Wideoszkolenie: System ZONE

W programie m.in., wybrane zagadnienia:

• W jaki sposób wprowadzać do systemu deklaracje mieszkańców?
• W jaki sposób poruszać się po systemie ZONE?
• Jakie moduły są obligatoryjne do wypełnienia podczas wykonania np. kontroli spalania odpadów?
• Czy kontrole źródeł ciepła są obowiązkiem urzędu? Jaka jest do tego podstawa prawna?
• Czy gmina ma obowiązek przeprowadzić inwentaryzację, jeżeli mieszkaniec tego zażąda?
• Wcześniej była wykonywana kopia potwierdzenia kontroli (dla mieszkańca i urzędników) - czy aktualnie, wystarczy jedynie potwierdzenie z terminala?
• Czy przeprowadzenie inwentaryzacji można zlecić firmie zewnętrznej?

Szczegółowy program szkolenia:

1. Pytania uczestników, na które udzieliliśmy odpowiedzi podczas ostatniego szkolenia:

• Czy trzeba zmienić deklarację, jeżeli zmienił się właściciel, a deklaracja jest do konkretnego budynku, a nie do osoby?
• Czy w deklaracji w CEEB jest opcja notatek, w których można dopisać, że zmiana dotyczyła dodania numeru domu?
• Czy przy kominku zaznaczamy ogrzewanie CO?
• Jakie są prawne sankcje za niezłożenie deklaracji CEEB?
• Kocioł jest na pellet z zasobnikiem, do którego została dokupiona grzałka elektryczna. Czy w deklaracji powinniśmy wpisać bojler elektryczny?
• Zarządcy budynków składają deklaracje, w których wpisują adres i numeru budynków, np. 10-15. Przy wyszukiwaniu konkretnego adresu system tego nie widzi. Takie sytuacje najczęściej zdarzały się w przypadku miejskiej sieci ciepłowniczej. Czy taki sposób złożenia deklaracji jest poprawny?
• Deklaracje były złożone na numeru budynku, np. 41 A. Obecnie jest problem z wyszukiwaniem budynków, które mają przerwę między liczbą a literą. Co w takim przypadku?
• Mamy wprowadzony w dotacjach gminny program dofinansowanie na wymianę źródeł ciepła. Czy naszym obowiązkiem jest wpisanie w moduł „dofinansowanie” udzielonych wszystkich dotacji mieszkańcom?
• Czy jest możliwość wydrukowania pustego protokołu?
• Jeżeli wprowadzamy dane dot. kontroli nieczystości ciekłych, to czy raporty z takich kontroli można uzyskać?
• Jak dokonać inwentaryzacji w systemie ZONE? Czy jest gdzieś ogólnodostępna instrukcja?
• Czy po wyfiltrowaniu pieców pozaklasowych, deklaracje które zostały wprowadzone po raz drugi ze względu na zmianę właściciela będą się dublować?
• Jakie są pozycje do wypełnienia przy kontroli nieczystości ciekłych?

2. Praca w systemie ZONE — co zrobić, gdy jest nowy właściciel mieszkania? Jak wprowadzić korektę?

• W jaki sposób dokonać korekty numeru nadanego pod dotowanie węgla?
• W jaki sposób wprowadzać do systemu deklaracje mieszkańców?
• W jaki sposób wyszukiwać deklaracje w systemie?
• Co oznacza, że deklaracja jest złożona, niezłożona albo nowa?
• Jak wprowadzić zmiany w systemie ZONE w przypadku zmiany adresu budynku?
• W jaki sposób dokonać korekty wniosku dotyczącego źródła ciepła?
• W systemie nie ma możliwości wpisania daty wprowadzenia deklaracji — czy można to pominąć? Czy da się tę informację umieścić w systemie?
• Jak tworzyć statystyki z danych zawartych w systemie? Np. na temat zużycia paliw?
• Co zrobić w sytuacji, gdy w raportach są rozbieżności? W innych modułach są inne liczby?
• Co zrobić w sytuacji, gdy w gminie zmieniła się część adresów?
• Co zrobić w sytuacji, gdy w systemie widnieje informacja, że w danym budynku jest konieczna wymiana źródła ciepła, ale budynek został wyburzony?
• Czy jest możliwość wprowadzenia danych o budynku do systemu ZONE przez nadzór budowlany przy jego odbiorze?
• Co zrobić w sytuacji, gdy system nie wyszukuje deklaracji, natomiast mieszkaniec upiera się, że taką deklarację złożył?
• Co, jeżeli mamy zgłoszenie z systemu ZONE i brak adresu do korespondencji?

