Wideoszkolenie: E-Doręczenia i ePUAP w urzędzie 2025

W programie m.in., wybrane zagadnienia:

• Czy jednostki podległe, np. GOPS muszą mieć oddzielny adres do e-Doręczeń?
• Okres przejściowy, art. 39. k.p.a. – jak odnieść się do systemów elektronicznych w urzędach – elektronicznych i papierowych?
• Czy można ustanowić wyłącznie jednego administratora? Co w przypadku zwolnienia chorobowego, porzucenia pracy lub zgonu administratora?
• Czy da się używać e-Doręczeń bez systemu elektronicznego obiegu dokumentów EZD?
• Co z dokumentami zastrzeżonymi i poufnymi, które są teraz opieczętowane na kopertach?
• Czy każda jednostka będzie musiała zawrzeć umowę z Pocztą Polską wraz z umową powierzenia danych?
• Czy mówiąc o limicie przesyłki mamy na myśli korespondencję kierowaną do pojedynczego odbiorcy? Co z plikami obejmującymi hurtowo generowane decyzje? Jaki jest ich limit?

Wzory pism, jakie otrzymają uczestnicy:

Szczegółowy program szkolenia:

1. Wdrożenie e-Doręczeń w urzędzie – jak się przygotować, co trzeba wiedzieć i jak to ma funkcjonować w praktyce?

• Jak zmieniła się ustawa o e-Doręczeniach? Jak ta nowelizacja ustawy wypływa na e-Doręczenia?
• Czy po 1 stycznia nie będzie papierowej korespondencji?
• Czy na gruncie nowych przepisów skan pisma traktowany jest jako dokument? Czy wymagane jest pismo z podpisem zaufanym?
• Jak doręczać dokumenty w okresie przejściowym?
• Jak prowadzić nowe sprawy i jak kontynuować stare sprawy od nowego roku?
• Czy jest różnica w sortowaniu e-Doręczeń, które prowadzi się w trybie k.p.a., a które nie?
• Co z dokumentami wytworzonymi w systemie CEPiK lub SI CEPiK?
• Jak reagować na to gdy sposób nadania i odbioru różni się formą: tradycyjna - elektroniczna?
• Co w sytuacji, gdy przygotujemy list tradycyjny z zamiarem wysyłki w kolejnym dniu roboczym, a następnego dnia okaże się, że adresat zdecydował, że ma zostać przesłany w formie elektronicznej?
• Okres przejściowy, art. 39. k.p.a. – jak odnieść się do systemów elektronicznych w urzędach – elektronicznych i papierowych?
• Jakie zastosowanie ma art. 39 3 k.p.a. w kontekście przepisów kancelaryjno-archiwalnych?
• Jak umieścić ustawę w ordynacji podatkowej, k.p.a.– co należy rozumieć przez aspekty organizacyjne i techniczne tak, aby organizacje mogły się podeprzeć, aby nie korzystać z e-Doręczeń?
• W stanowisku Ministra Cyfryzacji jest mowa o k.p.a. i Ustawie o doręczeniach elektronicznych, a kwestie doręczeń uregulowane są również w przepisie art. 144 Ordynacji podatkowej. Czy można tu zastosować przepis dot. innego systemu teleinformatycznego?
• Kiedy można ominąć ścieżkę e-Doręczeń? Kiedy można posłużyć się pocztą tradycyjną?
• Zbliża się zmiana stawki jeśli chodzi o śmieci, pracownicy są zainteresowani tym, czy możemy pominąć wysyłkę i upomnienia?
• Czy decyzje o wymiarze podatku rolnego będziemy przekazywać jedynie za pomocą e-Doręczeń?
• Co z decyzjami podatkowymi roznoszonymi przez pracowników? Czy będzie trzeba wysyłać przez e-Doręczenia?
• Nowe rozwiązania w k.p.a. i OP w zakresie komunikacji elektronicznej
• Jakie są założenia ustawy o doręczeniach elektronicznych?
• Od kiedy wchodzi w życie obowiązek przesyłania korespondencji w ramach e-Doręczeń?
• Jakie są terminy dla jednostek organizacyjnych – czy się zmieniły, czy zostały takie jak były?
• Jaki jest termin wdrożenia doręczeń elektronicznych dla gminnego ośrodka pomocy społecznej?
• Jakie są obowiązki podmiotu publicznego w zakresie wdrożenia doręczeń elektronicznych?
• Czy procedury dla pracowników wprowadzamy w formie zarządzenia?

