Wideoszkolenie: Archiwum zakładowe w przedszkolach i szkołach

W programie m.in., wybrane zagadnienia:

• Jak założyć archiwum w przedszkolu lub szkole – od czego rozpocząć prace nad organizacją archiwum? Jakie powinny być pierwszego kroki oraz procedura założenia archiwum?
• Jak należy postępować, kiedy dokumentacji nie da się przypisać do kategorii zgodnie z JRWA? Jak dopisać kolejny numer do JRWA?
• Jak archiwizować, porządkować, rejestrować, klasyfikować, znakować i brakować akta osobowe w przedszkolu i szkole? Część “D” akt osobowych - jakie zmiany?
• Udostępnianie dokumentacji dot. uczniów dla rodziców - czy można udostępniać dokumentację bez wniosku?
• Po jakim czasie zniszczyć dokumenty w zależności od kategorii?
• Czy przedszkole lub szkoła może zostać skontrolowane przez archiwum państwowe?
• Jakie zapisy umieścić w umowie z firmą zewnętrzną obsługująca archiwum w szkole lub przedszkolu?

Wzory pism, jakie otrzymają uczestnicy:

Szczegółowy program szkolenia:

1. Obowiązek organizacji archiwum z placówce oświatowej – archiwum a składnica akt

• Czy przedszkole lub szkoła musi mieć archiwum? Co jeśli w przedszkolu lub szkole nie jest prowadzone archiwum?
• Czy przedszkole lub szkoła może nie prowadzić archiwum np. jeżeli jest nową placówką? Czy archiwum/składnica akt powinna powstać wraz z utworzeniem placówki?
• Czy składnica akt jest tym samym co archiwum? Czy przechowuje się tam te same dokumenty?
• Czy w składnicy akt przetrzymuje się tylko dokumentację niearchiwalną?
• Do jakiego momentu można mówić o składnicy akt w przedszkolu lub szkole?
• Czy trzymanie dokumentów w segregatorach można nazywać archiwum lub składnicą akt?
• Jak założyć archiwum w przedszkolu lub szkole – od czego rozpocząć prace nad organizacją archiwum? Jakie powinny być pierwszego kroki oraz procedura założenia archiwum?
• Czy urząd (archiwista z urzędu) może pomagać prowadzić archiwum w szkole lub przedszkolu?
• Czy urząd gminy/miasta może prowadzić archiwum za przedszkole/szkołę? [PRZYKŁAD] Szkoła nie ma księgowości. Płacowa i księgowa są w urzędzie i to tam wytwarzana jest dokumentacja, czy w związku z tym szkoła powinna mieć swoje archiwum? Czy dokumentacja z przedszkola/szkoły może być archiwizowana w urzędzie?
• Kto nakłada obowiązek prowadzenia archiwum na przedszkole lub szkołę?

2. Klasyfikacja i znakowanie dokumentacji zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt

• Jak rejestrować sprawy?
• Czy można rejestrować sprawy na klasach głównych?
• Omówienie budowy JRWA – co powinien zawierać JRWA?
• Czy JRWA potrzeby jest w przypadku składnicy akt?
• Czy JRWA trzeba aktualizować i ustalać do roku?
• Czy przedszkole/szkoła może ubiegać się o JRWA od archiwum państwowego lub urzędu miasta i gminy?
• Jak wygląda procedura uzgodnienia JRWA z archiwum państwowym? Czy wystarczy wysłać przygotowany JRWA i czekać na odpowiedź/opinie archiwum państwowego? Czy archiwum państwowe dostarcza wytyczne jak przygotować JRWA?
• Jak należy postępować, kiedy dokumentacji nie da się przypisać do kategorii zgodnie z JRWA? Jak dopisać kolejny numer do JRWA?
• Co to znak sprawy i do czego służy?
• Jak założyć teczkę i podteczkę?
• Czy w teczce musi być spis spraw?
• Tworzenie spisu spraw - w jaki sposób to robić?
• Jaki powinien być układ teczki?
• [PRZYKŁAD] Co powinno znaleźć się w teczce dziecka, które posiada orzeczenie o kształceniu specjalnym? Czy w dokumencie o pomocy psychologiczno-pedagogiczna powinny zostać wymienione takie dokumenty?
• Czy w JRWA powinien być zapis, w jaki sposób zakładać teczki? W jakim dokumencie wewnętrznym powinien znaleźć się taki zapis?

Instrukcja kancelaryjna

• Czy przedszkole lub szkoła ma obowiązek opracować własną instrukcję kancelaryjną? Co jeśli takiej nie ma?
• Czy przedszkole lub szkoła powinno wystąpić do archiwum państwowego lub urzędu miasta o nadanie instrukcji kancelaryjnej?
• Co ma zawierać instrukcja kancelaryjna w przedszkolu? Jak powinien wyglądać projekt instrukcji kancelaryjnej?
• Czy do instrukcji kancelaryjnej powinny zostać sporządzone inne załączniki?
• Jaki jest tryb zatwierdzenia instrukcji kancelaryjnej dla przedszkola? Ile czeka się na decyzję?

