Wideoszkolenie: Sprzedaż i dystrybucja węgla przez samorządy

W programie m.in., wybrane zagadnienia:

• Jeśli zadanie realizuje zakład komunalny i samorząd i nie obowiązuje ich VAT, to w jaki sposób będą wyglądały rozliczenia?
• Czy po złożeniu zamówienia, jeśli węgiel okaże się średniej jakości i mieszkańcy nie będą chcieli kupić, czy można anulować pozostałą część zamówienia?
• Jak będą przebiegać kontrole i czego mogą dokładnie dotyczyć? Jak się przygotować do kontroli? Na co zwrócić uwagę? Jak się zabezpieczyć?
• Czy 1,5 można rozdzielić? Jeśli np. na początku ktoś wypisze 1 tonę, to czy później może dopisać 0,5 tony?
• Co trzeba będzie zrobić w węglem, który zostanie? Jeśli ze wstępnego zapotrzebowania wyniknie dana ilość, ale mieszkańcy się nie zgłoszą?
• Na jakiej podstawie zamówić węgiel? Zapotrzebowanie szacunkowe było przeprowadzanie na zasadzie prowadzenia listy zainteresowanych, ale nie wiadomo czy każdej osobie będzie należał się węgiel po preferencyjnej cenie, co sprawia, że zapotrzebowanie szacunkowe nie będzie pokrywało się z zapotrzebowaniem faktycznym
• W jaki sposób ustalić optymalną cenę węgla? Co należy wziąć pod uwagę?

Wzory pism, jakie otrzymają uczestnicy:

Szczegółowy program szkolenia:

Jak optymalnie zorganizować sprzedaż i dystrybucję? Co wziąć pod uwagę przy wyborze sposobu organizacji?

• Dystrybucja i sprzedaż węgla od A do Z - krok po kroku
• Kto będzie zajmował się dystrybucją i sprzedażą węgla? Czy każdy samorząd, nawet jeśli jest bardzo mały?
• W jaki sposób dopasować najlepszy sposób rozwiązania dla danej gminy? Na co zwrócić szczególną uwagę?
• Jak przeprowadzić takie postępowanie od początku do końca? Na co warto zwrócić uwagę?
• Kto będzie odpowiedzialny za realizację tych zadań? Czy powinno to być nowe, oddzielne stanowisko?
• Jak wygląda realizacja zadań od strony prawnej? Czy samorządy mogą dystrybuować węgiel?
• Jakie czynności może powierzyć urząd innym jednostkom?
• Jakie czynności można powierzyć OPS-om w związku z realizacją zadań? Jak w procesie może wspomóc gminę OPS i jak skoordynować współpracę?
• W jaki sposób prowadzić rozmowy z przedsiębiorcami, którzy mieliby się podjąć zadania, a obawiają się, że poniosą straty w wyniku realizacji zadań? Przedsiębiorcy boją się, że będą musieli dopłacić do tego interesu
• Jakie informacje powinny być zawierane w umowach z podmiotami?
• Komu można zlecić wykonywanie wszelkich zadań związanych ze sprzedażą i dystrybucją węgla?
• Co należy zawrzeć w umowie, aby wszystko dot. sprzedaży i dystrybucji węgla leżało w obowiązku podmiotów wykonujących?
• Jak prowadzić kampanię informacyjną o możliwości skorzystania z ceny preferencyjnej? W jaki sposób najlepiej dostarczyć informację mieszkańcom o możliwości zakupu węgla?
• Jak działać w systemie ciepło.gov.pl? Jak funkcjonuje ten system? Jakie informacje powinny być w nim zamieszczane?
• Jak dokładnie powinna brzmieć informacja, która jest zamieszczona na stronie BIP gminy?

W jaki sposób najskuteczniej określić zapotrzebowanie? Jak zbierać informacje od mieszkańców?

• Jak najskuteczniej rozpoznać zapotrzebowanie na węgiel?
• W jaki sposób zbierać informacje dot. zapotrzebowania? Jakie dane warto jest wstępnie zebrać?
• Czy stworzyć wcześniej mini bazę określającą zapotrzebowanie? Jakie informacje w niej zawrzeć?
• W jaki sposób prawidłowo obliczyć zapotrzebowanie?
• Czy będzie możliwość zakupu różnych frakcji węgla? Czy będzie można zamówić ekogroszek?
• Jaką optymalna ilość węgla należy zamówić? Czy należy się sztywno trzymać wyliczonego zapotrzebowania z przeprowadzonych sondaży?
• Na jakiej podstawie zamówić węgiel? Zapotrzebowanie szacunkowe było przeprowadzanie na zasadzie prowadzenia listy zainteresowanych, ale nie wiadomo czy każdej osobie będzie należał się węgiel po preferencyjnej cenie, co sprawia, że zapotrzebowanie szacunkowe nie będzie pokrywało się z zapotrzebowaniem faktycznym
• Na kogo należy zgłosić zapotrzebowanie u dystrybutora węgla? Na pracownika? Na wójta, burmistrza?
• Co w przypadku, gdy ktoś na czas nie zgłosi zapotrzebowania?
• Czy można zamówić węgla nieco „na wyrost”, w razie gdyby nagle węgiel zaczął się cieszyć sporym zainteresowaniem?
• Czy w razie potrzeby można domawiać węgiel?
• Czy samorządy na pewno otrzymają węgiel w ilości, w której będą potrzebowały?
• Co w przypadku, gdy zabraknie surowców od dystrybutorów? Co w sytuacji, gdy nie starczy węgla dla każdego mieszkańca?

