W programie m.in., wybrane zagadnienia:
- Jeśli płace i księgowość są w urzędzie i tam wytwarzana jest dokumentacja, to czy szkoła powinna mieć swoje archiwum? Czy dokumentacja z przedszkola/szkoły może być archiwizowana w urzędzie?
- Jak przechowywać/archiwizować dokumenty, które są w formie elektronicznej? Czy można to robić na dysku? Kto powinien być za to odpowiedzialny? Co ile archiwizować takie dane i jak długo je przechowywać?
- Czy jeżeli do przedszkola wysłane są dokumenty w formie elektronicznej (poprzez e-mail), to można je wydrukować i włożyć do konkretnej teczki? Jak postępować z taką dokumentacją?
- Udostępnianie rodzicom dokumentacji dot. uczniów - czy można udostępniać dokumentację bez wniosku?
- Co powinna wiedzieć osoba, która przejmuje obowiązki związane z archiwum, a nie ma wykształcenia związanego z archiwizacją
- Czy każdy pracownik przedszkola lub szkoły może wykonywać zadania archiwisty?
- Czy można pracować jako archiwista zakładowy bez kursu I stopnia lub studiów?
- Czy w arkuszach ocen uczniów może znajdować się całościowa, indywidualna dokumentacja ucznia?
- Jak porządkować, rejestrować, klasyfikować, znakować i brakować dokumentację z rozliczenia stołówki w przedszkolu i szkole?
- Jak porządkować, rejestrować, klasyfikować, znakować i brakować plany roczne w przedszkolu i szkole? Jaki symbol należy przypisać do takiej dokumentacji? Jak długo przetrzymywać taki rodzaj dokumentacji?
- Jak porządkować, rejestrować, klasyfikować, znakować i brakować dokumentację dot. współpracy z innymi instytucjami w przedszkolu i szkole?
Wzory pism, jakie otrzymają uczestnicy:
- Instrukcja kancelaryjna dla przedszkola i szkoły
- Instrukcja archiwalna dla przedszkola i szkoły
- JRWA dla przedszkola i szkoły
- Wniosek dla pracowników przedszkola o wydanie dokumentów lub wydanie duplikatu z archiwum
- Instrukcja dla pracowników placówki – w jaki sposób powinni rejestrować sprawy i je wydzielać
Szczegółowy program szkolenia:
1. Obowiązek organizacji składnicy akt w placówce oświatowej – archiwum, a składnica akt
- Czy każde przedszkole lub szkoła musi mieć składnicę akt lub archiwum? Co, jeśli w przedszkolu lub szkole nie jest prowadzona składnica?
- Czy przedszkole lub szkoła może nie prowadzić składnicy np. jeżeli jest nową placówką? Czy składnica akt powinna powstać wraz z utworzeniem placówki?
- Czy składnica akt jest tym samym, co archiwum? Czy przechowuje się tam te same dokumenty?
- Czy w składnicy akt przetrzymuje się tylko dokumentację niearchiwalną?
- Do jakiego momentu można mówić o składnicy akt w przedszkolu lub szkole?
- Czy trzymanie dokumentów w segregatorach można nazywać archiwum lub składnicą akt?
- Jak założyć składnicę akt w przedszkolu lub szkole - od czego rozpocząć prace nad organizacją składnicy? Jakie powinny być pierwszego kroki oraz procedura założenia?
- Czy urząd gminy/miasta może prowadzić składnicę/archiwum za przedszkole/szkołę? PRZYKŁAD: szkoła nie ma księgowości. Jeśli płace i księgowość są w urzędzie i tam wytwarzana jest dokumentacja, to czy szkoła powinna mieć swoje archiwum? Czy dokumentacja z przedszkola/szkoły może być archiwizowana w urzędzie?
- Kto nakłada obowiązek prowadzenia składnicy akt/archiwum na przedszkole lub szkołę?
2. Klasyfikacja i znakowanie dokumentacji zgodnie z JRWA
- Jak rejestrować sprawy?
- Czy można rejestrować sprawy na klasach głównych?
- Omówienie budowy JRWA - co powinien zawierać JRWA?
- Czy JRWA potrzeby jest w przypadku składnicy akt?