2. Praktyczne wskazówki w obsłudze e-Doręczeń: Jakich dokumentów nie można wysyłać poprzez e-Doręczenia?

• Prezentacja wersji testowej systemu: Jak system e-Doręczeń funkcjonuje w praktyce?
• Kto powinien być administratorem e-Doręczeń w podmiocie i jaki jest zakres jego obowiązków?
• Czy można zmienić administratora?
• Czy można ustanowić wyłącznie jednego administratora? Co w przypadku zwolnienia chorobowego, porzucenia pracy lub zgonu administratora?
• Jakie czynności są zastrzeżone dla administratora?
• Kto jest odbiorcą e-Doręczenia?
• Jak tworzyć wysyłki? Jak przekazywać?
• Jakie tematy i sprawy mogą działać w zakresie e-Doręczeń? Jakich dokumentów nie wolno przekazywać poprzez e-Doręczenia?
• Wysyłanie dokumentów a RODO – jakie są wyjątki? Jak właściwie wysłać dokumentację psychologiczno-pedagogiczną zawierającą informacje niejawne, nie naruszając przy tym zasady RODO?
• Jakich dokumentów nie można, a jakich nie trzeba wysyłać e-Doręczeniem?
• Co z dokumentami zastrzeżonymi i poufnymi, które są teraz opieczętowane na kopertach?
• Dokumenty – w jakiej formie powinny być podpisane? Jak dokumenty powinny być załączane?
• Jakie są wymagania dot. plików – jakie pliki można załączać?
• Jak będzie z uzgodnieniami dokumentacji projektowych, gdzie zdarzają pliki w formacie A1?
• Czy każda jednostka będzie musiała zawrzeć umowę z Pocztą Polską wraz z umową powierzenia danych?
• Formalne aspekty pracy na e-Doręczeniach a współpracy z Pocztą Polską: jakie są zasady płatności? Jakie roszczenia może mieć Poczta Polska w tym zakresie?
• Czy pracownik Poczty Polskiej ma wgląd do każdego drukowanego dokumentu?
• Czy Poczta Polska wystawia EPO po fizycznym doręczeniu korespondencji obywatelowi? Czy tylko na podstawie tego, że otrzymali zlecenie od urzędu?
• Czy wzywamy do uzupełnienia danych w przypadku niepełnego adresu?
• Czy otrzymane przesyłki usuwane będą po 25 dniach, czy po przekroczeniu limitu GB?