Co wziąć pod uwagę podczas rozpatrywania wniosków? Komu przysługuje zakup w cenie preferencyjnej?

• Jak skonstruować wniosek o węgiel dla mieszkańców?
• Zalety i wady różnych rozwiązań np. dostarczanie listownie każdemu mieszkańcowi wniosku, wniosek do pobrania na stronie itp.
• Jak radzić sobie z technicznymi aspektami dostarczania wniosków dla mieszkańców?
• W jaki sposób należy przyjmować wnioski? Czy chronologicznie?
• Czy będzie weryfikacja, kto może kupić węgiel od samorządu? Czy należy stworzyć sobie jakąś bazę?
• Czy jeśli ktoś nie skorzystał z dodatku węglowego, ale złożył deklarację przed 11 sierpnia, to będzie mógł skorzystać z tańszego węgla?
• Czy osoby, które nie złożyły deklaracji do CEEB lub złożyły po upływie terminu 11 sierpnia, będą mogły nabyć węgiel w cenie preferencyjnej?
• Czy po zakupie jednej tony od PGE, mieszaniec może zakupić należne pół tony od samorządu?
• Czy będzie możliwa weryfikacja, czy mieszkaniec nie zakupił już węgla od PGE? Czy będzie to na zasadzie wykazu osób, które zakupiły od PGE, czy na zasadzie oświadczeń od mieszkańca? Jak się bronić przed oświadczeniami niezgodnymi z prawdą?
• Czy 1,5 można rozdzielić? jeśli np. na początku ktoś wypisze 1 tonę, to czy później może dopisać 0,5 tony?
• Jak należy rozpatrywać wniosek? Kto powinien się tym zająć – urząd czy OPS?
• Czy wnioski powinny być składane do 31 grudnia na 1,5 tony i od 1 stycznia kolejne 1,5 tony? Czy powinno to być ujęte w jednym wniosku, z rozdzieleniem na te dwie daty?
• Jaka powinna być ilość węgla określana przez mieszkańców we wniosku? 1.5 tony do końca roku i drugie 1,5 tony od 1 stycznia?

W jaki sposób zorganizować sprzedaż węgla przez samorząd? Co wziąć pod uwagę, kiedy pomiot ma się zająć sprzedażą?

• W jaki sposób ustalić optymalną cenę węgla? Co należy wziąć pod uwagę?
• Jak ogłosić informację o uruchomieniu sprzedaży na BIP? Jakie informacje zawrzeć?
• Kto może bezpośrednio zająć się organizacją sprzedaży?
• Jak będzie wyglądała sprzedaż od strony praktycznej?
• Kto może sprzedawać węgiel, a kto nie?
• Czy można powierzyć cały proces przedsiębiorcy? Jak należy to robić w praktyce, aby było zgodne z przepisami?
• Jak dobrze skonstruować umowę z podmiotem pośredniczącym w obrocie węglem? Na jakie elementy należy zwrócić uwagę?
• Na co zwrócić uwagę podczas zawierania umowy ze składem węgla? Jakie elementy są szczególnie istotne?
• Na jakiej zasadzie będą funkcjonować skupy węgla? Czy jest dla nich przewidziana jakaś kompensata?

W jaki sposób zorganizować dystrybucję? Komu można ją powierzyć? Co zrobić miałem lub węglem, który się nie sprzeda?

• Gdzie należy przechowywać węgiel? Jak wybrać najlepsze miejsce do przechowywania węgla? Na co zwrócić uwagę?
• Kto będzie się zajmował dystrybucją?
• Czy samorząd może całość zadań związanych z dystrybucją i sprzedażą węgla przekazać do realizacji podmiotowi? Jak ustalić wynagrodzenie podmiotowi, jeśli przejmuje wszystkie obowiązki?
• Czy dystrybutorzy mogą sami się kontaktować urzędem?
• Co w sytuacji, gdy zgłosi się kilku dystrybutorów? Na jakiej podstawie dokonać wyboru?
• Jak się porozumiewać z dystrybutorem? W którym momencie najlepiej jest zawrzeć umowę z dystrybutorem?
• Jaką umowę samorząd powinien podpisać z podmiotem, który będzie dystrybuował węgiel? Jaki zakres czynności powinno się zawrzeć w umowie z dystrybutorem?
• W jaki sposób odmierzać ilość węgla przypadającą na mieszkańca (1,5 tony)?
• W jaki sposób wydawać węgiel i zapobiec sytuacji, w której jeden mieszkaniec pobierze podwójnie węgiel?
• Jak i gdzie wyznaczyć miejsce odbioru węgla?
• W jaki sposób dostarczać węgiel?
• Czy po dostarczeniu węgla mieszkańcowi, jeśli to jest osoba starsza lub niepełnosprawna, jest możliwość zapewnienia pomocy przy jego wniesieniu?
• Co trzeba będzie zrobić w węglem, który zostanie? Jeśli ze wstępnego zapotrzebowania wyniknie dana ilość, ale mieszkańcy się nie zgłoszą?
• Co zrobić z miałem, który pozostanie?

