W programie m.in., wybrane zagadnienia:
- Nauczyciel grupy pobiera środki w złotówkach, księgowość to księguje, wraca z wyjazdu i musi się rozliczyć - wychodzą różnice z uwagi na różne kursy - kto powinien zostać obciążony tymi różnicami?
- Program pokrywa 80% wartości umowy, powiat pożycza 20% - po jakim kursie powinien przelać szkole te środki? Po kursie dnia, bankowym czy narodowym? Jak wtedy rozlicza się agencja z powiatem?
- Kto i w jakim momencie będzie weryfikował, czy spełnione są wszystkie formalne wytyczne?
- Jakie certyfikaty po mobilności - jak je nazywać w sprawozdaniach?
- Przykład: po złożonym sprawozdaniu muszę czekać długo na uzyskanie informacji zwrotnej, w międzyczasie piszę już kolejne sprawozdanie. Chciałabym nie popełniać tych samych błędów. Omówienie krok po kroku, jak poprawnie przebiega cały proces wykonywania raportu końcowego?
- Czy bilety najlepiej rezerwować imiennie, czy grupowo? Co jest bardziej opłacalne i w jakich sytuacjach? Co w sytuacji, kiedy dziecko zrezygnuje z wyjazdu, a bilety są zarezerwowane grupowo?
- Czy w przypadku kupowania np. lekarstw na wyjeździe, czy przyjmować jeden paragraf - ogólny wyjazdowy? Czy na każdy wydatek inny paragraf?
Wzory pism, jakie otrzymają uczestnicy:
- Narzędzia upowszechniania projektów, które są łatwo dostępne/realizowalne dla szkół
- Linki do stron, z których można czerpać informacje, jak radzić sobie z przygotowywaniem oraz rozliczaniem takiego projektu
- Wzory dokumentów: lista płac - kieszonkowe - wzór, opisy do faktur, umowa partnerska
Szczegółowy program szkolenia:
Jak zarządzać finansami i budżetowaniem w programie Erasmus+?
- Na co możemy przeznaczyć otrzymane środki? Jakie elementy całej podróży mogą być opłacone ze środków otrzymanych?
- Czy można przeznaczyć pieniądze z Erasmus+ na szkolenie dla księgowych? Jeśli tak, kiedy należy o to wnioskować?
- Jakie koszty można ponosić, a jakie będą rozliczane z wkładu własnego?
- Kupujemy dzieciom koszulki - czy to jest wsparcie, czy cele promocyjne?
- Jak wydatkować i rozliczać - cały proces w projekcie Erasmus+
- Czy np. kieszonkowe można wypłacać dla uczestników po odbytych mobilnościach?
- Kiedy zastosujemy środki zastępcze, a kiedy budżetowe?
- Jak rozliczać środki, które zostaną po mobilnościach?
- Jakie zasady należy stosować w przypadku wyjazdu młodzieży na Erasmus+ od strony budżetowej?
- Na co mogą być przeznaczone zebrane odsetki?
- Jakie wydatki są kwalifikowalne, a jakie nie?
- Jak dostosowywać wydatki do tego, co jest w treści merytorycznej?
- Jak obliczać różnice kursowe?
- Co w przypadku różnic kursowych na minus?
- Co w przypadku różnic kursowych na plus?
- Jakie koszty można ponosić, a jakie będą rozliczane z wkładu własnego?
- Jak prowadzić przewalutowania w najkorzystniejszy sposób?
- Nauczyciel grupy pobiera środki w złotówkach, księgowość to księguje, wraca z wyjazdu i musi się rozliczyć - wychodzą różnice z uwagi na różne kursy - kto powinien zostać obciążony tymi różnicami?
- Czy zasadne będzie przyjęcie zasady, że należy rozliczać się zgodnie z kursem, w którym zakupiono walutę? Jaką przyjąć zasadę w stosunku do tych różnic?
