatyzacji i systemów informatycznych.

Szczegółowy program szkolenia:

1. Jak powinien wyglądać obieg i archiwizacja dokumentów w systemie elektronicznego zarządzania dokumentacją?

  • Jak powinna wyglądać procedura przyjęcia poczty w formie papierowej oraz wdrożenie jej do elektronicznego systemu?
  • Jak traktować pocztę elektroniczną? W jaki sposób powinna być archiwizowana?
  • Jeśli pracownik wykonywał dotychczas prace papierowa - jak wprowadzić korespondencje do systemu, jak wdrożyć zwrotki?
  • Jak się przygotować do przejścia z papierowego obiegu dokumentów do wersji w formie elektronicznej?
  • Czy można wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów tylko w określonym obszarze np.: na korespondencję przychodzącą?
  • Czy mimo wprowadzenia elektronizacji trzeba również ponieważ nie wszędzie można wysłać pismo w formie elektronicznej?
  • Jak to powinno wyglądać z punktu widzenia administratora - użytkownika na stanowisku kierowniczym, gdzie jest dekretacja, pracownik końcowy merytoryczny, czy jest jakaś różnica w użytkownikach?
  • Czy dane wrażliwe wprowadzane są do systemu na jakiś specjalnych zasadach?
  • Zgony i małżeństwa, czy można nie wprowadzać z uwagi na organizacje pracy?
  • Czy dokumenty z USC, gdzie jest nr PESEL, historia, przyczyna zgonu, czy skanujemy i wstawiamy do systemu, czy tam gdzie są dane wrażliwe nie musimy tego robić?
  • Czy można na własną odpowiedzialność nie wprowadzać dokumentów do systemu z danymi wrażliwymi?
  • W jaki sposób wyegzekwować od pracowników dwutorową pracę w postaci prowadzenia równolegle dokumentacji w formie papierowej oraz elektroniczne?
  • USC pracuje w źródłach, czy USC są wyłączone z systemu ogólnego, jakie dokumenty można wprowadzać z USC do systemu?
  • Czy jest możliwość wprowadzania zwrotek pism do systemu?
  • EOD – jak wpisywać do rejestru dokumentację?
  • Czy każdą pocztę wpisujemy do elektronicznego obiegu dokumentów?
  • Jak zakładamy sprawy w elektronicznym obiegu dokumentów?
  • Czy jest zachowana chronologia w elektronicznym obiegu dokumentów?
  • Czy kiedy jest EZD to trzeba powadzić wersję papierową?
  • Jak archiwizuje się sprawy w elektronicznym obiegu dokumentów?
  • Jak są rozsyłane dane w elektronicznym obiegu dokumentów do danych wydziałów i osób?
  • Czy w momencie skanowania i dekretacji każdy widzi gdzie jest dokument i na jakim etapie jest sprawa?
  • Czy każdy z kierowników prowadzi osobną ewidencję dokumentacji?
  • Czy można zweryfikować jakie pismo komu przypisano?
  • Czy jest się w stanie zweryfikować prace i etap, od momentu wpisania, wejścia dokumentu i dekrecie?
  • Które dokumenty nie mogą być ewidencjonowane w elektronicznym obiegu dokumentów?

2. Elektroniczne zarządzanie dokumentacją a pełna integracja z ePUAP:

  • Jak skonsolidować elektroniczny obieg dokumentów z ePUAP?
  • Czy w jakiś sposób można wyegzekwować od pracowników wysyłkę przez ePUAP, ponieważ większość się do tego nie stosuje?
  • Jak po kolei przeprowadzić wysyłkę przez ePUAP?
  • Jak wychodzi poczta z ePUAP?
  • Czy e-kancelaria jest spięta z ePUAP?
  • Podpisy kwalifikowane (ePUAP) zamiast pieczątki, czy jest taka możliwość?
  • Czy jest konieczne posiadanie konta na ePUAP, aby administrator mógł podciągnąć danego pracownika pod swój profil?
  • Czy każdy z mieszkańców UMiG powinien założyć konto na ePUAP?
  • Co w przypadku, gdy tylko garstka mieszkańców posiada możliwości korzystania z ePUAP, co z pozostałą częścią?