3. Nowe adresy i obsługa skrzynki do doręczeń elektronicznych urzędu

• Czy każde logowania wymusza podanie kodu przesłanego SMS-em?
• Kiedy podajemy adres e-mail do notyfikacji? Czy po aktywacji skrzynki?
• Czy użytkownik skrzynki e-Doręczeń oprócz loginu i hasła do logowania będzie potrzebować jeszcze kodu SMS, aby się zalogować?
• Zakładanie prywatnej skrzynki e-Doręczeń: czy można dać pracownikowi dostęp do firmowej skrzynki e-Doręczeń, jeśli nie ma prywatnej skrzynki? Czy działa to jak w przypadku ePUAP?
• Jeżeli radca prawny jest pracownikiem urzędu i reprezentuje urząd, to czy korespondencja powinna trafiać na jego radcowską skrzynkę, czy na e-Doręczenia urzędu?
• Czy administratorem skrzynki e-Doręczeń może być osoba obsługująca kancelarię urzędu?
• Czy do podpisywania pism potrzebny będzie podpis kwalifikowany, czy wystarczy profil zaufany?
• Czy będzie można e-Doręczeniem przesyłać dokumenty podpisywane w sposób tradycyjny?
• Czy załączniki muszą być podpisane odrębnie – omówienie problematyki przez pryzmat orzecznictwa sądów administracyjnych.
• Czy mówiąc o limicie przesyłki mamy na myśli korespondencję kierowaną do pojedynczego odbiorcy? Co z plikami obejmującymi hurtowo generowane decyzje? Jaki jest ich limit?
• Jak pieczęć elektroniczna ma się do podpisania dokumentu przez organ przy obowiązku kontrasygnaty skarbnika?
• Jeśli osoba fizyczna prowadzi firmę, to czy powinna mieć dwa adresy do e-Doręczeń?
• Czy przesyłając wiadomość przez ePUAP obywatel może określić, że chce otrzymać odpowiedź ePUAP-em, a nie e-Doręczeniem?
• Czy osoba fizyczna może nadać list polecony papierowy do urzędu, jeżeli ma adres e-Doręczeń, czy dostanie odmowę na poczcie?

4. Baza Adresów Elektronicznych

• Czym jest Baza Adresów Elektronicznych (BAE)?
• Jak sprawdzać bazę adresów elektronicznych?
• Ilu pracownikom przyznać dostęp?
• Czy osoba uprawniona może nadawać korespondencję?
• Co z mailami, jeżeli ktoś złoży wniosek o udzielenie informacji publicznej, a ma BAE?
• Jeśli podatnik wniósł (korzystając z KURDE) jakiekolwiek podanie, np. wniosek o wydanie zaświadczenia za pośrednictwem adresu do doręczeń, niewpisanego do BAE, to czy urząd powinien odpowiedzieć na podany adres? Czy jest wymagane w tym zakresie przedkładanie przez stronę dodatkowej zgody na dostarczanie korespondencji drogą elektroniczną?
• Co w sytuacji, gdy w BAE będzie kilka osób o tych samych danych?
• Czy weryfikacja w BAE odbywa się po numerach PESEL należących do osób fizycznych?
• Co w sytuacji, gdy osoba złoży wniosek papierowo i nie będziemy mieli jej numeru PESEL?
• Jeżeli pismo do podatnika z urzędu jest bez konieczności potwierdzenia odbioru (dowolność dostarczenia korespondencji), to czy możemy wysłać listem zwykłym, na adres BAE lub przez ePUAP, jeżeli została wyrażona zgoda na wysyłkę drogą elektroniczną i analogicznie w przypadku odpowiedzi na korespondencję podatnika niezależnie od sposobu wniesienia, gdzie nie jest wymagane potwierdzenie odbioru?
• Jeżeli pismo wysłane z ADE w odpowiedzi na korespondencję podatnika niezarejestrowanego w BAE, to czy w pierwszej kolejności weryfikujemy ADE w BAE, a jeśli ePUAP – za zgodą?
• Czy będzie oddzielna wyszukiwarka BAE, nie na formatce do nadawania korespondencji?
• Czy radca prawny traktowany jest jako posiadający swój adres do doręczeń w sprawach prywatnych jak osoba fizyczna z BAE?
• W jaki sposób będzie uregulowany dostęp do BAE?
• W jaki sposób będzie można sprawdzić osobę fizyczną w BAE?
• W jaki sposób weryfikujemy, czy ktoś posiada adres w BAE?
• Jeżeli urząd gminy ma pod sobą jednostkę podległą GOPS, to czy każda z tych jednostek powinna starać się o swój adres BAE?
• Czy jeden adres będzie dla JST i jednostek, np. GOPS?
• Kto składa wniosek o nadanie adresu w GOPS? Wójt czy kierownik GOPS?
• Czy jednostki podległe, np. GOPS muszą mieć oddzielny adres do e-Doręczeń?
• USC nie ma numeru REGON i numeru NIP. Czy traktujemy go jako oddzielny podmiot?
• Czy dla ośrodka sportu i rekreacji potrzebny jest adres? Jeżeli tak, to jaką kategorię wybrać?
• Jaka kategoria dla miejskiego ośrodka rekreacji i wypoczynku oraz ośrodka sportu i rekreacji?
• Zgodnie z przepisami nie wszczyna się postępowania, jeżeli wysokość zobowiązania podatkowego na dany rok podatkowy nie przekraczałaby określonych na dzień 1 stycznia roku podatkowego najniższych kosztów doręczenia w obrocie krajowym przesyłki poleconej za potwierdzeniem odbioru przez operatora, wyznaczonego w rozumieniu ustawy Prawo pocztowe. Co z decyzjami dostarczanymi na adres do doręczeń elektronicznych?