- Kupując walutę za złotówki, jaki kurs należy przyjąć: kurs zakupu czy inne kursy?
- Jeśli są różnice kursowe, kto je pokrywa? Koordynator?
- Jaka jest procedura, jeśli po złożeniu raportu końcowego nie otrzyma się pełnego zwrotu kosztów?
- Jaka jest procedura przy przenoszeniu środków?
- Program pokrywa 80% wartości umowy, powiat pożycza 20% - po jakim kursie powinien przelać szkole te środki? Po kursie dnia, bankowym czy narodowym? Jak wtedy rozlicza się agencja z powiatem?
- Rozliczenie projektu Erasmus dotyczącego wsparcia włączania dla uczestników - koszty nadzwyczajne w rozliczeniach budżetowych/księgowych
- Czy koszty te można przesunąć? Co w przypadku ich niewykorzystania?
- Aspekt odwróconego VAT-u w umowie z partnerem (czy to występuje w umowach oświatowych?)
- Jakie są różnice między rozliczaniem projektu Erasmus+ a księgami rachunkowymi (budżetowymi)?
- Czy warto prowadzić księgowość w euro?
- Dostając pieniądze w euro (mając konta w euro), musimy zaksięgować w złotówkach - jak to skutecznie robić?
- Czy kieszonkowe lepiej rozliczać jako delegację wyjazdu nauczyciela na Erasmus+? Które przepisy należy stosować - unijne czy krajowe?
Jakie są wymagania dotyczące dokumentacji i formalności w programieErasmus+?
- Jakie są wymagania dotyczące dokumentacji i formalności w programie Erasmus+?
- Na co zwracać uwagę podczas podpisywania umowy z Erasmus+?
- Kto jest odpowiedzialny za rozliczanie całego programu - księgowość czy koordynatorzy projektów przeszkoleni zewnętrznie?
- Jak dobrze podzielić prace między koordynatorem a księgową?
- Jaka dokumentacja nas obowiązuje?
- Jakie dokumenty są niezbędne/obowiązkowe, a jakie opcjonalne, uwzględniając różnice w projektach?
- W jakich terminach powinna być składana jaka dokumentacja?
- Jakie dokumenty składać w https://webgate.ec.europa.eu/?
- Posiadając akredytację, jakie dokumenty powinno się mieć skompletowane?
- Kto i w jakim momencie będzie weryfikował, czy spełnione są wszystkie formalne wytyczne?
- Jakie certyfikaty po mobilności - jak je nazywać w sprawozdaniach?
- Jak to wygląda w przypadku Europass, czy jest on dla wszystkich mobilności?
- Jaką dokumentację należy prowadzić? (paragony czy ryczałtowo)
- W czyjej gestii jest przetłumaczenie dokumentacji, która jest w języku angielskim?
- Organizatorów/koordynatorów projektu - nauczycieli czy księgowości?
- Jaką dokumentację należy przygotować przed kontrolą?
Jak starać się o akredytację i realizować projekty Erasmus+?
- Jak starać się o akredytację Erasmus+?
- Jakie kryteria należy spełniać? Jak poprawnie opisać cele?
- Co jest wymagane w poszczególnych rodzajach mobilności?
- Jakie są kolejne kroki rozliczania projektu?
- Przykład: po złożonym sprawozdaniu muszę czekać długo na uzyskanie informacji zwrotnej, w międzyczasie piszę już kolejne sprawozdanie. Jak nie popełniać tych samych błędów?
- Omówienie krok po kroku, jak poprawnie przebiega cały proces wykonywania raportu końcowego?
- Jak pisać umowy zlecenia w programie Erasmus+?
- Co w przypadku, kiedy uczestnicy nie wykorzystują całej kwoty? Jak to udokumentować?
- Czy pieniądze, które zostaną, możemy zachować, wydać, czy należy je zwrócić? Jeśli tak, to komu i kiedy?
- Jakie projekty są łatwe do realizacji dla szkół?