3. Elektroniczny obieg dokumentów – dokumenty w jednym miejscu: plusy najbardziej zautomatyzowanego systemu:

  • Jakie są plusy wprowadzenia elektronicznego obiegu dokumentów w małym Urzędzie?
  • Czy od nowego roku 2021 elektroniczny obieg dokumentów będzie koniecznością?
  • Czy wiadomo kiedy będzie odgórnie narzucone wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów?
  • Czy wprowadzenie systemu usprawni pracę urzędu?
  • Jak wyglądają zasady działania elektronicznego obiegu dokumentów?
  • 2 wersje (elektroniczna i papierowa) jest to podwójna praca co zniechęca ludzi do pracy - jak sobie radzić z niechęcią pracowników do elektronicznego obiegu dokumentów?
  • Jak taki elektroniczny obieg dokumentów funkcjonuje w innych urzędach? Praktyczne uwagi od innych samorządów, które mają już wdrożony taki obieg
  • Czy elektroniczny obieg dokumentów połączony z wersją papierową uznaje się jako wspomaganie?
  • Czy elektroniczny obieg dokumentów zabezpiecza wszystkie potrzeby
  • Czy można uzyskać wersję testową elektronicznego obiegu dokumentów?
  • Czy są jakieś dodatkowe możliwości w elektronicznym obiegu dokumentów, które można wykorzystać podczas pracy zdalnej?
  • Czy elektroniczny obieg dokumentów dobrze się sprawdza podczas ograniczonego kontaktu z Urzędem?
  • Czy znaczącym problemem jest czynnik ludzki, czy wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów obciąża pracę urzędnika?
  • Dwutorowa praca: wersja papierowa, wersja elektroniczna, czy to nie zniechęci pracowników?
  • W jaki sposób pomóc pracownikom, ponieważ nie wszyscy posiadają umiejętności techniczne?
  • Jak przekonać księgowość do elektronicznego obiegu dokumentów, ponieważ księgowość musi mieć oryginały FV?
  • Małe gminy nie są przyzwyczajone do takich elektronizacji, jak sobie z tym poradzić?
  • Czy system dodaje pracy urzędnikom?
  • Czy w małych gminach sprawdzi się wprowadzenie takiego systemu?
  • Jak przekonać urzędnika do pracy w dwóch wersjach: papierowej oraz elektronicznej?
  • Czy taki system się sprawdza?
  • Czy elektroniczny obieg dokumentów wprowadza szybszy obieg dokumentów?
  • Czy podczas pracy zdalnej możemy mieć dostęp do dokumentów z rożnych punktów?
  • Czy system mieszany jest najtrudniejszy, ponieważ podwójnie trzeba prowadzić dokumenty oraz podwójnie trzeba zakładać teczki?
  • Jaką do wykorzystania ma funkcjonalność elektronicznego obiegu dokumentów?
  • Czy żeby wprowadzić elektroniczny obieg dokumentów, czy trzeba przeorganizować pracę całego urzędu?
  • Czy wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów ma ograniczyć chodzenie petentów po biurach?
  • Czy podjęcie decyzji o elektronicznym obiegu dokumentów jest nieodwracalną decyzją?
  • Czy nie lepiej od samego początku się zdecydować na całkowity obieg dokumentów, aby uniknąć podwójnej pracy?
  • Czy elektroniczny obieg dokumentów sprawdzi się przy 12 pracowniach?
  • Czy da się całkowicie wyeliminować wersję papierową?

