Wideoszkolenie: Elektroniczne zarządzenie dokumentacją

+ 7 dniowe darmowe konsultacje

Czym jest system EZD? Jak go wdrożyć? Jak usprawnić obieg dokumentu w urzędzie? Jakie możliwości daje system EZD? Jak podpisywać dokumenty elektronicznie i jak je archiwizować zgodnie z przepisami? Różnice między papierowym, a elektronicznym prowadzeniem spraw.


Wideoszkolenie PCC Poland skierowane do pracowników administracji publicznej odpowiedzialnych za cyfryzację w urzędzie oraz sekretarzy, informatyków, administratorów profili urzędów na platformie ePUAP, pracowników wdrażających EZD i EOD

Nowy obowiązek posiadania systemu klasy EZD przez podmioty publiczne
Projekt ustawy o zmianie ustaw w związku z rozwojem e-administracji zakłada wprowadzenie obowiązku posiadania systemu klasy EZD przez wszystkie podmioty publiczne od 2026 r. PCC Poland wychodzi naprzeciw nowym wymaganiom już teraz. Podczas szkolenia zostaną omówione najważniejsze kwestie związane z wdrożeniem systemów klasy EZD i EOD, prowadzenia spraw elektronicznych, podpisów elektronicznych, a także archiwizacji dokumentacji elektronicznej. Podczas szkolenia dowiedzą się Państwo jak uzyskać status nowoczesnego urzędu, jak oszczędzać koszty (papiery, wydruki) i jak sprawić, by archiwizacja była prostsza i mniej pracochłonna. Omówimy jak efektywnie i bez problemów wdrożyć EZD - doświadczenia Urzędu Miasta Lublin - jednego z liderów cyfryzacji w samorządach, który wdrożył EZD u siebie (ponad 70 % spraw prowadzonych w EZD) i w 154 jednostkach oświatowych - projekt EDU Lublin. Uwaga! Decydując się na udział w tym wideoszkoleniu otrzymują Państwo 7-dniowe darmowe konsultacje po wideoszkoleniu, podczas których jest możliwość zadawania dodatkowych pytań, otrzymania przydatnych porad, rozwiązania sytuacji problemowych z codziennej pracy oraz skorzystania z bogatej wiedzy eksperckiej.

W programie m.in., wybrane zagadnienia:

  • Planowane zmiany wymuszające posiadanie elektronicznych systemów do EZD
  • Jakie spisy są wymagane przy archiwizacji spraw EZD?
  • Jakie są systemy zarządzania dokumentacją w urzędzie?
  • Jak podpisywać dokumenty i weryfikować podpisy w EZD?
  • Jak rozpoznać czy dokument jest podpisany?
  • Jak weryfikować podpisy na platformie ePUAP?
  • Jakie są różnice między archiwizacją elektroniczną, a papierową?

Wzory pism, jakie otrzymają uczestnicy:

  • Rekomendacje - normatywy Wewnętrzne wdrożenia systemu EZD RP - dokument przygotowany przez NASK na potrzeby merytorycznego wdrożenia systemu EZD RP zawierający zestaw praktycznych wskazówek dotyczących wdrażania systemu klasy EZD w jednostce.
  • PODPIS ELEKTRONICZNY W PROCESIE INWESTYCYJNO-BUDOWLANYM - dokument przygotowany przez GUNB dla organów budowlanych omawiający kompleksowo zasady wykorzystywania i weryfikacji podpisów elektronicznych - przydatny także dla innych organów.
  • Dokumentacja Użytkownika Systemu ADE - Portal Jednostek - dokument przygotowany przez zespół wdrażający Archiwum Dokumentów Elektronicznych opisujący zadania jednostek przekazujących materiały do ADE.

Szczegółowy program szkolenia:

1. Wdrażanie EZD i EOD:

  • Planowane zmiany wymuszające posiadanie elektronicznych systemów do EZD
  • Czy w związku z wdrażaniem e-doręczeń, jednostki organizacyjne gmin – np. GOK, GOPS i szkoły będą musiały wdrożyć system EZD?
  • Porównanie - różnice pomiędzy obiegiem tradycyjnym, EOD i EZD?
  • Jakie są możliwości łączenia tradycyjnej formy wspomaganej przez system?
  • Jak przygotować się do wdrożenia systemu EZD/EOD?
  • Jakie są wymagania dla systemu klasy EZD?
  • Przykładowy plan wdrożenia systemu
  • Jakie są najczęściej popełniane błędy podczas wdrażania systemu?
  • Porównanie obiegu dokumentów w systemie tradycyjnym/EOD i EZD
  • Zasady integracji z systemami dziedzinowymi?
  • Jak zintegrować system EOD/EZD z ePUAP i e-Doręczaniami?
  • W jaki sposób odbywa się odbiór i wysyłka dokumentów poprzez EOD/EZD zintegrowane z ePUAP-em?
  • Jakie funkcjonalności powinien posiadać system EZD?
  • Dlaczego warto posiadać system klasy EZD?
  • EZD RP – co zakłada projekt? Jak będzie wdrażane?
  • Czy EZD RP będzie obowiązkowe?
  • EZD RP - funkcjonalności systemu.
  • EZD RP, EZD PUW, system komercyjny – który system wybrać?

