Wideoszkolenie: E-doręczenia i ePUAP w urzędzie

Jak wdrożyć e-usługi i e-Doręczenia w urzędzie? Kompleksowe omówienie funkcjonalności oraz pracy na platformie ePUAP. Przykłady wdrożenia EOD i EZD w urzędzie i integracji z innymi programami i systemami. Transformacja cyfrowa - wdrożenie EZD RP jako bezpłatnego systemu dla urzędów

od 459.00 zł

Wideoszkolenie PCC Poland skierowane do pracowników administracji publicznej odpowiedzialnych za cyfryzację w urzędzie oraz sekretarzy, informatyków, administratorów profili urzędów na platformie ePUAP, pracowników wdrażających EZD i EOD




Przygotujemy Państwa urząd na wprowadzenie e-Doręczeń! Na czym będzie polegał nowy model komunikacji elektronicznej w administracji?
Podczas szkolenia nasz Ekspert nauczy Państwa praktyki zarządzania dokumentacją elektroniczną w urzędzie za pomocą e-PUAPu oraz systemu klasy EZD. Udział w szkoleniu dostarczy eksperckiej wiedzy z zakresu opracowywania jednolitych normatywów kancelaryjno-archiwalnych, wdrażania systemu klasy EZD i przygotowaniu jego integracji z innymi systemami. Jeżeli chcą Państwo dowiedzieć się i otrzymać najlepsze gotowe rozwiązania z zakresu cyfryzacji urzędu, wprowadzenia e-Doręczeń oraz EZD RP to szkolenie właśnie dla Państwa!

W programie m.in., wybrane zagadnienia:

  • Jak powinien wyglądać obieg dokumentów przy użyciu ePUAPu? Czy punkt obsługi interesanta powinien pełnić rolę punktu podawczego? Dekretacja- rozsyłanie na inne wydziały.
  • Jak odszukać skrzynkę na ePUAPie, na którą chcemy wysłać wiadomość? Dlaczego nie można znaleźć skrzynki np. komornika, biura rachunkowego?
  • Przykłady cyfryzacji różnych procedur administracyjnych – budownictwo, zamówienia publiczne, egzekucja, USC, sprawy meldunkowe, cyfryzacja oświaty. Przykładowe serwisy administracji publicznej: obywatel.gov.pl, [email protected], ikp.pl
  • Ustawa o e-doręczeniach – nowy model komunikacji elektronicznej w administracji; baza adresów elektronicznych – co ona oznacza dla urzędu? Usługa rejestrowanego doręczenia i usługa hybrydowa – kiedy będą stosowane, jakie wyjątki?
  • Szyfrowanie i odszyfrowywanie pism urzędowych w formie elektronicznej – w jaki sposób należy szyfrować i odszyfrowywać pisma urzędowe?
  • Jak przebiega proces uzyskiwania certyfikatu potrzebnego do przeprowadzenia integracji systemu EZD i EOD z ePUAPem? Czy należy wystosować wniosek do Centralnego Ośrodka Informatyki o wydanie certyfikatu do systemu dziedzinowego?
  • W jaki sposób przechowywać dokumentację, która jest w formie elektronicznej? Czy należy drukować taką dokumentację i przekazywać w sposób tradycyjny do archiwum zakładowego? Czy połowiczne działanie EZD zobowiązuje do archiwizowania w sposób podwójny?


Wzory pism, jakie otrzymają uczestnicy:

  • Wniosek o nadanie uprawnień do ePUAPu
  • Instrukcja obsługi platformy ePUAP dla nowych pracowników
  • Wniosek o przyłączenie do węzła krajowego
  • Wniosek do Centralnego Ośrodka Informatyki o wydanie certyfikatu do systemu dziedzinowego


Szczegółowy program szkolenia:

1. E-doręczenia i cyfryzacja urzędu miasta i gminy

E-doręczenia

  • Założenia projektu - do kogo jest kierowany? Jaki jest cel projektu?
  • Harmonogram
  • Jak e-doręczenia wpłyną na pracę urzędu?