3. Zagadnienia techniczne — jak działają nowo wprowadzone moduły do systemu ZONE?

• Co zrobić w przypadku, gdy przy wypełnianiu deklaracji zrobi się błąd?
• W jaki sposób zaciągnąć dane z systemu ZONE?
• W jaki sposób poruszać się po systemie ZONE?
• Jakie dane można uzyskać/wygenerować z systemu ZONE?
• Jak działa zakładka dotycząca deklaracji?
• Nadpisywanie deklaracji — czy da się tego uniknąć?
• W jaki sposób wyszukiwać informacje w systemie?
• W jaki sposób nadać uprawnienia urzędnikom i udostępnić im system jako administrator?
• Jak nadaje się uprawnienia innym osobom?
• Kto w przypadku nadania uprawnień ma złożyć wniosek?
• Czy administrator może sam złożyć wniosek, a następnie go rozpatrzyć - np. w przypadku, gdy urząd decyduje, żeby nadać komuś uprawnienia?
• W jaki sposób korzystać w modułów w systemie ZONE?
• Kto może mieć dostęp do systemu ZONE?
• W jaki sposób generować raporty?
• Co zrobić w przypadku, gdy raporty się dublują?
• Co zrobić, gdy system nie przyjmuje danych?
• Co zrobić, jeśli nie ma się dostępu do systemu ZONE jako gmina?
• W jaki sposób działa moduł raportowania?
• W jaki sposób można wygenerować raport z poprawnymi danymi?
• Jak upewnić się, czy dane w raporcie są poprawne?
• Jak działa system ZONE? Od A do Zet
• Co zrobić z błędami systemu? Jak kontaktować się ze wsparciem technicznym?
• Dlaczego nie ma się dostępu do wszystkich modułów w systemie ZONE?
• W jaki sposób otrzymać dostęp do wszystkich modułów w ZONE?
• Czy powinno się mieć dostęp do wszystkich modułów w ZONE?
• W jaki sposób założyć konto w systemie ZONE?
• Jak uruchomić konto w systemie ZONE? - KROK PO KROKU
• Jak aktywować konto w systemie ZONE?
• Po jakim czasie od założenia konto powinno być aktywne?
• Kiedy należy skontaktować się z pomocą techniczną?
• Co oznaczają statusy w odniesieniu do akceptacji konta?
• Wprowadzenie do systemu — co jest, do czego i po co?
• Jak aktywować nowego użytkownika?
• Co zrobić w przypadku, gdy system nie wyszukuje adresu?
• Co zrobić w przypadku, gdy system nie wyszukuje deklaracji?
• W jaki sposób korzystać z modułu dotyczącego raportów?

4. Obowiązki wynikające z systemu — czy kontrole może wykonywać straż miejska? Jak w praktyce wygląda zamówienie przeglądu przewodów kominowych i jaka jest rola kominiarzy? Czy gmina powinna typować uprawnionionych kominiarzy i jak ich weryfikować? Jakie są zadania gminy w tym zakresie?

