Wideoszkolenie: Archiwum w PUP

Jakie są procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją? Jakie są procedury brakowania dokumentów projektów unijnych? Jakie są procedury prawidłowego postępowania w kwestii teczek osób bezrobotnych?

od 699.00 zł

Archiwiści, pracownicy kadr i pracownicy administracji zajmujący się prowadzeniem archiwów i składnic akt w Powiatowych Urzędach Pracy

Jakie są procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją?
Podczas szkolenia prelegent przedstawi procedury systemu EZD, które w przyszłości będą obowiązywały we wszystkich Urzędach Pracy. Uczestnicy dowiedzą się jak poprawnie zarządzać dokumentacją tak, aby procedury były zgodne z wytycznymi Archiwum Państwowego, jak brakować dokumentację projektów unijnych, a także dowiedzą się jak poprawnie postępować z teczkami osób bezrobotnych, jak przygotowywać rzeczowy wykaz akt, aby został zaakceptowany przez Archiwum Państwowe oraz jak rozwiązać najpopularniejsze problematyczne kwestie dotyczące kategoryzacji dokumentów.

W programie m.in., wybrane zagadnienia:

  • Jakie są procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją?
  • Jakie są procedury brakowania dokumentów programów unijnych?
  • Jakie są procedury prawidłowego postępowania w kwestii teczek osób bezrobotnych?
  • Skąd wynika rozbieżność w proponowanych okresach przechowywania dokumentacji między Urzędami Pracy a Archiwum Państwowym i jak temu zaradzić?
  • Jak przygotować rzeczowy wykaz akt, aby został zaakceptowany przez Archiwum Państwowe?
  • Jak postępować ze starymi dokumentami?
  • Jak należy rozwiązać problem przechowywania zalegającej dokumentacji dotyczącej emerytów oraz osób zmarłych przez długi czas?


Szczegółowy program szkolenia:

1.Elektroniczne zarządzanie dokumentacją i e-doręczenia

  • Jakie są procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją?
  • Jak prawidłowo przechowywać archiwa elektroniczne?
  • Jak elektroniczne zarządzanie dokumentami powinno być ujęte w instrukcji kancelaryjnej?
  • Które dokumenty muszą zostać przeniesione do EZD, a które mogą pozostać w tradycyjnej formie?
  • Jakie istnieją programy do elektronicznego obiegu dokumentów?
  • Jakie są procedury postępowania w programie eDOK?
  • Jakie są nowe systemy w archiwizacji?
  • Jakie są programy do tworzenia pism urzędowych dla archiwum?
  • Jakie są narzędzia do przechowywania dokumentów?


2. Procedury postępowania z dokumentami

  • Jakie zmiany nastąpiły w okresach przechowywania akt pracowniczych?
  • Jakie powinny być wersje dokumentów akt pracowniczych?
  • Jak rozwiązać problem dublowania dokumentów w archiwach?
  • Jak należy kwalifikować sprawy?
  • Jakie są okresy przechowywania akt w przypadku zgonów?
  • Jak należy rozwiązać problem przechowywania zalegającej dokumentacji dotyczącej emerytów oraz osób zmarłych przez długi czas?
  • Skąd wynika rozbieżność w proponowanych okresach przechowywania dokumentacji między Urzędami Pracy a Archiwum Państwowym i jak temu zaradzić?
  • W jaki sposób interpretować sformułowania okresów przechowywania zawartych w umowach, czy powinny być obejmowane ogólnymi zasadami, czy każdą umowę powinno się rozpatrywać osobno?
  • Jak postępować ze starymi dokumentami?
  • Jak naliczać kwoty świadczeń w przypadku bardzo starych dokumentów?
  • Jak rozwiązać problem braku spójnego wzoru wykazu akt dla wszystkich Urzędów Pracy?
  • Jakie są procedury rzeczowych wykazów akt i w jaki sposób należy je wprowadzać?
  • Jak przygotować rzeczowy wykaz akt, aby został zaakceptowany przez Archiwum Państwowe?
  • Jak należy uporządkować i prowadzić akta osobowe po nowelizacji przepisów?