E-usługi

  • Co to są e-usług? Jakie e-usługi może świadczyć urząd? Jakie są poziomy jeśli chodzi o świadczenie e-usług w urzędzie (5poziomów)?
  • Przełączanie systemów do węzła krajowego – jak powinien wyglądać wniosek o przyłączenie węzła krajowego?
  • Czy gmina powinna poprzez uchwałę realizować działania związane z informatyzacją urzędu? Czy urząd ma jakiejś obowiązki/działania do zrealizowania? Czy cyfryzacja/informatyzacja jest jedynie wolą urzędu?
  • Dekretacja dokumentacji elektronicznej – przebieg procesu dekretacji
  • Przechowywanie dokumentacji na serwerach – Jak przechowywać dokumentacje elektroniczną? Jak przechowywać dokumentację elektroniczną na serwerach bez redundancji (podwajania serwerów)?
  • Przepisy, które wykluczają się jeśli chodzi o cyfryzację i informatyzację urzędu– instrukcja kancelaryjna oraz przepisy zamówień publicznych, tematy geodezyjne. Czemu sądy nie mogą przyjąć niektórych dokumentów w formie elektronicznej? W jaki sposób przejść w pełni do systemu elektronicznego (przy czynniku gdzie inne urzędy wymagają wersji papierowej)

E- nadawca

  • W jaki sposób działa e-nadawca? Jak wpływa na pracę urzędu?
  • Jakie są warunki korzystania przez urząd z e-nadawcy
  • Jak wdrożyć e-nadawcę?


2. Przyszłość urzędu w systemie EZD i EOD – różnice, etapy i przykłady wdrożenia, integracja z innymi programami

Różnice między obiegiem tradycyjnym, EOD i EZD

  • Porównanie - jakie są różnice pomiędzy obiegiem tradycyjnym, EOD i EZD? Na czym polegają różnice oraz jak wpływają na pracę w urzędzie?
  • Jakie są możliwości łączenia tradycyjnej formy wspomaganej przez system?

Jakie są plany odnośnie wdrożenie tego samego systemu EZD dla samorządów?

  • EZD RP – co zakłada projekt? Co kogo jest kierowany? Jaki jest harmonogram prac?
  • Przykładowe programy EZD i EOD

Jakie są wymagania przed wdrożenie systemu EOD lub EZD w urzędzie?

  • Czy wdrożenie EZD lub EOD, jako systemu uzupełniającego obieg dokumentów w urzędzie powinno być poprzedzone rozporządzeniem prezydenta miasta lub burmistrza?
  • Czy wprowadzając system EZD lub EOD urząd powinien spełniać normy i/lub warunki z certyfikatu ISO? Jakie warunki powinny zostać wówczas spełnione?

EOD - jak przebiega proces wdrażania EOD w urzędzie?

  • Jakie są wymagania powinny zostać spełnione przed wdrożeniem EOD?
  • Jakie są etapy wdrożenia systemu EOD w urzędzie i na czym one polegają?
  • Przykładowy plan wdrożenia EOD do urzędu
  • Jakie są zadania urzędu podczas wdrażania systemu EOD?
  • Przykładowy obieg dokumentów w systemie EOD

EZD – jak przebiega proces wdrażania EZD w urzędzie?

  • Jakie są wymagania powinny zostać spełnione przed wdrożeniem EZD?
  • Jakie są etapy wdrożenia systemu EZD w urzędzie i na czym one polegają?
  • Przykładowy plan wdrożenia EZD do urzędu
  • Na co zwracać uwagę podczas wdrożenia systemu EZD przez firmę zewnętrzną?
  • Czy podczas wdrażania systemu EZD urząd może na nim pracować?
  • Jakie są najczęściej popełniane błędy podczas wdrażania EZD?
  • Przykładowy obieg dokumentów w systemie EZD

Jak zintegrować systemy EOD i EZD z innymi programami i systemami?