Jakie są procedury i jak obsługiwać programy Erasmus+?
- Jakie zmiany zaszły w umowach z Erasmus+ w ostatnich latach? Na co w kontekście kursu zwrócić uwagę? Co jeśli w umowie nie ma podanego kursu?
- Praktyczne rozwiązania problemów wynikających ze zmieniającej się umowy z Erasmus+
- Cały proces rozliczeniowy, dla osób wdrażających się w temat
- Jak poprawnie napisać raport końcowy?
- Jak obsługiwać programy Erasmus+? Wyjaśnienie działania programu do obsługi Erasmus+, od a do zet, co gdzie klikać i jakie czynności po kolei wykonywać?
- Jak i kiedy ubiegać się o wynagrodzenie dla koordynatora programu oraz księgowości?
- Czy stosować regulaminy wynagradzania wewnętrzne, czy np. umowy zlecenia? Co jest korzystniejsze?
Jak przebiegają kontrola i audyt w programie Erasmus+?
- Na co zwraca uwagę kontrola finansowa z Erasmus+? Jakie dokumenty przygotować do wglądu?
- Jak wygląda kontrola? Czego można się spodziewać?
- Jak przebiega taka kontrola?
- Jakich pytań można się spodziewać na kontroli?
- Na co trzeba zwrócić uwagę przy kontroli?
- Czego dotyczy kontrola finansowa Erasmus+?
Jak planować i organizować wyjazdy w programie Erasmus+?
- Czy bilety najlepiej rezerwować imiennie, czy grupowo? Co jest bardziej opłacalne i w jakich sytuacjach? Co w sytuacji, kiedy dziecko zrezygnuje z wyjazdu, a bilety są zarezerwowane grupowo?
- Czy w przypadku kupowania np. lekarstw na wyjeździe, czy przyjmować jeden paragraf - ogólny wyjazdowy? Czy na każdy wydatek inny paragraf?
- W czasie wyjazdów istotny jest również aspekt transportu lokalnego, zakwaterowania i wyżywienia - jak to rozliczać i do jakich kategorii?
- Każda operacja, którą należy rozliczyć podczas takiego wyjazdu (np. dojazd itp.), wymaga oddzielnych działań rozliczeniowych. Jak to efektywnie robić?
- W przypadku sytuacji kryzysowej, np. złamania ręki dziecka na wyjeździe, kiedy należy zapłacić za leczenie lub leki, do jakiej kategorii to zaliczać i w jaki sposób to rozliczyć?
- Co zrobić, kiedy dziecko rezygnuje z wyjazdu?
Prowadzący
Edyta Michaluk- Współpracuje z szeregiem przedszkoli, szkół podstawowych, szkół ogólnokształcących i zawodowych oraz z instytucjami zaangażowanymi w kształcenie w zakresie pozyskiwania dofinansowania z programu Erasmus oraz programów regionalnych. W ramach programu Erasmus zajmuje się kompleksowym procesem pozyskiwania i rozliczania dotacji, tj. od etapu poszukiwania partnerów zagranicznych i sporządzania wniosków o dofinansowanie aż po końcowe rozliczenie oraz kontrolę projektów. W swojej pracy napotkała wiele nieszablonowych przypadków, z którymi dzięki doświadczeniu i wieloletniej praktyce udało jej się uporać. Posiada 8-letnie doświadczenie w zakresie funduszy UE. Prowadzi działalność gospodarczą Edukreator, która specjalizuje się w pozyskiwaniu funduszy zewnętrznych oraz rozliczaniu dotacji. Jest absolwentką studiów magisterskich kierunku ekonomia na Uniwersytecie w Białymstoku.
Prawa autorskie do niniejszego programu przysługują Private Corporate Consulting Sp. z o.o. Udostępnianie, kopiowanie i przerabianie niniejszego programu bez pisemnej zgody Private Corporate Consulting Sp. z o.o., zagrożone jest odpowiedzialnością karną oraz cywilną.