3. Proces brakowania dokumentacji

  • Jakie są okresy przechowywania dokumentów przed ich brakowaniem?
  • Kiedy można przekazywać dokumenty do brakowania?
  • Czy należy wystosować pismo do Archiwum Państwowego z prośbą o możliwość zniszczenia dokumentów?
  • Jak wyglądają procedury pozwoleń na brakowanie dokumentów?
  • W jaki sposób przygotować wniosek o pozwolenie na brakowanie dokumentów?
  • Jakie są programy do brakowania dokumentacji?
  • Jak brakować dokumenty, które są bardzo stare?
  • Czy można razem niszczyć dokumenty papierowe i nośniki danych, np. płyty?
  • Dlaczego nie wolno niszczyć projektowej dokumentacji unijnej?
  • Jakie są procedury brakowania dokumentów programów unijnych?
  • Jak brakować dokumenty programów unijnych, aby zostały zaakceptowane przez Archiwum Państwowe?


4. Instrukcje kancelaryjne i kategorie archiwalne dokumentów

  • Na co zwrócić uwagę w przypadku otrzymania informacji o przedłużeniu kategorii archiwalnej dokumentu?
  • Jakie są reguły i procedury przekazywania dokumentów o kategorii „A” do Archiwum Państwowego?
  • Jak wygląda szczegółowa procedura kategoryzacji dokumentów w przypadku kategorii „A”, czy należy skontaktować się w tym celu z Archiwum Państwowym?
  • Z czego wynikają zmiany wprowadzane przez Archiwum Państwowe w kwestii kategorii dokumentacji, np. z „B10” na „B15”?
  • Ile najkrócej można przechowywać dokumentację według instrukcji archiwalnych?
  • Jakie są procedury instrukcji kancelaryjnych i w jaki sposób należy je wprowadzać?
  • Jak powinna wyglądać rejestracja sprawy na podstawie jednego pisma według instrukcji kancelaryjnej?


5. Procedury postępowania z teczkami osób bezrobotnych

  • Jak prawidłowo powinny być przechowywane dokumenty w teczkach z aktami osób bezrobotnych? (razem czy rozdzielnie?)
  • Jak prawidłowo opisywać teczki z aktami osób bezrobotnych?
  • Jaki jest podział na kategorie teczek akt osób bezrobotnych?
  • Jak archiwizować akta osób bezrobotnych, aby móc dołączyć do nich dodatkowe dokumenty?
  • Które dokumenty powinny pozostać w teczkach akt osób bezrobotnych?
  • Czy dokumenty nieważne powinno się archiwizować w teczkach akt osób bezrobotnych?
  • Jak usuwać dokumenty z teczek osób bezrobotnych?
  • Czy należy każdorazowo wykonać skanowanie dokumentów, gdy interesant składa je wielokrotnie?


6. Praca w archiwum

  • Czy harmonogram pracy archiwum powoływany jest zarządzeniem?
  • Jak powinien wyglądać harmonogram pracy archiwum?
  • Jak powinno wyglądać zarządzenie Koordynatora czynności kancelaryjnych?
  • Jakie czynności wykonuje Koordynator czynności kancelaryjnych?
  • Czy możliwe jest powołanie dwóch Koordynatorów do czynności kancelaryjnych, gdzie jeden z nich zajmuje się dokumentacją tradycyjną, a drugi elektroniczną?
  • O czym należy pamiętać i co należy zrobić, przejmując odpowiedzialność za archiwum?
  • Jak nadążyć za zmianami prawa pracowniczego?
  • Jak należy interpretować poboczne zmiany w przepisach dotyczących archiwów?
  • Jak efektywnie wdrażać nowych pracowników archiwum?
  • Czy bezzwrotną pożyczkę dla pracodawców, udzielaną w czasie pandemii COVID-19 można uznać w rzeczowym wykazie akt jako pożyczkę dla osoby bezrobotnej?


Prowadzący

Aneta Kura – archiwistka zakładowa i koordynatorka czynności kancelaryjnych w Starostwie Powiatowym w Brzegu. W przeszłości pracowała także w archiwum Starostwa Powiatowego we Wrocławiu – praca w dwóch urzędach na tym samym stanowisku pozwoliła jej na dogłębne poznanie problemów związanych z pracą archiwisty. Absolwentka szkoły policealnej na kierunku technik archiwista oraz studiów administracyjnych.

Prawa autorskie do niniejszego programu przysługują Private Corporate Consulting Sp. z o.o. Udostępnianie, kopiowanie i przerabianie niniejszego programu bez pisemnej zgody Private Corporate Consulting Sp. z o.o., zagrożone jest odpowiedzialnością karną oraz cywilną.

Terminy szkoleń


od 699.00
01 kwietnia 2025

Podobne szkolenia