  • Jak przebiega proces uzyskiwania certyfikatu potrzebnego do przeprowadzenia integracji systemu EZD i EOD z ePUAPem? Czy należy wystosować wniosek co Centralnego Ośrodka Informatyki o wydanie certyfikatu do systemu dziedzinowego?
  • Jak należy przeprowadzić integrację systemu EOD z ePUAPem?
  • Integracja systemu EOD na wejściu i wyjściu oraz potwierdzeniach z ePUAPem
  • Aktualizacja, wprowadzenie mechanizmów dużych plików przy zintegrowanym systemie EOD z ePUAPem
  • Jak należy przeprowadzić integrację systemu EZD z ePUAPem?
  • Czy w zależności od oprogramowania integracja będzie wyglądać inaczej?
  • W jaki sposób odbywa się odbiór i wysyłka dokumentów poprzez EOD/EZD zintegrowane z ePUAPem?
  • Czy mała wydajność ePUAP wpływa na prace systemu EOD/EZD, który jest zintegrowany z platformą?
  • Czy aktualizacje w programie do EOD/EZD wpływają na integrację z ePUAPem?


3. Podpisy elektroniczne w urzędzie – rodzaje, weryfikacja, aktywacja i unieważnienie

  • Rodzaje podpisów elektronicznych oraz certyfikatów
  • Jak weryfikować podpisy elektroniczne oraz certyfikaty
  • Czy weryfikatory online są odpowiednie do potwierdzenia podpisu xml?
  • Podpisy i weryfikacja dokumentów na potrzeby zamówień publicznych powinna odbywać się poprzez przeglądarkę na platformie ePUAP? Czy integracja EOD/EZD umożliwia taką weryfikację?
  • Podpis elektroniczny oraz inne formy podpisu dokumentu elektronicznego
  • Potwierdzenie certyfikatem kwalifikowanym – obsługa wtyczek oraz działanie komponentów. Z czego wynikają problemy podczas odczytywania danych certyfikatu lub wykonywania podpisu? W jaki sposób używać podpisu certyfikatem kwalifikowanym?
  • Jak aktywować, odnowić lub unieważnić podpis elektroniczny?
  • Jak aktywować, odnowić lub unieważnić certyfikat kwalifikowany i niekwalifikowany?
  • Szyfrowanie i odszyfrowywanie pism urzędowych w formie elektronicznej – w jaki sposób należy szyfrować i odszyfrowywać pisma urzędowe?


4. Platforma ePUAP w codziennej pracy urzędu – zarzadzanie kontem podmiotu, konfiguracja skrzynki, publikacja usług, tworzenie i wysyłanie wiadomości, dodawanie załączników, UPO, UPD, UPP, profil zaufany oraz awaryjność na platformie ePUAP

Zarządzanie kontem podmiotu:

  • Aktywowanie przez Ministerstwo Cyfryzacji funkcjonalności ePUAP dla Podmiotu Publicznego – w jaki sposób przedłużyć i aktywować certyfikat?
  • Zakładanie konta urzędu na ePUAPie
  • Jakie są rodzaje kont na ePUAPie?
  • Logowanie na ePUAPie
  • Wytłumaczeni działania platformy ePUAP – zakładki oraz funkcjonalność platformy
  • Omówienie opcji – w szczególności: przycisk załatw sprawę; wersja robocza; wyszukiwanie odbiorcy
  • Jak powinien wyglądać obieg dokumentów przy użyciu ePUAPu? Czy punkt obsługi interesanta powinien pełnić rolę punktu podawczego? Wysyłka do sekretarza – dekretacja- rozsyłanie na inne wydział

Rola administratora w ePUAPie

  • Kto może być administratorem? Czy administratorów może być kliku?
  • Jakie uprawnienia posiada administrator?

Nadawanie i odbieranie uprawnień w ePUAPie

  • Czy pracownik urzędu musi złożyć wniosek o nadanie mu uprawnień do ePUAPu? Do kogo powinien kierować wniosek?
  • Jak tworzyć organizację/grupę w ePUAPie?
  • Wysyłanie zaproszeń do organizacji i nadawanie uprawnień pracownikom urzędu na platformie ePUAP
  • Akceptowanie zaproszeń do organizacji
  • Odbieranie uprawnień przez administratora na platformie ePUAP
  • Czy tylko administrator może nadawać i odbierać uprawnienia?