• Co zrobić w sytuacji, gdy w deklaracji nie podano danych? Czy należy wezwać do uzupełnienia? Czy da się to zrobić przez system?
• Które dane, w którym module są obowiązkowe do uzupełnienia, a które obligatoryjne?
• Jakie zadania ma gmina w związku z systemem ZONE?
• Jaka jest podstawa prawna nakazująca urzędowi korzystania z systemu ZONE?
• Czy są jakieś przepisy regulujące korzystanie i wprowadzanie danych do systemu ZONE?
• Czy kontrole dotyczące spalania odpadów i nieczystości ciekłych należy umieszczać w systemie ZONE? Czy jest to obligatoryjne?
• Czy należy dokonywać kontroli?
• Jakie moduły są obligatoryjne do wypełnienia, wykonując np. kontrolę spalania odpadów?
• Czy konieczna będzie weryfikacja, czy dane wprowadzone podczas autoinwentaryzacji są poprawne?
• Czy w przypadku kontroli zbiorników bezodpływowych lub odpadów można wpisać jedynie dane z tych obszarów, a w reszcie modułów „brak danych”?
• Jakie są obowiązki urzędu związane z systemem ZONE?
• Jakie są moduły w systemie ZONE? Do czego są przeznaczone? Jak działają?
• Czy wydział ochrona środowiska jest zobligowany jedynie do wprowadzania deklaracji rodzajów źródeł ciepła do systemu ZONE?
• Co zrobić w sytuacji, gdy nie ma się jeszcze dostępu do systemu ZONE?
• Czy gmina ma obowiązek działania na systemie ZONE? Co w przypadku, gdy nie ma się jeszcze do niego dostępu?
• Czy urzędnicy są zobowiązani do wykonania świadectwa energetycznego?
• Czy należy kontrolować, kto ma dostęp do systemu i jakie dane wprowadza?
• Czy administrator ma obowiązek kontrolować to, czy dane wpisywane przez inne osoby są pełne i poprawne?
• Jakie dane pracownik ochrony środowiska musi wprowadzać do systemu, a jakie jedynie może?
• Czy MOPS może mieć dostęp do wszystkich danych z systemu ZONE? Czy jedynie do wybranych modułów?
• Jak określić i zaznaczyć, jakie jest źródło ciepła w budynku wielorodzinnym?
• Czym jest budynek gospodarczy?
• Co w przypadku, gdy otrzymamy zawiadomienie, że pod pewnym adresem nie ma zgłoszonej deklaracji CEEB?

5. Kontrola źródeł ciepła — czy urzędnicy muszą dokonywać kontroli w związku z deklaracjami o źródle ciepła?

• Jaki dokument prawny określa liczbę koniecznych do przeprowadzenia kontroli?
• Co zrobić w sytuacji, gdy wpłynie anonimowe zgłoszenie, że ktoś pali „kopciuchem”? W jaki sposób należy zareagować na takie zgłoszenie? Jakie podjąć działania?
• W jaki sposób powiązać dane z wniosków dot. źródeł ciepła z innymi danymi?
• Czy kontrole źródeł ciepła są obowiązkiem urzędu? Jaka jest do tego podstawa prawna?
• Czy urząd jest zobowiązany do wprowadzania danych z wykonanych kontroli?
• Czy protokoły z kontroli, które powstały przed systemem ZONE powinny zostać do niego wprowadzone?
• Czy przeprowadzane kontrole należy wprowadzać do systemu? Co w przypadku, gdy nie ma się do niego dostępu?
• Czy kontroli źródeł ciepła może dokonać straż miejska?