- Czy JRWA trzeba aktualizować i ustalać do roku?
- Czy przedszkole/szkoła może ubiegać się o JRWA od archiwum państwowego lub urzędu miasta i gminy?
- Jak wygląda procedura uzgodnienia JRWA z archiwum państwowym? Czy wystarczy wysłać przygotowany JRWA i czekać na odpowiedź/opinie archiwum państwowego? Czy archiwum państwowe dostarcza wytyczne, jak przygotować JRWA?
- Jak postępować, jeśli dokumentacji nie da się przypisać do kategorii zgodnie z JRWA? Jak dopisać kolejny numer do JRWA?
- Co to znak sprawy i do czego służy?
- Jak założyć teczkę i podteczkę?
- Czy w teczce musi być spis spraw?
- Tworzenie spisu spraw - w jaki sposób to robić?
- Jaki powinien być układ teczki?
- Co powinno znaleźć się w teczce dziecka, które posiada orzeczenie o kształceniu specjalnym? Czy w dokumencie o pomocy psychologiczno-pedagogicznej powinny zostać wymienione takie dokumenty?
- Czy w JRWA powinien być zapis, w jaki sposób zakładać teczki? W jakim dokumencie wewnętrznym powinien znaleźć się taki zapis?
Instrukcja kancelaryjna
- Czy przedszkole lub szkoła ma obowiązek opracować własną instrukcję kancelaryjną? Co jeśli takiej nie ma?
- Czy przedszkole lub szkoła powinno wystąpić do archiwum państwowego lub urzędu miasta o nadanie instrukcji kancelaryjnej?
- Co ma zawierać instrukcja kancelaryjna w przedszkolu? Jak powinien wyglądać projekt instrukcji kancelaryjnej?
- Czy do instrukcji kancelaryjnej powinny zostać sporządzone inne załączniki?
- Jaki jest tryb zatwierdzenia instrukcji kancelaryjnej dla przedszkola? Ile czeka się na decyzję?
Instrukcja archiwalna
- Czy przedszkole lub szkoła ma obowiązek opracować własną instrukcję archiwalną? Co jeśli takiej nie ma?
- Czy przedszkole lub szkoła powinno wystąpić do archiwum państwowego lub urzędu miasta o nadanie instrukcji archiwalnej?
- Co ma zawierać instrukcja archiwalna w przedszkolu? Jak powinien wyglądać projekt instrukcji archiwalnej?
- Czy instrukcje archiwalną trzeba dostosować do ustaw? Jeśli tak, to do jakich?
- Czy do instrukcji archiwalnej powinny zostać sporządzone inne załączniki?
- Jaki jest tryb zatwierdzenia instrukcji archiwalnej dla przedszkola? Ile czeka się na decyzję?
3. Kategorie archiwalne i sposoby ich porządkowania – jak prawidłowo archiwizować dokumentację w przedszkolu i szkole?
Kategorie archiwalne i sposoby ich porządkowania:
- Dokumentacja poniżej 10 lat przechowywania
- Dokumentacja powyżej 10 lat przechowywania
- Materiały archiwalne
Jak porządkować, rejestrować, klasyfikować, znakować i brakować:
- Akta osobowe w przedszkolu i szkole. Jaki symbol należy przypisać do takiej dokumentacji? Część “D” akt osobowych - jakie zmiany? Zmiany, które pojawiły się w archiwizowaniu akt osobowych. Jaki jest nowy okres archiwizowania takiej dokumentacji? Jak długo przetrzymywać taki rodzaj dokumentacji?
- Czy w arkuszach ocen uczniów może znajdować się całościowa, indywidualna dokumentacja ucznia? Jak długo przetrzymywać taki rodzaj dokumentacji?
- Dokumentację kadrową i pracowniczą w przedszkolu i szkole? Jaki symbol należy przypisać do takiej dokumentacji? Jak długo przetrzymywać ten rodzaj dokumentacji?
- Dokumentację księgową w przedszkolu i szkole? Jaki symbol należy przypisać do takiej dokumentacji? Jak długo przetrzymywać taki rodzaj dokumentacji?