Konfiguracja skrzyni na ePUAPie

  • W jaki sposób prawidłowo skonfigurować skrzynkę w ePUAPie?
  • Jak skonfigurować prawidłowo stanowisko do podpisów elektronicznych?
  • Konfiguracja i ustawienie skyrznki na ePUAP

Publikacja usługi elektronicznej na ePUAP

  • W jaki sposób publikować usługi, które świadczy urząd? Kto może je publikować?
  • W jaki sposób publikować formularze i kto może je publikować?
  • Co należy zrobić kiedy nie ma dostępnych usług, które urząd chce świadczyć w formie elektronicznej? aby je przypisać do urzędu? Czy klient powinien składać wówczas pisma ogólne poprzez skanowanie dokumentów i podpisanie ich profilem zaufanym?

Odszukiwanie skrzynek w ePUAPie

  • Jak odszukać skrzynkę, na którą chcemy wysłać wiadomość?
  • Co jeśli skrzynki nie udaje się znaleźć?
  • Dlaczego nie można znaleźć skrzynki np. komornika, biura rachunkowego?

Tworzenie i wysyłanie wiadomości poprzez ePUAP

  • W jaki sposób rozpocząć nową wiadomość?
  • Jak należy wysyłać korespondencję poprzez ePUAP do klienta zewnętrznego i wewnętrznego?
  • W jaki sposób wysłać sprawozdanie poprzez ePUAP?
  • Czy można wysyłać wiadomości poprzez ePUAP bezpośrednio z wydziału? Czy prawidłową procedurą jest wysłanie w pierwszej kolejności wiadomości na skrzynkę podawczą? Od czego zależy odbieg dokumentacji w tym przypadku?

Oddawanie załączników w ePUAP

  • Jak dołączyć plik do wiadomości?
  • W jaki sposób załączyć więcej załączników do wiadomości na ePUAP, aby nie robić tego pojedynczo?
  • Jak dodać poprawnie załącznik do głównego dokumentu?
  • Jak należy zabezpieczyć kontener na dane w wiadomości?
  • Jak dodać kilka plików bez korzystania z repozytorium?
  • [PRZYKŁAD] Plik nie chce się załączyć, pojawia się błąd, który zawiesza cały program. W jaki sposób przesyłać większe pliki? Jak można unikać sytuacji, kiedy system przestaje działać?

Przekazywanie wiadomości do klientów zewnętrznych i wewnętrznych poprzez ePUAP

  • W jaki sposób przekazać wiadomość z Urzędu Wojewódzkiego do np. Starostwa? Jak przekazać taka wiadomość z załącznikami oraz podpisem?
  • [PRZYKŁAD] Jeżeli sąd prosi o przesłanie dokumentów, które wpłynęły przez ePUAP, to urząd ma problem z przesłaniem paczki. Urząd musi robić to w krokach: pobrać xml, pobrać pliki załączone, ewentualnie wizualizacje xml w pdf oraz sprawdzić czy xml jest dobrze podpisany. Jak przekazać taką paczkę (poświadczając, że to jest oryginał)? Osoba nie podpisała pliku tylko xml. W jaki sposób należy podpisywać pisma, które są przekazywane? Czy pismo przewodnie xml oraz każdy załącznik muszą zawierać podpis?

Podpisywanie dokumentów w ePUAPie

  • Jakie są rodzaje podpisów na ePUAPie?
  • Jak podpisywać dokumenty wybranymi rodzajami podpisów?
  • Podpis przez profil zaufany

Urzędowe Poświadczenie Odbioru

  • Co to jest UPO i do czego służy?
  • Co powinno zawierać UPO?
  • Gdzie znaleźć UPO?
  • Jak należy odbierać wiadomości poprzez ePUAP?
  • Odbieranie dokumentów przez kancelarie i przesyłanie ich do referatów przez ePUAP– Czy wiadomości odbierane poprzez ePUAP powinny od razu trafiać do referatów/wydziałów, czy może powinny najpierw trafić na skrzynkę podawczą? Od czego zależy odbieg dokumentacji w tym przypadku?
  • Czy należy prowadzić katalog spraw odebranych w wersji papierowej?