Instrukcja archiwalna

• Czy przedszkole lub szkoła ma obowiązek opracować własną instrukcję archiwalną? Co jeśli takiej nie ma?
• Czy przedszkole lub szkoła powinno wystąpić do archiwum państwowego lub urzędu miasta o nadanie instrukcji archiwalnej?
• Co ma zawierać instrukcja archiwalna w przedszkolu? Jak powinien wyglądać projekt instrukcji archiwalnej?
• Czy instrukcje archiwalną trzeba dostosować do ustaw? Jeśli tak, to do jakich?
• Czy do instrukcji archiwalnej powinny zostać sporządzone inne załączniki?
• Jaki jest tryb zatwierdzenia instrukcji archiwalnej dla przedszkola? Ile czeka się na decyzję?

3. Kategorie archiwalne i sposoby ich porządkowania – jak prawidłowo archiwizować dokumentację w przedszkolu i szkole?

Kategorie archiwalne i sposoby ich porządkowania:

• Dokumentacja poniżej 10 lat przechowywania
• Dokumentacja powyżej 10 lat przechowywania
• Materiały archiwalne

Jak archiwizować, porządkować, rejestrować, klasyfikować, znakować i brakować:

• akta osobowe w przedszkolu i szkole? Jaki symbol należy przypisać do takiej dokumentacji? Część “D” akt osobowych - jakie zmiany? Zmiany, które pojawiły się w archiwizowaniu akt osobowych - jaki jest nowy okres archiwizowania takiej dokumentacji? Jak długo przetrzymywać taki rodzaj dokumentacji?
• czy w arkuszach ocen uczniów może znajdować się całościowa, indywidualna dokumentacja ucznia? Jak długo przetrzymywać taki rodzaj dokumentacji?
• dokumentację kadrową i pracowniczą w przedszkolu i szkole? Jaki symbol należy przypisać do takiej dokumentacji? Jak długo przetrzymywać taki rodzaj dokumentacji?
• dokumentację księgową w przedszkolu i szkole? Jaki symbol należy przypisać do takiej dokumentacji? Jak długo przetrzymywać taki rodzaj dokumentacji?
• dokumentację z rozliczenia stołówki w przedszkolu i szkole? Jaki symbol należy przypisać do takiej dokumentacji? Jak długo przetrzymywać taki rodzaj dokumentacji?
• dokumentację płacową w przedszkolu i szkole? Jaki symbol należy przypisać do takiej dokumentacji? Jak długo przetrzymywać taki rodzaj dokumentacji?
• dokumentację dot. działalności edukacyjnej w przedszkolu i szkole? Jaki symbol należy przypisać do takiej dokumentacji? Jak długo przetrzymywać taki rodzaj dokumentacji?
• dokumentację dot. wychowania i opieki w przedszkolu i szkole? Jaki symbol należy przypisać do takiej dokumentacji? Jak długo przetrzymywać taki rodzaj dokumentacji?
• programy nauczania w przedszkolu i szkole? Jaki symbol należy przypisać do takiej dokumentacji? Jak długo przetrzymywać taki rodzaj dokumentacji?
• plany pracy w przedszkolu i szkole? Jaki symbol należy przypisać do takiej dokumentacji? Jak długo przetrzymywać taki rodzaj dokumentacji?
• plany roczne w przedszkolu i szkole? Jaki symbol należy przypisać do takiej dokumentacji? Jak długo przetrzymywać taki rodzaj dokumentacji?
• dokumentację dot. współpracy z innymi instytucjami w przedszkolu i szkole? Jaki symbol należy przypisać do takiej dokumentacji? Jak długo przetrzymywać taki rodzaj dokumentacji?
• dokumentację techniczną (np. z wymiany pieca) w przedszkolu i szkole? Jaki symbol należy przypisać do takiej dokumentacji? Jak długo przetrzymywać taki rodzaj dokumentacji?

4. Jak prawidłowo archiwizować dokumentację elektroniczną w przedszkolu i szkole?

• W jaki sposób powinna być archiwizowana dokumentacja elektroniczna w przedszkolu i szkole?
• Czy są wyjątki w archiwizowaniu takiej dokumentacji? Jak ustalić takie wyjątki?
• Dziennik elektroniczny i biblioteka elektroniczna - jak przechowywać/archiwizować dokumenty, które są w formie elektronicznej? Czy można to robić na dysku? Kto powinien być za to odpowiedzialny? Co ile archiwizować takie dane i jak długo je przechowywać?
• Czy jeżeli do przedszkola wysłane są dokumenty w formie elektronicznej (poprzez e-maila), to można je wydrukować i włożyć do konkretnej teczki? Jak postępować z taką dokumentacją?
• Czy dokumentacja elektroniczna może funkcjonować bez EZD?
• Czy aby archiwizować dokumentację elektroniczną potrzebne jest wprowadzenia potwierdzenia odbioru?