- Dokumentację z rozliczenia stołówki w przedszkolu i szkole? Jaki symbol należy przypisać do takiej dokumentacji? Jak długo przetrzymywać taki rodzaj dokumentacji?
- Dokumentację płacową w przedszkolu i szkole? Jaki symbol należy przypisać do takiej dokumentacji? Jak długo przetrzymywać taki rodzaj dokumentacji?
- Dokumentację dot. działalności edukacyjnej w przedszkolu i szkole? Jaki symbol należy przypisać do takiej dokumentacji? Jak długo przetrzymywać taki rodzaj dokumentacji?
- Dokumentację dot. wychowania i opieki w przedszkolu i szkole? Jaki symbol należy przypisać do takiej dokumentacji? Jak długo przetrzymywać taki rodzaj dokumentacji?
- Programy nauczania w przedszkolu i szkole? Jaki symbol należy przypisać do takiej dokumentacji? Jak długo przetrzymywać taki rodzaj dokumentacji?
- Plany pracy w przedszkolu i szkole? Jaki symbol należy przypisać do takiej dokumentacji? Jak długo przetrzymywać taki rodzaj dokumentacji?
- Plany roczne w przedszkolu i szkole? Jaki symbol należy przypisać do takiej dokumentacji? Jak długo przetrzymywać taki rodzaj dokumentacji?
- Dokumentację dot. współpracy z innymi instytucjami w przedszkolu i szkole? Jaki symbol należy przypisać do takiej dokumentacji? Jak długo przetrzymywać taki rodzaj dokumentacji?
- Dokumentację techniczną (np. z wymiany pieca) w przedszkolu i szkole? Jaki symbol należy przypisać do takiej dokumentacji? Jak długo przetrzymywać taki rodzaj dokumentacji?
4. Jak prawidłowo archiwizować dokumentację elektroniczną w przedszkolu i szkole?
- W jaki sposób powinna być archiwizowana dokumentacja elektroniczna w przedszkolu i szkole?
- Czy są wyjątki w archiwizowaniu takiej dokumentacji? Jak ustalić takie wyjątki?
- Dziennik elektroniczny i biblioteka elektroniczna - jak przechowywać/archiwizować dokumenty, które są w formie elektronicznej? Czy można to robić na dysku? Kto powinien być za to odpowiedzialny? Co ile archiwizować takie dane i jak długo je przechowywać?
- Czy jeżeli do przedszkola wysłane są dokumenty w formie elektronicznej (poprzez e-mail), to można je wydrukować i włożyć do konkretnej teczki? Jak postępować z taką dokumentacją?
- Czy dokumentacja elektroniczna może funkcjonować bez EZD?
- Czy aby archiwizować dokumentację elektroniczną potrzebne jest wprowadzenia potwierdzenia odbioru?
5. Praktyczne wskazówki dotyczące porządkowania i układania dokumentacji – klucz do efektywnej i skutecznej pracy
- Jak klasyfikować i układać dokumenty w składnicy/archiwum, aby później szybko je odnaleźć?
- Czy sposób układania dokumentów ma znaczenia? W jaki sposób powinny być ułożone dokumenty/teczki?
- Jak wtórnie zakładać teczki dla dokumentacji przyjętej w stanie nieuporządkowanym?
- Jak układać/porządkować dokumentacje? Czy najlepszym sposobem robić to rocznikami/latami?
- Czy teczki należy archiwizować chronologicznie?
- Czy archiwum należy porządkować co min. co 2 lata?
6. Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w składnicy akt lub archiwum - zasady oraz procedury
- Na jakich zasadach udostępnia się dokumenty dla klientów zewnętrznych/wewnętrznych?
- Czy należy prowadzić ewidencję dot. udostępnionych dokumentów?
- Czy RODO wpływa na procedurę wypożyczania dokumentów?
- Procedura wypożyczenia dokumentów
- Czy udostępnia się kopie, czy oryginał dokumentu?
- Udostępnianie rodzicom dokumentacji dot. uczniów - czy można udostępniać dokumentację bez wniosku?
7. Archiwum w przedszkolu lub szkole - istotne działania w funkcjonowaniu archwium
Brakowanie - jakie dokumenty i po jakim czasie można niszczyć?