W jaki sposób rozliczać się z mieszkańcem, podmiotem oraz urzędem skarbowym? Na co zwrócić uwagę w kontekście kontroli RIO?

• Rozliczenia z mieszkańcem:
  • Jak powinna przebiegać kwestia rozliczeń z mieszkańcami? Gdzie i komu będą płacić za węgiel? Czy na składzie, a skład będzie dalej przekazywał do urzędu?
  • Jak realizować rozliczenia w formie gotówkowej i elektronicznej? Jak je zaksięgować?
  • Jak dokumentować sprzedaż?
  • Czy gminy będą musiały zakupić kasy fiskalne? Kto za nie zapłaci?
  • Czy sam wniosek jest wystarczającą podstawą do wydania faktury? Czy samorząd powinien zawierać umowy z osobami fizycznymi (mieszkańcami) w celu możliwości jej wydania?
  • Na co zwrócić uwagę podczas wystawiania faktur? Czy może się tym zająć dystrybutor lub sprzedawca?
  • Termin płatności za węgiel wynosi 60 dni - co w sytuacji, gdy mieszkaniec nie opłaci lub spóźni się z płatnością? Należy wysłać wezwanie czy doliczyć odsetki?
• Rozliczenie z podmiotem:
  • Jak prawidłowo rozliczać się z podwykonawcami?
• Rozliczenie z urzędem skarbowym i VAT:
  • Jak będą wyglądały rozliczenia z urzędem skarbowym? Kto się tym zajmie?
  • W jakiej klasyfikacji budżetowej ująć zakup i sprzedaż węgla, czy będzie się odbywać pozabudżetowo?
  • Czy podane kwoty zakupu węgla i sprzedaży to kwoty brutto, czy netto?
  • Jak będzie wyglądała kwestia podatku vat od węgla?
  • Jeśli zadanie realizuje zakład komunalny i samorząd i nie obowiązuje ich VAT, to w jaki sposób będą go rozliczać?
  • Jak będą wyglądały kwestie związane z akcyzą czy środkami trwałymi?
• Kontrole:
  • Jak powinna być sporządzona cała dokumentacja w sprzedaży i dystrybucji węgla?
  • Jak będą przebiegać kontrole i czego mogą dokładnie dotyczyć? Jak się przygotować do kontroli? Na co zwrócić uwagę? Jak się zabezpieczyć?
  • Jak przygotować się do kontroli RIO pod kątem spraw dot. sprzedaży i dystrybucji?

Na kogo spadnie odpowiedzialność, jeśli węgiel okaże się złej jakości? Jak będzie wyglądała procedura reklamacji?

• Z jakich źródeł zamawiać węgiel?
• Jak sprawdzać jego jakość?
• Kto będzie odpowiadał za jakość węgla? Jeśli okaże się złej jakości - na kogo spadnie odpowiedzialność?
• Kto będzie odpowiadał za reklamacje, jeśli jakość węgla będzie słaba? Samorządy? Punkty dystrybucji?
• Czy po złożeniu zamówienia, jeśli węgiel okaże się średniej jakości i mieszkańcy nie będą chcieli kupić, czy można anulować pozostałą część zamówienia?
• Co w przypadku, jeżeli gmina zakupi węgiel, ale mieszkańcy zrezygnują z zakupu, czy gmina będzie mogła go oddać?
• Jak ma postąpić samorząd, gdyby mieszkańcy zaczęli masowo zwracać węgiel? Co ma zrobić z surowcem? Gdzie go przechowywać?
• Co w przypadku, jeśli nie będzie spełniał oczekiwań? Co powinien zrobić mieszkaniec? Do kogo może się udać?
• Jak petent może zgłosić reklamację? Jak wygląda procedura reklamacyjna?
• Jak wygląda procedura zwrotu w przypadku węgla z certyfikatem, a jak, gdy węgiel go nie posiada?
• Jeśli węgiel posiada certyfikat, ale mieszkańcy zgłaszają uwagi co do niego, czy samorząd musi wysłać próbkę do niezależnego laboratorium na badanie jakości? Kto powinien zapłacić za takie badanie?