6. Jak przeprowadzić inwentaryzację?

• Jakie obowiązki spadają na pracownika w związku z dokonywaniem inwentaryzacji? Jaką wiedzę powinien posiadać urzędnik?
• W jaki sposób ustalić, jaka jest grubość ścian?
• W jaki sposób stwierdzić, jaka jest kubatura budynku?
• Czy urzędnicy mają uprawnienia co do kontroli autoinwentaryzacji?
• Czy urzędnicy mają uprawnienia do wykonania inwentaryzacji?
• Czy gmina ma obowiązek przeprowadzić inwentaryzację, jeżeli mieszkaniec tego zażąda?
• Czy inwentaryzacje może wykonywać straż miejska?
• Czy urzędnicy są zobowiązani do przeprowadzania inwentaryzacji?
• Czy istnieje podstawa prawna do tego, czy urzędnik musi wykonywać inwentaryzacje?
• Czy podczas np. dokonania kontroli źródła ciepła konieczne jest dokonanie całej inwentaryzacji budynku?
• Jakie kroki należy podjąć, dokonując inwentaryzacji?
• Co trzeba zrobić/zmierzyć przy inwentaryzacji?
• Co zrobić w sytuacji, gdy w urzędzie nie ma osoby, która ma uprawnienia do wykonania inwentaryzacji?
• Czy dokonując kontroli źródła ciepła, konieczne jest dokonanie inwentaryzacji? Co jeśli się tego nie zrobi? Co zrobić w przypadku, gdy system wymusza podanie danych?
• Kto może wykonać inwentaryzacje? Jakie do tego należy mieć uprawnienia?
• Do jakich dodatków i dofinansowań konieczne jest przeprowadzenie inwentaryzacji?
• Jakie dane należy zebrać, wykonując inwentaryzacje?
• Jaka wiedza jest potrzebna do wykonania inwentaryzacji?
• Jakie trzeba mieć uprawnienia do wykonania inwentaryzacji?
• Czy kominiarz może dokonać inwentaryzacji budynku?
• Czy inwentaryzacja jest obowiązkowa dla mieszkańców? Czy jest konieczne powiadomienie o tym mieszkańców?
• Czy to prawda, że w 20% domach jednorodzinnych powinna być wykonana inwentaryzacja?
• Kiedy będzie konieczność wykonywania inwentaryzacji oraz kontroli autoinwentaryzacji?
• Co zrobić w przypadku, gdy w urzędzie nie pracuje osoba, która byłaby w stanie przeprowadzić inwentaryzacje?
• Jak dokonać inwentaryzacji od A do Zet? Co należy wziąć pod uwagę? Jakie dane są obligatoryjne, a jakie nie?
• Jakie narzędzia i wiedzę trzeba mieć do wykonania inwentaryzacji?
• Jak sprawdzić grubość stropodachu?
• Czy podczas inwentaryzacji możemy opierać się jedynie na informacji pozyskanej od mieszkańca?
• Czy gmina ma obowiązek wystawienia kalendarza do zgłoszeń o inwentaryzację?
• Czy jakby było zgłoszenie od mieszkańca, to urzędnik ma obowiązek wykonać inwentaryzację?
• Co zrobić w sytuacji, gdy mieszkaniec nie ma danych domu potrzebnych do inwentaryzacji?
• Czy przeprowadzenie inwentaryzacji można zlecić firmie zewnętrznej?
• Jak ustalić grubość stropów i ścian przy inwentaryzacji?
• Kto może nadać uprawnienia do wykonywania inwentaryzacji? Czy wójt/burmistrz/prezydent może wskazać taką osobę?
• Czy urzędnicy mają obowiązek dokonywania inwentaryzacji?

7. Działanie terminalu — w jaki sposób rozpocząć korzystanie z terminala GUNB?

• W jaki sposób działa czytnik do inwentaryzacji?
• Co należy zrobić z terminalami otrzymanymi od GUNB?
• Jak wpisać numer faktury w terminalu?
• Do czego jest terminal od GUNB? Jak go obsłużyć?
• Co zrobić w przypadku, gdy używając terminalu, nie ma zasięgu?
• Co zrobić w sytuacji, gdy terminal nie drukuje potwierdzenia?
• Wcześniej była wykonywana kopia potwierdzenia kontroli (dla mieszkańca i urzędników) - czy aktualnie, wystarczy jedynie potwierdzenie z terminala?
• W jaki sposób wpisywać dane w terminalu?
• Jak korzystać z terminali?
• Jak je uruchomić?
• Do czego są one przeznaczone?
• Co zrobić w sytuacji, gdy nie ma internetu i nie możemy wydrukować potwierdzenia?
• Co zrobić, jeżeli nadal nie otrzymało się karty sim do terminala?
• Czy jest konieczność korzystania z terminala?
• Do czego wykorzystuje się terminale? Jak one działają? Jak się nimi posługiwać?
• Co w sytuacji braku karty do terminalu?
• Jak uruchomić terminal od GUNB?