- Procedura brakowania dokumentacji - jak powinno przebiegać brakowanie dokumentów niearchiwalnych? Co z dokumentacją archiwalną?
- Czy wymagane jest uzyskanie zgody na zniszczenie dokumentu kategorii B5/B10?
- Po jakim czasie zniszczyć dokumenty w zależności od kategorii?
- Po jakim czasie należy zniszczyć dokumentacje uczniów w związku z RODO?
- Czy archiwum państwowe musi przyjechać i sprawdzić dokumentacje do brakowania?
- Czy należy i jak sporządzić wykaz dokumentów do brakowania?
- Czy należy i jak spisywać protokoły po brakowaniu? Co powinno być w takim protokole i gdzie dostarczyć taki protokół?
- Ekspertyza dokumentacji niearchiwalnej
- Przekwalifikowanie dokumentacji do kat. A
Przekazywanie dokumentów do archiwum państwowego - omówienie procesu przekazania dokumentacji
- Jak przekazywać dokumenty do archiwum państwowego? Warunki i omówienie całego procesu przekazywania dokumentów
- W jakim stanie (czy w specjalnych kopertach itp.) przekazywać dokumenty do archiwum państwowego?
Jak wzorcowo przygotować sprawozdawczość z archiwum zakładowego?
- Czy archiwum w przedszkolu musi sporządzać coroczne protokoły dla AP?
- Co powinno się znaleźć w takim sprawozdaniu? Jak je przygotować?
Przebieg kontroli z archiwum nadzorującego
- Czy przedszkole lub szkoła może zostać skontrolowane przez archiwum państwowe?
- Czy archiwum zakładowe z urzędu może skontrolować archiwum prowadzone w przedszkolu lub szkole?
- Na czym polega kontrola z archiwum nadzorującego? Jakie dokumenty należy przedstawić?
Obsada archiwum zakładowego oraz wymagania odnośnie lokalu i wyposażania
- Jakie są wymagane uprawnienia, aby pracować jako archiwista zakładowy?
- Co powinna wiedzieć osoba, która przejmuje obowiązki związane z archiwum, a nie ma wykształcenia związanego z archiwizacją
- Czy każdy pracownik przedszkola lub szkoły może wykonywać zadania archiwisty?
- Czy można pracować jako archiwista zakładowy bez kursu I stopnia lub studiów?
- Jakie są wymogi techniczne odnośnie lokalu, w jakim archiwizowane są dokumenty w przedszkolu lub szkole? Czy wymagane jest osobne pomieszczenie?
- Czy do prowadzenia archiwum w szkole lub przedszkolu wystarczy szafa pancerna?
- Czy ma znaczenie, na którym piętrze znajduje się archiwum?
- Czy powyższe wymogi są obligatoryjne, czy jedynie zalecane?
- Czy wymagane jest notowanie danych dot. wilgoci i temperatury?
- Czy odgrzybianie dokumentacji jest konieczne?
- Kiedy należy odgrzybiać dokumentację?
- Kto powinien finansować przeprowadzanie odgrzybiania dokumentacji przed przekazaniem jej do jednostki nadzorującej?
8. Współpraca z firmą zewnętrzną – czy warto współpracować z firmą zewnętrzną?
- Jakie zapisy umieścić w umowie z firmą zewnętrzną obsługująca składnice akt/ archiwum w szkole lub przedszkolu?
- Kiedy sprawdzi się wynajęcie firmy zewnętrznej do prowadzenia składnicy akt/archiwum w szkole lub przedszkolu? Czy taka firma odpowiada za przygotowanie pomieszczenia, brakowanie, udostępnianie dokumentów, kontakt z archiwum państwowym?
Prowadzący
Magdalena Biernat - wieloletni praktyk, prowadzi archiwum zakładowe w przedszkolu oraz od kilkunastu lat jest główną księgową w trzech placówkach oświatowych na terenie Jeleniej Góry i Piechowic.
Prawa autorskie do niniejszego programu przysługują Private Corporate Consulting Sp. z o.o. Udostępnianie, kopiowanie i przerabianie niniejszego programu bez pisemnej zgody Private Corporate Consulting Sp. z o.o., zagrożone jest odpowiedzialnością karną oraz cywilną.