5. Co to jest Publiczna Usługa Hybrydowa? PUH a BAE, PURDE, KURDE

• Czym jest PUH, PURDE?
• Od którego momentu, z jakim dniem powinno się wprowadzić zarządzenie PURDE? Czy w momencie aktywacji konta, czy od 1 stycznia zgodnie z ustawą?
• Jakie są różnice między Publiczną a Kwalifikowaną Usługą Rejestrowanego Doręczenia (PURDE/KURDE)
• Jakie są zasady świadczenia Publicznej Usługi Hybrydowej (PUH)
• W jakiej formie wróci do JST nieodebrana przesyłka hybrydowa?
• Czy w przypadku wysłania korespondencji w trybie PUH, to operator wyznaczony wydrukuje dokument PDF i dostarczy drogą tradycyjną? Jaka będzie ważność dokumentu papierowego (wydrukowanego)?
• Jak rozumieć PUH dla JST od 2029?
• Czy EPO traktowane jest na równi z PUH?
• Czy obecnie, jeżeli kogoś nie ma w BAE, to czy trzeba doręczać przez PUH, czy można tradycyjnym listem poleconym?
• Co z RODO w hybrydzie?

6. System Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją oraz SmartDoc – jak wygląda integracja z e-Doręczeniami? Co jeśli jednostka nie działa w systemie EZD?

• Jak zintegrować system EZD z e-Doręczeniami?
• Jak z perspektywy dużego urzędu przebiega wysyłka wymiaru podatku? Mamy system mieszany i na tę chwilę wymiar jest wyłączony z wysyłki przez EZD, robimy to tradycyjnie.
• Jak system ma funkcjonować w praktyce? Załóżmy, że jest pięcioosobowy urząd bez EZD - kto ma wysyłać pisma? Kto ma odbierać? Czy każdy ma mieć swoje konto? Czy każdy ma mieć dostęp do systemu? Ma się tym w całości zająć sekretariat?
• Czy da się używać e-Doręczeń bez systemu elektronicznego obiegu dokumentów EZD?
• Co z archiwizacją dokumentów z e-Doręczeń bez systemu EZD?
• SmartDoc – jak zintegrować program z e-Doręczeniami?
• Jak nawiązać współpracę z wyznaczonym operatorem? Jak wygląda zawieranie umowy?
• Czy będzie możliwość podłączenia do e-Doręczeń kilku różnych systemów dziedzinowych, np. do wysyłki decyzji podatkowych, jeżeli urząd nie ma oddzielnego EZD?
• Wady i zalety: czym charakteryzują się EZD, PUW, EZD Proton?