4. Z jakich środków sfinansować system elektronicznego obiegu dokumentów?

  • Czy można się starać o dofinansowanie na wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów?
  • Czy o dofinansowanie można się tylko starać na częściowe wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów, czy również na całkowite oprogramowanie?
  • Licencja, oprogramowanie to bardzo kosztowne rzeczy skąd czerpać środki?
  • Co w przypadku, gdy złożono wniosek o dofinansowanie i dofinansowania tego nie otrzymano, ponieważ jedna z gmin się wycofała – projekt był partnerski, czy po wycofaniu jednej z gmin można dalej ubiegać się o dofinansowanie?
  • Ile wynosi całkowite wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów?
  • Czy firma z którą podpisuje się umowę w ramach współpracy przeszkala pracowników z całego systemu?
  • Co z możliwościami w przypadku małego Urzędu? Na czym można zaoszczędzić wprowadzając elektroniczny obieg dokumentów w małym Urzędzie?
  • Czy w ramach umowy z dostawca systemu są również szkolenia?
  • Czy system papierowy można wspomóc na zasadzie wspomagania w wybiórczych obszarach oraz czy te obszary można współfinansować w ramach programu unijnego?
  • Jakie są programy pomocowe, aby wprowadzić w życie elektroniczny obieg dokumentów?
  • Czy jest możliwość skorzystania z projektu unijnego, który nie wymaga własnego wkładu finansowego?
  • Planując wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów, na jakie trzeba się przygotować budżet oraz w jaki sposób trzeba przeorganizować pracę urzędu?
  • Jaka jest kwota wprowadzenia takiego systemu?
  • Czy wystarczy ponad 100 tys. zł w przygotowaniu technicznym?
  • Na czym można zaoszczędzić wdrażając elektroniczny obieg dokumentów?
  • Skąd można pozyskać dodatkowe środki na wdrożenie takiego systemu lub środki uzupełniające brakujący budżet na uruchomienie?