Urzędowe Poświadczenie Przedłożenia a Urzędowe Poświadczenie Dostarczenia

  • Co to jest UPP i do czego służy? Gdzie znaleźć UPP?
  • Czy UPP nie generuje się przy osobach prywatnych na ePUAPie? W jaki sposób można sprawdzić doręczenie wiadomości do klienta zewnętrznego poprzez skrzynkę ePUAP?
  • Co to jest UPD i do czego służy? Gdzie znaleźć UPD?
  • Co należy zrobić jeśli pismo nie zostało odebrane przez użytkownika? Jakie są procedury oraz postępowanie?

Awaryjność ePUAPu – jak radzić sobie z awaryjnością platformy?

  • Jak sobie radzić kiedy platforma nie działa z powodu przeciążenia? Jakie są możliwości, aby poprawić efektywność pracy na tej platformie? Sposoby rozwiązania problemu
  • Jak zabezpieczyć dokumenty oraz wykonaną prace na platformie, aby nie utracić jej w przypadku awarii?

Archiwizacja dokumentacji w formie elektronicznej – prowadzenie składów chronologicznych, rejestrowanie, numerowanie i znakowanie

  • W jaki sposób przechowywać dokumentację, która jest w formie elektronicznej? Czy należy drukować taką dokumentację i przekazywać w sposób tradycyjny do archiwum zakładowego? Czy połowiczne działanie EZD zobowiązuje do archiwizowania w sposób podwójny?
  • Archiwizowanie dokumentacji elektronicznej w systemie EOD oraz EZD – w jaki sposób archiwizować dokumentację elektroniczną? Jak prowadzić składy chronologiczne?
  • Rejestracja, numerowanie i znakowanie dokumentacji elektronicznej
  • Nadawanie metadanych – co to są metadane? W jaki sposób nadać metadane?
  • Wymagania techniczne odnośnie archiwizowania dokumentacji elektronicznej

Prowadzący

Karol Ciechoński – wieloletni praktyk w zakresie zarządzania dokumentacją Urzędu Miasta Lublin. W ramach obowiązków służbowych sprawuje między innymi nadzór nad obiegiem korespondencji w urzędzie oraz przestrzeganiem przepisów instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej. Jest administratorem funkcjonującego w urzędzie systemu klasy EZD i bierze czynny udział w dostosowywaniu systemu do zmieniającej się rzeczywistości cyfrowej – integracje z innymi systemami dziedzinowymi i platformą ePUAP. Uczestniczył w opracowaniu jednolitych normatywów kancelaryjno-archiwalnych dla ponad 150 miejskich jednostek oświatowych, a następnie we wdrożeniu w nich systemu klasy EZD i przygotowaniu jego integracji z innymi systemami oświatowymi. Także tu pełni funkcję administratora systemu klasy EZD. W swojej pracy specjalizuje się w szeroko rozumianej e-administracji, ze szczególnym uwzględnieniem zasad komunikacji elektronicznej i zastosowaniu podpisów elektronicznych – prowadzi szkolenia w tym zakresie dla pracowników i opracowuje instrukcje. Ukończył studia magisterskie na kierunku historia, specjalizacja archiwistyka, na Uniwersytecie Marii Curie-Skłodowskiej w Lublinie.

Prawa autorskie do niniejszego programu przysługują Private Corporate Consulting Sp. z o.o. Udostępnianie, kopiowanie i przerabianie niniejszego programu bez pisemnej zgody Private Corporate Consulting Sp. z o.o., zagrożone jest odpowiedzialnością karną oraz cywilną.

Terminy szkoleń


od 459.00
09 grudnia 2021

Podobne szkolenia