2. Prowadzenie spraw elektronicznie

  • Jakie są systemy zarządzania dokumentacją w urzędzie?
  • Postępowanie z dokumentacją papierową – co to są i jak działają składy chronologiczne?
  • Jakie dokumenty mogą trafić do składu chronologicznego?
  • Kiedy można wycofać/wypożyczyć dokument ze składu chronologicznego?
  • Czy wszystkie dokumenty muszą być skanowane?
  • Na czym polega rejestracja przesyłek i kto ją wykonuje?
  • Czy trzeba i jak rejestrować wiadomości e-mail?
  • Co to są metadane i jak je uzupełniać?
  • Które metadane są obowiązkowe?
  • Jakie są zasady dekretacji elektronicznej?
  • Jak wygląda zakładanie spraw w EZD?
  • Czy akta spraw mogą być mieszane?
  • Jak tworzyć pisma na szablonach?
  • Jak podpisywać dokumenty i weryfikować podpisy w EZD?
  • Czy można drukować dokumenty i umieszczać je w składzie chronologicznym?
  • Jak współdzielić dokumenty i sprawy w EZD
  • Operacje grupowe w EZD
  • Jak działają powiadomienia na maila w systemie
  • Jak generować spis spraw i metrykę spraw?
  • Jak przekazać akta do innych organów - Paczka administracyjna (eADM)
  • Postępowanie ze zwrotkami w EZD
  • Wdrożenie elektronicznej zwrotki (EPO) – integracja EZD z eNadawcą.
  • Elektronizacja prawa budowlanego - jak będzie wyglądać elektroniczne prowadzenia spraw?
  • Jak elektronicznie dokumentować postępowania zamówień publicznych?

3. Podpisy elektroniczne

  • Rodzaje podpisów elektronicznych.
  • Jak rozpoznać czy dokument jest podpisany?
  • Jak podpisywać dokumenty podpisem zaufanym w formacie PADES?
  • Jak podpisywać pliki gdy wymagane są dwa podpisy?
  • Czy wizualizacja podpisu PADES jest wymagana?
  • Jak weryfikować podpisy elektroniczne?
  • Czy weryfikatory online są odpowiednie do potwierdzenia podpisu xml?
  • Jak weryfikować podpisy na platformie ePUAP?
  • Czy należy drukować wyniki weryfikacji?
  • Jak postępować jeżeli wynik weryfikacji jest negatywny?
  • Nowe orzecznictwo Naczelnego Sądu Administracyjnego w zakresie podpisywania załączników do dokumentów przekazywanych poprzez ePUAP?
  • Czy podpis złożony na platformie ePUAP jest ważny?
  • Jak podpisywać pisma wysyłane poprzez ePUAP i e-Doręczenia?
  • Przegląd praktyki i orzecznictwa w zakresie podpisów elektronicznych w różnych procesach administracyjnych.

4. Archiwizacja dokumentacji elektronicznej

  • Jak archiwizować sprawy w EZD?
  • Co oznacza że system pełni funkcję archiwum?
  • Jakie są różnice między archiwizacją elektroniczną a papierową?
  • Jak archiwizować skład chronologiczny?
  • Jak archiwizować składy informatycznych nośników danych?
  • Co to jest paczka archiwalna i co powinna zawierać?
  • Jak przekazać materiały archiwalne do archiwum dokumentów elektronicznych?
  • Jakie spisy są wymagane przy archiwizacji spraw EZD?
  • Jak brakować dokumenty w EZD?

Prowadzący

Karol Ciechoński– główny specjalista ds. e-administracji w Urzędzie Miasta Lublin. Wieloletni praktyk w zakresie zarządzania dokumentacją i doświadczony szkoleniowiec. W ramach obowiązków służbowych sprawuje między innymi nadzór nad obiegiem korespondencji w urzędzie oraz przestrzeganiem przepisów instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej. Jest administratorem funkcjonującego w urzędzie systemu klasy EZD i bierze czynny udział w dostosowywaniu systemu do zmieniającej się rzeczywistości cyfrowej – integracje z systemami dziedzinowymi, platformą ePUAP, system e-Doręczeń, Elektronicznym Nadawcą. Uczestniczył w opracowaniujednolitych normatywów kancelaryjno-archiwalnych dla ponad 150 miejskich jednostek oświatowych, a następnie we wdrożeniu w nich systemu klasy EZD i przygotowaniu jego integracji z innymi systemami oświatowymi (Projekt Edu Lublin). Także tu pełni funkcję administratora systemu klasy EZD. Z ramienia urzędu uczestniczy w testach systemu e-Doręczeń i systemu EZD RP. W swojej pracy specjalizuje się w szeroko rozumianej e-administracji,ze szczególnym uwzględnieniem zasad doręczeń elektronicznychi zastosowaniu podpisów elektronicznych – prowadzi szkolenia w tym zakresie dla pracowników i opracowuje instrukcje. Ponadto prowadzi zajęcia ze studentami na Uniwersytecie Marii Curie-Skłodowskiej w Lublinie.Entuzjastaelektronizacji polskiej administracji i prowadzenia spraw elektronicznie (EZD).Ukończył studia magisterskie na kierunku historia, specjalizacja archiwistyka, na Uniwersytecie Marii Curie-Skłodowskiej w Lublinie.

Prawa autorskie do niniejszego programu przysługują Private Corporate Consulting Sp. z o.o. Udostępnianie, kopiowanie i przerabianie niniejszego programu bez pisemnej zgody Private Corporate Consulting Sp. z o.o., zagrożone jest odpowiedzialnością karną oraz cywilną.

Terminy szkoleń


Brak dostępnych szkoleń.

Podobne szkolenia