7. Platforma ePUAP w codziennej pracy urzędu: Elektroniczna Skrzynka Podawcza, Strefa Urzędnika – techniczne wskazówki i zalecenia pozyskiwanie klientów

• E-Doręczenia a ePUAP – czy można wysyłać poprzez oba systemy?
• Wydaje się, że przeszukiwanie, weryfikacja adresów e-Doręczeń znacznie wydłuży czas przygotowywania wysyłki. Czy faktycznie?
• Zasady działania platformy ePUAP – interfejs oraz funkcjonalność platformy
• Jakie są rodzaje kont na ePUAP-ie?
• Co to jest Elektroniczna Skrzynka Podawcza (ESP) i jak działa?
• Strefa urzędnika - co zawiera i do czego służy?
• Usługi lokalne i centralne na ePUAP
• Zadania i uprawnienia administratora na ePUAP
• Kto może być administratorem? Czy może być kliku administratorów?
• Jak nadawać i odbierać uprawnienia do konta podmiotu na ePUAP?
• Jak wygląda konfiguracja skrzynki ESP na ePUAP-ie?
• Publikacja usługi elektronicznej na ePUAP – co to jest CRWDE?
• Co ma zrobić klient, jeżeli nie ma usługi na ePUAP – czy może skorzystać z pisma ogólnego do podmiotu publicznego?
• Jak podpisywać dokumenty na ePUAP?
• Czy klient może składać skany dokumentów i podpisywać je profilem zaufanym?
• Jak odszukać skrzynkę podmiotu, na którą chcemy wysłać wiadomość?
• Jak odszukać adres skrzynki osoby fizycznej na ePUAP?
• Dlaczego nie można znaleźć skrzynki np. komornika, biura rachunkowego?
• Czy urząd będzie wysyłać elektronicznie wszystkie pisma do operatora? Jeśli mieszkaniec ma skrzynkę e-Doręczeń to otrzymuje elektronicznie, a jeśli nie ma, to poczta to drukuje i dostarcza papierowo?
• Jakie są 4 sposoby wysyłki pisma?
• Jak należy wysyłać korespondencję poprzez ePUAP do klienta?
• Jak wysłać pismo do wielu podmiotów?
• Jak wysłać pismo z dużymi załącznikami do 500 MB?
• Jak zaadresować pismo w ePUAP-ie z podmiotu publicznego do osoby fizycznej tak, aby przy wizualizacji wniosku i wydruku w polu adresat wyświetliły się jego dane?
• Co w przypadku, gdy obywatel nie ma adresu? Czy przygotowujemy kopertę?
• W jaki sposób wysłać sprawozdanie poprzez ePUAP?
• Jak przekazać pismo otrzymane z ePUAP do innego podmiotu np. sądu?
• Kto powinien wysyłać i podpisywać pisma wysyłane przez ePUAP?
• Jak złożyć dwa podpisy na dokumencie na ePUAP?
• W jaki sposób załączyć plik w formacie nieobsługiwanym przez ePUAP?
• Jak wygląda proces doręczenia pisma z ePUAP po stronie odbiorcy?
• Co należy zrobić jeśli pismo nie zostało odebrane przez użytkownika? Jakie są procedury oraz postępowanie?
• Jaki jest dalszy obieg dokumentu z ePUAP w podmiocie – czy trzeba dokument drukować?
• Jak archiwizować dokumenty z ePUAP?
• Awaryjność ePUAP-u – jak radzić sobie z awaryjnością platformy, jak zgłaszać problemy?

8. Urzędowe Poświadczenie Odbioru – czym jest i w jakich wariantach występuje?

• Co to jest Urzędowe Poświadczenie Odbioru?
• Gdzie znaleźć UPO na ePUAP?
• Czy trzeba podpisywać UPO w podmiocie?
• Jak długo należy przechowywać UPO?
• Czy urząd może wysłać pismo z ePUAP na email i otrzymać UPO?
• Dlaczego UPO może występować w dwóch wariantach: UPD i UPP?
• Czy w trybie UPD do podmiotu trzeba doręczać interpretacje prawne przez pryzmat orzecznictwa sądów administracyjnych?
• W jaki sposób ma odpowiedzieć jednostka, jeżeli osoba fizyczna skieruje pismo przez e-Doręczenia, ale odpowiedź urzędu nie będzie wymagała potwierdzenia odbioru?