5. Wymagania techniczne:

  • Cała cyfryzacja: począwszy od planowania po wdrożenie i funkcjonowanie
  • Czy są jakieś wymagania sprzętowe lub programowe na wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów?
  • Czy wszystkie dokumenty będzie trzeba skanować?
  • Czy trzeba wprowadzić zmiany w zarządzeniach i regulaminach przed wprowadzeniem EZD?
  • Jak wdrożyć program Proton?
  • Jakie najczęściej występują problemy podczas użytkowania elektronicznego obiegu dokumentów?
  • Czy zaszły jakieś zmiany w przepisach w związku z prowadzeniem dokumentacji w urzędzie?
  • Jak przeprowadzić audyt z elektronicznego obiegu dokumentów?
  • W jaki sposób można rozszerzyć program, ponieważ z uwagi na pandemie coraz częściej są załatwiane sprawy droga elektroniczną?
  • Który z programów jest najbardziej intuicyjny i prosty w obsłudze z perspektywy użytkownika?
  • Na co zwrócić szczególną uwagę przy doborze oprogramowania?
  • Gabaryty i rozmiar – jaka jest maksymalna wielkość jednego pliku?
  • Czy wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentu trzeba poprzedzić uchwałą?
  • Jakie umiejętności musi posiadać pracownik, aby zajmować się wprowadzaniem danych do elektronicznego obiegu dokumentów?
  • Jak zrobić audyt z elektronicznego obiegu dokumentów?
  • Czy można połączyć tak ze sobą systemy, że przy odbiorze poczty tradycyjnej od listonosza można elektronicznie od razu odhaczyć zwrotkę robiąc to za pośrednictwem poczty?
  • Średnio pozwalaj warunki lokalowe, poczta przechodzi przez sekretariat wójta – jak rozwiązać ten problem, ponieważ wprowadzenie dokumentacji powinno się odbywać w pomieszczeniu, gdzie przebywa mała liczba osób tak, aby ograniczyć poruszanie się osób z zewnątrz po Urzędzie oraz aby dokumentacje wprowadzić od razu przy odbiorze poczty tradycyjnej od listonosza, aby mogła ona z systemu powędrować bezpośrednio do danej osoby bez jej roznoszenia?
  • • Czy trzeba przerobić całą serwerownie, ponieważ codziennie byłaby wprowadzana duża ilość dokumentów, a wiąże się to z wielkością plików i obciążeniem serwerów?
  • Jaka jest kwota przerobienia serwerowni dla Urzędu, który zatrudnia ok 30 pracowników?
  • Czy póki nie działa dobrze elektroniczna wersja, czy trzeba pracować również w formie papierowe np.: ok. pół roku na samym początku, aby cały Urząd nauczył się nowego funkcjonowania w nowej rzeczywistości
  • Jak działa SEKAP?
  • Czy trzeba mieć odpowiednio wykwalifikowana kadrę, aby się tym zajmowałaś?
  • Duże braki kadrowe - nie miałby tego kto robi z uwagi na problemy organizacyjne, co w takim przypadku?
  • Jakie trzeba wdrożyć procedury, aby uruchomić elektroniczny obieg dokumentów?
  • Czy jest jakiś określony zakres obejmujący tylko elektroniczny obieg dokumentów?
  • Kiedy wejdzie w życie Rządowy uniwersalny projekt na wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów?
  • Czy będzie obowiązek dla małych samorządów, aby wprowadzić elektroniczny obieg dokumentów?
  • Produkt jakim jest elektroniczny obieg dokumentów to bardzo kosztowne przedsięwzięcie, czy małe gminy będą zmuszone, aby wdrożyć ten system?
  • Czy przepisy zobligują do wdrożenia ujednolicenia procedury?
  • Jakie problemy najczęściej się pojawiają w Samorządach, które mają już wdrożony elektroniczny obieg dokumentów, na co szczególnie zwrócić uwagę podczas użytkowania systemu?
  • Czy zachodzi potrzeba wprowadzenia elektronicznego obiegu dokumentów przy kadrze ok. 20 osób?
  • Czy elektroniczny obieg dokumentów ułatwi to pracę, ponieważ często nie wiemy na jakim etapie jest dana sprawa?
  • Jaki program jest najlepszy oraz wart wprowadzenia?
  • Jak radzić sobie z niedoskonałościami systemu od strony technicznej?
  • Czy wsparcie techniczne oprogramowania jest objęte umową?
  • Czy w ramach zakupu oprogramowania elektronicznego obiegu dokumentów są również szkolenia i bieżąca obsługa?
  • Czy program Ratusz jest dobrym programem?
  • Czy jak występuje jakiś błąd techniczny to, czy jest on naprawiany w ramach zakupu oprogramowania?
  • W jakim rozporządzeniu jest wpisane prowadzenie dokumentacji w Urzędzie?
  • Jak prawidłowo powinna wyglądać instrukcja kancelaryjna uwzgledniająca elektroniczny obieg dokumentów?

Prowadzący

Krzysztof Jędrośka - Sekretarz Miasta Rydułtowy od 14 lat, Wiceprezes Forum Sekretarzy Gmin i Powiatów Województwa Śląskiego. Od 14 lat inicjuje w urzędzie zmiany z zakresu obiegu dokumentów, informatyzacji, systemów informatycznych (w tym systemu obiegu dokumentów w ramach projektu SEKAP, systemu informacji przestrzennej). Kierownik wielu projektów - w tym z udziałem kilku i kilkunastu urzędów. Pełnomocnik systemu zarządzania jakością. Wieloletni administrator bezpieczeństwa informacji. Magister inżynier elektronik - Politechnika Śląska w Gliwicach, studia podyplomowe z zakresu zarządzania i administracji.

Prawa autorskie do niniejszego programu przysługują Private Corporate Consulting Sp. z o.o. Udostępnianie, kopiowanie i przerabianie niniejszego programu bez pisemnej zgody Private Corporate Consulting Sp. z o.o., zagrożone jest odpowiedzialnością karną oraz cywilną.

Terminy szkoleń


od 399.00
29 stycznia 2021

Podobne szkolenia