5. Praktyczne wskazówki dotyczące porządkowania i układania dokumentacji – klucz do efektywnej i skutecznej pracy

• Jak klasyfikować i układać dokumenty w archiwum, aby później szybko je odnaleźć?
• Czy sposób układania dokumentów w archiwum ma znaczenia? W jaki sposób powinny być ułożone dokumenty/teczki?
• Jak wtórnie zakładać teczki dla dokumentacji przyjętej w stanie nieuporządkowanym?
• Jak układać/porządkować dokumentacje w archiwum? Czy najlepszym sposobem robić to rocznikami/latami?
• Czy teczki należy archiwizować chronologicznie?
• Czy archiwum należy porządkować co min. co 2 lata?

6. Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym – zasady oraz procedury

• Na jakich zasadach udostępnia się dokumenty dla klientów zewnętrznych/wewnętrznych?
• Czy należy prowadzić ewidencję dot. udostępnionych dokumentów?
• Czy RODO wpływa na procedurę wypożyczania dokumentów?
• Procedura wypożyczenia dokumentów z archiwum zakładowego
• Czy udostępnia się kopie, czy oryginał dokumentu?
• Udostępnianie dokumentacji dot. uczniów dla rodziców - czy można udostępniać dokumentację bez wniosku?

7. Brakowanie - jakie dokumenty i po jakim czasie można niszczyć?

• Procedura brakowania dokumentacji - jak powinno przebiegać brakowanie dokumentów niearchiwalnych? Co z dokumentacją archiwalną?
• Czy wymagane jest uzyskanie zgody na zniszczenie dokumentu kategorii B5/B10?
• Po jakim czasie zniszczyć dokumenty w zależności od kategorii?
• Po jakim czasie należy zniszczyć dokumentacje uczniów w związku z RODO?
• Czy archiwum państwowe musi przyjechać i sprawdzić dokumentacje do brakowania?
• Czy należy i jak sporządzić wykaz dokumentów do brakowania?
• Czy należy i jak spisywać protokoły po brakowaniu? Co powinno być w takim protokole i gdzie dostarczyć taki protokół?
• Ekspertyza dokumentacji niearchiwalnej
• Przekwalifikowanie dokumentacji do kat. A

8. Przekazywanie dokumentów do archiwum państwowego – omówienie procesu przekazania dokumentacji

• Jak przekazywać dokumenty do archiwum państwowego? Warunki i omówienie całego procesu przekazywania dokumentów
• W jakim stanie (czy w specjalnych kopertach itp.) przekazywać dokumenty do archiwum państwowego?

9. Jak wzorcowo przygotować sprawozdawczość z archiwum zakładowego?

• Czy archiwum w przedszkolu musi sporządzać coroczne protokoły dla AP?
• Co powinno się znaleźć w takim sprawozdaniu? Jak je przygotować?

10. Przebieg kontroli z archiwum nadzorującego

• Czy przedszkole lub szkoła może zostać skontrolowane przez archiwum państwowe?
• Czy archiwum zakładowe z urzędu może skontrolować archiwum prowadzone w przedszkolu lub szkole?
• Na czym polega kontrola z archiwum nadzorującego? Jakie dokumenty należy przedstawić?

11. Obsada archiwum zakładowego oraz wymagania odnośnie lokalu i wyposażania

• Jakie są wymagane uprawnienia, aby pracować jako archiwista zakładowy?
• Co powinna wiedzieć osoba, która przejmuje obowiązki związane z archiwum, a nie ma wykształcenia związanego z archiwizacją
• Czy każdy pracownik przedszkola lub szkoły może wykonywać zadania archiwisty?
• Czy można pracować jako archiwista zakładowy bez kursu I stopnia lub studiów?
• Jakie są wymogi techniczne odnośnie lokalu, w jakim archiwizowane są dokumenty w przedszkolu lub szkole? Czy wymagane jest osobne pomieszczenie?
• Czy do prowadzenia archiwum w szkole lub przedszkolu wystarczy szafa pancerna?
• Czy ma znaczenie, na którym piętrze znajduje się archiwum?
• Czy powyższe wymogi są obligatoryjne, czy jedynie zalecane?
• Czy wymagane jest notowanie danych dot. wilgoci i temperatury?
• Czy odgrzybianie dokumentacji jest konieczne?
• Kiedy należy odgrzybiać dokumentację?
• Kto powinien finansować przeprowadzanie odgrzybiania dokumentacji przed przekazaniem jej do jednostki nadzorującej?

12. Współpraca z firmą zewnętrzna – czy warto współpracować z firmą zewnętrzną?

• Jakie zapisy umieścić w umowie z firmą zewnętrzną obsługująca archiwum w szkole lub przedszkolu?
• Kiedy sprawdzi się wynajęcie firmy zewnętrznej do prowadzenia archiwum w szkole lub przedszkolu? Czy taka firma odpowiada za przygotowanie pomieszczenia, brakowanie, udostępnianie dokumentów, kontakt z archiwum państwowym?